Σήμερα, τα email είναι απαραίτητα για μια παραγωγική ζωή. Σας επιτρέπουν να επικοινωνείτε, να εγγραφείτε για υπηρεσίες, να διατηρείτε ασφαλείς λογαριασμούς και πολλά άλλα. Αυτό σημαίνει επίσης ότι τα εισερχόμενά σας μπορούν εύκολα να γίνουν υπερβολικά, κάτι που είναι πρόβλημα όταν χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εργασία.
Το Gmail είναι ιδιαίτερα πλούσιο σε δυνατότητες και περισπασμούς, αλλά υπάρχουν τρόποι να διαχειριστείτε τον λογαριασμό σας και τον εαυτό σας, ώστε να μην καταλήξετε να κάνετε ξανά πολλές εργασίες. Το να μπορείς να εστιάζεις σε μία δουλειά τη φορά είναι θέμα οργάνωσης και πειθαρχίας. Ας εξερευνήσουμε τι ακριβώς σημαίνει αυτό.
1. Οργανώστε τα email σας
Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο αστέρι ή επιγραφή εικονίδιο δίπλα σε οποιοδήποτε email για να το επισημάνετε ως Αστερόεις ή Σπουδαίος. Αυτό θα το στείλει στον αντίστοιχο φάκελό του στο πλαϊνό πλαίσιο, ενώ θα αυξήσει επίσης την πιθανότητα το Gmail να επισημαίνει αυτόματα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον.
Μπορείτε να πάτε ακόμα πιο μακριά δημιουργία ετικετών με έγχρωμη κωδικοποίηση στο Gmail και αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λογική σειρά αντί να χρειάζεται να περάσετε από έναν τοίχο με ανάμεικτα email, μερικά ενδιαφέροντα, άλλα ανεπιθύμητα.
Έτσι, όταν έρχεται μια νέα παρτίδα email, περάστε τα και σημειώστε τα ανάλογα. Στη συνέχεια, για παράδειγμα, μπορείτε να εστιάσετε στα email στο Σπουδαίος φάκελο πρώτα και αφήστε αυτούς που ονομάσατε "Προσωπικά" για αργότερα.
2. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα αναβολής σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να περιμένουν
Ένα άλλο εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα σε ποια email να εστιάσετε ονομάζεται Υπνάκος.
Επιλέξτε ή τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα δείτε ένα εικονίδιο που μοιάζει με ρολόι. Κάντε κλικ σε αυτό και μπορείτε να επιλέξετε το μήκος του Υπνάκος.
Όποια και αν είναι η επιλογή σας, το email θα εξαφανιστεί από τα εισερχόμενά σας και θα επιστρέψει την καθορισμένη ώρα. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση πριν από τότε, ωστόσο, απλά ανοίγοντας το Σε αναβολή ντοσιέ.
3. Αλλάξτε τον τύπο των εισερχομένων σας
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσαρμόσετε τον πίνακα ελέγχου του Gmail έτσι ώστε να σας εμποδίζει να κάνετε πολλαπλές εργασίες. Τα δικα σου Γρήγορες ρυθμίσεις προσφέρουν μια πολύ εύκολη και εύχρηστη μέθοδο.
Κάντε κλικ στο μηχανισμός εικονίδιο στο επάνω μέρος της σελίδας για να ανοίξετε το δικό σας Ρυθμίσεις μενού. Βρες το Τύπος εισερχομένων ενότητα και δείτε τις επιλογές σας:
- Προκαθορισμένο
- Σημαντικό πρώτα
- Πρώτα αδιάβαστα
- Πρωταγωνίστησε πρώτος
- Εισερχόμενα προτεραιότητας
- Πολλαπλά εισερχόμενα
Κάθε τύπος δομεί διαφορετικά τα εισερχόμενά σας. Θα βρείτε επίσης αυτή τη δυνατότητα σε Γρήγορες ρυθμίσεις > Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων > Εισερχόμενα.
Για να τροποποιήσετε περαιτέρω τη διάταξη του Gmail σας, συνδυάστε την πιο παραγωγική διάταξη με φίλτρα που ταξινομούν τα εισερχόμενά σας στο Gmail. Με προσεκτικό σχεδιασμό, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η προσοχή σας πέφτει πάντα στα email που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για εσάς.
