Μπορεί να ειπωθεί, γενικά, ότι ένα έγγραφο του Microsoft Excel, όπως ένα άτομο, αποτελείται σε μεγάλο βαθμό από κενό χώρο. Αλλά δεν είναι πικνίκ όταν εκτυπώνετε ένα αρχείο Excel και ο εκτυπωτής σας βγάζει πολλές κενές σελίδες. Να γιατί μπορεί να συμβεί αυτό και μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το διορθώσετε.
Τι προκαλεί τα έγγραφα του Microsoft Excel να εκτυπώνουν κενές σελίδες
Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους τα έγγραφα του Excel εκτυπώνονται με επιπλέον κενές σελίδες. Έχουμε επίσης έναν πιο γενικό οδηγό για το πώς να το κάνετε διορθώστε τα πράγματα εάν ο εκτυπωτής σας εκτυπώνει κενές σελίδες.
1. Τα κελιά έχουν μορφοποιηθεί ώστε να εμφανίζονται κενά
Μερικές φορές, μπορείτε να μορφοποιήσετε κελιά σε ένα έγγραφο του Microsoft Excel με συγκεκριμένους τρόπους, ώστε να εμφανίζονται κενά. Αυτή η κατάσταση παρουσιάζεται όταν τα κελιά έχουν λευκό κείμενο και το φόντο του κελιού είναι λευκό ή όταν ορισμένες τιμές δεδομένων έχουν ρυθμιστεί να μην εμφανίζονται ή να εκτυπώνονται.
2. Το έγγραφο περιέχει κενές σελίδες
Εάν το έγγραφο του Microsoft Excel έχει ένα μπλοκ κενών κελιών μεταξύ των περιοχών με δεδομένα, ενδέχεται να καταλήξετε να εκτυπωθούν μερικές κενές σελίδες.
3. Οι σελίδες περιέχουν σφάλματα
Εάν ένα κελί σε μια σελίδα περιέχει ένα σφάλμα και τα σφάλματα έχουν οριστεί να εκτυπώνονται ως κενά, τα αρχεία Excel μπορεί να εκτυπωθούν κενά ή με κελιά που φαίνονται κενά.
Ένας άλλος λόγος για τη λήψη κενών εκτυπώσεων Excel είναι εάν ένα έγγραφο περιέχει κρυφές στήλες με μη αυτόματες αλλαγές σελίδας.
Πώς να σταματήσετε το Microsoft Excel από την εκτύπωση κενών σελίδων
Δοκιμάστε αυτές τις απλές επιδιορθώσεις για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία του Microsoft Excel δεν εκτυπώνουν κενές σελίδες.
1. Ορίστε μια συγκεκριμένη περιοχή για εκτύπωση
Η εκτύπωση ενός αρχείου Excel είναι λίγο περίεργη. Μπορεί να μην συμμορφώνεται απαραίτητα με τα τυπικά μεγέθη και διατάξεις σελίδων, ανάλογα με τα δεδομένα σας. Έτσι, η εκτύπωση μπορεί να γίνει λοξή. Ένας εύκολος τρόπος για να το διορθώσετε είναι να ορίσετε την περιοχή που θέλετε να εκτυπωθεί. Δείτε πώς:
- Σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, επιλέξτε (επισημάνετε) τα κελιά που θέλετε να εμφανίζονται στην εκτυπωμένη σελίδα.
- Σύμφωνα με το Διάταξη σελίδας καρτέλα, κάντε κλικ στο Περιοχή εκτύπωσης αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.
Παω σε Προβολή > Προεπισκόπηση αλλαγής σελίδας για να δείτε πώς έχουν ρυθμιστεί να εκτυπωθούν οι σελίδες.
Έχουμε ένα ενημερωτικό άρθρο για πώς να ορίσετε μια περιοχή για εκτύπωση στο Excel, καθώς και τον τρόπο επέκτασης και εκκαθάρισης της περιοχής εκτύπωσης.
2. Ορίστε τον αριθμό των σελίδων που θα εκτυπωθούν
Μπορεί να είναι ενοχλητικό εάν εκτυπώνονται πολλές κενές σελίδες στο τέλος του εγγράφου σας Excel, αλλά αυτό μπορεί να αντιμετωπιστεί εύκολα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ελέγξετε τον αριθμό των σελίδων πριν από την εκτύπωση και να αφήσετε έξω αυτές που είναι κενές.
Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε αυτήν την επιδιόρθωση εάν εμφανίζονται κενές σελίδες στη μέση της εκτύπωσης του Excel και εκτυπώνονται όλα τα δεδομένα σας. Θα πρέπει να περάσετε από κάθε σελίδα στην προεπισκόπηση εκτύπωσης για να βεβαιωθείτε ότι δεν εμφανίζονται κενές σελίδες.
