Οι διευθυντές απομακρυσμένων εργασιών αγωνίζονται να διατηρήσουν την υπευθυνότητα μεταξύ των ομάδων τους, επειδή δεν φαίνονται, εργάζονται από διάφορες απομακρυσμένες τοποθεσίες. Τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να είναι εκτός γραφείου, αλλά μπορείτε να παρακολουθείτε την απόδοσή τους καλλιεργώντας μια κουλτούρα λογοδοσίας.
Χάρη στην τεχνολογία, το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό σας απέχει μόλις ένα κουμπί. Είναι ζήτημα να κάνετε τις αλληλεπιδράσεις σας ουσιαστικές. Δείτε αυτούς τους πρακτικούς τρόπους για να βελτιώσετε την υπευθυνότητα στην απομακρυσμένη ομάδα σας.
1. Ανάθεση εργασιών
Η ανάθεση εργασιών είναι ζωτικής σημασίας για την πρόοδο της εργασίας σε μια απομακρυσμένη ομάδα. Θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να είναι παραγωγικά από τις διάφορες απομακρυσμένες τοποθεσίες τους. Ως ηγέτης, πρέπει να μάθετε να αναθέτετε καθήκοντα σε διαφορετικά στάδια ενός έργου. Διαφορετικά, η εργασία θα συσσωρευτεί στην εργασία σας, εμποδίζοντας τη ροή εργασίας.
Εκτός από το να δείχνετε ότι εμπιστεύεστε την κρίση της ομάδας σας, η ανάθεση καθηκόντων δείχνει επίσης ότι είστε ευέλικτο και πρόθυμο να δώσει στους εργαζομένους σας την ευκαιρία να εργαστούν ανεξάρτητα, ειδικά όταν εργάζονται ελάχιστα.
Το Monday.com είναι μια καλή εφαρμογή ροής εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μεταβίβαση ευθυνών μεταξύ των μελών μιας απομακρυσμένης ομάδας. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε εργασίες και να παρακολουθείτε έργα μέσω του δικού του ιδιόκτητου συστήματος πίνακα. Επιπλέον, προσφέρει την επιλογή εισαγωγής δεδομένων από εξωτερικές πηγές.
2. Περιγράψτε τις προσδοκίες σας
Η περιγραφή των προσδοκιών είναι μια από τις πιο παραγνωρισμένες στρατηγικές για την ενίσχυση της παραγωγικότητας σε ένα απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον. Ορισμένα μέλη της ομάδας μπορεί να μην βρίσκονται στο χώρο ως συνάδελφοί τους, αλλά αυτό δεν πρέπει να αποτελεί δικαιολογία για να σταματήσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Χρειάζεστε ένα συνεπές εργαλείο ροής εργασίας που μπορεί να μεταφέρει με επιτυχία όλα τα αιτήματά σας στα μέλη της ομάδας, ανεξάρτητα από τις τοποθεσίες τους. Συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο όπως Kissflow και Nintex σας επιτρέπουν να περιγράφετε περιγραφές θέσεων εργασίας, ώστε τα μέλη της ομάδας να κατανοούν τις προσδοκίες. Μπορείτε επίσης να βελτιστοποιήσετε, να αυτοματοποιήσετε και να σχεδιάσετε τα έργα σας με αυτά τα εργαλεία εύκολα.
3. Παρακολουθήστε την πρόοδο της εργασίας
Η παρακολούθηση της προόδου της εργασίας του απομακρυσμένου προσωπικού σας είναι ένας τρόπος για να αγκαλιάσετε την υπευθυνότητα. Χωρίς την παρακολούθηση εργασιών που έχουν ανατεθεί σε ομάδες, μπορεί να κατακλυστείτε με τρομερές συνέπειες για τη μείωση της απόδοσης, την παραγωγικότητα, την απώλεια λεπτομερειών εργασίας και τον πολύτιμο χρόνο στη δουλειά.
Η παρακολούθηση της προόδου της εργασίας σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για τις ομάδες σας. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να βοηθήσετε περαιτέρω τους εργαζομένους σας να είναι πιο παραγωγικοί, ενώ ταυτόχρονα διαχειρίζεστε κομμάτια εργασιών έργου. Έτσι, είστε μόνο ένα κλικ μακριά από την αποστολή μιας εργασίας με τα στοιχεία της σε έναν συμπαίκτη. Ορισμένα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν στην παρακολούθηση της προόδου της εργασίας είναι ClickUp και Todoist.