4. Αλλάξτε την πυκνότητα των εισερχομένων σας
Κάντε τα εισερχόμενά σας όσο το δυνατόν πιο εύκολα στα μάτια και ο εντοπισμός σημαντικών email θα είναι πιο απλός. Θα αποφύγετε επίσης να κουραστείτε πολύ γρήγορα ενώ εργάζεστε στο Gmail.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό στο δικό σας Γρήγορες ρυθμίσεις μπορεί να σας βοηθήσει να το πετύχετε αυτό. Υπό Πυκνότητα, υπάρχουν τρεις επιλογές για το πόσο κοντά θα πρέπει να είναι τα email σας:
- Προκαθορισμένο
- Ανετος
- Συμπαγής
Δείτε ποιο σας επιτρέπει να περιηγηθείτε στα εισερχόμενά σας γρήγορα και εύκολα.
5. Αλλάξτε το μέγιστο μέγεθος σελίδας του λογαριασμού σας Gmail
Το Gmail σάς δίνει περισσότερο έλεγχο στη διάταξη των εισερχομένων σας, συμπεριλαμβανομένου του πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να παραθέτει ανά σελίδα. Για να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα, μεταβείτε στο Γρήγορες ρυθμίσεις > Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων > Γενικά.
Σε αυτήν την καρτέλα είναι δική σας Μέγιστο μέγεθος σελίδας ενότητα, όπου μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό των συνομιλιών που θα εμφανίζονται σε κάθε σελίδα. Οι προκαθορισμένες επιλογές σας κυμαίνονται από 10 έως 100, ώστε να μπορείτε πραγματικά να διαδώσετε τα email σας ή να τα συνδυάσετε μαζί.
Αποφασίστε ποια διάταξη θα σας βοηθήσει να εστιάσετε περισσότερο στις εργασίες, ενώ χρησιμοποιείτε σωστά τα εργαλεία φιλτραρίσματος.
6. Διαχωρίστε το πλαίσιο ανάγνωσης
Μπορείτε να σταματήσετε τις πολλαπλές εργασίες και να ρυθμίσετε την προσοχή σας σε ένα email τη φορά με μια άλλη λειτουργία του Gmail. Πάνω από τα email σας είναι το Εναλλαγή λειτουργίας διαχωρισμού παραθύρου εικόνισμα.
Εάν κάνετε κλικ σε αυτό ενώ ο πίνακας εργαλείων σας είναι στην τυπική μη διαχωρισμένη μορφή του, Κάθετη διαίρεση θα ενεργοποιηθεί, που σημαίνει ότι τα email σας λαμβάνουν ένα πλαίσιο δίπλα τους για να εμφανίζουν τα περιεχόμενα κάθε συνομιλίας που επιλέγετε. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε τι υπάρχει στα email σας χωρίς να χρειάζεται να τα ανοίξετε πλήρως. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε στα εισερχόμενά σας πιο γρήγορα.
Εάν κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο Εναλλαγή λειτουργίας διαχωρισμού παραθύρου εικονίδιο, θα βρείτε το Οριζόντια διάσπαση επιλογή, επίσης.
Όλα αυτά είναι επίσης διαθέσιμα σε Γρήγορες ρυθμίσεις > Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων > Εισερχόμενα.
Αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα που μπορείτε να κάνετε προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις σας στο Gmail, όπως π.χ ρύθμιση επαναλαμβανόμενης ανταπόκρισης διακοπών. Εξερευνήστε τι άλλο μπορεί να ωφελήσει την μονο-εργασία σας.
7. Ξεκινήστε να διαβάζετε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κάτω μέρος
Όταν πρόκειται για προσωπικές συνήθειες που μπορούν να σας αποτρέψουν από το multitasking, μια σίγουρη μέθοδος είναι να διαβάζετε τα email σας με έναν σκοπό ή λογική σειρά.
Για παράδειγμα, σε μια τυπική λίστα email, τα νεότερα θα βρίσκονται στην κορυφή, επομένως είναι λογικό να ξεκινήσετε από το κάτω μέρος οποιωνδήποτε μη αναγνωσμένων συνομιλιών, αντιμετωπίζοντας πρώτα τις παλαιότερες.
Μπορεί να έχουν προθεσμίες ή σημαντικές πληροφορίες που σχετίζονται με μεταγενέστερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν και μόνο για να είστε στην ασφαλή πλευρά και να είστε συγκεντρωμένοι, αυξήστε τα email σας.
8. Διαγράψτε πρώτα τα πιο εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Με το split panel του Gmail, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σας ενδιαφέρουν ή μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε γρήγορα. Περάστε από τα εισερχόμενά σας και αντιμετωπίστε πρώτα τις πιο εύκολες εργασίες, απομακρύνοντάς τις από τη μέση. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στα πιο περίπλοκα email.
