Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας εύκολος τρόπος για την παραγωγή εγγράφων για πολλά άτομα με μια κίνηση, από email και φόρμες μέχρι επιστολές και φακέλους. Το μόνο που χρειάζεστε είναι σχετικά δεδομένα και λογισμικό όπως τα Έγγραφα Google με εργαλεία συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Ενώ οργανώνετε τις πληροφορίες των παραληπτών, εξερευνήστε τα καλύτερα πρόσθετα των Εγγράφων Google που κάνουν τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας πολύ πιο εύκολη.
1. Συγχώνευση αλληλογραφίας
Το πρώτο πρόσθετο που μπορείτε να ελέγξετε στα Έγγραφα Google είναι το Mail Merge από την Quicklution. Προσφέρει μια δωρεάν δοκιμή 20 συγχωνεύσεων και μια επιπλέον δωρεάν εβδομάδα για να δοκιμάσετε την απεριόριστη έκδοση. Εάν θέλετε να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε, πληρώνετε μια ετήσια ή εφ' όρου ζωής τέλος.
Αυτό που λαμβάνετε είναι μια απλή αλλά χρήσιμη σειρά εργαλείων. Σε όποιο έγγραφο και αν βρίσκεστε, ενεργοποιήστε το Mail Merge και η εφαρμογή θα σας επιτρέψει να ανοίξετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο δεδομένων από τα Φύλλα Google ή το Drive. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο χρησιμοποιώντας Φύλλα. Ό, τι κι αν επιλέξετε, μπορείτε στη συνέχεια να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπως:
- Το πεδίο που θέλετε να συμπληρώσετε—όνομα, email, Κοιν. ή άλλο.
- Το φύλλο από το οποίο αντλείτε πληροφορίες.
- Σε ποιον στέλνετε το έγγραφο.
- Οποιαδήποτε συνημμένα θέλετε να προσθέσετε.
- Πότε να προγραμματίσετε το email.
Υπάρχουν πολλά περισσότερα για να παίξετε. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις σας, πατήστε το Συγχώνευση κουμπί και η εφαρμογή κάνει τα υπόλοιπα. Δεν είναι τόσο διαφορετικό από χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word.
Κατεβάστε:Συγχώνευση αλληλογραφίας (Απαιτείται συνδρομή, διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή)
2. Avery Mail Merge
Η Quicklution προσφέρει επίσης Avery Mail Merge ειδικά για τη δημιουργία ετικετών. Ο συνδυασμός αυτών των δύο πρόσθετων μπορεί να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας. Οι διαδικασίες τους είναι σχεδόν ακριβώς οι ίδιες, με τη διαφορά ότι το Avery Mail Merge σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο ένα προϋπάρχον υπολογιστικό φύλλο ως πηγή δεδομένων και έχετε λιγότερες επιλογές προσαρμογής.
Εκτός από αυτό, απλώς επιλέγετε το υπολογιστικό φύλλο σας, τα πεδία που συγχωνεύετε και κάνετε κλικ Συγχώνευση ετικετών. Παίρνετε τέλεια ευθυγραμμισμένες ετικέτες, έτοιμες να εκτυπωθούν και να κολληθούν στους φακέλους ή τα δέματά σας.
Κατεβάστε:Avery Label Merge (Απαιτείται συνδρομή, διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή)
3. Document Studio
Ένα άλλο εργαλείο των Εγγράφων Google που πρέπει να έχετε κατά νου για εργασίες συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι το Document Studio. Είναι πολυλειτουργικό και έχει μια μικρή καμπύλη εκμάθησης, αλλά είναι πολύ βολικό μόλις το γνωρίσετε.
Εκκινήστε το πρόσθετο και δημιουργήστε μια νέα ροή εργασίας για αυτόματη επεξεργασία του όταν είναι απαραίτητο. Αφού ονομάσετε τη ροή εργασίας, επιλέξετε ένα Φύλλο Google ως πηγή δεδομένων και ορίσετε τις συνθήκες ενεργοποίησης, επιλέξτε την εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.
Μεταξύ πολλών επιλογών, έχετε Να στείλετε e-mail και Δημιουργία αρχείου. Ανάλογα με το τι θα επιλέξετε, το Document Studio σάς οδηγεί σε πρόσθετα βήματα που εξατομικεύουν τα email ή τα αρχεία σας, καθώς και την ίδια τη ροή εργασιών.
Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε πόσο συχνά θα εκκινεί η διαδικασία και αν θα πρέπει να παραλείπει τις κρυφές και φιλτραρισμένες σειρές του υπολογιστικού φύλλου. Αυτές είναι μερικές μόνο από τις λειτουργίες που μπορείτε να περιμένετε.
Κατεβάστε:Document Studio (Δωρεάν, συνδρομή διαθέσιμη)
4. Συγχώνευση εγγράφων Publigo
Η δυνατότητα γρήγορης δημιουργίας μιας δέσμης εξατομικευμένων εγγράφων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος. Επομένως, αξιοποιήστε στο έπακρο τις εφαρμογές όπως το Publigo, ειδικά σε περίπλοκες καταστάσεις όπως η προσπάθεια εργαστείτε παραγωγικά με μια απομακρυσμένη ομάδα σε όλες τις ζώνες ώρας.