4. Να κάνετε τακτικές συναντήσεις
Με τη διαρκώς αυξανόμενη κυριαρχία της τεχνολογίας σε κάθε κλάδο και τον γρήγορο ρυθμό με τον οποίο αναπτύσσεται ο χώρος εργασίας, η τακτική δέσμευση του προσωπικού είναι απαραίτητη. Είναι ενδιαφέρον ότι τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να περιορίζονται σε ένα φυσικό χώρο για να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Μπορούν να το κάνουν εξ αποστάσεως σε έναν εικονικό χώρο.
Η συμμετοχή των απομακρυσμένων ομάδων σας σε συναντήσεις σας δίνει μια αίσθηση της προόδου της εργασίας τους. Όλοι έχουν την ευκαιρία να μοιραστούν τι εργάζονται και πώς προκύπτουν. Ως ηγέτης, αντί να είστε στο σκοτάδι σχετικά με την πρόοδο της εργασίας της ομάδας σας, λαμβάνετε ενημέρωση για το τι κάνει.
Μπορείτε να εντοπίσετε πότε είναι εκτός τροχιάς ή κάνουν λάθος πράγματα αρκετά νωρίς πριν ξεφύγει από τον έλεγχο. Μερικά εργαλεία επικοινωνίας που μπορούν να βοηθήσουν με τακτικές συναντήσεις στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας σας είναι Ομάδες της Microsoft και Ανίπταμαι διαγωνίως.
5. Δημιουργήστε ευκαιρίες για συνεργασία
Η συνεργασία βοηθά στην καλλιέργεια ομαδικού πνεύματος και αποτελεσματικότητας μεταξύ των ομάδων εργασίας. Όταν οι εργαζόμενοι είναι ελεύθεροι να επικοινωνούν και να συνεισφέρουν σε έργα, έχουν καλύτερη αίσθηση του ανήκειν.
Μπορείτε να ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή και βοηθήστε την απομακρυσμένη ομάδα σας να νιώσει συνδεδεμένη μέσω συνεργατικών εργασιών που επιτρέπουν μεμονωμένες συνεισφορές. Επιπλέον, μπορείτε να εξισορροπήσετε ευκαιρίες μεταξύ των συμπαικτών σας ανεξάρτητα από την κατάταξη, την ιδιότητα ή την εμπειρία χρησιμοποιώντας συστήματα όπως π.χ. Χαλαρότητα και Έγγραφα Google για συνεργασία εξ αποστάσεως.
6. Αξιολογήστε την απόδοση
Η αξιολόγηση της απόδοσης είναι το κλειδί για την ανάπτυξη και την ανάπτυξη της ομάδας. Βοηθά στη βελτίωση της απόδοσης ενός οργανισμού τόσο σε ατομικό όσο και σε εταιρικό επίπεδο.
Εφαρμογή αποτελεσματικές συμβουλές για τη μέτρηση της απόδοσης της ομάδας δημιουργεί ένα αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό — ένα εργατικό δυναμικό που δεν είναι μόνο ειδικευμένο στην εκτέλεση έργων, αλλά και αποτελεσματικό στην εκτέλεση των καθηκόντων του.
Εάν δεν διαθέτετε ένα τυπικό σύστημα αξιολόγησης διαχείρισης απόδοσης, ενδέχεται να αποτύχετε να στοχεύσετε υπαλλήλους που χρειάζονται κίνητρα. Μερικά παραδείγματα εργαλείων αξιολόγησης εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι Ενέργεια και Εκτίμηση.
7. Μοιραστείτε τα αποτελέσματα ανοιχτά
Εάν θέλετε να έχετε έναν ακμάζοντα χώρο εργασίας, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι μπορούν να μιλήσουν ανοιχτά μεταξύ τους. Ως ηγέτης, είναι σημαντικό να δίνετε στους ανθρώπους τη δύναμη να λαμβάνουν αποφάσεις, δείχνοντάς τους πώς η δουλειά τους ταιριάζει στην ευρύτερη εικόνα. Αυτό θα τους βοηθήσει να κατανοήσουν την πρόοδο στη λήψη αποφάσεων και πώς αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν τους ίδιους και την εταιρεία στο σύνολό της.
Το να μοιράζεστε ανοιχτά τα αποτελέσματα απόδοσης των μελών της ομάδας σας τα βοηθά να γνωρίζουν ο ένας τους ρόλους του άλλου και πώς ταιριάζουν στη γενική ροή εργασίας. Κάνοντας αυτό θα διασφαλίσετε ότι όλοι θα βρίσκονται στην ίδια σελίδα και θα κινούνται προς τον ίδιο στόχο. Λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο όπως Ομάδες της Microsoft και Χαλαρότητα μπορεί να ενθαρρύνει την ανταλλαγή αποτελεσμάτων στο χώρο εργασίας.
