Το Zoho mail είναι μια ασφαλής, εγγυημένη για το απόρρητο και χωρίς διαφημίσεις υπηρεσία email. Προσφέρει μια πλούσια σουίτα email, καθιστώντας την ιδανική για προσωπική και επαγγελματική χρήση. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail και θέλετε να μεταβείτε στο Zoho Mail, θα δείτε μια σειρά ρυθμίσεων που μπορεί να σας μπερδέψουν.
Μπορείτε να προσαρμόσετε την εμπειρία προβολής, να δημιουργήσετε email, να οργανώσετε τα email σας χρησιμοποιώντας φίλτρα, να κάνετε γρήγορες ενέργειες με το συνημμένο, να διαχειριστείτε λίστες ανεπιθύμητων μηνυμάτων και ακόμη και να εισάγετε ή να εξάγετε email ως EML. Θα σας δείξουμε να διαμορφώνετε την αλληλογραφία Zoho και να κάνετε εναλλαγή από το Gmail απρόσκοπτα.
Βήματα που πρέπει να κάνετε πριν από τη διαμόρφωση του Zoho Mail
Πριν προσαρμόσετε την αλληλογραφία Zoho, βεβαιωθείτε ότι έχετε αντιστοιχίσει σωστά τον προσαρμοσμένο τομέα στην εγγραφή MX και έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους SPF/DKIM για να αποτροπή πλαστογράφησης email. Διαβάστε τον οδηγό μας μετάβαση από το Gmail στο Zoho mail με τον προσαρμοσμένο τομέα σας και ολοκληρώστε τη διαδικασία.
Όταν μεταβαίνετε σε διαφορετική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πάροχοι τραπεζών, πιστωτικών καρτών, χρεώσεων, ασφάλισης και άλλων υπηρεσιών θα πρέπει να γνωρίζουν την ενημερωμένη διεύθυνση email σας για λόγους επικοινωνίας.
Η μετεγκατάσταση είναι μια αργή διαδικασία, αλλά μακροπρόθεσμα, θα μπορείτε να συγκεντρώνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μέρος. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να το εξετάσετε ρύθμιση της αυτόματης προώθησης στο Gmail, απλώς για να προλάβετε τις υπηρεσίες που χάσατε.
Σύνταξη email στο Zoho Mail
Το Zoho mail σας προσφέρει μια ολοκληρωμένη εργαλειοθήκη για τη σύνταξη email. Κάντε κλικ στο Νέα αλληλογραφία κουμπί στο αριστερό παράθυρο για άνοιγμα Συνθέτης. Από προεπιλογή, το παράθυρο συνθέτη ανοίγει σε μια νέα καρτέλα (Ρυθμίσεις > Σύνταξη > Άνοιγμα Σύνταξης σε), αλλά μπορείτε να μεταβείτε με ενσωματωμένο (αντιγράφει τη δυνατότητα Gmail) ή ένα νέο παράθυρο.
Όπως το Gmail, το Zoho διαθέτει πλούσιες επιλογές μορφοποίησης για τη μορφοποίηση του μηνύματός σας email. Υπάρχει μια επιλογή εισαγωγής πινάκων (που λείπει από το Gmail) με επιλογές πλάτους και περιγράμματος με δυνατότητα διαμόρφωσης. Μπορείτε ακόμη και να επισυνάψετε email σε εξερχόμενα email (ως EML) χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση και αναφορά σε παλαιότερα μηνύματα χωρίς να τα ξαναγράψετε.
Για να προσαρμόσετε τις προτιμήσεις συνθέτη, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Σύνταξη και δείτε ολόκληρο το σύνολο των επιλογών. Μπορείτε να αλλάξετε την προτιμώμενη κατεύθυνση κειμένου, να προσαρμόσετε τις γραμματοσειρές, να προσθέσετε αυτόματα παραλήπτες στις επαφές και να ελέγξετε το μήνυμά σας για τυχόν ορθογραφικά λάθη.
