Η εύκολη συνεργασία είναι υψίστης σημασίας στην εποχή της απομακρυσμένης εργασίας. Ευτυχώς, η Google έχει πολλές επιλογές κοινής χρήσης που επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να εργάζονται στο ίδιο έργο. Το να γνωρίζετε ποιος έκανε αλλαγές σε ένα αρχείο και πότε μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση υπολογιστικών φύλλων.
Ευτυχώς, τα Φύλλα Google έχουν δύο λειτουργίες που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν στα υπολογιστικά φύλλα σας. Το πρώτο είναι οι ειδοποιήσεις των Φύλλων Google, ενώ το δεύτερο είναι το ιστορικό εκδόσεων. Σε αυτό το άρθρο, θα αναφέρουμε λεπτομερώς αυτές τις βασικές λειτουργίες, θα δείξουμε πώς μπορείτε να τις ενεργοποιήσετε και θα καλύψουμε γιατί θα μπορούσαν να είναι ζωτικής σημασίας για τα υπολογιστικά φύλλα σας.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Φύλλα Google;
Όταν εργάζεστε σε ένα μεγάλο φύλλο όπου πολλοί υπάλληλοι κάνουν αλλαγές σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζουμε ποιες αλλαγές γίνονται από κάθε συνεργάτη. Είναι πολύ καλύτερο να γνωρίζετε ποιος έκανε μια συγκεκριμένη αλλαγή, ειδικά για τους ηγέτες του έργου.
Μπορούμε να ελέγξουμε χρησιμοποιώντας το ιστορικό εκδόσεων για να δούμε ποιος έκανε την αλλαγή. Ωστόσο, η σάρωση μέσω του ιστορικού εκδόσεων μπορεί να είναι κουραστική αν υπάρχουν πολλές περιπτώσεις. Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Ειδοποιήσεις Φύλλων Google. Με αυτόν τον τρόπο, τα Φύλλα θα σας ειδοποιήσουν μέσω email (ων).
Εάν βρίσκεστε εν κινήσει, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι ειδοποιήσεις email του κινητού σας λειτουργούν, ώστε να μην χάσετε τίποτα.
Πώς να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις μέσω email στα Φύλλα Google
Η ενεργοποίηση των ειδοποιήσεων email διαρκεί μόνο λίγα λεπτά και μόλις το κάνετε, θα παραμείνει ενεργή μέχρι να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στις ρυθμίσεις. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις:
- Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο στο οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις μέσω email.
- Τύπος Εργαλεία στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου σας. Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Τύπος Κανόνες ειδοποίησης, το οποίο ανοίγει ένα νέο παράθυρο στη μέση της οθόνης.
- Μπορείτε να ορίσετε τους κανόνες εδώ. Εάν επιλέξετε μια επιλογή από την πρώτη ενότητα, πρέπει να επιλέξετε πότε θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις. Είτε επιλέξτε: Γίνονται τυχόν αλλαγές, ή Ένας χρήστης υποβάλλει μια φόρμα.
- Στη δεύτερη ενότητα, μπορείτε να επιλέξετε Email - Daily Digest ή Email - Αμέσως.
- Τύπος Αποθηκεύσετε όταν έχετε επιλέξει τις προτιμώμενες ρυθμίσεις σας,
Θα περιγράψουμε καθεμία από τις ρυθμίσεις με περισσότερες λεπτομέρειες λίγο πιο κάτω στο άρθρο.
Πώς να προσθέσετε και να διαγράψετε κανόνες ειδοποιήσεων στα Φύλλα Google
Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερους κανόνες, να επεξεργαστείτε υπάρχοντες ή να τους διαγράψετε, μεταβείτε στο Ορίστε την επιλογή κανόνων ειδοποίησης κάνοντας κλικ στο Εργαλεία και Κανόνες ειδοποίησης.
Εάν έχετε ήδη έναν υπάρχοντα κανόνα ειδοποίησης, θα εμφανιστεί στη λίστα. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Διαγράφω ή Επεξεργασίαή πατήστε Προσθέστε έναν άλλο κανόνα ειδοποίησης για να δημιουργήσετε ένα νέο. Μόλις ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ Ολοκληρώθηκε να τους σώσει.
Κατανόηση των Επιλογών στους Κανόνες Ειδοποίησης
Υπάρχουν δύο ενότητες στους κανόνες ειδοποίησης: η πρώτη είναι Notify me at και η δεύτερη είναι Notify me with.
1. Ειδοποιήστε με στο [Το email σας] όταν…
- Τυχόν αλλαγές γίνονται: Όταν ορίζετε αυτήν την επιλογή, όλες οι αλλαγές που κάνετε στο υπολογιστικό φύλλο καταγράφονται και ενημερώνονται στον χρήστη μέσω email, αμέσως ή σε μια καθημερινή αναγνώσιμη σύνοψη.
- Ο χρήστης υποβάλλει μια φόρμα: Κάνοντας αυτήν την επιλογή θα ειδοποιείστε κάθε φορά που κάποιος υποβάλλει μια φόρμα. Οι Φόρμες Google σάς επιτρέπουν να συνδέσετε τις φόρμες σας με το υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από έρευνα μέχρι έντυπο αίτησης πανεπιστημίου.
