Η συνεργασία με τους συναδέλφους σας θα πρέπει να είναι παιχνιδάκι, με τόσους πολλούς τρόπους για να τους προσεγγίσετε. Ωστόσο, μερικές φορές η χρήση πολλαπλών εργαλείων επικοινωνίας μπορεί να γίνει συντριπτική και η χρήση λανθασμένου μπορεί να εμποδίσει τη συζήτηση.
Λοιπόν, πότε είναι πιο αποτελεσματικό να γράψετε ένα email, να στείλετε ένα μήνυμα ή να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης έργου; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε ποιο εργαλείο επικοινωνίας είναι ιδανικό για τη συζήτησή σας.
Πότε να στείλετε ένα email
Εάν έχετε πολλές πληροφορίες να συνοψίσετε και λεπτομέρειες για να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας, η αποστολή ενός email είναι η ιδανική επιλογή. Είναι επίσης η καλύτερη διαδρομή για αιτήματα.
Δεδομένου ότι μια συνομιλία μέσω email είναι συνήθως πιο αργή από μια συνομιλία μέσω μιας εφαρμογής ανταλλαγής μηνυμάτων, δίνει στον παραλήπτη περισσότερο χρόνο να εξετάσει τις πληροφορίες. Μπορούν να καθίσουν μαζί του αν χρειαστεί και να δώσουν μια στοχαστική απάντηση όταν είναι έτοιμοι.
Αν και είναι σύνηθες να πιστεύετε ότι οι συνάδελφοί σας δεν θα εκτιμούν τα μεγάλα email, υπάρχουν
με πολλούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να μορφοποιήσετε μεγάλα email ώστε να ξεχωρίζουν οι σημαντικές πληροφορίες. Σε καμία περίπτωση δεν θέλετε να γράψετε ένα μυθιστόρημα, αλλά το email σας επιτρέπει να παρουσιάσετε όλες τις πληροφορίες ταυτόχρονα, σε ένα μέσο που σας φαίνεται λιγότερο επείγον.Απλά σκεφτείτε τις δικές σας προτιμήσεις. Θα προτιμούσατε να λάβετε ένα μεγάλο αλλά ακριβές email που πιστεύετε ότι έχετε χρόνο να σκεφτείτε ή να λάβετε ένα μακροσκελές μήνυμα Slack ενώ προσπαθείτε να εστιάσετε σε άλλα έργα;
Εκτός από το να αισθάνεστε λιγότερο βιαστικά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται πιο γρήγορα και αναφέρονται αργότερα, είναι εύκολο να τα προωθήσετε σε κάποιον άλλο και είναι εύκολο να συμπεριλάβετε άλλα άτομα εκτός του χώρου εργασίας σας. Δίνει επίσης στο μήνυμά σας περισσότερη επισημότητα σε σχέση με το Slack ή μια παρόμοια εφαρμογή. Μερικές περιπτώσεις όπου το email είναι πιθανότατα ιδανικό είναι:
- Συνοψίζοντας ένα συμβάν, έκθεση, έργο ή σχόλια.
- Κάνοντας ένα αίτημα.
- Στέλνοντας οτιδήποτε επίσημο.
- Συμπεριλαμβανομένου κάποιου εκτός του χώρου εργασίας σας.
- Οτιδήποτε μακροσκελές ή σημαντικό—ειδικά εάν ο παραλήπτης θα χρειαστεί να αναφερθεί σε αυτό αργότερα.
Πότε να στείλετε ένα μήνυμα
Τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack πιθανότατα θα σας λάβουν πιο γρήγορη απάντηση από το email. Είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να κάνετε απλές ερωτήσεις, να επικοινωνήσετε γρήγορα με τους συναδέλφους σας και να μοιραστείτε ιδέες.
Ενώ μερικές φορές αυτό που χρειάζεστε είναι οι γρήγορες απαντήσεις, είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι θα πρέπει να διατηρήσετε τις ερωτήσεις σας απλές για να συμβεί αυτό. Λόγω των τυπικών γρήγορων απαντήσεων της εφαρμογής, είναι εύκολο για τους παραλήπτες να παραβλέψουν λεπτομέρειες ή ολόκληρα μηνύματα, ειδικά σε ένα θορυβώδες κανάλι ή χώρο εργασίας.
Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε συνομιλίες μεγαλύτερες από τις απαραίτητες ή σημαντικές ενημερώσεις να περάσουν απαρατήρητες—ειδικά αν το κανάλι είναι τόσο απασχολημένο που οι συνάδελφοί σας το έβαλαν σε σίγαση.
Χρήση αναφορών στο Slack μπορεί να βοηθήσει λίγο να κατευθύνει τις συνομιλίες σε ομάδες ή κανάλια, αλλά είναι καλύτερο να κρατάτε τα μηνύματά σας σύντομα και επίκαιρα. Εάν δεν μπορείτε και το Slack είναι το αγαπημένο μέρος της ομάδας σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες για να συνοψίσετε. Θέλετε επίσης να εξετάσετε εάν έχετε χρόνο για μια συνομιλία όταν στέλνετε ένα μήνυμα. Ο συνάδελφός σας μπορεί να είναι γρήγορος να δώσει συνέχεια, να αναζητήσει διευκρινίσεις ή να κάνει ερωτήσεις από μόνος του.
Εάν ποτέ μια συνομιλία στο Slack καθυστερήσει επειδή τα πράγματα είναι ασαφή, μπορεί να είναι πιο γρήγορο να καλέσετε τον συνάδελφό σας στο τηλέφωνο ή να χρησιμοποιήσετε Το εργαλείο κουβάρι μόνο για φωνή του Slack να ξεκαθαρίσω. Το Slack σίγουρα δεν είναι το μόνο διαθέσιμο εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων, αλλά αν θέλετε να διατηρήσετε τα πράγματα βελτιωμένα, είναι καλύτερο να επιλέξετε μία εφαρμογή που θα χρησιμοποιούν όλοι στον οργανισμό σας.
