Ας το παραδεχτούμε: οι περισσότερες συναντήσεις εργασίας δεν είναι τόσο παραγωγικές και αποτελεσματικές όσο θα έπρεπε. Ως αρχηγός ομάδας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις είναι ευχάριστες για όλους—από τους συναδέλφους σας μέχρι τους πελάτες σας. Για να βελτιώσετε τις βαρετές συναντήσεις, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα ζητήματα και η συλλογή σχολίων από τους συνοδούς είναι ίσως η καλύτερη επιλογή.
Ωστόσο, η συλλογή, η παρακολούθηση και η ανάλυση σχολίων μπορεί να είναι δύσκολη εάν πραγματοποιείτε συχνές συναντήσεις ή έχετε πολλούς συμμετέχοντες. Ωστόσο, τα διαδικτυακά εργαλεία που συζητάμε παρακάτω μπορούν να σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε σχόλια σχετικά με τις συναντήσεις χωρίς προβλήματα.
Το Rate My Meeting προσπαθεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια «περιεκτική, ειλικρινή κουλτούρα σχολίων». Για να βεβαιωθείτε ότι οι συνοδοί μοιράζονται τα ειλικρινή σχόλιά τους, υποστηρίζει μια ανώνυμη λειτουργία.
Το Rate My Meeting προσφέρει πληροφορίες για τη συνάντηση και ανάλυση τάσεων για την ανάλυση της αποτελεσματικότητας της σύσκεψής σας με μια μόνο ματιά. Προσθέτοντας ετικέτες στις συσκέψεις σας, μπορείτε να ομαδοποιήσετε παρόμοια είδη συναντήσεων (για παράδειγμα, συναντήσεις με πελάτες, συναδέλφους κ.λπ.) για καλύτερη ανάλυση.
Το εργαλείο έχει συγκεντρώσει εκατοντάδες κοινές ερωτήσεις σχολίων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε γρήγορα. Μπορείτε να επιλέξετε ένα θέμα συνάντησης και σας προτείνει αυτόματα τις ερωτήσεις. Εκτός από τις ενσωματώσεις, οι λειτουργίες αυτόματου προγραμματισμού και αυτόματης πρόσκλησης απλοποιούν τη ροή εργασίας σας.
Το Rate My Meeting έχει τρία σχέδια, συμπεριλαμβανομένου ενός δωρεάν. Ο λογαριασμός Pro και Teams κοστίζει περίπου $5 και $10 ανά μήνα αντίστοιχα, προσφέροντας μια σειρά από πρόσθετες λειτουργίες.
Το RateTheMeeting είναι ένα εργαλείο από το SurveySparrow, ένα δημοφιλές και ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία ερευνών και δημοσκοπήσεων. Το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε απλές φόρμες ή έρευνες ζητώντας από τους συνοδούς να βαθμολογήσουν τις συναντήσεις στα δέκα.
Μόλις λάβετε την απάντηση, τις αναλύετε και βρίσκετε ευκαιρίες για βελτίωση. Το εργαλείο συγχρονίζεται χωρίς προβλήματα με το Ημερολόγιο Google. Μετά την αρχική ρύθμιση, το RateTheMeeting στέλνει αυτόματα την έρευνα μέσω email σε όλους τους συμμετέχοντες μετά από κάθε συνάντηση, ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε για σχόλια κάθε φορά.
Το Decisions είναι μια εφαρμογή διαχείρισης συσκέψεων που έχει σχεδιαστεί για το Microsoft Teams. Η σουίτα εργαλείων διαδικτυακών συσκέψεων μπορεί να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε αποτελεσματικές συναντήσεις. Στη συνομιλία για τη σύσκεψη ομάδων, μπορείτε απλώς να ζητήσετε από τους ερωτηθέντες σχόλια για τη σύσκεψη.
Οι συμμετέχοντες μπορούν να βαθμολογήσουν από ένα έως πέντε αστέρια ανάλογα με το πόσο αποτελεσματικές είναι οι συναντήσεις. Αυτό το εργαλείο υποστηρίζει την επιλογή για ανώνυμα σχόλια.
