Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό CRM στα Φύλλα Google

Πού κρατάτε τις σημειώσεις των πελατών σας; Κάθονται στο γραφείο σας σε ένα σημειωματάριο ή σε ένα έγγραφο στον σκληρό σας δίσκο; Κάνοντας αυτό μπορεί να δημιουργήσετε μερικές προκλήσεις:

1. Ξαναβρίσκοντάς τα.
2. Στέλνοντάς τα στους συναδέλφους σας—οι οποίοι θα πρέπει επίσης να τους βρουν ξανά.

Για να προσθέσετε σε αυτό, οι κρυφές σημειώσεις γίνονται ιδιαίτερα επείγουσες όταν ο πελάτης είναι ήδη στο τηλέφωνο. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Εάν έχετε κολλήσει στην προσπάθεια να βρείτε το τέλειο CRM ή δεν είστε έτοιμοι να επενδύσετε σε αυτό που θέλετε, γιατί να μην δημιουργήσετε ένα λειτουργικό στα Φύλλα Google; Δείτε πώς.

1. Προσθήκη τίτλων και πάγωμα της επάνω σειράς του CRM στα Φύλλα Google

Ξεκινήστε προσθέτοντας τα ονόματα των πεδίων που θέλετε να συμπεριλάβετε στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου σας. Όνομα, αριθμός τηλεφώνου, email, ημερομηνία επικοινωνίας, κατάσταση και σημειώσεις είναι μερικές βασικές στήλες που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Θα θελήσετε επίσης να εξετάσετε ορισμένες στήλες μοναδικές για την επιχείρησή σας ή τον κύκλο πωλήσεών σας. Ποιες πληροφορίες θα είναι χρήσιμες όταν έρθει η ώρα να ξαναρχίσετε τη συζήτηση;

Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε—ο προϋπολογισμός του δυνητικού πελάτη σας, το επιθυμητό προϊόν ή η υπηρεσία του, με ποιον μίλησε προηγουμένως, πού εργάζονται κ.λπ. Εάν έχετε ένα τρέχον σύστημα, αυτό είναι ένα άλλο μέρος για να αναζητήσετε αναφορά.

Μόλις αποφασίσετε για τους τίτλους σας και τους πληκτρολογήσετε, μπορείτε παγώστε την επάνω σειρά του Φύλλου Google. Να το πράξουν:

1. Επισημάνετε ολόκληρη τη σειρά.
2. Παω σε Θέα στην επάνω αριστερή γωνία.
3. Επιλέγω Πάγωμα.
4. Επιλέγω 1 σειρά.

Τώρα, καθώς κάνετε κύλιση, οι τίτλοι θα παραμείνουν στην κορυφή.

2. Προσθήκη αναπτυσσόμενων μενού και κωδικοποίησης υπό όρους χρώματος στο CRM στα Φύλλα Google

Για επαναλαμβανόμενες απαντήσεις, μπορείτε να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών κάτω από οποιαδήποτε επικεφαλίδα, θα είναι χρήσιμο. Μερικά παραδείγματα αυτού είναι τα ονόματα προϊόντων, οι υπηρεσίες ή μια λίστα με τους πωλητές σας.

Η δημιουργία ενός αναπτυσσόμενου μενού είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσθέσετε μια στήλη κατάστασης λειτουργίας στο Φύλλο Google σας. Οι καταστάσεις θα σας δώσουν μια γρήγορη επισκόπηση του πού βρίσκεται ένας δυνητικός πελάτης στον κύκλο πωλήσεων. Για να γινει αυτο:

1. Κάντε κλικ στο κελί κάτω από την επικεφαλίδα σας.
2. Παω σε Δεδομένα στο επάνω αριστερό μενού.
3. Επιλέγω Επικύρωση δεδομένων.
4. Από τις επιλογές δίπλα Κριτήρια, επιλέξτε Λίστα από μια σειρά.
5. Στο πεδίο δίπλα από αυτό, εισαγάγετε τις λέξεις που θέλετε να συμπεριλάβετε, διαχωρισμένες με κόμμα.
6. Κτύπημα Αποθηκεύσετε μόλις η λίστα σας είναι έτοιμη.

Τώρα η λίστα επιλογών σας θα εμφανιστεί στο κελί και μπορείτε να προσθέσετε κωδικοποίηση χρώματος υπό όρους για να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε στο CRM.

Θα βρεις Μορφοποίηση υπό όρους σύμφωνα με το Μορφή μενού στην κορυφή. Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, ανοίγει μια πλαϊνή γραμμή όπου μπορείτε να προσαρμόσετε μια σειρά κελιών. Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει το αναπτυσσόμενο μενού και προσθέστε τα χρώματά σας ακολουθώντας αυτά τα βήματα.

1. Υπό Κανόνες μορφής, κάντε κλικ στο μενού πτήσης κάτω Μορφοποίηση κελιών εάν… και επιλέξτε Το κείμενο περιέχει.
2. Θα εμφανιστεί ένα πεδίο για να εισαγάγετε τη λέξη που θέλετε να χρωματίσετε.
3. Υπό Στυλ μορφοποίησης, αλλάξτε το χρώμα φόντου σε αυτό που θέλετε—τα πιο ανοιχτά παστέλ χρώματα λειτουργούν καλύτερα με το μαύρο κείμενο.
4. Μόλις είστε έτοιμοι, χτυπήστε Ολοκληρώθηκε.
5. Επαναλάβετε με τις υπόλοιπες επιλογές.

