Τρόπος συγχρονισμού απαντήσεων φορμών Microsoft στο Excel

Τίποτα δεν είναι τόσο κομψό όσο να γράφετε τις απαντήσεις σας στην ηλεκτρονική έρευνα απευθείας σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε πραγματικό χρόνο. Ευτυχώς, μπορείτε να απολαύσετε αυτήν τη δυνατότητα εάν χρησιμοποιείτε Φόρμες Microsoft. Υπάρχουν επαναλαμβανόμενοι και δυναμικοί (αυτοματοποιημένοι) τρόποι γύρω από αυτό.

Οι αυτοματοποιημένες μέθοδοι είναι πιο εύχρηστες, αλλά σε αυτό το άρθρο, θα δείτε πώς να το κάνετε.

Τρόπος εξαγωγής απαντήσεων φορμών Microsoft στο Excel

Η εξαγωγή των απαντήσεων του Microsoft Forms στο Excel σάς βοηθά να λαμβάνετε τις πιο πρόσφατες απαντήσεις στην έρευνά σας. Περιλαμβάνει τη λήψη απαντήσεων έρευνας στον υπολογιστή σας ως αρχείο Excel. Η διαδικασία είναι εύκολη αν έχετε δημιουργήσατε τη φόρμα έρευνας της Microsoft ήδη:

1. Στις Φόρμες της Microsoft, μεταβείτε στο Απαντήσεις πάνω δεξιά.
2. Κάντε κλικ Άνοιγμα στο Excel στη δεξιά πλευρά της οθόνης για λήψη των τρεχουσών απαντήσεων στον υπολογιστή σας.
3. Πρέπει να επαναλαμβάνετε αυτή τη διαδικασία κάθε φορά που θέλετε να λαμβάνετε μια ενημέρωση απάντησης.

Αλλά αυτή η μέθοδος δεν είναι η καλύτερη, καθώς θα πρέπει να ανακαλύπτετε ξανά τον τροχό συχνά για να ενημερώνετε το υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό σημαίνει λήψη ενός νέου αρχείου Excel κάθε φορά που κάποιος υποβάλλει μια απάντηση. Αυτό μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά αν πολλοί άνθρωποι ανταποκρίνονται σε πραγματικό χρόνο.

Για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία με το OneDrive για επιχειρήσεις και το Power Automate, όπως περιγράφεται στις ακόλουθες ενότητες.

Τρόπος συγχρονισμού φορμών της Microsoft με το Excel μέσω του OneDrive για επιχειρήσεις

Μπορείτε να ενημερώσετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel δυναμικά εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Microsoft 365 Business. Για να το κάνετε αυτό, θα δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας που μπορεί να γράψει απαντήσεις δυναμικά στο Excel απευθείας από το OneDrive.

Όταν χρησιμοποιείτε το OneDrive για επιχειρήσεις για τη δημιουργία Microsoft Forms για Excel, δημιουργεί μια έκδοση υπολογιστικού φύλλου Excel αυτής της φόρμας με στήλες που φέρουν τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά πεδίων φόρμας.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα Excel που ενημερώνει αυτόματα τις απαντήσεις του Microsoft Forms σε πραγματικό χρόνο:

1. Συνδεθείτε στο δικό σας Microsoft 365 Business Admin Center.
2. Κάντε κλικ στο τετράγωνο εικονίδιο μενού επάνω αριστερά και μεταβείτε στο OneDrive.
3. Μόλις μπείτε στο OneDrive, κάντε κλικ Νέος πάνω αριστερά.
4. Από τις επιλογές, επιλέξτε Φόρμες για το Excel.
5. Ονομάστε την έρευνά σας και κάντε κλικ Δημιουργώ.
6. Το OneDrive θα εκκινήσει το πρόγραμμα περιήγησής σας στο σημείο όπου μπορείτε να δημιουργήσετε τα πεδία φόρμας όπως θέλετε.
7. Ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που φέρει το όνομα της φόρμας σας θα εμφανιστεί στο OneDrive.
8. Αφού δημιουργήσετε και μοιραστείτε την έρευνά σας, ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel στο διαδίκτυο και θα βλέπετε πλέον νέα δεδομένα καθώς ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
9. Εάν μοιράζεστε το υπολογιστικό φύλλο Excel με τα μέλη της ομάδας σας, θα λαμβάνουν επίσης μια ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο των απαντήσεων καθώς οι χρήστες απαντούν στην έρευνά σας.