2. Ενημερώστε με με…
- Email - Καθημερινή ανασκόπηση: Όποτε επιλέγεται αυτή η επιλογή, θα εμφανίζεται μια λίστα με τις αλλαγές χρήστη όταν τελειώσει η ημέρα ή σε καθορισμένη ώρα. Εάν κάνετε αυτήν την επιλογή, θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις αργότερα και όχι αμέσως μετά την πραγματοποίησή τους. Αυτό ωφελεί τα άτομα που δεν τους αρέσει να ενημερώνονται αμέσως για τις αλλαγές. Είναι επίσης ιδανικό για όσους εργάζονται σε μια τεράστια εταιρεία όπου το υπολογιστικό φύλλο στο οποίο εργάζονται αλλάζει συνεχώς για να αποφύγει να γεμίσει τα εισερχόμενά σας με ειδοποιήσεις. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει την ώρα άφιξης έξω από το δικό σας περίοδος αποκλεισμού email, αν έχεις ένα.
- Email - Αμέσως: Όταν κάνετε αυτήν την επιλογή, θα λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που συμβαίνει μια αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο τους. Αυτό είναι ιδανικό για άτομα που ασχολούνται με ευαίσθητες πληροφορίες και θέλουν να λάβουν ένα email εάν αλλάξει κάτι.
Δεν θα συνιστούσαμε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση για ένα φύλλο με περισσότερους από δύο ή τρεις συνεργάτες, για να μην βομβαρδιστείτε με συνεχείς ειδοποιήσεις. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, ίσως είναι καλή ιδέα να το κάνετε ρυθμίστε έναν φάκελο Gmail για να λαμβάνετε όλες τις ειδοποιήσεις.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google εάν δεν θέλετε ειδοποιήσεις μέσω email, αλλά να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο σας. Τα Υπολογιστικά φύλλα Google θα αποθηκεύσουν ακόμη και τις μικρές αλλαγές εάν πραγματοποιηθούν αρκετά μακριά μεταξύ τους, ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε σημαντικές αλλαγές.
Ο κάτοχος του υπολογιστικού φύλλου και όσοι έχουν πρόσβαση επεξεργασίας στο υπολογιστικό φύλλο είναι οι μόνοι που μπορούν να δουν το ιστορικό εκδόσεων ενός υπολογιστικού φύλλου στα Φύλλα Google.
Καθώς οι αλλαγές είναι στο cloud, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ιστορικό εκδόσεων και να βρείτε την ακριβή έκδοση που αναζητάτε. Αυτό είναι τέλειο εάν ένα από τα μέλη της ομάδας σας (ή εσείς) έχει κάνει ένα σφάλμα και πρέπει να επιστρέψει σε μια παλαιότερη έκδοση. Μπορείτε επίσης να ονομάσετε τις αλλαγές για να γνωρίζετε ποια έκδοση θέλετε.
Πώς να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google
Για να έχω πρόσβαση σε Ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google, βεβαιωθείτε ότι έχουν γίνει αρκετές αλλαγές σε ένα φύλλο προτού τα Φύλλα μπορούν να δημιουργήσουν ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ιστορικό εκδόσεων:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω μπάρα. Αυτό θα εμφανίσει ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Εκεί, κάντε κλικ στο Ιστορικό έκδοσης.
- Κάντε κλικ στο Προβολή ιστορικού εκδόσεων από το μενού. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ctrl + Alt + Shift + H.
Θα ανοίξει μια πλαϊνή γραμμή στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Εκεί, μπορείτε να κάνετε κλικ στις τρεις κάθετες κουκκίδες δίπλα στις παλαιότερες εκδόσεις και να κάνετε κλικ Επαναφέρετε αυτήν την έκδοση. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Ονομάστε αυτήν την έκδοση για να δώσετε ονόματα σε συγκεκριμένα αποθηκευμένα. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο παράδειγμα υπολογιστικού φύλλου, κάντε κλικ στο Κάνε ένα αντίγραφο.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου, θα ξεκινήσει νέο και θα έχει νέο ιστορικό εκδόσεων. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο νέο υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να θέλετε να διαγράψετε το παλαιότερο για να αποφύγετε τη σύγχυση στο μέλλον.
Διαφορές μεταξύ ειδοποιήσεων μέσω email και ιστορικού εκδόσεων
Η ειδοποίηση των Φύλλων Google σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που ένας χρήστης αλλάζει το υπολογιστικό φύλλο. Όταν χρησιμοποιείτε το Ιστορικό εκδόσεων, οι αλλαγές καταγράφονται μόνο και δεν ειδοποιούνται ενεργά στον χρήστη.
Η κορυφή του παγόβουνου
Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιείτε και τις δύο αυτές δυνατότητες για σημαντικά υπολογιστικά φύλλα. Αν και οι δύο δυνατότητες που συζητούνται σε αυτό το άρθρο είναι ιδανικές για συνεργασία, αποτελούν μόνο ένα μικρό μέρος όλων των εργαλείων που προσφέρουν τα Φύλλα Google στις ομάδες που εργάζονται σε υπολογιστικά φύλλα.
Υπάρχουν πολλά ακόμα να μάθετε, επομένως συνεχίστε να διαβάζετε για όλα όσα έχει να προσφέρει αυτό το ισχυρό πρόγραμμα.