3. Κλίμακα για να ταιριάζει με το μέγεθος χαρτιού
Η κλιμάκωση χρησιμοποιείται καλύτερα όταν το θέλετε κάντε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel να ταιριάζει στην οθόνη σας, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για άλλα πράγματα. Και μερικές φορές, σφάλματα στην εκτύπωση μπορεί να οφείλονται σε προβλήματα κλιμάκωσης.
Δεδομένου ότι το Excel, από προεπιλογή, δεν σας παρέχει σαφώς καθορισμένες σελίδες, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε πού τελειώνει η μία σελίδα και πού αρχίζει η επόμενη. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να κεντράρετε τα δεδομένα σας στη σελίδα. Για να γινει αυτο:
- μεταβείτε στο Διάταξη σελίδας καρτέλα στην κορδέλα, κάντε κλικ στο Περιθώρια αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Προσαρμοσμένα περιθώρια.
- Στο Περιθώρια καρτέλα, κάτω από το Κέντρο στη σελίδα ενότητα, ελέγξτε το Οριζόντια πλαίσιο ελέγχου.
Στη συνέχεια προσαρμόστε την κλίμακα.
- μεταβείτε στο Scale to Fit ενότητα στο Διάταξη σελίδας καρτέλα κορδέλας.
- Μειώστε την κλίμακα από 100% σε κάτι που ταιριάζει καλύτερα στη σελίδα σας.
Ελέγξτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε εάν αυτό έχει διορθώσει το πρόβλημα. Ένας άλλος τρόπος για να κλιμακώσετε τις σελίδες σας για εκτύπωση είναι να προσαρμόσετε την κλίμακα στις επιλογές του Excel. Για να γινει αυτο:
- Παω σε Αρχείο > Επιλογές.
- Σύμφωνα με το Προχωρημένος καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Γενικός Ενότητα.
- Βεβαιωθείτε ότι το Κλίμακα περιεχομένου για μεγέθη χαρτιού A4 ή 8,5 x 11". η επιλογή είναι επιλεγμένη.
4. Αντιγράψτε την εργασία σας σε νέο αρχείο Excel
Μια απλή προσωρινή διόρθωση είναι να αντιγράψετε μόνο ό, τι θέλετε να εκτυπωθεί και να το επικολλήσετε σε ένα νέο αρχείο Excel. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζετε ακριβώς τι υπάρχει στο αρχείο και τι πρέπει να εκτυπωθεί.
5. Ελέγξτε για απαρατήρητο κείμενο
Δεν χρειάζεται να ελέγχετε χειροκίνητα κάθε κελί στο αρχείο σας Excel, εάν πιστεύετε ότι υπάρχουν κελιά με λευκό κείμενο. Μια ευκολότερη μέθοδος είναι να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη αναζήτηση χρησιμοποιώντας το εύρεση και αντικατάσταση της δυνατότητας αναζήτησης στο Excel. Δείτε πώς:
- Τύπος Ctrl + F να ανοίξει το Βρίσκω και αντικαθιστώ κουτί.
- Επεκτείνω Επιλογές για να δείτε περισσότερα από αυτά.
- Κάνε κλικ στο Μορφή αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Μορφή.
- Σύμφωνα με το Γραμματοσειρά καρτέλα, ορίστε το χρώμα σε λευκό και κάντε κλικ στο Εντάξει.
- Κάντε κλικ στο Εύρεση όλων κουμπί για να δείτε όλα τα κελιά με λευκό κείμενο.
6. Ελέγξτε για αλλαγές σελίδων μεταξύ κρυφών στηλών ή σειρών
Οι κρυφές σειρές ή στήλες από μόνες τους δεν θα επηρεάσουν την εκτύπωση, αλλά οι αλλαγές σελίδας μεταξύ κρυφών σειρών ή στηλών μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα κατά την εκτύπωση. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ελέγξετε:
- Πλοηγηθείτε στο Επεξεργασία ομάδα στο Σπίτι αυτί.
- Μεταβείτε στο κλικ Εύρεση & Επιλέξτε > Μετάβαση στο Ειδικό.
- Επιλέγω Μόνο ορατά κύτταρα και κάντε κλικ Εντάξει.
Εάν υπάρχουν κρυφά κελιά, όλα τα κελιά θα επιλεγούν με τα περιγράμματα των κρυφών σειρών και στηλών να επισημαίνονται. Επιλέξτε τις γραμμές ή τις στήλες σε κάθε πλευρά ενός κρυφού, κάντε δεξί κλικ στο όνομα της γραμμής ή της στήλης και επιλέξτε Απόκρυψη. Προσαρμόστε τις αλλαγές σελίδας έτσι ώστε οι σελίδες να εκτυπώνονται όπως σκοπεύετε.
