Τα email είναι ένα απαραίτητο εργαλείο επικοινωνίας στο σύγχρονο γραφείο. Η χρήση προτύπων email θα εξασφαλίσει ότι ακολουθείτε τους ανείπωτους κανόνες και τις μορφές των email στο χώρο εργασίας, ενώ μεταφέρετε το μήνυμα επαγγελματικά και ευγενικά.
Διαφορετικοί χώροι εργασίας έχουν διαφορετικά πρότυπα για το πώς φαίνονται συνήθως τα email: μερικά είναι επίσημα και άλλα είναι περιστασιακά. Εάν προέρχεστε από έναν τύπο εργασιακής κουλτούρας και στείλετε ένα email σε έναν παραλήπτη που είναι συνηθισμένος σε άλλο είδος εργασιακής κουλτούρας, το μήνυμά σας μπορεί να ερμηνευτεί ως αγενές ή αντιεπαγγελματικό. Με τα χρόνια, μερικοί άνθρωποι έχουν συγκεντρώσει τις καλύτερες συμβουλές εθιμοτυπίας μέσω email και τις έχουν μετατρέψει σε πρότυπα ή κονσέρβες απαντήσεις. Αυτοί οι ιστότοποι και οι εφαρμογές σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε αυτά τα πρότυπα δωρεάν στο Gmail ή σε οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιλογής σας.
1. Η τέχνη των email (Ιστός): 80+ δωρεάν επιχειρηματικά πρότυπα για διάφορες εργασίες και ανάγκες γραφείου
Το Art of Emails είναι ένας ιστότοπος αποκλειστικά αφιερωμένος στη συλλογή αποδεδειγμένων προτύπων email για διαφορετικούς τύπους εργασιών και αναγκών γραφείου. Είναι όλα διαθέσιμα δωρεάν και συλλέγονται με βάση τον σκοπό σας. Για παράδειγμα, η τρέχουσα λίστα περιλαμβάνει πρότυπα email για εργασίες όπως:
- Πώς να κρυώσετε τους υποψήφιους και τους πελάτες email
- Πώς να παρακολουθήσετε και να αναζωογονήσετε πιθανούς πελάτες που έχουν εξαφανιστεί
- Πώς να ζητήσετε συγγνώμη για κακές εμπειρίες πελατών
- Πώς να ακολουθήσετε για να προχωρήσετε την πώληση
- Πώς να προωθήσετε επενδυτές για να αυξήσετε τον επόμενο γύρο σας
- Πώς να προωθήσετε την κάλυψη του Τύπου και των μέσων ενημέρωσης
Κάθε σκοπός έχει πολλά διαφορετικά πρότυπα μέσα του, τα οποία αναφέρονται σε περισσότερες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, ζητώντας συγγνώμη για κακές εμπειρίες πελατών, θα μάθετε πώς να απαντάτε με διακριτικότητα σε μια διαδικτυακή ατάκα ή να κάνετε διάκριση μεταξύ μιας κακής εμπειρίας ή ενός ευρέως διαδεδομένου ζητήματος.
Μπορείτε να αντιγράψετε γρήγορα οποιοδήποτε πρότυπο, να το επικολλήσετε στο πρόγραμμα-πελάτη email σας και να αντικαταστήσετε τις σχετικές λεπτομέρειες. Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε όλα τα πρότυπα ως ένα πακέτο αρχείων PDF.
2. Αρχική ιστορία (Ιστός): Πρότυπα email για να μάθετε πώς να λέτε όχι ευγενικά αλλά σταθερά
Ως επαγγελματίας, είναι απαραίτητο να μαθαίνεις πώς να πεις όχι ευγενικά αλλά σταθερά. Διαφορετικά, διατρέχετε τον κίνδυνο να σας περπατήσουν άνθρωποι και να σας πιάσουν. Ωστόσο, είναι πιο εύκολο να το λες παρά να το κάνεις, ειδικά αν είσαι πιο ευχάριστος στους ανθρώπους ή γενικά ανυπομονείς να είσαι συμπαθής. Επομένως, την επόμενη φορά που θα δυσκολευτείτε με αυτό, χρησιμοποιήστε αυτό το εξαιρετικό πακέτο που έχει συγκεντρωθεί από το Starter Story των προτύπων email για να πείτε όχι.
