Τα Φύλλα Google παρέχουν πολλές δυνατότητες που παρέχουν τα περισσότερα εργαλεία υπολογιστικών φύλλων υψηλής ποιότητας, αλλά δωρεάν. Ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι η δυνατότητα προβολής, επεξεργασίας και διαγραφής ιστορικού εκδόσεων.
Λόγω της ευκολίας χρήσης που παρέχουν τα Φύλλα Google, περισσότεροι άνθρωποι κινούνται προς την υιοθέτηση της σουίτας εφαρμογών Office της Google από ό, τι χρησιμοποιούν λογισμικό όπως το Excel. Ωστόσο, μερικές φορές, τα χαρακτηριστικά μπορεί να είναι λίγο διαφορετικά από αυτά που έχουν συνηθίσει οι χρήστες. Αυτός ο οδηγός θα καλύπτει το ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google και όλα όσα μπορεί να κάνει.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Ιστορικό εκδόσεων;
Όταν πολλοί υπάλληλοι αντιμετωπίζουν το ίδιο υπολογιστικό φύλλο, είναι βέβαιο ότι υπάρχουν λάθη λόγω κακής επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων. Αυτά τα σφάλματα θα μπορούσαν να προκαλέσουν διακοπές σε ευαίσθητα υπολογιστικά φύλλα που περιέχουν οικονομικές πληροφορίες. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι πολύ ωφέλιμο να έχετε αντίγραφα ασφαλείας στα οποία μπορείτε να επιστρέψετε.
Μπορεί επίσης να έχετε κάνει λάθη στην εργασία σας, αλλά να μην μπορείτε να προσδιορίσετε ακριβώς τι πήγε στραβά. Το να μπορείτε να ανοίξετε μια προηγούμενη έκδοση ενός υπολογιστικού φύλλου μπορεί να είναι απολύτως σωτήριο. Αυτό μπορεί να είναι κρίσιμο εάν είστε α ατομικός επιχειρηματίας που χρησιμοποιεί τα Φύλλα Google.
Τι είναι το Ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google;
Η Google πρόσθεσε μια δυνατότητα που αποθηκεύει όλες τις αλλαγές που έγιναν σε ένα έγγραφο. Ακόμη και μια αλλαγή τόσο μικρή όσο ένα κόμμα τεκμηριώνεται και αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη στις περισσότερες από τις υπηρεσίες της σουίτας εφαρμογών Google.
Οπως και Έγγραφα Google και τα Φύλλα Google είναι υπηρεσίες που βασίζονται σε σύννεφο, τα αντίγραφα ασφαλείας δημιουργούνται σχεδόν αμέσως και είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή, με την προϋπόθεση ότι έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο.
Μόνο ο κάτοχος του υπολογιστικού φύλλου μπορεί να δει αυτές τις αλλαγές και τα άτομα στα οποία ο κάτοχος παρέχει πρόσβαση επεξεργασίας. Τα άτομα με πρόσβαση μόνο για προβολή στο υπολογιστικό φύλλο δεν μπορούν να δουν ή να κάνουν αλλαγές στο ιστορικό εκδόσεων. Αυτό είναι κυρίως ένα χαρακτηριστικό απορρήτου.
Η λειτουργία ιστορικού εκδόσεων στα Φύλλα Google καταργεί την ανάγκη δημιουργίας πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου υπολογιστικού φύλλου σε τοπικό υλικό. Μπορείτε απλώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο ιστορικό εκδόσεων και να βρείτε τη συγκεκριμένη έκδοση που αναζητάτε.
Πώς να προβάλετε και να επεξεργαστείτε το ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google
Πριν προβάλετε ή επεξεργαστείτε το ιστορικό εκδόσεων, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει αρκετές αλλαγές ώστε τα Φύλλα Google να δημιουργήσουν ένα αρχείο καταγραφής αυτών των αλλαγών. Δεν θα μπορείτε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο. Πριν ξεκινήσουμε, φορτώστε το υπολογιστικό φύλλο σας.
Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να ελέγξετε το ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google
- Πλοηγηθείτε στο Αρχείο στη γραμμή μενού.
- Επιλέγω Ιστορικό έκδοσης. Αυτό θα ανοίξει ένα άλλο υπομενού.
- Εκεί, κάντε κλικ στο Δείτε το ιστορικό εκδόσεων. Αυτό θα εμφανίσει μια πλαϊνή γραμμή προς τη δεξιά πλευρά της οθόνης με μια λίστα που περιέχει όλες τις εκδόσεις υπολογιστικών φύλλων.
- Κάντε κλικ στις τρεις τελείες δίπλα στο όνομα της έκδοσης.
- Για παλαιότερες εκδόσεις, κάντε κλικ στο Επαναφέρετε αυτήν την έκδοση, και τα Φύλλα Google θα φορτώσουν ξανά τη σελίδα με την παλαιότερη έκδοση του υπολογιστικού φύλλου.
Στην τρέχουσα έκδοση του υπολογιστικού φύλλου, μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του υπολογιστικού φύλλου ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφό του. Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες σε οποιαδήποτε έκδοση εκτός από την τρέχουσα, θα έχετε επίσης μια επιλογή να την επαναφέρετε.