Προσθέστε μεγάλα συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Zoho Mail
Το Gmail επιτρέπει συνημμένα με μέγιστο μέγεθος αρχείου έως 25 MB. Με την αλληλογραφία Zoho, μπορείτε να στείλετε μεγάλα αρχεία στους παραλήπτες σας μέσω email. Το μέγεθος του συνημμένου εξαρτάται από το πρόγραμμα συνδρομής. Κυμαίνεται από 250 MB με πρόγραμμα Mail Lite έως 1 GB με Mail Premium.
Το Mail μετατρέπει αυτά τα συνημμένα σε συνδέσμους και τα στέλνει στον παραλήπτη (στους παραλήπτες). Εάν θέλετε να στείλετε το ίδιο αρχείο σε διαφορετικούς παραλήπτες, επιλέξτε το αρχείο από Το συνημμένο μου > Τεράστια συνημμένα και στείλτε το ξανά. Για κάθε συνημμένο, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης.
Η περιορισμένη πρόσβαση είναι κατάλληλη για την αποστολή συνημμένων σε άλλους χρήστες του Zoho ή σε αυτούς με συνδεδεμένους λογαριασμούς. Με δημόσια πρόσβαση, μπορείτε να στείλετε μεγάλα αρχεία σε οποιονδήποτε χρησιμοποιώντας έναν ασφαλή και μοναδικό σύνδεσμο. Από προεπιλογή, όλα τα συνημμένα έχουν Περιορισμένη πρόσβαση. Κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή για να το κάνετε Δημόσιο και δημιουργήστε τον σύνδεσμο συνημμένου.
Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Zoho Mail
Η επιλογή "Αποστολή αργότερα" της Zoho mail σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα (ημερομηνία/ώρα) για το email σας. Αν και αυτή η δυνατότητα είναι επίσης ενσωματωμένη στο Gmail, το Zoho έχει τη δυνατότητα να ρυθμίζει επαναλαμβανόμενα email σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Σχεδιάστε το email σας ως συνήθως και κάντε κλικ Αποστολή αργότερα. Επίλεξε το Καρτέλα χρονοδιαγράμματος και επιλέξτε ημερομηνία και ώρα.
Για να ρυθμίσετε ένα επαναλαμβανόμενο email, επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία και κάντε κλικ στο Επαναλαμβανόμενη καρτέλα. Επιλέξτε τη συχνότητα (ημερήσια ή εβδομαδιαία, ημερομηνία λήξης και ζώνη ώρας, εάν υπάρχει. Είναι χρήσιμα όταν θέλετε να στείλετε υπενθυμίσεις στους πελάτες σας σχετικά με τα τιμολόγια.
Πώς να αναβάλλετε τα email στο Zoho Mail
Θα υπάρξουν ορισμένα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, αλλά θα πρέπει να απαντήσετε αργότερα. Η λειτουργία Αναβολή στο Zoho mail αποθηκεύει το email σας σε έναν ξεχωριστό φάκελο "Αναβολή" και επιστρέφει το μήνυμά σας πίσω στον αρχικό φάκελο μετά το καθορισμένο χρονικό διάστημα.
Επιλέξτε το email που θέλετε να αναβάλετε και κάντε κλικ στο Υπνάκος εικονίδιο στο επάνω μενού. Επιλέξτε τη διάρκεια ή επιλέξτε μια προσαρμοσμένη ημερομηνία και ώρα. Το επιλεγμένο email θα μετακινηθεί από το πρωτότυπο στο Αναβολή ντοσιέ.
Ανάγνωση email στο Zoho Mail
Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να δείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν αποστολέα που λάβατε πριν από μερικές ημέρες ή εβδομάδες. Αντί να κάνει κύλιση στη λίστα email, το Zoho mail μπορεί να παραθέτει email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή θέμα.
Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα email και επιλέξτε Λίστα email από αυτόν τον αποστολέα ή Καταχωρίστε τα email με αυτό το θέμα. Μπορείτε ακόμη να προσαρμόσετε τα πεδία της λίστας email σας όπως σημαία, συνημμένο, πλήθος σχολίων, μέγεθος και άλλα.