Τα 31 πρότυπά του προέρχονται από ειδικούς στην επαγγελματική επικοινωνία, όπως οι The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas και άλλοι. Μπορείτε να φιλτράρετε γρήγορα τα email σε ποιους θέλετε να πείτε όχι: τηλεφωνικές συνομιλίες, πιεστικούς ανθρώπους, επενδυτές, κοινωνικές εκδηλώσεις, συνεργάτες προσλήψεων, εργασία, πελάτες, συναντήσεις, συνεντεύξεις, πωλητές, ακόμη και ραντεβού.
Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε οποιοδήποτε email στο Gmail σας για να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε αμέσως. Εάν χρησιμοποιείτε Περιστέρι για το Gmail, ένα παραγωγικό πρόσθετο για το Gmail, τότε μπορείτε επίσης να εισαγάγετε όλα τα πρότυπα στις έτοιμες απαντήσεις του πρόσθετου.
Το Resume Worded, ένας από τους αγαπημένους μας πόρους για βιογραφικά και αναζήτηση εργασίας, έχει δημιουργήσει ένα σύνολο προτύπων email για να σας βοηθήσει να βρείτε μια θέση εργασίας. Ουσιαστικά, χωρίζονται σε πέντε κατηγορίες με περαιτέρω υποκατηγορίες:
- Συνέχεια email: Επανασύνδεση με μια παλιά επαφή, παρακολούθηση μετά από μια αίτηση εργασίας και ακόμη και μετά από μη λήψη απάντησης
- Ενημερωτικές συνεντεύξεις: Πώς να ζητήσετε μια ενημερωτική συνέντευξη όπου αποκτάτε πληροφορίες από έναν ειδικό στον τομέα στον οποίο κάνετε αίτηση
- Ευχαριστήρια email: Αποστολή ευχαριστιών μετά από συνεντεύξεις, ενημερωτικές συνεντεύξεις ή σε υπεύθυνους προσλήψεων
- Μηνύματα LinkedIn: Γνωριμία με το LinkedIn, αναζήτηση εργασίας ή αίτηση συστάσεων στο LinkedIn
- Οι υπολοιποι: Ζητώντας σχόλια, ζητώντας συστάσεις, συστήνοντας τον εαυτό σας και πολλά άλλα
Κάθε υποκατηγορία έχει πολλά πρότυπα για να τα διαβάσετε και μπορείτε απλά να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε στο email σας. Κάθε πρότυπο αναφέρει μερικές συμβουλές στην πλαϊνή γραμμή για να εξηγήσει γιατί έχει διατυπωθεί με αυτόν τον τρόπο και πώς μπορείτε να το βελτιώσετε ή να το προσαρμόσετε για τον εαυτό σας. Το Resume Worded προσθέτει επίσης πρόσθετες πληροφορίες, όπως τις καλύτερες γραμμές θέματος για χρήση με βάση το ποσοστό απόκρισης.
4. Πρότυπα Dover (Ιστός): Τα καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για απόρριψη ή πρόσληψη υποψηφίων
Το Dover είναι ένα εργαλείο εργασίας για τις εταιρείες να ανακαλύψουν υποψηφίους και να καταλάβουν ποιον θέλουν να προσλάβουν. Φυσικά, η ομάδα έχει συνεργαστεί με πολλές κορυφαίες εταιρείες και γνωρίζει τα email που στέλνουν οι ελίτ διευθυντές προσλήψεων. Ο Dover τα ανέλυσε για να σας δώσει μερικά πρότυπα δωρεάν.
