Καθώς περισσότεροι οργανισμοί αγκαλιάζουν την απομακρυσμένη εργασία, χρειάζονται όλους τους πόρους που μπορούν να συγκεντρώσουν για να έχουν παραγωγικές εικονικές συναντήσεις. Παρά το πολυάριθμο λογισμικό εικονικών συσκέψεων στην αγορά, ορισμένες επιχειρηματικές ομάδες δεν έχουν βρει ακόμη τα κατάλληλα.
Το Microsoft Teams δημιουργεί ίσους όρους ανταγωνισμού για τις ομάδες εργασίας ώστε να συμμετέχουν και να συνεργάζονται εικονικά χωρίς να σπάσουν τα χρήματα. Διαβάστε μαζί καθώς συζητάμε πώς μπορείτε να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας με το σύστημα.
1. Προγραμματίστε τη Συνάντηση με ακρίβεια
Ο προγραμματισμός είναι το πρώτο βήμα για μια συνάντηση στο Microsoft Teams. Αν και μπορείτε να ξεκινήσετε μια συνάντηση ανά πάσα στιγμή, εάν θέλετε να συμμετάσχουν και άλλα άτομα, πρέπει να τους ενημερώσετε εκ των προτέρων.
Κατά τη ρύθμιση μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τις ζώνες ώρας των συμμετεχόντων. Εάν είστε ο οικοδεσπότης, μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση με τη ζώνη ώρας σας και θα αντικατοπτρίζει αυτόματα τις ζώνες ώρας των συμμετεχόντων στους πίνακες εργαλείων τους.
Για να αυξήσετε τη συμμετοχή στη συνάντησή σας, προγραμματίστε τη σε μια ώρα που ταιριάζει στους περισσότερους συμμετέχοντες, αν όχι σε όλους. Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης σε μονές ώρες θα μπορούσε να εμποδίσει την εμφάνιση των μελών της ομάδας σας. Ακόμα κι αν εμφανιστούν, ενδέχεται να μην συμμετάσχουν βέλτιστα εάν ο χρόνος είναι εκτός λειτουργίας.
2. Επιλέξτε έναν συντονιστή
Το γεγονός ότι φιλοξενείτε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε ο συντονιστής της σύσκεψης. Ενα από τρόποι για να πραγματοποιήσετε με επιτυχία μια απομακρυσμένη συνάντηση ομάδας είναι να ορίσετε έναν συντονιστή, ειδικά αν έχετε ήδη πολλή δουλειά στα χέρια σας.
Αναθέστε στον συντονιστή σας την ευθύνη για την καθοδήγηση της ατζέντας της σύσκεψης και την αποτελεσματική συμμετοχή των συμμετεχόντων. Ο συντονιστής θα πρέπει να παρακολουθεί στενά τις συμπεριφορές των συμμετεχόντων και να διασφαλίζει ότι κανείς δεν προκαλεί ενόχληση κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Παραχωρήστε στον συντονιστή επαρκή πρόσβαση και έλεγχο στις ρυθμίσεις της σύσκεψης, ώστε να μπορεί να εκκινεί εντολές όταν είναι απαραίτητο.
3. Βελτιστοποιήστε την διαδικτυακή εμπειρία
Οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι πιο παραγωγικές στις σωστές ρυθμίσεις. Πριν ξεκινήσετε μια συνάντηση, βρείτε ένα κατάλληλο σημείο και θέση καθίσματος. Βεβαιωθείτε ότι η κάμερα της συσκευής του υπολογιστή σας είναι σε καλή κατάσταση για εξαιρετική ποιότητα εικόνας. Το ίδιο ισχύει και για τον ήχο. Φροντίστε για ένα μικρόφωνο με καλή ποιότητα ήχου. Δοκιμάστε την κάμερα και το μικρόφωνό σας πριν ξεκινήσει η συνάντηση για να αποφύγετε δυσάρεστες εκπλήξεις.
