Ο τυπικός τρόπος χειροκίνητης διαχείρισης συμβολαίων είναι να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί και να το αποθηκεύσετε σε ένα ντουλάπι αρχείων. Η μη αυτόματη διαδικασία είναι αργή και λιγότερο αποτελεσματική στην παρακολούθηση και την παρακολούθηση απομακρυσμένων υπαλλήλων.
Καθώς η απομακρυσμένη εργασία γίνεται το νέο «κανονικό» για πολλές εταιρείες, δεν ήταν ποτέ πιο σημαντικό να διασφαλιστεί ότι οι συμβάσεις και οι διαδικασίες διαχείρισης εκτελούνται ομαλά.
Το καλό είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων για να αυτοματοποιήσετε ολόκληρο τον κύκλο ζωής της σύμβασης από τη δημιουργία έως τη διαπραγμάτευση, την υπογραφή και την ανανέωση. Υπάρχουν πολλά οφέλη από το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων. Εδώ είναι οι έξι κορυφαίοι.
1. Βελτιώνει το απόρρητο και την ασφάλεια
Μία από τις προκλήσεις με τη χειροκίνητη διαχείριση των συμβάσεων είναι ότι βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο χαρτί. Το πρόβλημα με τα φυσικά έγγραφα είναι ότι είναι πιο επιρρεπή σε ζημιές και απώλειες. Ενώ η απομακρυσμένη εργασία ενέχει κινδύνους παραβιάσεων δεδομένων, διαρροών και εισβολής, το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων εξαλείφει αυτούς τους κινδύνους, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των εγγράφων σας.
Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε έγγραφα στο cloud, συμβάλλοντας στη μείωση των πιθανοτήτων να χαθούν ή να καταστραφούν. Το λογισμικό προστατεύει επίσης ευαίσθητες πληροφορίες συμβολαίου από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Το εργαλείο διαχείρισης περιλαμβάνει συμβάσεις και συμφωνίες με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης, επιτρέποντάς σας να υπαγορεύετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση, να επεξεργαστεί και να μοιράζεται συγκεκριμένα έγγραφα.
Για παράδειγμα, οι διαχειριστές συστήματος μπορούν να διαμορφώσουν κανόνες που βασίζονται σε δικαιώματα, αποφασίζοντας ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε τι πληροφορίες, είτε βρίσκονται φυσικά στο γραφείο είτε εργάζονται εξ αποστάσεως οπουδήποτε στο κόσμος. Επιπλέον, ορισμένα προγράμματα προστατεύουν έγγραφα χρησιμοποιώντας έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων και τις πιο πρόσφατες τεχνολογίες κρυπτογράφησης.
2. Κερδίζει χρόνο
Η χειροκίνητη διαχείριση των συμβάσεων είναι μια αργή και χρονοβόρα διαδικασία. Συχνά περιλαμβάνει συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο, υπογραφή έντυπων αντιγράφων, ταχυδρομική αποστολή εμπρός και πίσω, σάρωση και αποστολή των εγγράφων για κοινή χρήση. Επίσης, θα χρειαστεί να επαναλάβετε ολόκληρη τη διαδικασία κάθε φορά που τροποποιείτε τη σύμβαση.
Με το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων, υπάρχει ελάχιστος χρόνος αναμονής για να λάβετε συμβόλαια οπουδήποτε στον κόσμο. Λογισμικό όπως Η τυπική επιλογή του Zapendo σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε την ηλεκτρονική υπογραφή του για να εξοικονομήσετε ώρες σε συμβόλαια και συμφωνίες.
Για ορισμένες εταιρείες, οι καθυστερήσεις ξεκινούν κατά τη σύναψη συμβολαίου. Σε αυτήν την περίπτωση, κάποιο λογισμικό χρησιμοποιεί προεγκεκριμένα πρότυπα για να ξεκινήσει το προσχέδιο, καθώς και τυποποιημένους όρους και ρήτρες για συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης.
