Αν και οι εφαρμογές παραγωγικότητας έχουν σχεδιαστεί για να σας επιτρέπουν να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά, μερικές φορές φαίνεται ότι κάνουν το αντίθετο. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι ένα πράγμα να έχετε στη διάθεσή σας εξαιρετικά εργαλεία παραγωγικότητας. Αλλά είναι άλλο πράγμα να τα χρησιμοποιείτε με τρόπο που σας κάνει πιο παραγωγικούς.
Όλα εξαρτώνται από το πώς τα χρησιμοποιείτε. Αυτό το άρθρο καλύπτει συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να μεγιστοποιήσετε τα εργαλεία παραγωγικότητάς σας.
Το πρώτο βήμα για να χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά τα εργαλεία παραγωγικότητας είναι να συνειδητοποιήσετε ότι δεν μπορούν να κάνουν πολλά ανεξάρτητα. Αν και σχεδόν κάθε εφαρμογή παραγωγικότητας στην αγορά υπόσχεται να «κάνει» τη ζωή σας πιο εύκολη, η αλήθεια είναι ότι μπορούν να κάνουν μόνο τόσα πολλά. Μερικοί μπορεί να διαθέτουν μοναδικά χαρακτηριστικά και δυνατότητες με τη δυνατότητα να σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αλλά τελικά είναι απλώς ενεργοποιητές.
Για να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη των εργαλείων παραγωγικότητάς σας, πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με τους στόχους και τους στόχους σας και να έχετε τις δεξιότητες και τα συστήματα για να τους υποστηρίξετε. Αυτό είναι παρόμοιο με έναν φωτογράφο που έχει την καλύτερη και πιο γεμάτη δυνατότητες κάμερα, αλλά εξακολουθεί να μην μπορεί να τραβήξει υπέροχες φωτογραφίες. Το να το γνωρίζετε και να μειώσετε τις προσδοκίες σας για το τι μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε τα εργαλεία παραγωγικότητάς σας είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης.
Χρειάζεστε συστήματα και διαδικασίες που υποστηρίζουν τα εργαλεία παραγωγικότητάς σας για να τα χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά. Αυτά είναι τα πυλώνες παραγωγικότητας που συγκρατούν τα πάντα και σας επιτρέπουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις εφαρμογές σας. Χωρίς αυτά, θα κυνηγάτε συνεχώς την πιο πρόσφατη εφαρμογή παραγωγικότητας που υπόσχεται στον κόσμο, αλλά ποτέ δεν θα φτάσετε πουθενά.
Για παράδειγμα, η καταγραφή όλων των εργασιών σας σε μια εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων είναι άσκοπη εάν δεν έχετε σύστημα για να τις αντιμετωπίσετε. Ένας λόγος για αυτό είναι ότι κάθε εργασία έχει διαφορετικό επίπεδο επείγουσας ανάγκης και σημασίας, και έχετε μόνο περιορισμένο χρόνο και ενέργεια κάθε μέρα. Έτσι, σε αυτή την περίπτωση, θα χρειαστείτε ένα σύστημα ιεράρχησης προτεραιοτήτων, όπως το Matrix του Eisenhower, για να σας βοηθήσει να καταλάβετε ποιες εργασίες πρέπει να κάνετε πρώτα και να διασφαλίσετε ότι σημειώνετε πρόοδο στα πράγματα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστείτε ένα σύστημα που σας βοηθά να διατηρήσετε την εστίασή σας και να περιορίσετε τους περισπασμούς ή την εναλλαγή περιβάλλοντος. Η ομαδοποίηση εργασιών είναι ένα κατάλληλο σύστημα παραγωγικότητας που μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Περιλαμβάνει την ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών και την εργασία πάνω σε αυτές τη μία μετά την άλλη για να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς και να μεγιστοποιήσετε την εστίασή σας.
Συνολικά, ο στόχος είναι να βρείτε ή να δημιουργήσετε συστήματα που υποστηρίζουν τα εργαλεία παραγωγικότητάς σας και σας βοηθούν να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Με την εκτεταμένη γκάμα εργαλείων παραγωγικότητας που είναι διαθέσιμα στα χέρια σας, μπορεί να είναι προκλητική για να επιλέξετε την κατάλληλη για τη δουλειά ή δελεάστε να χρησιμοποιήσετε πολλές επιλογές ταυτόχρονα για την ίδια έργο. Αλλά τις περισσότερες φορές, η χρήση διαφόρων εργαλείων παραγωγικότητας για το ίδιο πράγμα μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και στην πραγματικότητα να σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς. Επομένως, είναι ζωτικής σημασίας να επιλέξετε προσεκτικά το σωστό εργαλείο παραγωγικότητας, αυτό που θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς με βάση τις ανάγκες, τους στόχους και τις περιστάσεις σας.
Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε αξιολογώντας τις ανάγκες σας και τη συγκεκριμένη εργασία που προσπαθείτε να ολοκληρώσετε. Από εκεί, κάντε έρευνα, συγκρίνετε διαφορετικές επιλογές και δοκιμάστε τις (αν είναι δυνατόν) για να δείτε ποια λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Ίσως χρειαστεί να πειραματιστείτε με μερικά εργαλεία προτού βρείτε την τέλεια εφαρμογή, αλλά στο τέλος θα αξίζει τον κόπο.