Εκτός από τη Βαθμολογία σχολίων της συνάντησης, άλλα εργαλεία του Decisions, όπως η δομημένη ατζέντα, μπορούν να σας βοηθήσουν να διεξάγετε παραγωγικές συναντήσεις. Το Decisions κοστίζει 9,90 $ για μικρές ομάδες (έως 25 μέλη). Πέρα από αυτό, θα πρέπει να ζητήσετε μια προσφορά. Προσφέρει μια δοκιμή 14 ημερών.
Εάν χρειάζεστε ένα απλό, χωρίς προβλήματα εργαλείο για τη συλλογή σχολίων από την ομάδα, το Moored είναι μια τέλεια επιλογή. Βασικά, είναι ένα εργαλείο για τα μέλη της ομάδας να μοιράζονται τις σκέψεις τους ανώνυμα. Έτσι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για καταιγισμό ιδεών, κατά τη διάρκεια συναντήσεων και για σχόλια συναντήσεων.
Απλώς δημιουργήστε έναν πίνακα ζητώντας από τους συμπαίκτες να μοιραστούν τα σχόλιά τους. Καθώς λαμβάνετε τις απαντήσεις, μπορείτε να τις οργανώσετε σε κατηγορίες. Δυστυχώς, το εργαλείο δεν προσφέρει αριθμητική επιλογή ή επιλογή αξιολόγησης με αστέρια, επομένως δεν μπορεί να παρέχει μέση βαθμολογία.
Να θυμάστε ότι οι απαντήσεις είναι ορατές σε όλους τους συμμετέχοντες, αλλά μπορείτε να τις διαγράψετε. Είναι εντελώς δωρεάν, ακόμη και χωρίς εγγραφή. Αυτό το απλό εργαλείο μπορεί να λειτουργήσει καλά για μικρές ομάδες ή για διευθυντές που προτιμούν πιο περιγραφικά σχόλια.
Το Hypercontext είναι ένα εργαλείο για τους διευθυντές για να βελτιώσουν τις συναντήσεις της ομάδας και το ηθικό τους. Έχει πολλά χαρακτηριστικά όπως καλύτερες ατζέντες, σημειώσεις και εναρκτήρια συνομιλίες. Μεταξύ αυτών, υπάρχει μια επιλογή συλλογής σχολίων για τη συνάντηση.
Μετά τη συνάντηση, μπορείτε να στείλετε μια γρήγορη έρευνα ζητώντας από όλους τους συμμετέχοντες να βαθμολογήσουν τις συναντήσεις χρησιμοποιώντας τις τρεις επιλογές. Ενσωματώνεται με το Ημερολόγιο Google, ώστε να μπορείτε να δείτε τις συναντήσεις του ημερολογίου σας εδώ. Το Hypercontext έχει ένα δωρεάν και δύο προγράμματα επί πληρωμή. Παρόλο που το δωρεάν υποστηρίζει τα σχόλια των εργαζομένων, τα άλλα δύο έχουν πολλά περισσότερα να προσφέρουν. Κοστίζουν 5,60 $ και 8,80 $ ανά άτομο μηνιαίως.
Δημιουργήθηκε από την The Cooperation Company, το The Meeting Evaluation Tool είναι ένα απλό εργαλείο ανατροφοδότησης. Απλώς εισάγετε τα βασικά στοιχεία και ορίστε την προθεσμία για τη συμπλήρωση της φόρμας. Το εργαλείο μοιράζεται έναν σύνδεσμο και έναν κωδικό QR που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι συμμετέχοντες για πρόσβαση στην έρευνα σχολίων. Η έρευνα ανατροφοδότησης περιέχει δύο ερωτήσεις.
Το πρώτο ζητά από τους συμμετέχοντες να βαθμολογήσουν τη σύσκεψη μέσω emoticon και το δεύτερο ζητά προτάσεις για μελλοντικές συναντήσεις. Μετά τη λήξη της προθεσμίας, θα λάβετε ένα email με ένα αρχείο PDF που περιέχει όλες τις απαντήσεις. Αν ψάχνετε για ένα απλό εργαλείο με εύκολη εγκατάσταση, αυτό είναι σίγουρα μια καλή επιλογή.