Επιπλέον, εάν θέλετε να διατηρήσετε τα πράγματα επαγγελματικά, θα θέλετε να αποφύγετε τη χρήση προσωπικών εφαρμογών όπως το Facebook Messenger ή την αποστολή μηνυμάτων. Μερικές περιπτώσεις όπου μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων είναι ιδανική είναι:
- Κάνοντας γρήγορες ερωτήσεις.
- Κοινή χρήση ιδεών και συνεργασία.
- Αποστολή γρήγορων ενημερώσεων.
- Πραγματοποίηση ανακοινώσεων — στο κατάλληλο κανάλι.
Πότε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου
Μερικές φορές είναι ιδανικό να χρησιμοποιείτε εργαλεία επικοινωνίας σε ένα λογισμικό διαχείρισης έργου όπως το ClickUp. Το κορυφαίο όφελος από αυτό είναι ότι εσείς και το δικό σας οι συνάδελφοι θα αφιερώσουν λιγότερο χρόνο στην επικοινωνία, καθώς και στην αναζήτηση τμημάτων πληροφοριών στα εισερχόμενά σας, στα μηνύματά σας και οπουδήποτε αλλού συζητάτε δουλειά.
Χρησιμοποιώντας το ClickUp, μπορείτε να διατηρήσετε οποιαδήποτε εργασία ή έργο σχετίζεται σε ένα μέρος.
Η ενότητα σχολίων σε μια κάρτα εργασιών στο ClickUp σάς επιτρέπει να στέλνετε ερωτήσεις ή διευκρινίσεις στους συναδέλφους σας. Εδώ μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε άλλους, να εκχωρήσετε σχόλια και να επισυνάψετε δικαιολογητικά.
Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε μια εργασία ή ένα έργο συμπληρώνοντας τις κατάλληλες πληροφορίες και αναθέτοντας κάποιον άλλο στο ίδιο το έργο ή ως παρατηρητή. Απλώς φροντίστε να χρησιμοποιήσετε την ενότητα περιγραφής για να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες—σαν ένα email.
Επιπλέον, μπορείτε δημιουργήστε έναν πίνακα αιτημάτων έργου μέσα στο ClickUp ως ένας τρόπος για εσάς και την ομάδα σας να αναθέσετε γρήγορα ο ένας στον άλλον εργασίες και να ζητήσετε βοήθεια. Μερικές περιπτώσεις όπου η επικοινωνία με το λογισμικό διαχείρισης έργου είναι ιδανική:
- Για να κάνετε μια συγκεκριμένη ερώτηση για το έργο.
- Για να μοιραστείτε ένα σχόλιο, ιδέα ή πρόταση για συγκεκριμένο έργο.
- Έχετε μια εργασία να αναθέσετε σε κάποιον άλλο.
- Έχετε δικαιολογητικά που θα βοηθήσουν σε ένα έργο.
Άλλες συμβουλές για αποτελεσματική επικοινωνία
Ανεξάρτητα από το μέσο που θα επιλέξετε, ακολουθεί μια λίστα με περισσότερες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά:
- Στείλτε τα όλα ταυτόχρονα—αν έχετε νέα, σχόλια, μια ενημέρωση ή πραγματικά οτιδήποτε να πείτε, στείλτε τα όλα ταυτόχρονα και όχι κομμάτια τη φορά. Το να κρατάτε τα πάντα μαζί συμβάλλει στον περιορισμό των ειδοποιήσεων και της απόσπασης της προσοχής ή της προσμονής που έρχεται όταν κάποιος στείλει ένα μήνυμα "hey".
- Χρησιμοποιήστε τις γραμμές θέματος και τα κανάλια—Όχι μόνο η διατήρηση των θεματικών γραμμών και των καναλιών θα σας βοηθήσει να λάβετε τις απαντήσεις που αναζητάτε, αλλά εσείς και οι συνάδελφοί σας θα μπορείτε επίσης να βρείτε τις πληροφορίες αργότερα.
- Επιμείνετε σε μία μέθοδο—αν λάβετε email, απαντήστε μέσω email. Εάν πρόκειται για μήνυμα, απαντήστε στην ίδια εφαρμογή. Αν παραμένετε συνεπείς, οι συνομιλίες σας θα είναι προσβάσιμες και οργανωμένες.
Βελτιώστε την επικοινωνία και αυξήστε την παραγωγικότητά σας
Ενώ το να έχετε τόσα πολλά εργαλεία επικοινωνίας στα χέρια σας καθιστά εύκολη τη συζήτηση με τους συναδέλφους σας, μερικές φορές η χρήση του λάθος μπορεί να γίνει εμπόδιο. Εάν έχετε πολλά να πείτε, το email είναι το καλύτερο στοίχημά σας. Αν θέλετε να είστε γρήγοροι και επίκαιροι, απευθυνθείτε σε ένα messenger όπως το Slack.
Τελικά, εάν η σκέψη ή η ιδέα σας σχετίζεται με μια εργασία, κάντε τη χάρη στον εαυτό σας και στους συναδέλφους σας κοινοποιώντας τη στο λογισμικό διαχείρισης του έργου σας στο πλαίσιο της αντίστοιχης εργασίας. Κατά την παράδοση της συνομιλίας, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε πώς θα τη βρείτε εσείς και οι συνάδελφοί σας αργότερα, εάν χρειαστεί.