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χωρίς πρόσβαση σε έγγραφα της σύμβασης τείνουν να ζητούν απαντήσεις σε ερωτήσεις που απαντώνται στη σύμβαση. Αυτό μπορεί να δυσκολέψει την εσωτερική ομάδα να διατηρήσει τον έλεγχο του φόρτου εργασίας της.
Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων αποθηκεύει όλες τις εκδόσεις μιας σύμβασης σε οργανωμένη μορφή. Με αυτόν τον τρόπο, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση και να βρουν απαντήσεις στις ερωτήσεις τους. Οι χρονοβόρες διαδικασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν περιλαμβάνουν υπογραφές, ανανεώσεις και μη προγραμματισμένες ενέργειες διαχείρισης συμβολαίων.
3. Απλοποιεί την κοινή χρήση και τη συνεργασία
Οι επιχειρήσεις σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας μπορούν να συμβουλεύονται και να συνεργάζονται με μέλη της ομάδας που εργάζονται από το σπίτι ή εργάζονται εν κινήσει ενώ ταξιδεύουν.
Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων που βασίζεται στο cloud παρέχει στους εξουσιοδοτημένους χρήστες πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο στις πληροφορίες που χρειάζονται. Σας επιτρέπει να συνδεθείτε, να συνάψετε ένα συμβόλαιο και να συνεργαστείτε με συναδέλφους από οπουδήποτε στον κόσμο.
Το λογισμικό διαθέτει επίσης εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας, όπως σχολιασμό και συνομιλία εγγράφων, καθιστώντας εύκολη τη διαπραγμάτευση και την ενημέρωση των όρων σε πραγματικό χρόνο. Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν σε απομακρυσμένες ομάδες να εισάγουν δεδομένα, συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός αυτόνομου εργατικού δυναμικού σε ένα ελεγχόμενο περιβάλλον.
4. Μειώνει τον κίνδυνο και βελτιώνει τη συμμόρφωση
Ζητήματα όπως μη εγκεκριμένοι όροι και χαμένες υποχρεώσεις μπορούν να θέσουν έναν οργανισμό σε κίνδυνο. Ευτυχώς, το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των κινδύνων χρησιμοποιώντας προεγκεκριμένες ρήτρες και εργαλεία ελέγχου συμβάσεων.
Χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων, η ομάδα διαχείρισης μπορεί να επαληθεύσει ότι τα αποτελέσματα κάθε σύμβασης ανταποκρίνονται στις προσδοκίες και ότι οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι τηρούν τη σύμβαση με τα εργαλεία ελέγχου.
Το λογισμικό σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε κάθε βήμα ενός ορόσημου συμβολαίου από οπουδήποτε, επιτρέποντάς σας να ζητάτε από όλους τους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων των απομακρυσμένων εργαζομένων, υπεύθυνους για τις ενέργειές τους. Αυτό βοηθά στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας προστατεύοντας παράλληλα την εταιρεία σας από μη συμμόρφωση.
Το εργαλείο περιλαμβάνει επίσης διαδρομές ελέγχου που σας επιτρέπουν να δείτε ολόκληρο το ιστορικό της σύμβασης με λίγα μόνο κλικ. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να δουν σε ποιο στάδιο βρίσκεται μια συμφωνία και την κατάστασή της (ενεργή, σε εκκρεμότητα, έληξε κ.λπ.), βελτιώνοντας τη λογοδοσία και τη συμμόρφωση.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να αναλύσετε την υγεία των επιχειρηματικών σας σχέσεων. Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων περιλαμβάνει αναφορές που σας βοηθούν να αξιολογήσετε το επίπεδο συμμόρφωσης τρίτων με τις πολιτικές και τους κανονισμούς.
Η καλύτερη επικοινωνία των εργαζομένων και η πρόσβαση σε όλη την εταιρεία στις εσωτερικές πολιτικές δημιουργούν μια αίσθηση ένταξης, επιτρέποντας μεγαλύτερη συμμόρφωση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι.
