Εάν υπάρχουν πολλά άτομα που εργάζονται μαζί σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο έργου, θα πρέπει να ρυθμίσετε κάποιο είδος ελέγχου ροής εργασιών ή διεργασιών για να κάνετε τα πράγματα εύκολα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χάσετε τα ίχνη του τι έχει γίνει και τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια—αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε όλοι στην ίδια σελίδα.
Εδώ, μιλάμε για εκείνες τις βασικές συμβουλές και τις βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθείτε όταν συνεργάζεστε με άλλους χρήστες στο Excel ή τα Φύλλα Google ή παρόμοια.
1. Αλλαγές και ενημερώσεις κλειδιού εγγράφου
Όταν συνεργάζεστε σε υπολογιστικά φύλλα, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τι έχει αλλάξει. Μπορεί να καταλήξετε να αντικαταστήσετε το έργο κάποιου άλλου αν δεν είστε προσεκτικοί.
Δοκιμάστε να προσθέσετε σχόλια ή σημειώσεις για να καταγράψετε αλλαγές—όπως λόγους για την ενημέρωση του στοιχείου, ονόματα συντακτών που έκαναν τις αλλαγές και γιατί ή πώς το έκαναν. Μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας το Επισημάνετε τις αλλαγές
σε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω:- Παω σε Αρχείο > Επιλογές > Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Για macOS, μεταβείτε στο Excel > Προτιμήσεις… > Κορδέλα και γραμμή εργαλείων > Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Από τις αναπτυσσόμενες επιλογές, επιλέξτε Όλες οι εντολές.
- Επιλέγω Επισημάνετε τις αλλαγές και επιλέξτε εάν θέλετε να προσθέσετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης πάνω από την κορδέλα ή κάτω από αυτήν. Κάντε κλικ Εντάξει.
- Μόλις τελειώσετε, πατήστε τα αναπτυσσόμενα φίλτρα στο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > Εμφάνιση ετικετών εντολών. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να επισημάνετε τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο σας επιλέγοντας από τις επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού.
Μπορείτε επίσης να κάνετε χρωματικό κώδικα σε στοιχεία ή καρτέλες στο κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο σας, ώστε να βλέπετε εύκολα τις αλλαγές με μια ματιά.
2. Εισαγάγετε σωστά τα δεδομένα προέλευσης
Είναι εύκολο να κάνετε λάθη κατά την εισαγωγή των πρωτογενών δεδομένων στα υπολογιστικά φύλλα σας. Το πρόβλημα είναι ότι εάν δεν το κάνετε σωστά, μπορεί να παραμορφώσει εντελώς τα αποτελέσματά σας και να σας οδηγήσει σε λάθος κατεύθυνση.
Ευτυχώς, υπάρχουν ορισμένοι γρήγοροι δείκτες για να διασφαλίσετε ότι εισάγετε σωστά την πηγή ή τα ανεπεξέργαστα δεδομένα στα αρχεία σας Excel.
- Τα δεδομένα σας πρέπει να είναι σαφή και ακριβή. Προσπαθήστε να αποφύγετε τις συντομογραφίες, εάν δεν είναι απολύτως απαραίτητο, και βεβαιωθείτε ότι τυχόν μορφές αριθμών ή ημερομηνιών είναι σαφείς και συνεπείς σε όλα τα υπολογιστικά φύλλα σας.
- Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια επικεφαλίδα στην κορυφή κάθε στήλης/γραμμής, έτσι ώστε οι άλλοι χρήστες να μπορούν να ερμηνεύουν καλύτερα τους πίνακες.
- Χρησιμοποιήστε σχετικούς (και σωστές) τύπους, όπου χρειάζεται.
3. Χρησιμοποιήστε στοιχεία ελέγχου υπολογιστικών φύλλων
Χρησιμοποιώντας στοιχεία ελέγχου υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο σφαλμάτων στην εισαγωγή δεδομένων. Εδώ είναι μερικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
Επικύρωση δεδομένων: Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως επικύρωση δεδομένων σας επιτρέπει να συλλέγετε στοιχεία από πολλούς χρήστες στην κατάλληλη μορφή. Εξασφαλίζει επίσης ομοιομορφία στην εισαγωγή δεδομένων και αποτρέπει το ακούσιο σφάλμα χρήστη. Εάν εισάγετε δεδομένα που ανήκουν σε ένα γνωστό σύνολο τιμών, όπως "Ναι" ή "Όχι" ή "Δεν μπορεί να προσδιοριστεί", μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα με αυτές τις επιλογές για να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να επιλέξουν από μια προκαθορισμένη λίστα επιλογές.
Προβολή φύλλου: ο Λειτουργία προβολής φύλλων είναι μια άλλη χρήσιμη δυνατότητα που επιτρέπει στους χρήστες υπολογιστικών φύλλων να δημιουργούν προσαρμοσμένες προβολές του βιβλίου εργασίας τους και ορίζουν τα δικά τους φίλτρα για την προβολή πληροφοριών, χωρίς να επηρεάζονται από αλλαγές που γίνονται στο φύλλο εργασίας από άλλους χρήστες.