Πώς να ονομάσετε σημαντικές εκδόσεις των Φύλλων Google
Μπορεί να είναι εξαιρετικά ενοχλητικό να βλέπετε τις ημερομηνίες ως ονόματα αρχείων και να προκαλεί σύγχυση γρήγορα, ειδικά εάν γίνονται πολλές αλλαγές την ημέρα στο φύλλο. Αντί για ημερομηνίες, είναι πολύ πιο χρήσιμο αν μπορούσατε να ονομάσετε το φύλλο με βάση τις αλλαγές που έγιναν.
Ας πούμε ότι υπάρχει ένα φύλλο που περιέχει όλες τις αλλαγές και την πιο ενημερωμένη έκδοση. Θα ήταν καλύτερα να το ονομάσουμε "Τελικός" παρά "14 Ιουνίου, 9:38 π.μ.", σωστά;
Το να ονομάσετε σημαντικές εκδόσεις υπολογιστικών φύλλων μπορεί να σας ωφελήσει πολύ αργότερα, όταν χρειαστεί να βρείτε μια συγκεκριμένη έκδοση ανάμεσα σε πολλές επεξεργασίες. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να ονομάσετε μια τρέχουσα έκδοση:
- Κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω μπάρα.
- Επιλέγω Ιστορικό έκδοσης.
- Κάντε κλικ στο Ονομάστε την τρέχουσα έκδοση.
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο στη μέση της οθόνης, επιτρέποντάς σας να ορίσετε ένα όνομα. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε.
Εάν θέλετε να μετονομάσετε μια παλαιότερη έκδοση, ακολουθήστε τα ίδια βήματα όπως πριν, αλλά αντί να επιλέξετε Όνομα τρέχουσας έκδοσης, κάντε κλικ στο Δείτε το ιστορικό εκδόσεων. Αυτό θα εμφανίσει μια λίστα με τις αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο. Εκεί, κάντε κλικ στο όνομα της έκδοσης που θέλετε να μετονομάσετε και πληκτρολογήστε το όνομα. Τύπος Εισαγω για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές μόλις τελειώσετε.
Πώς να διαγράψετε το ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google
Προς το παρόν, δεν υπάρχει τρόπος διαγραφής μιας συγκεκριμένης έκδοσης στο ιστορικό εκδόσεων των Φύλλων Google. Ωστόσο, μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή δημιουργώντας ένα αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό θα διαγράψει όλες τις αλλαγές στο ιστορικό εκδόσεων. Μόνο η πιο πρόσφατη έκδοση θα αποθηκευτεί και θα αντιγραφεί.
Τα βήματα για να το κάνετε αυτό είναι απλά, κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω μπάρα. Αυτό θα εμφανίσει ένα αναπτυσσόμενο μενού. Εδώ, κάντε κλικ στο Κάνε ένα αντίγραφο.
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα για το νέο υπολογιστικό φύλλο. Αφού προσθέσετε ένα όνομα, επιλέξτε τη θέση του υπολογιστικού φύλλου και επιλέξτε εάν θέλετε να κοινοποιηθεί το υπολογιστικό φύλλο με τα ίδια άτομα με τα οποία κοινοποιήθηκε πριν. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν θέλετε να αντιγραφούν τα σχόλια. Μόλις ολοκληρώσετε την επιλογή των επιλογών που επιθυμείτε, κάντε κλικ στο πράσινο Δημιουργήστε ένα κουμπί αντιγραφής.
Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για το Ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google
Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με το ιστορικό εκδόσεων στα Φύλλα Google:
- Το Ιστορικό εκδόσεων μπορεί να επιστρέψει μια άπειρη τιμή. Ωστόσο, τα Υπολογιστικά φύλλα βελτιστοποιούν τον χώρο του Google Drive συγχωνεύοντας παλαιότερες εκδόσεις. Μπορεί επίσης να διαγράψει ορισμένες προηγούμενες αλλαγές εάν ο αποθηκευτικός χώρος είναι σχεδόν γεμάτος.
- Εάν δεν μπορείτε να δείτε το Ιστορικό εκδόσεων, πιθανότατα οφείλεται στο ότι δεν έχετε την απαιτούμενη άδεια ή ακόμη και είστε εντελώς αποκλεισμένοι. Θα χρειαστεί να ζητήσετε από τον κάτοχο του υπολογιστικού φύλλου να αλλάξει την άδειά σας σε "μπορώ να επεξεργαστώ" αντί σε "μπορώ να προβάλλω".
- Το ιστορικό εκδόσεων μπορεί να προσπελαστεί από το άτομο που κατέχει το αρχείο στον λογαριασμό του. Εάν χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες κοινής χρήσης στα Φύλλα Google, τότε μόνο τα άτομα που μπορούν να δουν το ιστορικό εκδόσεων είναι άτομα με δικαιώματα κατόχου ή εκδότη.
Κατακτήστε τα Φύλλα Google
Η προβολή και η επεξεργασία του ιστορικού εκδόσεων είναι μόνο ένα μικρό μέρος του περιβάλλοντος συνεργασίας στα Φύλλα Google. Τώρα που το έχετε κατακτήσει, θα πρέπει να συνεχίσετε να μαθαίνετε να βάζετε την ομάδα σας να αποδίδει πλήρως σε αυτήν την ισχυρή εφαρμογή που βασίζεται στον ιστό.