Η τεχνολογία κοινής χρήσης αρχείων καθιστά εύκολη την κοινή χρήση δεδομένων με οποιονδήποτε, ανεξάρτητα από την τοποθεσία του. Αν και αυτό είναι μια ανακούφιση για τις ομάδες εργασίας, προσφέρει στους κυβερνοεπιτιθέμενους την ευκαιρία να χτυπήσουν.
Εάν δεν προστατεύετε τα κοινόχρηστα αρχεία σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, λυπούμαστε που σας λέμε ότι οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου θα χαρούν είτε να τα κλέψουν είτε να τα εκθέσουν. Δεν θέλεις να συμβεί αυτό, σωστά;
Έτσι, εδώ, θα παραθέσουμε τις καλύτερες πρακτικές κοινής χρήσης αρχείων για την προστασία των δεδομένων σας.
1. Υιοθετήστε ένα ενσωματωμένο λογισμικό κοινής χρήσης αρχείων
Η υιοθέτηση μιας ολοκληρωμένης λύσης ή λογισμικού κοινής χρήσης αρχείων είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να προστατεύσετε τα αρχεία σας από κυβερνοεπιθέσεις. Οι λύσεις κοινής χρήσης αρχείων έχουν ρυθμιστεί έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να μοιράζονται αρχεία μόνο εντός του λογισμικού και όχι εξωτερικά.
Η χρήση ενός ενσωματωμένου συστήματος κοινής χρήσης αρχείων αποτρέπει την αποστολή αρχείων σε λάθος δέκτη, καθώς κάθε χρήστης που είναι μέλος της ομάδας έχει έναν αποκλειστικό λογαριασμό χρήστη.
Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι τα περισσότερα από αυτά είναι λογισμικό επί πληρωμή. Τα δωρεάν προσφέρουν περιορισμένο χώρο αποθήκευσης και χρήση στους ενδιαφερόμενους χρήστες, όπως το Dropbox, το Google Drive, το Box, το OneDrive, το iCloud Drive και άλλα.
2. Αποφύγετε την κοινή χρήση αρχείων μέσω email
Εκτός από την απώλεια αρχείων που δεν θα φτάσουν στα εισερχόμενα του παραλήπτη, η απάτη μέσω email είναι ολοένα και πιο αχαλίνωτη.
Ένα μέρος όπου οι χάκερ αναζητούν ευαίσθητες πληροφορίες χρηστών είναι στα email του θύματός τους. Με τους περισσότερους ανθρώπους να έχουν αδύναμους κωδικούς πρόσβασης email, η καθημερινή εισβολή email είναι σχεδόν αβίαστη για τους εγκληματίες του κυβερνοχώρου. Επιπλέον, επιτίθενται στα ανίδεα θύματά τους μέσω ηλεκτρονικού ψαρέματος, προβάλλοντας μολυσμένους συνδέσμους ως αρχεία. Οι χρήστες πέφτουν στις παγίδες τους μόλις κάνουν κλικ στους συνδέσμους ή κάνουν λήψη των αρχείων.
Για να αποτρέψετε τον οργανισμό σας να είναι ευάλωτος σε αυτήν την απάτη, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να μην στέλνουν ή λαμβάνουν αρχεία μέσω email. Αντίθετα, θα πρέπει να εφαρμόσουν τη χρήση λογισμικού κοινής χρήσης αρχείων στο οποίο έχουν πρόσβαση μόνο τα εσωτερικά μέλη της ομάδας.
3. Χρησιμοποιήστε μια ασφαλή σύνδεση για κοινή χρήση αρχείων
Μια σύνδεση δικτύου μπορεί αρχικά να περιλαμβάνει δύο ή περισσότερα μέρη, αλλά οι εισβολείς θα μπορούσαν να διεισδύσουν στο δίκτυο. Επομένως, είναι σημαντικό να το λάβετε υπόψη και ασφαλίστε το δίκτυό σας με κρυπτογράφηση.
Μια ασφαλής σύνδεση κρυπτογραφεί ένα ή περισσότερα πρωτόκολλα ασφαλείας, καθιστώντας δύσκολη την πρόσβαση σε αυτήν. Όταν ένα δίκτυο δεν είναι κρυπτογραφημένο, εκτίθεται σε οποιονδήποτε ξέρει πώς να εισβάλλει εύκολα και να απειλεί.
