Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστικών φύλλων για τη συλλογή δεδομένων ή την παρουσίαση πληροφοριών χρησιμοποιώντας γραφήματα και γραφήματα. Ωστόσο, όταν σκέφτεστε έξω από το πλαίσιο, υπάρχουν πολλές χρήσεις για τα Φύλλα Google. Μία από τις πιο εύχρηστες εναλλακτικές χρήσεις είναι η δημιουργία ενός προγράμματος.
Και, δεν χρειάζεται καν να ξεκινήσετε από το μηδέν. Η βιβλιοθήκη προτύπων έχει ένα έτοιμο φύλλο έτοιμο για χρήση. Διαβάστε παρακάτω καθώς περιγράφουμε λεπτομερώς πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να μορφοποιήσετε σωστά ένα χρονοδιάγραμμα και γιατί θα πρέπει να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε φύλλα για τον προγραμματισμό σας.
Πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα στα Φύλλα Google
Αν και μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα από την αρχή στα Φύλλα Google, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, ειδικά αν βιάζεστε και δεν χρειάζεστε μεγάλη προσαρμογή.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συλλογή προτύπων στα Φύλλα Google για να βρείτε ένα προκατασκευασμένο φύλλο. Για να ξεκινήσετε, πρέπει να κατευθυνθείτε στα Φύλλα Google και να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό. Εάν έχετε ήδη λογαριασμό Google, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας τη συλλογή προτύπων στα Φύλλα Google:
- Μεταβείτε στην κύρια σελίδα των Φύλλων Google.
- Κάντε κλικ στο Γκαλερί προτύπων κάτω από τη γραμμή αναζήτησης. Αυτό θα ανοίξει μια νέα σελίδα που περιέχει πολλά πρότυπα από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε.
- Θα χρησιμοποιήσουμε το Πρόγραμμα πρότυπο για αυτό το σεμινάριο, οπότε κάντε κλικ σε αυτό. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο υπολογιστικό φύλλο με το πρότυπο που έχει ήδη εφαρμοστεί.
Το πρότυπο Φύλλων Google έχει ήδη ρυθμίσει τις σειρές και τις στήλες έτσι ώστε να υπάρχουν ωριαίες διαιρέσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας. Μπορείτε να ορίσετε την ημέρα έναρξης της εβδομάδας στο κελί C2. Η ημερομηνία καθορίζεται στην 3η σειρά αυτόματα ανάλογα με την είσοδο στο κελί C2. Η 4η σειρά περιέχει έναν τύπο που μετατρέπει αυτόματα την ημερομηνία σε ημέρα της εβδομάδας.
Στο κάτω μέρος του προγράμματος υπάρχει μια ενότητα σημειώσεων όπου μπορείτε να αφήσετε μηνύματα για την ομάδα. Υπάρχει επίσης μια ενότητα υποχρεώσεων στη δεξιά πλευρά όπου μπορείτε να αναθέσετε συγκεκριμένες εργασίες στην ομάδα σας.
Χρήση μορφοποίησης υπό όρους στο πρόγραμμά σας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους στο υπολογιστικό φύλλο για να ελέγξετε για μια συγκεκριμένη λέξη στο υπολογιστικό φύλλο. Εάν πληρούται αυτή η προϋπόθεση, θα ληφθούν συγκεκριμένες ενέργειες.
Για επίδειξη, ας προσθέσουμε μορφοποίηση υπό όρους για να ελέγξουμε εάν η λέξη "σύσκεψη" υπάρχει στο κελί. Εάν συμβεί αυτό, το κελί πρέπει να γίνει κόκκινο. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε την περιοχή στο υπολογιστικό φύλλο σας όπου θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους.
- Κάντε κλικ στο Μορφή στην κύρια γραμμή εργαλείων της οθόνης.
- Εκεί, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους. Αυτό θα ανοίξει μια πλαϊνή γραμμή στη δεξιά πλευρά της οθόνης.
- Το εύρος θα προστεθεί αυτόματα εάν το επιλέξετε στο πρώτο βήμα. Εάν δεν το κάνατε, γράψτε το εύρος στο Εφαρμογή στην περιοχή πλαίσιο κειμένου.
- Στο Μορφοποίηση κελιών εάν ενότητα, μπορείτε να επιλέξετε τους κανόνες μορφοποίησης. Επιλέξαμε το Το κείμενο περιέχει επιλογή και πρόσθεσε τη λέξη-κλειδί "συνάντηση".
- Τώρα επιλέξτε τα εφέ που θα εφαρμοστούν στα περιεχόμενα στο κελί. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξαμε το κόκκινο χρώμα που θα εφαρμοστεί στο κελί.
- Κάντε κλικ στο Ολοκληρώθηκε για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Όπως μπορείτε να δείτε, το εφέ προστίθεται σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει την καθορισμένη λέξη-κλειδί. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλετε να χρωματίσετε επερχόμενες εργασίες, όπως συσκέψεις και προθεσμίες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πολλούς κανόνες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε ένα πλήρως χρωματικά κωδικοποιημένο πρόγραμμα.