Αυτό το πρόσθετο μπορεί να συγχωνεύσει δεδομένα σε αρχεία σε μορφή Έγγραφα, PDF και Word. Αλλά μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε μια καμπάνια που το Publigo θα ξεκινήσει αυτόματα σε μια καθορισμένη ώρα ή όταν ένας παραλήπτης υποβάλλει μια φόρμα.
Σε αυτήν τη σημείωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα και τις Φόρμες Google για να δημιουργήσετε έγγραφα με μια σειρά δεδομένων, από πληροφορίες υπολογιστικών φύλλων έως ερωτήσεις ή απαντήσεις ερωτηματολογίου. Η εφαρμογή και οι διαδικασίες της προσφέρουν επίσης πολλές επιλογές προσαρμογής. Εκτός από τον προγραμματισμό, μπορείτε να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις μέσω email, κοινή χρήση αρχείων, κανόνες συγχώνευσης και πολλά άλλα.
Κατεβάστε:Συγχώνευση εγγράφων Publigo (Δωρεάν, συνδρομή διαθέσιμη)
5. Mergo Mail Merge
Αν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να στείλετε μαζικά email, αξίζει να το εξερευνήσετε το Mergo Mail Merge. Με το έγγραφό σας έτοιμο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόσθετο για να ανεβάσετε μια λίστα παραληπτών ως Φύλλο Google, υπολογιστικό φύλλο Excel ή αρχείο CSV. Μπορείτε επίσης να τα εισάγετε χειροκίνητα.
Ένα μεγάλο μπόνους είναι η δυνατότητα παρακολούθησης του Mergo. Μπορεί να σας πει πότε οι παραλήπτες ανοίγουν, κάνουν κλικ, απαντούν ή αναπηδούν από το email σας. Υπάρχουν επίσης διάφοροι τρόποι προσαρμογής του συγχωνευμένου email. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό που εμφανίζεται στο Αποστολέας και Να απαντήσουν σε περιοχές, καθώς και να προσθέσετε έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα μήνυμα της επιλογής σας.
Κατεβάστε:Mergo Mail Merge (Δωρεάν, συνδρομή διαθέσιμη)
6. Δημιουργία & Εκτύπωση Ετικετών
Όπως ήδη αναφέρθηκε, τα εργαλεία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι χρήσιμα για περισσότερα από τα email και τις επιστολές. Εάν σας αρέσει να έχετε έναν αποκλειστικό κατασκευαστή ετικετών, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει το πρόσθετο Create & Print Labels.
Ο σκοπός του είναι απλός: εισάγετε ένα Φύλλο Google με τα δεδομένα σας και τοποθετήστε τις πληροφορίες σε ετικέτες της επιλογής σας, τις οποίες μπορείτε στη συνέχεια να εκτυπώσετε ή να χρησιμοποιήσετε όπως αλλιώς θέλετε.
Υπάρχουν πολλά πρότυπα ετικετών που προσφέρονται για οτιδήποτε, από δέματα έως ευχετήριες κάρτες - μια εξαιρετική προσθήκη στο πρότυπο Πρότυπα Εγγράφων Google για εύκολη δημιουργία εγγράφων. Όταν χρησιμοποιείτε το Create & Print Labels, είναι διαθέσιμο ένα πλέγμα για να σας δείξει πώς θα μοιάζουν οι ετικέτες. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη, τη γραμματοσειρά, το κείμενο και άλλα.
Κατεβάστε:Δημιουργία & Εκτύπωση Ετικετών (Απαιτείται συνδρομή, διαθέσιμη δωρεάν δοκιμή)
7. Foxy Labels
Η τελευταία εφαρμογή για τα Έγγραφα Google που πρέπει να έχετε υπόψη σας βοηθά επίσης να σχεδιάσετε τις τέλειες ετικέτες για κάθε άτομο περίπτωση, είτε στέλνετε πολλές επιστολές είτε δημιουργείτε μια εξατομικευμένη επαγγελματική κάρτα για καθένα από αυτά τους πελάτες σας.
Το μόνο που κάνετε στο Foxy Labels είναι να επιλέξετε το πρότυπο που χρειάζεστε και την πηγή δεδομένων σας από τα Φύλλα Google. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Δημιουργία ετικετών και τελείωσες. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τη λαβή, καθώς και να σχεδιάσετε τις ετικέτες σας ξεχωριστά. Είτε έτσι είτε αλλιώς, είστε ελεύθεροι να προσαρμόσετε το έγγραφό σας όσο θέλετε.
Κατεβάστε:Foxy Labels (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)
Βουτήξτε στα πρόσθετα των Εγγράφων Google
Χάρη στο εξυπηρετικό πνεύμα της Google, μπορείτε να μετατρέψετε τα Έγγραφα στον ιδανικό σας σταθμό εργασίας. Όταν πρόκειται για τη δημιουργία email ή ετικετών για πολλούς ανθρώπους, τα πρόσθετα συγχώνευσης αλληλογραφίας που προσφέρονται σας καλύπτουν. Απλώς πρέπει να αποφασίσετε πόσο απλά ή πολύπλοκα θέλετε να είναι τα εργαλεία σας.
Αφιερώστε όμως χρόνο για να εξερευνήσετε την πραγματική γκάμα των εφαρμογών των Εγγράφων Google. Θα συναντήσετε πολύτιμους λίθους που θα μπορούσαν να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για επαγγελματικά έγγραφα, παρουσιάσεις ή ομαδικά έργα.