Η εργασία από το σπίτι έχει γίνει το νέο φυσιολογικό για τους εργαζόμενους σε πολλές εταιρείες τεχνολογίας σε όλο τον κόσμο. Η εξ αποστάσεως εργασία προωθεί μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής για τους εργαζόμενους και μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένη παραγωγικότητα και δημιουργικότητα.
Ωστόσο, η μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία συνοδεύεται από πολλές ερωτήσεις και περιθώρια σύγχυσης, που απευθύνονται κυρίως στα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Έτσι, η σύνταξη μιας ξεκάθαρης πολιτικής WFH (εργασία από το σπίτι) διασφαλίζει ότι τόσο ο εργοδότης όσο και ο εργαζόμενος γνωρίζουν τι αναμένεται και βοηθά στην αποφυγή τυχόν προβλημάτων.
Τι είναι η πολιτική εργασίας από το σπίτι;
Μια πολιτική WFH (γνωστή και ως εργασία από το σπίτι) είναι ένα έγγραφο που περιγράφει τις προσδοκίες και τις διαδικασίες μιας εταιρείας για τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι. Οι ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να δημιουργήσουν αποτελεσματικές πολιτικές της WFH για να διευκρινίσουν ορισμένα από τα ακόλουθα σημεία:
Σε ποιους επιτρέπεται να εργάζονται από το σπίτι;
Στο Buffer's "Κατάσταση εξ αποστάσεως εργασίας 2022" Σύμφωνα με την έκθεση, το 97% των απομακρυσμένων εργαζομένων θέλουν να συνεχίσουν να εργάζονται από το σπίτι για το υπόλοιπο της σταδιοδρομίας τους, ακόμη κι αν τους προσφέρεται μόνο κάποιο διάστημα. Για να μάθουν εάν αυτό είναι δυνατό, οι εργαζόμενοι που θέλουν να εργαστούν από το σπίτι πρέπει να υποβάλουν ένα αίτημα στον διευθυντή τους για να καθορίσουν εάν η εργασία εξ αποστάσεως είναι εφικτή.
Όπως μπορείτε να δείτε από το παρακάτω tweet, εταιρείες όπως η Tesla έχουν ξεκαθαρίσει ότι η εξ αποστάσεως εργασία είναι εκτός τραπεζιού για τους υπαλλήλους τους. Αλλά ο οργανισμός σας μπορεί να είναι πιο ευέλικτος. Η πολιτική σας για το WFH μπορεί να περιγράφει ποιοι ρόλοι είναι κατάλληλοι για εξ αποστάσεως εργασία και ποιοι υπάλληλοι μπορούν να ζητήσουν να εργαστούν από το σπίτι.
Πόσο συχνά μπορούν οι εργαζόμενοι να εργάζονται από το σπίτι;
Η συχνότητα εργασίας από το σπίτι θα διαφέρει από εταιρεία σε εταιρεία. Ορισμένοι εργοδότες έχουν απομακρυνθεί, ανοίγοντας ευκαιρίες στους εργαζόμενους να εργαστούν από όπου θέλουν ή ακόμη και να μετακομίσουν στο εξωτερικό χωρίς τον κίνδυνο να χάσουν τη δουλειά τους. Άλλες εταιρείες προτιμούν ένα υβριδικό μοντέλο, όπου οι εργαζόμενοι εργάζονται από το σπίτι μερικές ημέρες την εβδομάδα και έρχονται στο γραφείο για τις υπόλοιπες.
Η πολιτική σας WFH θα πρέπει να αναφέρει σαφώς πόσο συχνά επιτρέπεται στους εργαζόμενους να εργάζονται από το σπίτι και τις προσδοκίες για εργασία εξ αποστάσεως. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το είδος της εργασίας που επιτρέπεται από το σπίτι και πόσες ώρες αναμένεται να εργαστούν οι εργαζόμενοι.
Πώς πρέπει να λειτουργεί η επικοινωνία;
Η επικοινωνία είναι μια από τις πιο απαιτητικές πτυχές της απομακρυσμένης εργασίας. Το να μην βρίσκεστε στην ίδια φυσική τοποθεσία καθιστά πιο δύσκολο να παρακολουθείτε τι εργάζονται όλοι. Μπορεί επίσης να οδηγήσει σε αισθήματα απομόνωσης.
Είναι σημαντικό να δημιουργηθούν σαφή κανάλια επικοινωνίας μεταξύ των απομακρυσμένων υπαλλήλων και των διευθυντών τους. Για παράδειγμα, θα πρέπει να διευκρινίσετε πότε οι εργαζόμενοι πρέπει:
- Προγραμματίστε μια βιντεοκλήση.
- Στείλετε ένα βίντεο Loom.
- Στείλτε ένα μήνυμα Slack σε έναν συνάδελφο.
Αξίζει επίσης να περιγράψετε εάν η εταιρεία σας θέλει οι συνάδελφοί σας να ανταποκρίνονται ο ένας στον άλλο σε πραγματικό χρόνο ή μετάβαση σε ασύγχρονη επικοινωνία.
Ποιες είναι οι απαιτήσεις εξοπλισμού;
Εάν επιτρέψετε στους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι, θα χρειαστούν τον κατάλληλο εξοπλισμό για να κάνουν τη δουλειά τους αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει φορητό υπολογιστή, εκτυπωτή και σταθερή σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Στην πολιτική απομακρυσμένης εργασίας σας, εξηγήστε ποιος εξοπλισμός απαιτείται για να κάνουν οι εργαζόμενοι τη δουλειά τους από το σπίτι. Επίσης, διευκρινίστε εάν η εταιρεία θα παρέχει αυτόν τον εξοπλισμό ή εάν οι εργαζόμενοι πρέπει να τον προμηθευτούν οι ίδιοι.