Κάνοντας αυτό σημαίνει ότι δεν θα χρειάζεται να κωδικοποιήσετε χειροκίνητα χρωματικά κάθε κελί κάθε φορά που γίνεται μια αλλαγή στο πρόγραμμά σας.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της δημιουργίας χρονοδιαγράμματος σε φύλλα
Αν και υπάρχουν πολλά οφέλη από τη δημιουργία ενός παραγωγικό πρόγραμμα εργασίας με τα Φύλλα Google, απέχει πολύ από το τέλειο. Ας συζητήσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της δημιουργίας ενός προγράμματος με τα Φύλλα Google:
Pro: Δωρεάν για χρήση
Αν και υπάρχουν πολλά λογισμικά δημιουργίας χρονοδιαγράμματος στην αγορά, τα περισσότερα από αυτά πληρώνονται. Από την άλλη πλευρά, τα Φύλλα Google μπορεί να είναι επωφελής κατά τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος, καθώς είναι δωρεάν για ιδιώτες και μικρές επιχειρήσεις. Είναι ένας απλός τρόπος για να δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του προγράμματός σας δωρεάν χωρίς να κάνετε μη αυτόματη αποθήκευση.
Pro: Εύκολη κοινή χρήση
Το καλύτερο μέρος της χρήσης των Φύλλων Google έναντι άλλων προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων είναι ότι σας επιτρέπει να μοιράζεστε το υπολογιστικό φύλλο σας με λίγα μόνο κλικ. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τα δικαιώματα έτσι ώστε μόνο λίγα επιλεγμένα άτομα να μπορούν να κάνουν αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο, ενώ τα άλλα μπορούν να το δουν μόνο. Αυτό μπορεί να είναι μια μεγάλη βοήθεια εάν κάντε ένα πρόγραμμα εξ αποστάσεως εργασίας να μοιραστείτε με τους συνεργάτες σας.
Μειονεκτήματα: Δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις για χρήστες χωρίς πρόσβαση επεξεργασίας
Τα Υπολογιστικά φύλλα Google έχουν το πλεονέκτημα της κοινής χρήσης σε πραγματικό χρόνο, πράγμα που σημαίνει ότι οι αλλαγές που γίνονται στο αρχείο μπορούν να είναι ορατές σε πραγματικό χρόνο από τους θεατές. Ωστόσο, εάν έχετε μόνο δικαιώματα προβολής, τα Φύλλα δεν θα σας ειδοποιήσουν για τυχόν αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο.
Μόνο άτομα με πρόσβαση επεξεργασίας μπορούν να ενεργοποιήσουν τις ειδοποιήσεις μέσω email. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα που στέλνουν ειδοποιήσεις push για να βοηθήσετε στην εξάλειψη του προβλήματος, αλλά απέχει πολύ από το ιδανικό.
Μειονεκτήματα: Έλλειψη αυτοματισμού
Η χρήση αποκλειστικού λογισμικού για τη δημιουργία του προγράμματός σας δεν απαιτεί από εσάς να εισάγετε κάθε λεπτομέρεια με μη αυτόματο τρόπο. Άλλα μέρη ενημερώνονται αυτόματα εάν αλλάξετε ένα μέρος του προγράμματος.
Το προηγμένο λογισμικό θα σας ειδοποιήσει επίσης εάν υπερβαίνετε τις βάρδιες ή κάνετε ένα πιθανό σφάλμα. Εάν είστε ειδικός, μπορείτε να κάνετε αυτοματισμούς στα Φύλλα. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν το χρόνο ή τις προηγμένες τεχνικές γνώσεις για να το κάνουν αυτό.
Μειονεκτήματα: Παίρνει περισσότερο χρόνο
Όταν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο, πρέπει να εισάγετε τα περισσότερα πράγματα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενες λίστες. Το προηγμένο λογισμικό σάς εξοικονομεί πολλή χειροκίνητη επεξεργασία, καθώς διαθέτουν προγράμματα δημιουργίας χρονοδιαγράμματος μεταφοράς και απόθεσης. Μπορούν επίσης να στέλνουν αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που πραγματοποιούνται αλλαγές στο πρόγραμμα.
Μειονεκτήματα: Δεν έχει σύγχρονα χαρακτηριστικά
Τα Φύλλα Google δεν διαθέτουν λειτουργίες όπως παρακολούθηση GPS, εναλλαγή βάρδιων και διαχείριση PTO. Αυτά τα χαρακτηριστικά δεν χρειάζονται, αλλά μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη σε ορισμένες περιπτώσεις.
Προγραμματίστε τη ζωή σας αποτελεσματικά
Τα Φύλλα Google είναι μόνο ένας από τους πολλούς τρόπους για να προγραμματίσετε τη ζωή και την εργασία σας. Αν και υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα, το γεγονός ότι είναι δωρεάν και απλό στη χρήση το καθιστά βιώσιμη επιλογή, ειδικά όταν το συνδυάζετε με άλλες εφαρμογές Google Suite όπως το Ημερολόγιο Google.