5. Αυτοματοποιεί τις ειδοποιήσεις για βασικές ημερομηνίες και παραδοτέα
Η εργασία με απομακρυσμένες ομάδες αυξάνει τις πιθανότητες να χαθούν προθεσμίες και ευκαιρίες. Ευτυχώς, το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων μπορεί να καταγράψει βασικές ημερομηνίες και παραδοτέα συμβάσεων και να στείλει ειδοποιήσεις στο υπεύθυνο μέρος.
Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών απομακρυσμένης εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να διαμορφώσετε το εργαλείο ειδοποιήσεων του λογισμικού ώστε να ειδοποιεί τους διαχειριστές σχετικά με συμβάσεις που πρέπει να ακυρωθούν ή να ανανεωθούν, διατηρώντας ασφαλή τα οικονομικά σας συμφέροντα.
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να ειδοποιηθούν και να αρχίσουν να εργάζονται νωρίς στις εργασίες, δίνοντάς σας περισσότερο έλεγχο στα έργα. Μπορείτε επίσης να στείλετε ειδοποιήσεις σε όλους τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σχετικά με αλλαγές πολιτικής ή την ανάγκη αναθεώρησης πολιτικής.
Οι ειδοποιήσεις ενεργοποίησης είναι ένα κρίσιμο χαρακτηριστικό του λογισμικού διαχείρισης επαφών και μπορούν να σας ειδοποιήσουν όταν έχει υπογραφεί ένα σημαντικό μέρος μιας σύμβασης. Επιπλέον, κάποιο λογισμικό σάς επιτρέπει να ορίζετε αυτόματους επαναλαμβανόμενους συναγερμούς που δεν επαναφέρονται έως ότου η ομάδα που έχει ανατεθεί να προβεί στην αναμενόμενη ενέργεια.
6. Συγκεντρώνει δεδομένα για αυξημένη ορατότητα
Ένα κοινό πρόβλημα με τη χρήση της μη αυτόματης διαχείρισης συμβολαίων είναι η εύρεση μιας άστοχης σύμβασης. Με το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων, δεν χρειάζεται να βασίζεστε σε ακατάστατα ντουλάπια που καθιστούν δύσκολη τη γρήγορη αναζήτηση ζωτικής σημασίας εγγράφων.
Το CMS που βασίζεται σε σύννεφο επιλύει τα προβλήματα παρέχοντας ένα κεντρικό αποθετήριο με δυνατότητα αναζήτησης. Ο κεντρικός κόμβος εγγράφων περιλαμβάνει εργαλεία αναζήτησης και φιλτραρίσματος για να διασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας, συμπεριλαμβανομένων των απομακρυσμένων εργαζομένων, έχουν πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες οποιαδήποτε στιγμή και οπουδήποτε.
Η αποθήκευση όλων των εγγράφων σε ένα κεντρικό, εικονικό αποθετήριο αυξάνει την ορατότητα του συμβολαίου. Σας δίνει επίσης τον έλεγχο της πρόσβασης στα έγγραφα της σύμβασης και δημιουργεί μια ενιαία πηγή αλήθειας. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να βλέπουν τις τρέχουσες υποχρεώσεις, τα παραδοτέα, τα επερχόμενα έργα και τις ημερομηνίες ανανέωσης και τις δαπάνες συμβολαίων.
Βελτιώστε τις διαδικασίες και τις ροές εργασίας με λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων
Η διαχείριση των συμβάσεων εξ αποστάσεως δεν είναι μία από τις πιο λαμπερές εργασίες σε έναν οργανισμό. Η παρακολούθηση και η παρακολούθηση των απομακρυσμένων υπαλλήλων είναι ακόμη πιο δύσκολη κατά τη μη αυτόματη διαχείριση των συμβάσεων.
Οι χειροκίνητες τεχνικές και οι τεχνικές που βασίζονται σε χαρτί κάνουν τη διαδικασία διαχείρισης συμβολαίων πιο αργή και λιγότερο αποτελεσματική. Αλλά με αξιόπιστο λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων, οι εταιρείες μπορούν εύκολα να χειριστούν συμβάσεις, ακόμη και όταν εργάζονται με απομακρυσμένες ομάδες.
