Το κλειδί για μια επιτυχημένη συνεργασία είναι η επικοινωνία. Όχι απλώς να βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε αρκετά, αλλά και να μην το παρακάνετε.
Πιθανότατα να ήσουν εκεί. Νιώθετε ότι έχετε απαντήσει σε μια ερώτηση πολλές φορές ή ότι γίνονται περισσότερες από μία συνομιλίες για το ίδιο έργο. Από την άλλη πλευρά, μπορεί να σας αποσπά την προσοχή να λαμβάνετε τα ίδια μηνύματα σε επανάληψη.
Εάν θέλετε να μάθετε πώς μπορείτε να αποφύγετε την υπερβολική επικοινωνία, διαβάστε παρακάτω. Εδώ, θα μάθετε πώς να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην επικοινωνία —και περισσότερο χρόνο εργασίας— με το ClickUp.
Πώς να μειώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τις εργασίες ClickUp
Για να αναθέσετε ή να μοιραστείτε εργασίες, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε το τέλειο email. Ούτε χρειάζεται να χτενίσετε ένα νήμα απαντήσεων με άτομα CC που εισέρχονται και βγαίνουν. Το μόνο που χρειάζεστε είναι εξαιρετικό λογισμικό διαχείρισης έργου.
Υπάρχουν πολλά οφέλη εξοικονόμησης χρόνου από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου
. Ένα από τα κορυφαία προνόμια χρήσης ClickUp είναι ότι θα βοηθήσει στη μείωση του αριθμού των email που στέλνετε και λαμβάνετε σχετικά με εργασίες ή αναθέσεις.Αυτό συμβαίνει επειδή δίνετε στους συναδέλφους σας μια λεπτομερή επισκόπηση των βασικών πληροφοριών από την αρχή. Όχι μόνο αυτοί, αλλά οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στην εργασία.
Αυτό θα μπορούσε να είναι ολόκληρο το τμήμα σας, ολόκληρη η εταιρεία σας ή ακόμα και μια μικρή ομάδα που αντιμετωπίζει έργα μαζί. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι θα λαμβάνουν ειδοποιήσεις.
Μπορείτε να φέρετε γρήγορα τους απαραίτητους συναδέλφους στο βρόχο προσθέτοντάς τους ως παρατηρητές χρησιμοποιώντας το εικονίδιο ματιού στην κάρτα εργασιών. Σε αντίθεση με το CC που κάνει κάποιος σε ένα email, ως παρατηρητής, θα λαμβάνει αυτόματα όλες τις ενημερώσεις στο μέλλον. Επιπλέον, θα βλέπουν παλαιότερες πληροφορίες ακόμα κι αν τις προσθέσετε στην εργασία αργότερα.
Το κύριο πλεονέκτημα της χρήσης εργασιών στο ClickUp είναι ότι όταν κάποιος κοιτάξει για πρώτη φορά την εργασία, μπορεί να δει αμέσως τις βασικές πληροφορίες. Είναι επίσης λιγότερο πιθανό να χάσετε να προσθέσετε μόνοι σας λεπτομέρειες, επειδή κάθε εργασία που δημιουργείτε ξεκινά βασικά με ένα πρότυπο που αποτελείται από τις στήλες στη λίστα σας.
Πώς να μειώσετε περαιτέρω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τις περιγραφές εργασιών ClickUp
Εκτός από τη συμπερίληψη του ονόματος της εργασίας, της ημερομηνίας λήξης, της προτεραιότητας και άλλων στοιχείων που θα συμπεριλάβατε συνήθως, το ClickUp προσφέρει έναν αριθμό χώρων για συνεργασία. Το πιο αξιοσημείωτο για την αντικατάσταση των email αιτημάτων έργου είναι το πεδίο περιγραφής που βρίσκεται στις κάρτες εργασιών.
Το πεδίο περιγραφής είναι ακριβώς όπως ακούγεται, αλλά προσφέρει περισσότερα από ένα απλό μέρος για να κολλήσετε κείμενο. Εδώ, μπορείτε να προσθέσετε μοναδικά χαρακτηριστικά έργου που διαφορετικά δεν θα ταίριαζαν σε στήλες και να τα ντύσετε χρησιμοποιώντας εντολές.
Όταν χρησιμοποιείτε αυτόν τον χώρο, σημαντικές πληροφορίες επίσης δεν θα θάβονται στα εισερχόμενα ενός συναδέλφου ή σε ένα εξαιρετικά μεγάλο νήμα, επειδή παραμένουν στη θέση τους—ακόμα και όταν το επεξεργάζεστε ή προσθέτετε σε αυτό. Επιπλέον, αυτό το πεδίο προσφέρει ένα ιστορικό εκδόσεων που σας επιτρέπει να επιστρέψετε στις προηγούμενες εκδόσεις της περιγραφής, εάν χρειάζεται.
Πώς να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο σε συσκέψεις χρησιμοποιώντας το ClickUp
Το ClickUp προσφέρει μια ποικιλία από χρήσιμες προβολές για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα έργα σας και να συνεργαστείτε με άλλους. Μία από αυτές τις απόψεις είναι Κουβέντα.