4. Χρησιμοποιήστε πίνακες και γραφήματα
Ας το παραδεχτούμε: τα υπολογιστικά φύλλα είναι αρκετά συντριπτικά στην αρχή, ειδικά αν δεν έχετε συνηθίσει να εργάζεστε με μεγάλο όγκο δεδομένων. Γι' αυτό συνιστούμε να χρησιμοποιείτε πίνακες, γραφήματα ή γραφήματα για να ρυθμίσετε τα δεδομένα σας με διαισθητικό τρόπο.
Ενώ οι πίνακες σας βοηθούν να οργανώσετε και να ταξινομήσετε τις πληροφορίες σας, η χρήση γραφήματος ή γραφήματος μπορεί να βοηθήσει στην οπτική αναπαράσταση. Αυτό διευκολύνει την απεικόνιση τάσεων ή την εμφάνιση συγκρίσεων μεταξύ διαφορετικών ομάδων μεταβλητών με την πάροδο του χρόνου, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε σημαντικές σχέσεις και τάσεις στις τιμές των δεδομένων σας.
5. Επισημάνετε σημαντικές τιμές με χρώματα και μορφοποίηση
Προσθέτοντας χρώμα στο κείμενο και τις επικεφαλίδες σας, μπορείτε να οργανώσετε τα δεδομένα σας με πιο ευανάγνωστο τρόπο.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε σε συγκεκριμένες πτυχές των δεδομένων χωρίς να κατακλύζεστε από όλες τις πληροφορίες ταυτόχρονα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως π.χ Μορφοποίηση υπό όρους, το οποίο σας επιτρέπει να επισημάνετε συγκεκριμένα κελιά βάσει κριτηρίων, όπως εάν βρίσκονται εντός ενός συγκεκριμένου εύρους τιμών.
Η λειτουργία "Freeze Panes" είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν χρειάζεται να παρακολουθείτε ορισμένες περιοχές ενώ κάνετε κύλιση σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε την ενεργή γραμμή ή στήλη.
- μεταβείτε στο Θέα καρτέλα της κορδέλας και επιλέξτε Πάγωμα τζαμιών.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε εάν θέλετε να παγώσετε στήλες ή σειρές.
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Υπερσύνδεση, μπορείτε να συνδέσετε κείμενο αγκύρωσης σε αρχεία, ιστοσελίδες ή φύλλα εργασίας.
- Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα κελί στο υπολογιστικό φύλλο σας που περιέχει κείμενο.
- μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα στην κορδέλα.
- Στα δεξιά της κορδέλας, πατήστε Σύνδεσμος και επιλέξτε τις επιλογές από το αριστερό μενού. Μπορείτε να επιλέξετε να συνδέσετε αρχεία στον τοπικό σας χώρο αποθήκευσης ή έναν σύνδεσμο ιστού ή σε άλλες πηγές.
Αυτό βοηθά τα μέλη της ομάδας σας να βρίσκουν εύκολα αναφορές ή αρχεία πηγής. Για παράδειγμα, εάν η ιστοσελίδα της εταιρείας σας παραθέτει προϊόντα και υπηρεσίες, θα μπορούσατε εύκολα να δημιουργήσετε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα κελί που μεταφέρει τα μέλη της ομάδας απευθείας στη σελίδα όταν κάνουν κλικ σε αυτήν.
Συχνά, μπορεί να είναι δύσκολο να ξέρεις τι δουλεύουν οι συνάδελφοί σου. Ωστόσο, τα εργαλεία υπολογιστικών φύλλων όπως τα Φύλλα Google διευκολύνουν πολλούς συντάκτες να συνεργάζονται μαζί σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να ανοίξετε την πλαϊνή γραμμή συνομιλίας πατώντας το συννεφάκι εικονιδίου συνομιλίας δίπλα στη λίστα των ενεργών χρηστών.
Αυτή είναι μια εύχρηστη δυνατότητα—μπορείτε να συζητήσετε τυχόν προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσατε κατά την εργασία σε κοινόχρηστα αρχεία. Σας επιτρέπει επίσης να επικοινωνείτε γρήγορα μεταξύ τους εάν χρειάζεστε βοήθεια ή βοήθεια με κάτι συγκεκριμένο στο έγγραφό τους.
9. Παροχή πρόσβασης επεξεργασίας/προβολής στους συνεργάτες
Ένα από τα πρώτα βήματα για τη συνεργασία σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα είναι η διασφάλιση ότι τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση επεξεργασίας/προβολής (μόνο για ανάγνωση). Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την κοινή χρήση εξαρχής.
Δεύτερον, προσθέστε συνεργάτες στα μεμονωμένα βιβλία εργασίας σας όπως απαιτείται και δώστε τους πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή επεξεργασίας όπως επιθυμείτε. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις συμβατές εκδόσεις του αρχείου, ώστε να μην αντιμετωπίζουν προβλήματα με το συγχρονισμό ή την αποθήκευση καθώς λειτουργούν.
Εξυπνότερη συνεργασία με ευανάγνωστα υπολογιστικά φύλλα
Στο τέλος της ημέρας, όλα είναι θέμα επικοινωνίας. Όταν εργάζεστε σε ένα κοινό έργο με μια ομάδα ανθρώπων, είναι σημαντικό να διασφαλίζετε ότι η επικοινωνία της ομάδας σας πηγαίνει όσο το δυνατόν πιο ομαλά.
Αυτές οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο φιλικά προς τον χρήστη και πιο ευανάγνωστα, έτσι ώστε η κοινή χρήση και η ερμηνεία πληροφοριών να είναι πάντα εύκολη.