Ενώ οι περισσότεροι οικοδεσπότες προτιμούν να κάθονται άνετα και να περνούν το μήνυμά τους με μια κομψή απεικόνιση, άλλοι προτιμούν να συνδέονται με τους συμμετέχοντες σε ένα περίπτερο. Το Microsoft Teams προσφέρει πολλαπλά προσαρμοσμένα υπόβαθρα για να ομορφύνετε τον διαδικτυακό σας χώρο.
4. Κρατάω σημειώσεις
Η λήψη σημειώσεων είναι ένα από τα τους τρόπους για να εκτελέσετε μια παραγωγική εικονική συνάντηση. Όταν επεξεργάζεστε πολλές πληροφορίες, υπάρχει η τάση να χάνετε ορισμένες βασικές λεπτομέρειες. Δεδομένου ότι υπάρχουν τόσα πολλά που μπορεί να διατηρήσει ο εγκέφαλός σας, θα χάσετε σημαντικές πληροφορίες εάν δεν κρατήσετε σημειώσεις. Γι' αυτό η λήψη σημειώσεων είναι το κλειδί κατά τη διάρκεια των συναντήσεων.
Δεν χρειάζεστε στυλό και χαρτί για να κρατάτε σημειώσεις όταν πραγματοποιείτε μια συνάντηση στο Microsoft Teams. Το εργαλείο προσφέρει ένα σημειωματάριο όπου μπορείτε να γράψετε και να αποθηκεύσετε πληροφορίες από μια σύσκεψη. Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στις σημειώσεις σας για να ανακτήσετε τη βασική ατζέντα της συνάντησής σας.
5. Σίγαση μη μιλούντων συμμετεχόντων
Ο θόρυβος εμποδίζει την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας. Εάν δεν το τσιμπήσετε στην αρχή, θα μπορούσε να εμποδίσει και την εικονική σας συνάντηση. Ακόμη και όταν προσπαθείτε να βρίσκεστε σε ένα ήσυχο μέρος για τη συνάντησή σας, άλλοι συμμετέχοντες μπορεί να μην κάνουν το ίδιο. Το Microsoft Teams σάς βοηθά να απαλλαγείτε από το θόρυβο με τη λειτουργία σίγασης.
Ως οικοδεσπότης μιας σύσκεψης, μπορείτε να κάνετε σίγαση όχι μόνο στον εαυτό σας, αλλά και σε άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στο Microsoft Teams. Ο κανόνας είναι να γίνεται σίγαση των συμμετεχόντων που δεν μιλούν ανά πάσα στιγμή. Κάνοντας αυτό δημιουργείται τάξη και ντεκόρ. Οι άλλοι συμμετέχοντες θα καταλάβουν το μήνυμα που περνάει ένας συνομιλητής.
6. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο συνομιλίας για έμφαση
Οι εικονικές συναντήσεις πρέπει να είναι ελκυστικές για να κρατήσουν το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Οι άνθρωποι βαριούνται εύκολα με μακροχρόνιες συνομιλίες, επομένως πρέπει να χρησιμοποιήσετε και το παράθυρο συνομιλίας στο Microsoft Teams για να κρατήσετε την προσοχή τους.
Ως οικοδεσπότης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα παράθυρο συνομιλίας όπου εσείς και οι άλλοι συμμετέχοντες μπορείτε να υποβάλετε σχετικά σχόλια σχετικά με τη σύσκεψη. Είναι ένα καλό μέρος για να γράψετε βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες. Ο συντονιστής μπορεί επίσης να ζητήσει από τους συμμετέχοντες να αφήσουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν στο παράθυρο συνομιλίας, ώστε ο καθένας να κατανοεί τις ερωτήσεις με σαφήνεια.
7. Καταγράψτε τη Συνάντηση
Ένα λάθος που κάνουν οι οικοδεσπότες εικονικών συναντήσεων είναι ότι δεν παρακολουθούν όλες τις δραστηριότητες. Όταν χρειάζεται να ανατρέξουν σε ένα θέμα, δεν μπορούν. Το Microsoft Teams έκανε τη διαδικασία εγγραφής εύκολη, εισάγοντας μια δυνατότητα εγγραφής για να κατανοήσετε γρήγορα κάθε μικροσκοπική λεπτομέρεια.