Επί του παρόντος, μπορείτε να λάβετε παραδείγματα του καλύτερα email απόρριψης (36 συνολικά) και το καλύτερα email πρόσληψης (20 συνολικά). Επιπλέον, θα βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator και άλλα. Αυτά είναι διαθέσιμα σε μορφή PDF, τα οποία θα σας αποσταλούν μέσω email όταν δώσετε στη Dover τη διεύθυνση email σας.
Υπάρχουν μερικές συναρπαστικές πληροφορίες σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το πώς ένας καλός διευθυντής προσλήψεων μπορεί να εξασφαλίσει έναν πιθανό υποψήφιο αισθάνεται αξία ή πώς να απαλύνετε το χτύπημα ενώ απορρίπτετε κάποιον, ώστε να αισθάνεται ότι μπορεί να κάνει ξανά αίτηση στο μελλοντικός. Αυτά είναι μερικά από τα τα καλύτερα εργαλεία για να είσαι καλύτερος διευθυντής.
5. Πρότυπα Hunter (Ιστός): Πρότυπα για την αποστολή ψυχρών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν απάντηση
Ο πιο δύσκολος τύπος επαγγελματικού email για σύνταξη είναι το κρύο email. Εάν ο παραλήπτης δεν σας γνωρίζει, γιατί να σας δώσει την ώρα της ημέρας; Πώς θα τους κάνετε να ενδιαφέρονται για την πεπερασμένη προσοχή που σας δίνουν; Η επαγγελματική εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Hunter προσφέρει κάποια βοήθεια με μια συλλογή από δωρεάν δοκιμασμένα και δοκιμασμένα πρότυπα κρύου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν λάβει απάντηση.
Το Hunter προσφέρει 266 ψυχρά πρότυπα email σε έξι ευρείες κατηγορίες: πωλήσεις, παρακολούθηση, SEO, στρατολόγηση, δικτύωση και μάρκετινγκ. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα πρότυπα κατά συνάφεια ή πρόσφατο και να μεταβείτε σε περαιτέρω υποκατηγορίες κάνοντας κλικ στις ετικέτες κάτω από κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να χρησιμοποιήσετε ένα email, απλώς αντιγράψτε-επικολλήστε το στο πλαίσιο Σύνταξης.
Όπου τα περισσότερα άλλα πρότυπα προσφέρουν μόνο έναν δείκτη όπως "[[Συστήστε τον εαυτό σας]]", ο Hunter σας δίνει την επιλογή να δείτε δείγματα δεδομένων. Είναι ένα μικρό αλλά χρήσιμο χαρακτηριστικό για να δείτε πώς είναι ένα επιτυχημένο email και στη συνέχεια να το προσαρμόσετε με τα δικά σας δεδομένα.
Το AI είναι το μέλλον των προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μεταξύ αυτών των πέντε τοποθεσιών, θα μπορείτε να βρείτε πρότυπα email για οποιαδήποτε επαγγελματική κατάσταση ή κατάσταση στο χώρο εργασίας. Είναι επίσης καλή ιδέα να αποθηκεύσετε αυτά τα πρότυπα ως κονσέρβες απαντήσεις στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να τα έχετε στη διάθεσή σας για το μέλλον.
Αλλά μιλώντας για το μέλλον, ίσως δεν χρειάζεται να βασίζεστε σε αυτά τα πρότυπα για πολύ. Όλο και περισσότερα εργαλεία AI για email καθοδηγούν τους χρήστες στο πώς να γράφουν αποτελεσματικά μηνύματα. Αν και αυτή τη στιγμή όλες αυτές είναι εφαρμογές επί πληρωμή που έχουν περισσότερο νόημα για τις εταιρείες, δεν είναι πολύ μακριά το Gmail και το Outlook να ενσωματώσουν αυτές τις δυνατότητες.