8. Δημιουργήστε έναν διαδικτυακό πίνακα ελέγχου για KPI
Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, οι ηγέτες πρέπει να αγκαλιάσουν εργαλεία λογοδοσίας για να προσαρμοστούν γρήγορα στον μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό κόσμο. Ο πίνακας εργαλείων Key Performance Indicator (KPI) είναι μόνο ένα από τα πολλά τέτοια εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν εσάς και την ομάδα σας να επικοινωνήσετε, ενώ ταυτόχρονα έχετε πρόσβαση και αξιολόγηση της απόδοσης εργασίας.
Οι διαδικτυακοί πίνακες εργαλείων για KPI είναι σήματα υψηλού επιπέδου που υποδεικνύουν πώς ένα έργο προχωρά προς τους καθορισμένους στόχους της εταιρείας. Έτσι, οι KPIs αποτελούν βασικά στοιχεία προστιθέμενης αξίας για μια εταιρεία. Το προσωπικό σας δεν χρειάζεται να είναι φυσικά παρόν για να αξιολογηθεί, ανάλογα με την περίπτωση.
Οι παρακάτω πίνακες εργαλείων KPI, Datapine και Σκόρο, μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε πολύπλοκα σύνολα δεδομένων. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τη στρατηγική της επιχείρησής σας σε καλό δρόμο, παρακολουθώντας τα οικονομικά, τις εισροές και τα αποτελέσματα εργασίας από το προσωπικό, τον προγραμματισμό έργων και τη συλλογή αποτελεσμάτων εν κινήσει.
9. Συνέχεια στο Tasks
Αφού αναθέσετε εργασίες στους απομακρυσμένους εργαζομένους σας, επικοινωνήστε μαζί τους για να μάθετε από τις καταστάσεις στο χώρο εργασίας τους. Εάν τους έχετε δώσει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, ρωτήστε τους εάν αισθάνονται άνετα να εκτελούν τις εργασίες.
Εάν έχετε θέσει στόχους και ορόσημα για αυτούς, ρωτήστε για τη σκοπιμότητα της επίτευξής τους. Αναγνωρίστε τα μέλη της ομάδας δημόσια όταν κάνουν εξαιρετική δουλειά για να δείξουν την εκτίμησή σας. Η αναγνώριση της σκληρής δουλειάς μέσω σχολίων και μπόνους ενισχύει το ηθικό του προσωπικού και ενισχύει την παραγωγικότητά του.
Μετά την ολοκλήρωση των ανατεθέντων εργασιών και έργων, μπορείτε να κανονίσετε μια συνέχεια των δραστηριοτήτων χρησιμοποιώντας εργαλεία συνεργασίας όπως Ανίπταμαι διαγωνίως και Gmail. Εκεί, μπορείτε να αναφέρετε τα άτομα της ομάδας που εκτέλεσαν με επιτυχία τις καθορισμένες εργασίες και βοήθησαν τον οργανισμό σας να επιτύχει στόχους.
10. Δώστε εποικοδομητική ανατροφοδότηση
Ένα επιτυχημένο έργο περιλαμβάνει την παροχή εποικοδομητικής ανατροφοδότησης. Μην παραβλέπετε τη συμβολή των μελών της ομάδας που πέτυχαν ένα τέτοιο έργο.
Αποφύγετε τη μικροδιαχείριση της ομάδας σας στο όνομα των εποικοδομητικών σχολίων. Δεν θα παράγουν όλοι στην ομάδα την ίδια απόδοση, αλλά αυτά που αποδίδουν σε σταθερό επίπεδο θα πρέπει να αναγνωρίζονται. Ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών όπως nΕργασία ή ClickUp μπορεί να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργασιών που έχουν ανατεθεί για σχόλια.
Αξιοποίηση στρατηγικών ροής εργασιών για λογοδοσία εξ αποστάσεως εργασίας
Ένα επιτυχημένο έργο περιλαμβάνει όλους στην ομάδα. Μπορείτε να βοηθήσετε τους εργαζομένους σας να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους και να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους, κάνοντάς τους πιο υπεύθυνους για τις πράξεις και τις ενέργειές τους.
Οι στρατηγικές που συζητήθηκαν παραπάνω βοηθούν πολύ στη δημιουργία ενός ισχυρού και αποτελεσματικού εργατικού δυναμικού από απόσταση. Η ομάδα σας θα λάβει επίσης την ώθηση που χρειάζεται για να προσφέρει τα καλύτερα αποτελέσματα στους ρόλους και τις ευθύνες της.