Προσαρμόστε τις επιλογές διάταξης και προβολής στο Zoho Mail
Από προεπιλογή, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθενται στην προβολή "Κλασική". Για να προσαρμόσετε αυτήν τη συμπεριφορά, κάντε κλικ στο Αλλαξε θέα εικονίδιο και επιλέξτε την προβολή "Συμπαγές ή Σούπερ Συμπαγές". Σε κάθε προβολή, η άφθονη απόσταση μεταξύ των email μειώνεται και παραθέτει περισσότερα email.
Όταν επιλέγετε οποιοδήποτε email, ανοίγει στο Κάθετη προεπισκόπηση λειτουργία από προεπιλογή. Παω σε Ρυθμίσεις > Επιλογές προβολής αλληλογραφίας και επιλέξτε Οριζόντια προεπισκόπηση για να δείτε το email σας κάτω από τη λίστα email. Ή, επιλέξτε Νέα καρτέλα για να τα δείτε σε νέα καρτέλα.
Το Zoho Mail προσφέρει προβολή συνομιλίας;
Στο Gmail, όταν οι άνθρωποι απαντούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ομαδοποιεί τις απαντήσεις σε μια προβολή συνομιλίας με την πιο πρόσφατη αλληλογραφία στο κάτω μέρος.
Η αλληλογραφία Zoho στοιβάζει ολόκληρη τη συνομιλία σε προβολή δέντρου με λεπτομέρειες αποστολέα, χρονοδιάγραμμα, φακέλους, συνημμένα και πολλά άλλα χωρίς καν να ανοίξει το email. Επιπλέον, μπορείτε να ταξινομήσετε το νήμα συνομιλίας (Ρυθμίσεις > Συνομιλία) με είτε την πιο πρόσφατη είτε την παλαιότερη αλληλογραφία στην κορυφή.
Προβολή και διαχείριση συνημμένων στο Zoho Mail
Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα του Gmail είναι η έλλειψη πίνακα εργαλείων για την προβολή/διαχείριση συνημμένων. Ενώ μπορείς βρείτε μηνύματα με συνημμένα χρησιμοποιώντας τελεστές αναζήτησης Gmail, θέλει λίγη εξάσκηση. Το Zoho mail προσφέρει έναν κεντρικό πίνακα ελέγχου για την προβολή συνημμένων (είτε αποστέλλονται σε εσάς είτε προστίθενται σε άλλες εφαρμογές Zoho) σε ένα μόνο μέρος.
Κάντε κλικ στο Προβολή συνημμένων εικονίδιο για να δείτε τα αρχεία σας τακτοποιημένα με βάση τους τύπους αρχείων τους. Επιλέξτε οποιαδήποτε μικρογραφία για να την προβάλετε ή να κάνετε γρήγορες ενέργειες στα συνημμένα. Κάντε κλικ Ανοίξτε το Συνδεδεμένο email για να ανοίξετε το email που συνδέεται με το συνημμένο σας, επισυνάψτε και στείλτε ένα νέο email ή προσθέστε το σε μια σημείωση ή εργασία.
Παρακολούθηση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Zoho Mail
Συχνά χρειάζεται να παρακολουθούμε το email, ανεξάρτητα από την απάντηση. Το Zoho Mail έχει την ενσωματωμένη επιλογή για να προσθέσετε μια υπενθύμιση στα email σας. Σχεδιάστε το email σας και κάντε κλικ στο Εικονίδιο ρολογιού.
Μπορείτε να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα για να σας υπενθυμίσει το email, είτε λάβετε την απάντηση είτε όχι. Ή ορίστε μια ημερομηνία προθεσμίας και εάν κανείς δεν απαντήσει στο email, θα ειδοποιηθείτε σχετικά μόλις λήξει η προθεσμία. Η αλληλογραφία Zoho μπορεί να σας υπενθυμίσει για την αλληλογραφία μέσω ειδοποιήσεων ή email.
Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να ρυθμίσετε μια υπενθύμιση για εισερχόμενα email. Επιλέξτε το email που θέλετε να προσθέσετε την υπενθύμιση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Περισσότερες Επιλογές > Υπενθύμιση. Επιλέξτε την επιλογή που προτιμάτε και προχωρήστε. Κατευθύνομαι προς Ρυθμίσεις > Προεπιλογή για να προσαρμόσετε την επιλογή συναγερμού σύμφωνα με τους χρονισμούς που επιθυμείτε.
Οργανώστε τα email στο Zoho Mail
Τα φίλτρα στην αλληλογραφία Zoho σάς βοηθούν να οργανώνετε αυτόματα τα εισερχόμενα/εξερχόμενα email. Ακριβώς όπως το Gmail, μπορείτε να ορίσετε όρους και να προβείτε σε ενέργειες για αυτές τις συνθήκες. Αλλά στο Zoho, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή AND/OR για να καθορίσετε εάν θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οποιαδήποτε ή όλες οι συνθήκες.
Για να ξεκινήσετε, κατευθυνθείτε στο Ρυθμίσεις > Φίλτρα και δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο. Τώρα ορίστε τον τύπο συνθήκης (συνδυασμός συνθηκών σε ΚΑΙ/Ή), τις συνθήκες (Από, Θέμα, Προς, Κοιν., Κρυφή κοινοποίηση, Τύπος συνημμένου) και ενέργειες (Μετακίνηση σε φάκελο, Προσθήκη ετικέτας ως, Προώθηση email σε, Διαγραφή email).
Στο Gmail, χρησιμοποιούμε τις "Ετικέτες" για την οργάνωση των μηνυμάτων. Στο Zoho, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς φακέλους σε διαφορετικά επίπεδα για να οργανώσετε ή να διαχειριστείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε κλικ στο σύμβολο (+) δίπλα στο Φάκελοι για να δημιουργήσετε ένα φάκελο και να επιλέξετε τη θέση του. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες (Επιλέξτε ένα email > Προσθήκη ετικέτας ως) για να τα οργανώσετε περαιτέρω σύμφωνα με το έργο, τη συγκεκριμένη ομάδα, τους πελάτες και άλλα.
Ενοποίηση της Zoho Mail με υπηρεσίες τρίτων
Το Zoho mail έχει εξαιρετική ενοποίηση με εξωτερικές και εσωτερικές εφαρμογές για να συμπληρώσει τη ροή εργασίας σας. Οι εσωτερικές είναι οι εφαρμογές Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) και οι εξωτερικές ενσωματώνονται με την αλληλογραφία μέσω του API που παρέχεται από εφαρμογές τρίτων. Για να δείτε ποιες ενσωματώσεις είναι διαθέσιμες, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Ενσωματώσεις.
Κάντε κλικ Μεταβείτε στο Marketplace και επιλέξτε τις αγαπημένες σας εφαρμογές. Μερικά δημοφιλή είναι τα Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting και Integrately. Μεταβείτε στη σελίδα επέκτασης και ενεργοποιήστε την. Στη συνέχεια, επιστρέψτε στην ενότητα Ενσωματώσεις και εναλλάξτε το επιτρέπω κουμπί.
Τώρα που το Zoho Mail έχει διαμορφωθεί, προσπαθήστε να ξεπεράσετε τον εθισμό σας στα email
Το Zoho Mail είναι μια εξαιρετική εναλλακτική λύση στο Gmail. Η σελίδα Ρυθμίσεις αλληλογραφίας είναι αδέξια/δύσκολη πλοήγηση και χρειάζεται χρόνος για να τη συνηθίσετε, αλλά αν έχετε ακολουθήσει τη διαδικασία, μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την αλληλογραφία Zoho μέσα σε λίγα λεπτά.
Μια κοινή τάση που παρατηρείται στις μέρες μας στους ανθρώπους είναι να ελέγχουν το email κάθε λίγα λεπτά. Αν και αυτή η εμμονική συνήθεια ελέγχου εισερχομένων φαίνεται αβλαβής, μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την ευημερία και την παραγωγικότητά σας. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε τον οδηγό μας για να βρείτε τρόπους να ξεπεράσετε τον εθισμό μέσω email.