Η δημιουργία αναφορών είναι μέρος μιας μαθησιακής διαδικασίας και η τήρηση αρχείου κάθε διαδικτυακής συγκέντρωσης είναι εξαιρετικά επωφελής. Όταν καταγράφετε τη σύσκεψή σας στο Microsoft Teams, έχετε συγκεκριμένα στοιχεία για τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.
8. Θολώστε το φόντο σας
Ακριβώς όπως ένα θορυβώδες περιβάλλον θα μπορούσε να κάνει κάποιον άλλο να χάσει το μήνυμα που περνάει ένας ομιλητής σε μια διαδικτυακή σύσκεψη, ένα θορυβώδες φόντο μπορεί επίσης να προκαλέσει περισπασμούς. Για παράδειγμα, μια όμορφη ζωγραφιά σε έναν συμμετέχοντα θα μπορούσε να σας αποσπάσει την προσοχή από αυτό που λέει. Μπορεί ακόμη και να ξεχάσετε τη γραμμή σκέψης σας.
Το Microsoft Teams επιτρέπει στους συμμετέχοντες να θολώνουν το φόντο τους, ώστε να μπορούν να εστιάζουν στον εαυτό τους και σε αυτό που συζητούν. Με αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το τέλειο υπόβαθρο για τη συνάντησή σας.
9. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Whiteboard
Πολλοί χρήστες δεν χρησιμοποιούν τη δυνατότητα του λευκού πίνακα στο Microsoft Teams στο μέγιστο. Είναι ένας διαδικτυακός καμβάς για να καταγράψετε τα μηνύματα και τις ιδέες σας στην πράξη.
Ο πίνακας του Microsoft Teams είναι χρήσιμος όταν χρειάζεται να εξηγήσετε σύνθετες ιδέες στα μέλη της ομάδας σας κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης. Προσφέρει διάφορα στοιχεία σκιαγράφησης για να σας βοηθήσει να εκφράσετε τις σκέψεις σας καθαρά.
10. Ενεργοποίηση κοινής χρήσης οθόνης
Μερικές φορές, η εξήγηση ιδεών και εννοιών στις ομάδες σε μια εικονική συνάντηση δεν αρκεί. Πρέπει να τους δείξετε τις πληροφορίες όπως είναι στη συσκευή του υπολογιστή σας. Το Microsoft Teams το καθιστά δυνατό με τη δυνατότητα κοινής χρήσης οθόνης.
Έχετε την ευκαιρία να βελτιώσετε τα επίπεδα αφοσίωσης των συμμετεχόντων στην ηλεκτρονική σας σύσκεψη με το Microsoft Teams όταν ενεργοποιείτε την κοινή χρήση οθόνης. Σας επιτρέπει να δείξετε σε άλλους για τι μιλάτε και πώς ακριβώς είναι στο σύστημά σας.
Κάντε τις εικονικές συναντήσεις σας να αξίζουν με το Microsoft Teams
Οι εικονικές συναντήσεις ήρθαν για να μείνουν. Οι ομάδες εργασίας κάνουν μεγάλα βήματα προόδου στην αλληλεπίδραση μεταξύ τους από τις απομακρυσμένες τοποθεσίες τους. Αλλά για να συμβεί αυτό, πρέπει να είστε σκόπιμοι να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις συναντήσεις σας αξιοποιώντας τις πολλές δυνατότητες στο Microsoft Teams.
Εάν πρόκειται να φιλοξενήσετε άτομα σε μια συνάντηση, κάντε την αξιόλογη βελτιστοποιώντας την εμπειρία. Δημιουργήστε χώρο για όλους να συνεισφέρουν και να μοιραστούν ιδέες. Όταν τα μέλη της ομάδας σας δουν την αξία στις συναντήσεις σας, θα είναι πρόθυμοι να συμμετάσχουν όποτε προγραμματίζετε μια συνάντηση.