Πώς να συγχρονίσετε τις απαντήσεις φορμών της Microsoft στο Excel μέσω του Power Automate

Το Power Automate είναι α ισχυρό εργαλείο αυτοματισμού εργασιών ρουτίνας. Είναι ενδιαφέρον ότι παρέχει επίσης έναν εξαιρετικό τρόπο συγχρονισμού φορμών Microsoft με το Excel. Είναι η καλύτερη μέθοδος εάν έχετε ήδη μοιραστεί τη φόρμα έρευνας.

Η μέθοδος Power Automate λειτουργεί μόνο με Microsoft Forms που έχουν δημιουργηθεί με χρήση του λογαριασμού Microsoft Business. Και περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής cloud στο Power Automate.

Επομένως, πρέπει επίσης να είστε σε λογαριασμό Microsoft Business για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα ροής στο Power Automate. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να συνδέσετε αυτόματα τις φόρμες Microsoft με το Microsoft Excel χρησιμοποιώντας το Power Automate:

Εισαγάγετε έναν πίνακα στο βιβλίο εργασίας του Excel στο Διαδίκτυο

Το ηλεκτρονικό σας βιβλίο εργασίας του Excel πρέπει να είναι σε μορφή πίνακα, καθώς οι Φόρμες γράφουν μόνο σε πίνακες σε υπολογιστικό φύλλο Excel.

Εάν έχετε κατεβάσει ένα υπολογιστικό φύλλο Excel από τις απαντήσεις φορμών Microsoft, μπορείτε να το ανεβάσετε στο OneDrive, να αγνοήσετε αυτήν την υποενότητα και να μεταβείτε στον συγχρονισμό των φορμών Microsoft με το Excel.

Επομένως, πριν ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel στο OneDrive. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πρόσβαση στο OneDrive μέσω του λογαριασμού σας Microsoft Business:

1. Κάντε κλικ Νέος στο επάνω αριστερό μέρος του OneDrive.
2. Επιλέγω Βιβλίο εργασίας του Excel.
3. Από το υπολογιστικό φύλλο Excel που ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένο επάνω αριστερά. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα προτιμώμενο όνομα στο Ονομα αρχείου πεδίο. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κενό διάστημα για να κλείσετε αυτό το πλαίσιο.
4. Τώρα δημιουργήστε τις στήλες σας και βεβαιωθείτε ότι αντιστοιχούν με τα πεδία στη φόρμα έρευνας της Microsoft. Για παράδειγμα, εάν έχετε μοιραστεί μια φόρμα που ζητά email και φύλο, το βιβλίο εργασίας του Excel θα έχει μια στήλη email και φύλο.
5. Επισημάνετε τις στήλες. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Εισάγετε καρτέλα στην κορδέλα και κάντε κλικ Τραπέζι.
6. Τσιμπούρι Το τραπέζι μου έχει κεφαλίδες επιλέξτε και κάντε κλικ Εντάξει.

Συγχρονίστε τις φόρμες της Microsoft με το Excel χρησιμοποιώντας το Power Automate

