Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων σε απομακρυσμένους χώρους εργασίας είναι τόσο ενσωματωμένη στον ιστό της επικοινωνίας που συχνά είναι δύσκολο να θυμηθεί κανείς πώς ήταν η ζωή χωρίς αυτά. Εργαλεία όπως το Slack έχουν γίνει προεπιλεγμένες πλατφόρμες επικοινωνίας που υποστηρίζουν τη συνεργασία και την παραγωγικότητα της ομάδας στα σημερινά απομακρυσμένα περιβάλλοντα εργασίας.
Ωστόσο, παρόλο που μπορεί να είναι βολικό, πρέπει να υιοθετήσετε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για να αποφύγετε τη διακοπή της ροής εργασίας σας. Αυτό το άρθρο θα καλύψει ορισμένους βασικούς κανόνες ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για αποτελεσματική επικοινωνία στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας σας.
1. Καθορίστε τις προσδοκίες
Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων σάς επιτρέπει συνήθως να στέλνετε μηνύματα σε άτομα σε πραγματικό χρόνο, ενώ περιμένετε μια άμεση απάντηση. Αν και υπάρχουν φορές που αυτό είναι κατάλληλο, ακόμη και απαραίτητο, μπορεί επίσης να είναι μια σημαντική πηγή απόσπασης της προσοχής.
Αυτό συμβαίνει επειδή μπορεί να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο άμεσων μηνυμάτων σας για διάφορους σκοπούς, όπως δραστηριότητες εικονικού ψύκτη νερού, ανακοινώσεις, κοινή χρήση αρχείων ή γρήγορες ερωτήσεις. Όλα αυτά μπορούν γρήγορα να ξεφύγουν από τον έλεγχο εάν οι άνθρωποι διακόπτουν ο ένας τον άλλον όλη την ημέρα με αιτήματα ή ειδοποιήσεις.
Γι' αυτό είναι ζωτικής σημασίας να διασφαλίσετε ότι διαθέτετε πολιτικές που βοηθούν στη διαχείριση των προσδοκιών χρησιμοποιώντας το εργαλείο άμεσων μηνυμάτων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανάλια ψύξης νερού (ομάδες) για να αποφύγετε τις κουβέντες από άλλα κανάλια που σχετίζονται με την εργασία. Μπορείτε να ενθαρρύνετε τους απομακρυσμένους συναδέλφους σας να ορίσουν την κατάστασή τους για να υποδείξουν τη διαθεσιμότητά τους και να είναι εκ των προτέρων σχετικά με το επείγον των αιτημάτων τους.
Αυτή πιθανότατα θα είναι μια συνεχής διαδικασία που θα πρέπει να επανεξετάσετε καθώς η ομάδα και η εταιρεία σας μεγαλώνουν. Το κλειδί είναι να υπάρχει ένα σύστημα, όπως ένα εσωτερικό wiki, που θα το παραδίδει στους σημερινούς υπαλλήλους και το εισάγετε σε νέες προσλήψεις.
2. Επεξεργασία πριν την αποστολή
Η άμεση φύση των άμεσων μηνυμάτων και το γεγονός ότι έχετε συνηθίσει να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες, ακρωνύμια και emojis όταν στέλνετε μηνύματα οι φίλοι και η οικογένεια μπορούν να σας κάνουν να παραβλέψετε τις πιθανότητες για παρεξηγήσεις και τη σημασία του επαγγελματισμού στον εργασιακό χώρο διαβιβάσεις.
Εφόσον έχετε ήδη δημιουργήσει τη συνήθεια να διαβάζετε και να επεξεργάζεστε τα email σας πριν τα στείλετε, θα πρέπει επίσης να αφιερώσετε χρόνο για να κάνετε το ίδιο με τα άμεσα μηνύματα σας. Ελέγξτε τη γραμματική, την ορθογραφία και τον τόνο σας πριν πατήσετε αποστολή. Να θυμάστε ότι το μήνυμά σας θα μπορούσε να διαταράξει τη ροή εργασίας του συναδέλφου σας, επομένως βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές και περιεκτικό. Δεν θέλετε να ξοδέψουν επιπλέον χρόνο για να καταλάβουν τι εννοούσατε.
Τούτου λεχθέντος, αποφύγετε την υπερβολική χρήση συντομογραφιών ή ακρωνύμιων στις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας σας. Εάν πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε, χρησιμοποιήστε αυτά που είναι γνωστά και σχετίζονται με τον κλάδο σας.
3. Να προσέχετε τις ζώνες ώρας
Πιθανότατα έχετε απομακρυσμένους συναδέλφους που εργάζονται σε διάφορα μέρη του κόσμου και ζώνες ώρας, πράγμα που σημαίνει ότι οι ώρες εργασίας σας δεν ταιριάζουν. Επομένως, είναι καλό να κάνετε συνήθεια να εξετάζετε τις ζώνες ώρας των συμπαικτών σας πριν στείλετε ένα άμεσο μήνυμα.
Αυτό συμβαίνει επειδή η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων δημιουργεί μια αίσθηση επείγοντος, η οποία μπορεί να πιέσει τους απομακρυσμένους συναδέλφους σας να ανταποκριθούν κατά τη διάρκεια του προσωπικού τους χρόνου, προάγοντας μια κουλτούρα πάντα ενεργή που μπορεί γρήγορα να οδηγήσει σε εξουθένωσης. Επιπλέον, τα ping και οι ειδοποιήσεις μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή τους κατά τις ώρες εργασίας.