Καθώς κάνετε κλικ στις επιλογές σας στο μενού σας, το κελί θα αλλάξει τώρα χρώμα. Για να το προσθέσετε σε ολόκληρη τη στήλη, αντιγράψτε το κελί και επιλέξτε τη στήλη κάνοντας κλικ στο γράμμα της στο επάνω μέρος. Πριν κάνετε επικόλληση, αποεπιλέξτε το κελί τίτλου κρατώντας πατημένο CMD ή CTRL και κάνοντας κλικ σε αυτό.

3. Άλλη χρήσιμη μορφοποίηση για τη δημιουργία του CRM στα Φύλλα Google

Για να διασφαλίσετε ότι οι καταχωρίσεις σας φαίνονται ίδιες κάθε φορά, μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετη μορφοποίηση στις στήλες του φύλλου σας. Εάν το CRM σας έχει στήλη ημερομηνίας, μπορείτε να διατηρήσετε αυτά τα δεδομένα συνεπή προσθέτοντας μια μορφή. Για να γινει αυτο:

1. Κάντε κλικ στο γράμμα στην κορυφή της στήλης ημερομηνίας για να επιλέξετε ολόκληρο το θέμα.
2. Παω σε Μορφή στο επάνω μενού.
3. Επιλέγω Αριθμός.
4. Επιλέγω Ημερομηνία.

Τώρα κάθε φορά που εισάγετε μια ημερομηνία, το φύλλο σας θα το μορφοποιεί το ίδιο κάθε φορά.

Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό για να διατηρήσετε συνεπές οποιοδήποτε νόμισμα στο CRM σας. Ακολουθήστε τα ίδια βήματα, αλλά επιλέξτε από την ποικιλία των διαθέσιμων επιλογών ή μεταβείτε σε Προσαρμοσμένο νόμισμα για περισσότερες επιλογές, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών τύπων.

Ένα άλλο πλεονέκτημα για τη διατήρηση της συνέπειας των δεδομένων σας είναι ότι μπορείτε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ταξινόμησης στα Φύλλα Google για να βρείτε γρήγορα πληροφορίες.

4. Προσθήκη σημειώσεων στο CRM στα Φύλλα Google

Εάν θέλετε να κρατήσετε τα πάντα σε ένα μέρος, μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις απευθείας στο Φύλλο Google. Αν και μπορεί να φαίνεται λίγο αδέξιο στην αρχή, λίγη μορφοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα πράγματα καθαρά και οργανωμένα.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να κρατάτε σημειώσεις στο CRM σας:

• Κάντε διπλό κλικ στο κελί για να το επεξεργαστείτε.
• Μπορείτε να προσθέσετε μια αλλαγή γραμμής πατώντας Option + Enter σε Mac ή Ctrl + Enter στον υπολογιστή.
• Μπορείτε να προσθέσετε μια κουκκίδα πατώντας Επιλογή + 8 σε Mac ή Alt + 0149 στον υπολογιστή.
• Για να αποφύγετε τη χρήση της συντόμευσης κουκκίδων κάθε φορά, αντιγράψτε και επικολλήστε τα.
• Εάν προτιμάτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παύλες ως σημεία για να διευκολύνετε τα πράγματα.
• Ρυθμίστε το δικό σας ΑΝΑΔΙΠΛΩΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ προς την Συνδετήρας για να κρατήσει το κείμενο τακτοποιημένο μέσα αντί να απλώνεται έξω.
• Το κλιπ θα αποτρέψει επίσης το υπερβολικό ύψος των κυττάρων.
• Μόλις κάνετε διπλό κλικ ξανά, μπορείτε να δείτε πλήρως τα περιεχόμενά του.

Εναλλακτικά, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό έγγραφο για κάθε πιθανό πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη στήλη για συνδέσμους προς τα Έγγραφα Google.

Κρατήστε όλες τις σημειώσεις σας για τις σχέσεις με τους πελάτες μαζί στα Φύλλα Google

Η εύρεση του κατάλληλου CRM για εσάς και την ομάδα σας είναι ένα έργο από μόνο του—ειδικά αν είστε μικρότερη ομάδα ή μόλις ξεκινάτε. Μπορεί να μην χρειάζεστε όλες τις λειτουργίες που συνοδεύουν ορισμένες συνδρομές CRM ή να μην είστε έτοιμοι να επενδύσετε ακόμα σε μία.

Στο μεταξύ, μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις σημειώσεις πωλήσεών σας στα Φύλλα. Το πρώτο βήμα είναι να αποφασίσετε τι είδους πληροφορίες πρέπει να συλλέξετε για να βοηθήσετε τη διαδικασία πωλήσεων να πάει ομαλά. Από εκεί, μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα σε αυτό το άρθρο για να φτιάξετε ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε κομμάτια από χρήσιμες πληροφορίες σε σημειωματάρια ή σε παλιόχαρτο.