Προσθέτοντας μια προβολή συνομιλίας στη λίστα σας, εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να επικοινωνήσετε σχετικά με τις λεπτομέρειες του έργου σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, όλοι θα ξέρουν πού να ανατρέξουν στο νήμα αργότερα εάν χρειάζονται ανανέωση.
Στη συνομιλία του ClickUp, μπορείτε να αναφέρετε άλλα άτομα για να τους στείλετε μια ειδοποίηση ή όλους όσους χρησιμοποιούν @watchers. Εάν αναφέρετε μια εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν άμεσο σύνδεσμο προς αυτήν. Μπορείτε επίσης να λάβετε περισσότερες λεπτομέρειες χρησιμοποιώντας εντολές, εγγραφές οθόνης ή προσθέτοντας αρχεία.
Μια εύχρηστη λειτουργία στην προβολή συνομιλίας είναι η ανάθεση σε άλλους να σχολιάσουν. Εάν κάποιος έχει μια ερώτηση ή ένα σχόλιο στο οποίο μπορεί να απαντήσει ένας συνάδελφος, μπορείτε να το λάβετε υπόψη ή να το αναθέσετε στον εαυτό σας ως υπενθύμιση για αργότερα.
Όπως και το Slack, μπορείτε να απαντήσετε σε ένα νήμα εάν θέλετε να διατηρήσετε τα πράγματα τακτοποιημένα και οργανωμένα. Με αυτήν την ποικιλία λειτουργιών, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την προβολή συνομιλίας για να αντικαταστήσετε συσκέψεις για συγκεκριμένο έργο ή καθημερινές συναντήσεις standup. Ένα άλλο πλεονέκτημα της διαθεσιμότητας αυτού του messenger απευθείας στον χώρο του έργου σας είναι ότι θα βοηθήσει στην ελαχιστοποίηση της άσχετης συζήτησης.
Πώς να βελτιστοποιήσετε την επικοινωνία στο ClickUp
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας. Μπορείτε να το κάνετε μέσω messenger, SMS, email, μια γρήγορη κλήση ή μια σύντομη επίσκεψη. Αργότερα, όταν χρειάζεστε μια ανανέωση, μπορεί να προσπαθήσετε να θυμηθείτε με ποια εφαρμογή μιλήσατε ή πού την γράψατε.
Η ενότητα σχολίων του ClickUp βοηθά στην εξάλειψη της ανάγκης να ξεφυλλίσετε πολλές εφαρμογές και πολυμέσα, επειδή όλα βρίσκονται εκεί σε ένα λογισμικό. Εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με μια συγκεκριμένη εργασία, μπορείτε να τη ρωτήσετε απευθείας στην αντίστοιχη κάρτα της.
Όπως και η προβολή Συνομιλία, μπορείτε να αναφέρετε άλλα άτομα, να αναφέρετε εργασίες, να αναθέσετε σε άτομα σχόλια και να χρησιμοποιήσετε εντολές, εγγραφές οθόνης ή να προσθέσετε αρχεία για να σας εξηγήσετε. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα στα σχόλια όπου μπορείτε να συνεργαστείτε εσείς και οι συνάδελφοί σας.
Πώς να συνεργαστείτε γρήγορα σε έγγραφα ClickUp
Η συνεργασία σε έγγραφα ClickUp λειτουργεί σαν τα Έγγραφα Google. Μπορείτε να τα κρατήσετε ιδιωτικά ή να προσκαλέσετε τους συναδέλφους σας να συνεισφέρουν στη σελίδα.
Εδώ, μπορείτε να εργαστείτε εντός της σελίδας χρησιμοποιώντας εντολές για την προσθήκη κειμένου και στοιχείων. Μπορείτε επίσης να σχολιάζετε εμπρός και πίσω με τους συναδέλφους σας, εάν δεν θέλετε να κάνετε αλλαγές ταυτόχρονα.
Καθώς εργάζεστε, μπορείτε να δείτε τον δρομέα και τις αλλαγές του συναδέλφου σας σε πραγματικό χρόνο. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι βλέπουν κάτι, μπορείτε να επιστήσετε την προσοχή σε συγκεκριμένες γραμμές εντός του χώρου για να κάνετε ερωτήσεις ή να επικοινωνήσετε ιδέες.
Επιπλέον, μόλις εσείς και ο συνάδελφός σας είστε έτοιμοι, μπορείτε να το εξαγάγετε ως PDF, εάν θέλετε να το μοιραστείτε εκτός του ClickUp.
Ξοδέψτε λιγότερο χρόνο πηγαίνοντας μπρος-πίσω με το ClickUp
Χάρη στα πολλά εργαλεία επικοινωνίας που διαθέτει, το ClickUp θα σας βοηθήσει να μειώσετε την εμπρός και πίσω συνεργασία και ανάθεση έργου. Θα διαπιστώσετε επίσης ότι ξοδεύετε πολύ λιγότερο χρόνο γυρίζοντας μεταξύ εφαρμογών και σκάβοντας συζητήσεις για να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Είτε αναζητάτε έναν γρήγορο τρόπο επικοινωνίας με ολόκληρη την ομάδα σας σε έργα είτε με συγκεκριμένα άτομα σε εργασίες, είναι το κατάλληλο μέρος. Εάν η υπερβολική επικοινωνία έχει βαλτώσει την πρόοδό σας, γιατί να μην το δοκιμάσετε;