Αυτό είπε, να εργαστείτε παραγωγικά με τις απομακρυσμένες ομάδες σας σε πολλές ζώνες ώρας, πρέπει να προσέχετε περισσότερο όταν στέλνετε μηνύματα. Για να το πετύχετε αυτό, μπορείτε να αντισταθείτε στην παρόρμηση να στείλετε άμεσα μηνύματα εκτός και αν είναι επείγοντα, προγραμματίστε τα μηνύματά σας στο Slack εκ των προτέρωνκαι αξιοποιήστε την ασύγχρονη επικοινωνία για να αποφύγετε τη διακοπή των συναδέλφων σας.
4. Εξετάστε άλλες εναλλακτικές λύσεις
Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων είναι εξαιρετική για γρήγορες και σύντομες ανταλλαγές, αλλά υπολείπεται όταν χρειάζεται να έχετε πιο εις βάθος συνομιλίες. Έτσι, εάν αντιμετωπίζετε μια εκτεταμένη ανταλλαγή απόψεων ή δυσκολίας να εξηγήσετε κάτι, ίσως είναι καιρός να σταματήσετε να στέλνετε μηνύματα και να μεταβείτε σε άλλη μέθοδο επικοινωνίας.
Ανάλογα με το πλαίσιο και τη φύση της συνομιλίας σας, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε εναλλακτικές, όπως ηχητική ή βιντεοδιάσκεψη, καθώς σας επιτρέπει να μεταφέρετε καλύτερα το μήνυμά σας. Εναλλακτικά, εάν δεν είστε διαθέσιμοι ταυτόχρονα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία επικοινωνίας όπως π.χ Συστροφή ή ασύγχρονες λύσεις βίντεο σαν Βουντλ για να ηχογραφήσετε και να στείλετε το μήνυμά σας χωρίς να περιμένετε άμεση απάντηση.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί επίσης να είναι μια καλύτερη επιλογή για συγκεκριμένες συνομιλίες, καθώς παρέχει ένα γραπτό αρχείο στο οποίο μπορείτε να ανατρέξετε αργότερα. Επιπλέον, οι συνάδελφοί σας μπορούν να διαβάσουν και να απαντήσουν στο μήνυμά σας τη στιγμή που τους ταιριάζει.
5. Αποφύγετε τα ασύνδετα μηνύματα
Λαμβάνοντας υπόψη ότι κάθε μήνυμα που στέλνετε αντιστοιχεί σε μια νέα ειδοποίηση και μια πιθανή απόσπαση της προσοχής, θα πρέπει να αποφεύγετε την αποστολή ασύνδετων μηνυμάτων για να περιορίσετε τον αριθμό των ειδοποιήσεων των συναδέλφων σας λαμβάνω.
Αντίθετα, στείλτε ένα συγκεντρωτικό μήνυμα που περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να επικοινωνήσετε. Με αυτόν τον τρόπο, οι συνάδελφοί σας μπορούν να σαρώσουν γρήγορα το μήνυμα και δεν θα διακόπτονται πολλές φορές. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μορφή:
Γεια, αναζητώ πληροφορίες σχετικά με το έργο XYZ. Έχετε κάποια ενημέρωση; Ευχαριστώ.
Αντί να διαχωρίζετε κάθε πληροφορία σε ξεχωριστό μήνυμα.
6. Κρατήστε το Small Talk στο ελάχιστο
Οι συζητήσεις με ψύκτες νερού έχουν τη θέση τους σε απομακρυσμένους χώρους εργασίας. Στην πραγματικότητα, μπορούν να βοηθήσουν στη οικοδόμηση σχέσεων και να καλλιεργήσουν την αίσθηση του ανήκειν μεταξύ των εργαζομένων.
Ωστόσο, θα έπρεπε να υπάρχει συγκεκριμένα κανάλια για περιστασιακές συνομιλίες και κοινωνικοποίηση, ώστε να μην ενοχλείτε τους συναδέλφους σας όταν προσπαθούν να επικεντρωθούν στη δουλειά τους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να επιλέξουν να συμμετάσχουν στη συζήτηση όποτε θέλουν και δεν θα νιώθουν ότι πρέπει να απαντήσουν αμέσως.
Έτσι, όταν στέλνετε απευθείας μηνύματα σε απομακρυσμένους συναδέλφους σας, ειδικά κατά τις ώρες εργασίας, προσπαθήστε να περιορίσετε τις μικροκουβέντες στο ελάχιστο για να σεβαστείτε τον χρόνο και την εστίασή τους.
7. Επιβεβαίωση λήψης μηνυμάτων
Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα, είναι καλή πρακτική να ενημερώνετε τον αποστολέα ότι έχετε δει το μήνυμά του, ακόμα κι αν δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα αισθάνονται ότι τους αγνοείτε και μπορούν να επικεντρωθούν σε άλλες εργασίες περιμένοντας μια απάντηση. Επιπλέον, σας εξοικονομεί από τα δυνητικά αποσπασματικά μηνύματα παρακολούθησης.
Εάν είστε απασχολημένοι όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα που χρειάζεται απάντηση, μπορείτε να το πείτε στον αποστολέα λέγοντας κάτι σαν, «Ευχαριστώ που με ενημερώσατε. Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας." Εάν το μήνυμα δεν χρειάζεται απάντηση, μπορείτε να πληκτρολογήσετε "Ευχαριστώ" ή να αντιδράσετε με ένα emoji.
Υιοθετήστε αυτές τις συμβουλές για πιο παραγωγικές επικοινωνίες στην εργασία
Η προσπάθεια για την ανάπτυξη καλύτερων συνηθειών επικοινωνίας είναι απαραίτητη για κάθε απομακρυσμένη ομάδα. Η υιοθέτηση των παραπάνω συμβουλών μπορεί να ενθαρρύνει την πιο παραγωγική και αποτελεσματική συνεργασία με τους συναδέλφους σας, ανεξάρτητα από την τοποθεσία.