Μόλις βρείτε το σωστό εργαλείο, αποφύγετε τον πειρασμό να αναζητάτε συνεχώς την πιο πρόσφατη εφαρμογή με λαμπερά νέα χαρακτηριστικά. Οι πιθανότητες είναι ότι δεν θα χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερα εργαλεία παραγωγικότητας για την ίδια εργασία, επειδή αυτό που έχετε ήδη καλύπτει όλες τις ανάγκες σας. Έτσι, μπορείτε να παραμείνετε με τα τρέχοντα εργαλεία σας και να εστιάσετε στη χρήση τους πιο αποτελεσματικά.
Τώρα, πρέπει να μάθετε τις λεπτομέρειες της τρέχουσας εργαλειοθήκης παραγωγικότητας. Αυτό είναι απαραίτητο εάν θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο και να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Επιπλέον, δεδομένου ότι ο απώτερος σκοπός τους είναι η εξοικονόμηση χρόνου, η γνώση κάθε γωνίας των εργαλείων σας θα σας βοηθήσει να τα χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
Για παράδειγμα, εάν είστε α Χαλαρός χρήστης, η εκμάθηση των πιο προηγμένων δυνατοτήτων του θα διευκολύνει τη ροή εργασίας σας, εξοικονομήστε χρόνο και κάντε την επικοινωνία με την ομάδα σας πιο αποτελεσματική. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τον χώρο εργασίας του Slack προσθέτοντας ορισμένες ενσωματώσεις.
Το ίδιο ισχύει και για τους χρήστες του Gmail. Μαθαίνοντας τα περισσότερα χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου θα σας βοηθήσει να μεταφέρετε τα εισερχόμενά σας πιο γρήγορα, εξοικονομώντας χρόνο για άλλες βασικές εργασίες. Γενικά, το να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία σας πιο αποτελεσματικά θα αποδώσει μακροπρόθεσμα, ενισχύοντας την παραγωγικότητά σας.
Έχουμε ήδη διαπιστώσει ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θα χρειαστείτε πολλές εφαρμογές για την ίδια εργασία. Ωστόσο, σε έναν τυπικό χώρο εργασίας, θα χρειαστείτε διαφορετικές λύσεις για επικοινωνία, διαχείριση εργασιών, αποθήκευση cloud και πολλά άλλα. Αυτό σημαίνει ότι θα χάνετε πολύτιμο χρόνο κάνοντας συνεχή εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών και κινδυνεύετε να χάσετε σημαντικές πληροφορίες.
Για να αποφευχθεί αυτό, πρέπει να ενσωματώσετε τα εργαλεία παραγωγικότητάς σας για να τα κάνετε να συνεργάζονται απρόσκοπτα. Ευτυχώς, τα πιο δημοφιλή εργαλεία παραγωγικότητας προσφέρουν ενσωμάτωση με μια μεγάλη γκάμα εφαρμογών, ώστε να μπορείτε να συνδέσετε εύκολα αυτές που χρησιμοποιείτε και να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Ενσωματώσεις Zapier για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών διαχείρισης εργασιών σας.
Εναλλακτικά, όταν αναζητάτε τα κατάλληλα εργαλεία για τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε μια σουίτα χώρου εργασίας που περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεστε σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, Το Notion είναι ένας χώρος εργασίας όλα σε ένα που συνδυάζει πολλές δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης εργασιών, της λήψης σημειώσεων και της συνεργασίας εγγράφων στην ίδια πλατφόρμα.
6. Προσαρμόστε τις Ειδοποιήσεις σας
Τελευταίο, αλλά εξίσου σημαντικό, πρέπει να διαχειριστείτε προσεκτικά τις ειδοποιήσεις σας για να αποφύγετε περισπασμούς και να εστιάσετε στην εργασία σας. Από προεπιλογή, οι περισσότερες εφαρμογές έχουν ρυθμιστεί να στέλνουν ειδοποιήσεις για τα πάντα, κάτι που μπορεί γρήγορα να γίνει υπερβολικό και να δυσκολέψει τη συγκέντρωση.
Πρώτα, καθορίστε ποιες ειδοποιήσεις είναι απαραίτητες για εσάς και πόσο συχνά θέλετε να τις λαμβάνετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε στις ρυθμίσεις της εφαρμογής σας και να ρυθμίσετε με ακρίβεια τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων ώστε να ταιριάζουν με τις ανάγκες σας. Άλλες φορές, όταν εργάζεστε σε μια κουραστική εργασία που απαιτεί βαθιά εστίαση, μπορείτε να απενεργοποιήσετε όλες τις ειδοποιήσεις για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.
Τα εργαλεία παραγωγικότητας μπορούν να σας βοηθήσουν να πετύχετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αλλά μόνο εάν τα χρησιμοποιήσετε με τον σωστό τρόπο. Με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές στην αγορά, είναι εύκολο να παρασυρθείς από το σύνδρομο της λαμπερής νέας εφαρμογής και να χάσεις τις ανάγκες και τους στόχους σου.
Το κλειδί είναι να είστε στρατηγικοί σχετικά με την εργαλειοθήκη παραγωγικότητάς σας και να χρησιμοποιείτε μόνο τα εργαλεία που ταιριάζουν στις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Οι συμβουλές που έχουμε μοιραστεί παραπάνω θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό και θα ανεβείτε την παραγωγικότητά σας στο επόμενο επίπεδο.