Όταν δεν υπάρχουν ισχυρά εμπόδια κρυπτογράφησης ενός δικτύου, οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου μπορούν να το διεισδύσουν και να ανακτήσουν ευαίσθητες πληροφορίες όπως διαπιστευτήρια σύνδεσης, οικονομικά αρχεία, κωδικοί πρόσβασης και άλλα προσωπικά πληροφορίες.
4. Υιοθετήστε τις Ασφαλείς Υπηρεσίες Cloud
Οι ασφαλείς υπηρεσίες cloud προσφέρουν ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας δεδομένων. Έχουν καλύτερη ευελιξία, προσβασιμότητα και χωρητικότητα σε σύγκριση με τις συμβατικές μεθόδους υπολογιστών και αποθήκευσης. Επίσης, το cloud computing αντικαθιστά γρήγορα τον παραδοσιακό υπολογιστή ως ακρογωνιαίο λίθο για πολλές επιχειρήσεις σήμερα.
Οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών cloud διατηρούν ενεργά την ακεραιότητα των διακομιστών τους τηρώντας τις τυπικές πρακτικές ασφαλείας. Αυτοί οι τρίτοι προμηθευτές είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση της υποδομής υπηρεσιών cloud, καθώς και για την ασφάλεια και τη λογοδοσία των περιουσιακών στοιχείων δεδομένων.
5. Εφαρμογή μορφής αρχείου αρχείου
Η μορφή αρχείου αρχειοθέτησης αφορά τη στοίβαξη ενός ή περισσότερων αρχείων και μεταδεδομένων. Μπορείτε να συνδυάσετε πολλά αρχεία δεδομένων σε ένα ενιαίο αρχείο αρχειοθέτησης για εύκολη πρόσβαση και αποθήκευση. Σας επιτρέπει επίσης να συμπιέσετε αρχεία για να καταλαμβάνετε λιγότερο χώρο αποθήκευσης.
Η αποθήκευση των δεδομένων σας σε μορφή αρχείου προστατεύει αυτά τα δεδομένα από διαρροή ή έκθεση. Με πολλά αρχεία να βρίσκονται σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης, θα είναι δύσκολο για έναν απατεώνα να αναγνωρίσει γρήγορα ένα συγκεκριμένο αρχείο.
6. Δημιουργήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης
Οι αδύναμοι κωδικοί πρόσβασης είναι το νούμερο ένα μέσο που χρησιμοποιούν οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου για να έχουν πρόσβαση στους λογαριασμούς ή τα δίκτυα των θυμάτων τους. Αυτό το κάνουν είτε μαντεύοντας τον κωδικό πρόσβασης είτε σπάζοντας τον κωδικό πρόσβασης μέσω α βίαιη επίθεση.
Η δημιουργία ισχυρών κωδικών πρόσβασης πρέπει να αποτελεί μέρος της κουλτούρας σας για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Πρέπει να εκπαιδεύσετε τα μέλη της ομάδας σας σχετικά με τη σημασία και τη χρησιμότητα της χρήσης ενός ισχυρού και ασφαλούς κωδικού πρόσβασης. Αντί να χρησιμοποιούν αριθμούς, ημερομηνία γέννησης ή γεγονότα, θα πρέπει να επιλέξουν μια φράση πρόσβασης.
Η απομνημόνευση πολλών κωδικών πρόσβασης μπορεί να είναι κουραστική και να οδηγήσει σε κόπωση κωδικού πρόσβασης. Διευκολύνετε την ομάδα σας υιοθετώντας ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης κωδικών πρόσβασης για να καλύψει τις ανάγκες της για κωδικούς πρόσβασης.
7. Περιορίστε τη χρήση των USB
Για να προστατεύσετε τα ευαίσθητα δεδομένα και τα αρχεία εργασίας σας γενικά, απαγορεύστε τη χρήση USB στο δίκτυό σας. Και αυτό γιατί είναι εύκολο να μεταφέρετε πληροφορίες, αρχεία και δεδομένα με ένα σάρωση με USB ή μονάδες flash.
Ένας άλλος λόγος που πρέπει να απαγορεύσετε τα USB στον οργανισμό σας είναι για να αποτρέψετε τη μεταφορά ιών ή κατεστραμμένων αρχείων στο δίκτυό σας. Δεν έχετε ιδέα πού ήταν αυτές οι συσκευές και τι έχουν κολλήσει. Η χρήση ενός μολυσμένου από ιούς USB μπορεί να καταστρέψει εντελώς τα δεδομένα σας χωρίς καμία ευκαιρία ανάκτηση δεδομένων.