1. Συνδεθείτε στο δικό σας Power Automate λογαριασμός.
2. Κάντε κλικ Δημιουργώ στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.
3. Επιλέγω Αυτοματοποιημένη ροή σύννεφων.
4. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Όταν υποβάλλεται απάντηση από το modal box.
5. Στη συνέχεια κάντε κλικ Δημιουργώ στο κάτω μέρος του ανοιχτού πλαισίου modal.
6. Κάντε κλικ Συνδεθείτε εάν ζητηθεί. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε έναν επαγγελματικό λογαριασμό Microsoft 365 για να συνδεθείτε εάν χρησιμοποιείτε προσωπικό λογαριασμό Microsoft. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ Χρησιμοποιήστε άλλο λογαριασμό στο πλαίσιο σύνδεσης.
7. Μόλις συνδεθείτε, κάντε κλικ στο Επιλέξτε μια φόρμα πεδίο στο Power Automate.
8. Στη συνέχεια, επιλέξτε από τις φόρμες που έχετε δημιουργήσει νωρίτερα.
9. Κάντε κλικ Νέο βήμα. Στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης για να αναζητήσετε "φόρμες".
10. Κάντε κλικ Φόρμες Microsoft και επιλέξτε Λάβετε λεπτομέρειες απάντησης από τις επιλογές κάτω Ενέργειες.
11. Κάντε κλικ στο Αναγνωριστικό φόρμας πεδίο και επιλέξτε ξανά τη φόρμα έρευνας. Στη συνέχεια επιλέξτε Αναγνωριστικό απάντησης από το Αναγνωριστικό απάντησης πεδίο.
12. Κάντε κλικ Νέο βήμα. Στη συνέχεια επιλέξτε Excel Online.
13. Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθέστε μια σειρά σε έναν πίνακα από τις επιλογές κάτω Ενέργειες.
14. Σύμφωνα με το Τοποθεσία πεδίο, επιλέξτε OneDrive για επιχειρήσεις.
15. Επιλέγω OneDrive από το Βιβλιοθήκη εγγράφων Πεδίο.
16. Κάντε κλικ στο πρόγραμμα περιήγησης αρχείων στο Αρχείο και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που δημιουργήσατε νωρίτερα. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε αυτό που έχει μεταφορτωθεί από τον υπολογιστή σας, εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο που έχει εξαχθεί προηγουμένως.
17. Επιλέξτε το όνομα του πίνακα από το φύλλο Excel. Θα πρέπει τώρα να εμφανιστούν νέα πεδία που αντιστοιχούν στις στήλες του Excel σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο. Αυτά πρέπει επίσης να συσχετίζονται με τα πεδία της φόρμας έρευνας.
18. Κάντε κλικ σε καθένα από τα νέα πεδία και επιλέξτε το αντίστοιχο πεδίο φόρμας από το Δυναμικό περιεχόμενο επιλογές.
19. Τέλος, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Αυτό είναι! Τώρα δημιουργήσατε μια αυτοματοποιημένη ροή cloud για Microsoft Forms στο Power Automate.

Το Power Automate θα γράφει πλέον νέες απαντήσεις δυναμικά στο βιβλίο εργασίας του Excel, καθώς οι απαντητές υποβάλλουν απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο.

Εάν εξάγατε τις απαντήσεις του Microsoft Forms στο Excel στον υπολογιστή σας στο παρελθόν, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα υπάρχοντα δεδομένα στο πρόσφατα αυτοματοποιημένο βιβλίο εργασίας του Excel. Αυτή η ενέργεια δεν θα σταματήσει τις ροές Power Automate.

Ενημερώστε τις απαντήσεις έρευνας στο Excel σε πραγματικό χρόνο

Η αυτοματοποίηση ενημερώσεων απόκρισης Microsoft Forms σε πραγματικό χρόνο στο Microsoft Excel κάνει τη ζωή εύκολη. Ενώ η άμεση επιλογή OneDrive για επιχειρήσεις παρέχει εύκολο συγχρονισμό εάν δεν έχετε μοιραστεί τη φόρμα σας, Το Power Automate είναι πιο εύχρηστο εάν έχετε κοινοποιήσει την έρευνά σας στο Microsoft Forms και οι άνθρωποι το έχουν ήδη κοινοποιήσει απαντώντας.

Παρόλο που μπορείτε να αξιοποιήσετε το Microsoft Forms σε έναν προσωπικό λογαριασμό, η εγγραφή δυναμικής απόκρισης στο Excel εξακολουθεί να απαιτεί να έχετε έναν λογαριασμό Microsoft Business. Μπορεί επίσης να θέλετε να δείτε πώς συγκρίνονται τα Έντυπα Google με αυτά της Microsoft, καθώς πρόκειται για στενούς ανταγωνιστές.