Όπως το Hypercontext, το Fellow είναι ένα εργαλείο διαχείρισης συσκέψεων που στοχεύει να κάνει τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές. Για το σκοπό αυτό, έχει πολλές δυνατότητες με δυνατότητα συλλογής σχολίων για τη συνάντηση, φυσικά. Το Fellow σάς επιτρέπει να λαμβάνετε σχόλια όχι μόνο για συναντήσεις, αλλά και για επιδόσεις και έργα. Οι συνάδελφοί σας μπορούν να στείλουν τα σχόλιά τους τόσο μέσω του εργαλείου ιστού όσο και μέσω του Slack.
Το Fellow έχει πολλά πρότυπα για διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε γρήγορα μια φόρμα σχολίων. Υποστηρίζει ανώνυμες απαντήσεις και παρακολούθηση σχολίων. Παρόλο που ο Fellow έχει ένα δωρεάν πρόγραμμα, είναι απαραίτητο να κάνετε αναβάθμιση σε λογαριασμό επιχείρησης ή επιχείρησης για τη συλλογή σχολίων. Για την τιμολόγηση, θα πρέπει να ζητήσετε μια προσφορά.
Ας μην παραβλέψουμε τις Φόρμες Google. Αυτό το απλό αλλά ισχυρό εργαλείο μπορεί να είναι εξαιρετικό για τη συλλογή σχολίων για τις συναντήσεις της ομάδας. Χρησιμοποιώντας τις Φόρμες Google, μπορείτε να προσθέσετε πολλούς τύπους ερωτήσεων, συμπεριλαμβανομένων τόσο των αξιολογήσεων όσο και των περιγραφικών. Για την προβολή των απαντήσεων, υπάρχουν διάφοροι τρόποι, όπως γραφήματα, υπολογιστικά φύλλα και συλλογικές απαντήσεις.
Επιπλέον, μπορείτε να συλλέγετε απαντήσεις ανώνυμα χρησιμοποιώντας τις Φόρμες Google. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι το έχουν ήδη χρησιμοποιήσει, δεν θα υπάρχει καμία καμπύλη εκμάθησης για εσάς ή την ομάδα σας. Πάνω απ 'όλα, είναι δωρεάν. Εκτός από τα σχόλια, υπάρχουν πολλά άλλα δημιουργικούς τρόπους για να χρησιμοποιήσετε τις Φόρμες Google στην εργασία.
9. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Εάν κανένα από τα παραπάνω δεν λειτουργεί για εσάς, μπορείτε απλώς να στείλετε email στα μέλη της ομάδας ή στους πελάτες σας, ρωτώντας τους πώς πήγε η συνάντηση.
Αυτό σίγουρα δεν είναι μια επιλογή εάν θέλετε να καταγράψετε, να παρακολουθήσετε και να αναλύσετε τα σχόλια της σύσκεψης. Ωστόσο, για όσους πραγματοποιούν περιστασιακές συναντήσεις και θέλουν να αποφύγουν την ταλαιπωρία της δημιουργίας εργαλείων ανατροφοδότησης, ούτε αυτή είναι μια κακή επιλογή.
Κάντε τις Συναντήσεις σας Παραγωγικές
Αν θέλετε να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές, το πρώτο βήμα θα πρέπει να είναι να ζητήσετε σχόλια από τους συμμετέχοντες και να κατανοήσετε τα προβλήματά τους.
Τα εργαλεία που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε σχόλια για τη συνάντηση χωρίς πολύ χρόνο ή ταλαιπωρία. Μερικά από αυτά είναι απλά, αυτόνομα εργαλεία, ενώ άλλα είναι πλήρες λογισμικό διαχείρισης συσκέψεων. Είτε έτσι είτε αλλιώς, όλα θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τον τελικό σας στόχο: παραγωγικές, ευχάριστες συναντήσεις.