8. Επιλέξτε ένα εύχρηστο σύστημα κοινής χρήσης αρχείων
Αν και η χρήση της πιο πρόσφατης τεχνολογίας ή λογισμικού για την κοινή χρήση αρχείων εντός του οργανισμού σας μπορεί να φαίνεται καλή ιδέα, μην το ανταλλάξετε με την απλότητα. Ένα εξελιγμένο σύστημα κοινής χρήσης αρχείων δεν είναι χρήσιμο εάν εσείς και η ομάδα σας δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε χωρίς βοήθεια, καθοδήγηση ή εκπαίδευση.
Εάν το σύστημα κοινής χρήσης αρχείων είναι δύσκολο στη χρήση, υπάρχει η τάση να χαθούν τα δεδομένα σας σε αυτό και δεν θα μπορείτε να τα ανακτήσετε. Υπάρχει επίσης η πιθανότητα αποστολής κατά λάθος ευαίσθητων πληροφοριών σε λάθος άτομα όταν προσπαθείτε να πλοηγηθείτε στο σύστημα.
9. Χρησιμοποιήστε αξιόπιστα VPN κατά την κοινή χρήση αρχείων
Με Τεχνολογία εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN)., οι χρήστες μπορούν να στέλνουν και να λαμβάνουν περιεχόμενο μέσω κοινόχρηστων ή ανοιχτών συνδέσεων Διαδικτύου σαν να ήταν συνδεδεμένες οι συσκευές τους σε ιδιωτικό δίκτυο. Αυτό ωφελεί τα περιφερειακά γραφεία ή τους απομακρυσμένους υπαλλήλους που απαιτούν απομακρυσμένη πρόσβαση σε δεδομένα και αρχεία από ένα κεντρικό σύστημα ή μια βάση δεδομένων των κεντρικών γραφείων.
Υπάρχουν ευρέως διαδεδομένα, αξιόπιστα VPN όπως το ExpressVPN, το CyberGhost, το Torguard VPN, το NordVPN και πολλά άλλα. Επιπλέον, εάν χρησιμοποιείτε μια λύση ή υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων όπως το DropBox, δεν χρειάζεται να αγοράσετε μια εξωτερική υπηρεσία VPN, καθώς παρέχουν μια εναλλακτική υπηρεσία VPN. Αυτό το καθιστά οικονομικά αποδοτικό.
Μια άλλη απλή αλλά εξαιρετικά αποτελεσματική πρακτική ασφάλειας κοινής χρήσης αρχείων είναι να ελέγχετε πάντα τους συνδέσμους πριν κάνετε κλικ σε αυτούς. Όσο απλό κι αν φαίνεται αυτό, η παραμέλησή του θα μπορούσε να προκαλέσει τεράστιες συνέπειες απώλειας δεδομένων.
Καλλιεργήστε την επιχειρηματική εθιμοτυπία της εκπαίδευσης των συναδέλφων και των υπαλλήλων σας σχετικά με το πόσο σημαντική είναι αυτή η απλή επιχειρηματική δραστηριότητα. Εάν κάνετε μια πιο προσεκτική επιθεώρηση των συνδέσμων πριν κάνετε κλικ σε αυτούς, αποτρέπεται η πειρατεία και η παραβίαση δικτύου. Συχνά, οι χάκερ κρύβουν συνδέσμους με αμφίβολους συνδέσμους που μπορούν να πάρουν αμέσως τον έλεγχο των αρχείων της επιχείρησής σας ή ακόμα και των συνδέσεων.
Αποτρέψτε τις κυβερνοεπιθέσεις με ασφαλείς πρακτικές κοινής χρήσης αρχείων
Η κοινή χρήση αρχείων είναι αναπόφευκτη για τη συνεργασία. Εφόσον δύο ή περισσότεροι συνεργάζονται, πρέπει να μοιράζονται αρχεία, ειδικά όταν βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Ωστόσο, είναι δική τους ευθύνη να προστατεύσουν τα αρχεία τους.
Η καλλιέργεια ασφαλών πρακτικών κοινής χρήσης αρχείων είναι ένας σίγουρος τρόπος για να αποφύγετε να πέσετε θύματα των υπερβολικά ζήλων εγκληματιών του κυβερνοχώρου που περιμένουν την παραμικρή ευκαιρία για επίθεση.