Είναι μια απλή στρατηγική, αλλά μια στρατηγική που καθαρίζει τα εισερχόμενά σας γρήγορα και εποικοδομητικά χωρίς να σας συντρίβει.
Ο λογαριασμός σας στο Gmail έχει ενσωματωμένες δύο χρήσιμες λειτουργίες για τον ορισμό εργασιών και τη λήψη σημειώσεων.
Ας ξεκινήσουμε με Google Tasks, σημειώνεται από το έλεγχος εικονίδιο στην πλαϊνή γραμμή σας. Κάντε κλικ σε αυτό και μετά Προσθέστε μια εργασία, εάν δεν έχετε ήδη κανένα. Μπορείτε να δώσετε σε κάθε εργασία έναν τίτλο, περιγραφή, ημερομηνία και δευτερεύουσα εργασία. Διακοσμήστε τα όσο χρειάζεται για να είστε οργανωμένοι.
Ακριβώς επάνω Καθήκοντα είναι του Google Keepλάμπα εικονίδιο, το οποίο ανοίγει έναν πίνακα όπου παρατίθενται τυχόν υπάρχουσες καταχωρήσεις Keep κάτω από το Σημείωσε κουμπί. Χρησιμοποιήστε το για να αφήσετε στον εαυτό σας σημειώσεις σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συγκεκριμένου πελάτη, για παράδειγμα, ή για να αφιερώσετε λεπτά κατά τη διάρκεια των περιόδων σύνδεσης του Google Meet.
Και τα δύο αυτά εργαλεία μπορούν να σας υπενθυμίσουν σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε, ενώ προσφέρουν επίσης τρόπους για να είστε πιο παραγωγικοί με κάθε εργασία στην οποία εστιάζετε.
10. Χρησιμοποιήστε τις επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης
Αν σας αρέσει η υποστήριξη εύχρηστων εργαλείων, ανατρέξτε στα πρόσθετα του προγράμματος περιήγησης που ενισχύουν την αποτελεσματικότητά σας δομώντας τη ροή εργασίας σας ή χωρίζοντάς την σε μέρη που μπορείτε να αντιμετωπίσετε πιο εύκολα.
Να γνωρίσουν πώς το Todoist μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας, για παράδειγμα, μέσω της απόλυτης δύναμης της έξυπνης διαχείρισης εργασιών. Μπορείτε να το συγχρονίσετε με τον λογαριασμό σας στο Gmail και να βελτιστοποιήσετε κάθε σημαντική εργασία.
Τότε, έχετε Ταξινόμηση Εισερχομένων Gmail, μια επέκταση που προσθέτει φίλτρα στις τυπικές επιλογές σας στο Gmail. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα email σας ανά επαφή, εταιρείες, συνημμένα και άλλα.
Εάν χρησιμοποιείτε Φύλλα Google με τα email σας, σκεφτείτε Επισήμανση γραμμής, το οποίο κάνει ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα: επισημαίνει σειρές σε υπολογιστικά φύλλα, ώστε να μπορείτε να τις διαβάζετε πιο γρήγορα.
Ακόμα και κάτι σαν Monotab θα μπορούσε να είναι ανεκτίμητη για τους διαδικτυακούς εργαζόμενους. Είναι μια επέκταση που αποθηκεύει συνδέσμους σε μία μόνο καρτέλα, έτσι ώστε να μην καταλήγετε με πολλά ανοιχτά και επιβραδύνοντας το πρόγραμμα περιήγησής σας.
Σε τελική ανάλυση, χρειάζεστε οργανωτικά εργαλεία, καθώς και πειθαρχία, για να σταματήσετε τη διάσπαση της συγκέντρωσής σας σε πολλαπλές κατευθύνσεις και να χαλάσετε την παραγωγικότητά σας.
Οι παραπάνω συμβουλές και εργαλεία μπορούν να βάλουν τα email σας και οποιαδήποτε άλλη εργασία κάνετε στο Gmail σε λογική, ακόμη και ευχάριστη σειρά. Θα μπορείτε να αφοσιωθείτε στις εργασίες που θέλετε και να σταματήσετε να παρεκκλίνετε.
Όπως αναφέρθηκε ήδη, ο αυτοέλεγχός σας παίζει μεγάλο ρόλο στο να αποτρέψετε τον εαυτό σας από το να κάνετε πολλαπλές εργασίες, αλλά και το να έχετε πολλή ψηφιακή υποστήριξη βοηθάει πολύ. Δείτε, λοιπόν, τι άλλο μπορεί να προσφέρει η Google στις πλατφόρμες της, από τον λογαριασμό σας στο Gmail έως το πρόγραμμα περιήγησής σας Chrome.