7. Εκτύπωση κελιών μηδενικής τιμής
Μπορεί να παρατηρήσετε εάν ένα μεγάλο τμήμα του εγγράφου σας Excel είναι μηδενικό, αλλά απλώς για να βεβαιωθείτε, κάντε το ακολουθώντας για να εκτυπώσετε κελιά που έχουν μηδέν ως δεδομένα, είτε μέσω άμεσης εισαγωγής, είτε μέσω τύπου ή ορισμένων άλλη μέθοδο.
- Παω σε Αρχείο > Επιλογές.
- Σύμφωνα με το Προχωρημένος καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Εμφάνιση επιλογών για αυτό το φύλλο εργασίας Ενότητα.
- Βεβαιωθείτε ότι το Εμφάνιση μηδέν σε κελιά που έχουν μηδενική τιμή η επιλογή είναι επιλεγμένη.
8. Μάθετε πώς αντιμετωπίζονται τα σφάλματα
Εάν ένα σφάλμα έχει οριστεί να εκτυπώνεται ως κενό, ενδέχεται να μείνετε με κελιά ή ομάδες κελιών που δεν εκτυπώνουν τα πολύτιμα δεδομένα τους. Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εκτύπωση κελιών με σφάλματα στο Excel:
- Σύμφωνα με το Διάταξη σελίδας καρτέλα, κάντε κλικ στο πλαίσιο εκκίνησης διαλόγου κάτω δεξιά Εγκατάσταση σελίδας Ενότητα.
- Σύμφωνα με το Σεντόνι καρτέλα, βεβαιωθείτε ότι τα σφάλματα κελιών έχουν ρυθμιστεί να εμφανίζονται.
9. Ελέγξτε την ποιότητα εκτύπωσης
Ορισμένοι εκτυπωτές επιτρέπουν την εκτύπωση σε πρόχειρη ποιότητα για εξοικονόμηση μελάνης και χρόνου. Αυτές οι ρυθμίσεις μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο εκτύπωσης των εγγράφων σας. Για να βεβαιωθείτε ότι η πρόχειρη ποιότητα δεν είναι επιλεγμένη, κάντε τα εξής:
- Κάντε κλικ στο Εκτύπωση Τίτλων σύμφωνα με το Διάταξη σελίδας καρτέλα στο φύλλο εργασίας του Excel.
- Σύμφωνα με το Σεντόνι καρτέλα ή επικεφαλίδα, βεβαιωθείτε ότι η Μαύρο και άσπρο και Ποιότητα σχεδίου Τα πλαίσια ελέγχου δεν είναι επιλεγμένα.
Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι οι εκτυπώσεις σας είναι της υψηλότερης ποιότητας. Για να γινει αυτο:
- Κάντε κλικ στο Εκτύπωση Τίτλων σύμφωνα με το Διάταξη σελίδας καρτέλα στο φύλλο εργασίας του Excel.
- Μεταβείτε στο Σελίδα καρτέλα ή επικεφαλίδα και αλλάξτε την ποιότητα εκτύπωσης σε Υψηλός.
Μπορείτε να μετακινηθείτε για εκτύπωση απευθείας από εδώ πατώντας το Προεπισκόπηση εκτύπωσης κουμπί.
10. Μετατρέψτε το φύλλο εργασίας στην πιο πρόσφατη μορφή Microsoft Excel
Ενδέχεται να σχετίζονται σφάλματα με την έκδοση προγράμματος του αρχείου Excel που χρησιμοποιείτε, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε την παλιά μορφή XLS. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη μορφή Excel. Εάν δεν είστε, μετατρέψτε το αρχείο σας στην πιο πρόσφατη μορφή—XLSX.
11. Αποκτήστε τα πιο πρόσφατα προγράμματα οδήγησης εκτυπωτή
Μερικές φορές, ένα πρόβλημα με το λειτουργικό σύστημα και το πρόγραμμα οδήγησης του εκτυπωτή μπορεί να προκαλέσει την εκτύπωση των σελίδων του Microsoft Excel κενές. Η πιο εύκολη λύση, σε αυτήν την περίπτωση, είναι να ενημερώσετε τα προγράμματα οδήγησης του εκτυπωτή σας. Θα πρέπει να συνδεθείτε στον ιστότοπο του κατασκευαστή του εκτυπωτή σας και να ελέγξετε για τα πιο πρόσφατα προγράμματα οδήγησης για το μοντέλο του εκτυπωτή σας.
Εξάλειψη εκτύπωσης κενών σελίδων Excel
Ορισμένα ζητήματα επιλύονται πιο εύκολα από άλλα και αν αρχίσετε να παρατηρείτε αρχεία Excel που εκτυπώνουν μερικές κενές σελίδες, μια απλή αλλαγή των ρυθμίσεων θα επιλύσει το πρόβλημα. Τα πιο σοβαρά ζητήματα συμβατότητας αντιμετωπίζονται με την ενημέρωση των μορφών αρχείων και των προγραμμάτων οδήγησης εκτυπωτή.