Πότε πρέπει οι εργαζόμενοι να κάνουν διαλείμματα;
Η εργασία από το σπίτι μπορεί να είναι δύσκολο να κάνουν ένα διάλειμμα και ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να αισθάνονται ότι πρέπει να εργάζονται περισσότερες ώρες για να αποδείξουν την αξία τους. Αλλά είναι σημαντικό να ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να κάνουν διαλείμματα, καθώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε βελτιωμένη εστίαση και παραγωγικότητα. Βεβαιωθείτε ότι η πολιτική σας περιγράφει πότε οι εργαζόμενοι πρέπει να κάνουν διαλείμματα και πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν το ρεπό τους.
Ποιες είναι οι προσδοκίες για την ασφάλεια πληροφορικής;
Η εξ αποστάσεως εργασία έχει οδηγήσει σε ανάπτυξη ανησυχίες για επιθέσεις στον κυβερνοχώρο. αναφέρει το CNN ότι το 47% των εργαζομένων που εργάζονται από το σπίτι χρησιμοποιούν σκιώδεις λύσεις πληροφορικής, συμπεριλαμβανομένων μη δοκιμασμένου λογισμικού και υπηρεσιών. Χρησιμοποιήστε την πολιτική σας για να διευκρινίσετε τις προσδοκίες για την ασφάλεια πληροφορικής και τι πρέπει να κάνουν οι εργαζόμενοι για την προστασία των εταιρικών δεδομένων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη χρήση VPN, τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και την αποφυγή δημόσιων σημείων πρόσβασης Wi-Fi.
Πώς θα λειτουργήσει η παρακολούθηση απόδοσης;
Οι διευθυντές θα πρέπει να βρουν νέους τρόπους για να παρακολουθούν την απόδοση των εργαζομένων ενώ εργάζονται από το σπίτι. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη ρύθμιση τακτικών ελέγχων, τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου ή την αποστολή εβδομαδιαίων ενημερώσεων.
Αποφασίστε πώς θα παρακολουθείται η απόδοση και πώς οι εργαζόμενοι μπορούν να παρέχουν σχόλια στους διευθυντές τους. Δημιουργώντας μια πολιτική WFH, οι ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να υποστηρίξουν απομακρυσμένους υπαλλήλους και να διασφαλίσουν ότι διαθέτουν τα εργαλεία και τους πόρους για να πετύχουν.
Πώς να δημιουργήσετε μια πολιτική WFH για την ομάδα σας
Η δημιουργία μιας πολιτικής WFH μπορεί να φαίνεται τρομακτική, αλλά είναι αρκετά απλή. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα ή λύσεις λογισμικού για να απλοποιήσετε τη διαδικασία αντί να συντάξετε μια μη αυτόματη πολιτική (αν και αυτή είναι μια επιλογή).
Η Bambee προσφέρει μια λειτουργία Αυτόματου πιλότου HR που μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πολιτική WFH μέσα σε λίγα λεπτά. Το λογισμικό διευκολύνει τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού σας να δημιουργήσει προσαρμοσμένες πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού για τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Αλλά δεν δημιουργεί απλώς την πολιτική, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι είναι ενημερωμένη και υπογεγραμμένη από τους υπαλλήλους σας. Μπορείτε επίσης να τα επιβεβαιώσετε κάθε εξάμηνο ανάλογα με τις απαιτήσεις σας και τυχόν αλλαγές στις διαδικασίες απομακρυσμένης εργασίας σας.
Η Owl Labs προσφέρει μια σειρά από απομακρυσμένα, ευέλικτα και υβριδικά πρότυπα πολιτικής εργασίας, τα οποία μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν από τον ιστότοπό τους. Η Πολιτική Απομακρυσμένης Εργασίας είναι προδιαμορφωμένη με επεξεργάσιμα πεδία όπως:
- Σκοπός
- Βασικοί Όροι
- Εργαλεία + Υποστήριξη
- Επικοινωνία
- Συναντήσεις
- Έγκριση + Παρακολούθηση
- Συμφωνία εργασίας εξ αποστάσεως
Απλώς πραγματοποιήστε λήψη, επεξεργασία και εκτύπωση ή διανομή.
Το Better Team προσφέρει επίσης μια πολιτική απομακρυσμένης εργασίας που μπορείτε να κατεβάσετε ως πρότυπο εγγράφου του Word. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως έχει ή να το επεξεργαστείτε ώστε να αντικατοπτρίζει καλύτερα τις ανάγκες της εταιρείας σας. Το πρότυπο περιλαμβάνει ενότητες για:
- Πληροφορίες εργαζομένων
- Απομακρυσμένος χώρος εργασίας
- Εξοπλισμός
- Εξουσιοδότηση
Τόσο ο υπάλληλος όσο και ο προϊστάμενος θα πρέπει να υπογράψουν αυτήν την πολιτική.
Ρυθμίστε την πολιτική απομακρυσμένης εργασίας σας
Τώρα έχετε μάθει πώς να δημιουργείτε μια πολιτική απομακρυσμένης εργασίας, ήρθε η ώρα να την εφαρμόσετε στον οργανισμό σας. Κατά τη διαμόρφωση της πολιτικής σας WFH, φροντίστε να λάβετε υπόψη τις ανάγκες των υπαλλήλων σας και τι θα λειτουργούσε καλύτερα για αυτούς.
Πρέπει επίσης να συμμορφώνεται με όλους τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς, καθώς και να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να επιτρέπει αλλαγές στο μέλλον. Η ύπαρξη μιας πολιτικής της WFH θα διασφαλίσει ότι όλοι θα αισθάνονται σίγουροι και παραγωγικοί στον εξ αποστάσεως εργασιακό τους ρόλο.
