Όταν διαχειρίζεσαι ανθρώπους, η επικοινωνία και η γραφειοκρατία είναι αναπόφευκτες. Είτε πρόκειται για προγραμματισμό, μισθοδοσία, διαχείριση εργασιών ή εκπαίδευση, υπάρχουν πολλά έγγραφα και συνομιλίες που μπορείτε να παρακολουθείτε.
Ακόμα κι αν η ομάδα σας είναι μικρή, δεν μπορείτε να αποφύγετε τη διαχείριση ανθρώπων, ειδικά αν είστε αποκλειστικά υπεύθυνοι για όλους.
Εκεί είναι χρήσιμο το Connecteam. Χάρη στην εκτεταμένη σειρά εργαλείων του, μπορείτε να παρακολουθείτε τη γραφειοκρατία, να επικοινωνείτε καθημερινά θέματα στο προσωπικό σας και να αποτρέπετε δαπανηρά σφάλματα μισθοδοσίας—όλα σε ένα μέρος και χωρίς υπόβαθρο στο HR.
Διαβάστε παρακάτω εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τις κορυφαίες δυνατότητες του.
Λειτουργίες εξοικονόμησης χρόνου του Connecteam
Συνολικά, θα εξοικονομήσετε άφθονο χρόνο έχοντας όλα τα εργαλεία διαχείρισης των υπαλλήλων σας σε ένα λογισμικό αντί να πηδάτε πέρα δώθε ανάμεσα σε δεκάδες εφαρμογές.
Οταν χρησιμοποιείτε του Connecteam Operations hub, δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε εναλλαγή μεταξύ excel, εργαλείων διαχείρισης έργου, email, κειμένων, έντυπων εγγράφων και οπουδήποτε αλλού βρεθείτε να ψάχνετε για λεπτομέρειες.
Εκτός από την κάλυψη των αναγκών σας στο λογισμικό, μπορείτε επίσης να αποχαιρετήσετε τα έντυπα και χειρόγραφα φύλλα χρόνου—και την ανάγκη να κυνηγήσετε ανθρώπους για αυτά.
Στην πραγματικότητα, τα βελτιωμένα εργαλεία επικοινωνίας και του χώρου εργασίας του Connecteam κάνουν στοιχεία όπως ο προγραμματισμός, η καταγραφή χρόνου και οι αναθέσεις εργασιών κρυστάλλινα για όλους, πράγμα που σημαίνει πολύ λιγότερα μπρος-πίσω για όλους.
Ακολουθεί μια γρήγορη περιγραφή των κύριων δυνατοτήτων του κόμβου Λειτουργιών του Connecteam που κάνουν την επίβλεψη και τη φροντίδα της ομάδας σας παιχνιδάκι.
1. Προγραμματισμός εργαζομένων
Δημιουργία προγράμματος εργαζομένων στο Connecteam είναι τόσο απλό όσο η εισαγωγή στοιχείων σε μια φόρμα. Μαζί με τα πεδία όνομα, ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης, μπορείτε:
- Εκχωρήστε πολλούς χρήστες στην ίδια βάρδια
- Επιτρέψτε στους χρήστες να αναθέτουν τους εαυτούς τους σε βάρδιες χωρίς αξίωση
- Κάντε αλλαγές σε επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα
- Επαναλάβετε επαναλαμβανόμενες βάρδιες
Μόλις χτυπήσεις Δημοσιεύω, το Connecteam στέλνει μια ειδοποίηση στους υπαλλήλους που έχετε ορίσει και μπορούν να ελέγξουν τις λεπτομέρειες απευθείας στην εφαρμογή. Δεν θα χρειάζεται πλέον να εκτυπώνετε ή να στέλνετε χρονοδιαγράμματα μέσω email, ούτε κάποιος θα τοποθετεί λανθασμένα ζωτικής σημασίας πληροφορίες.
Επιπλέον, το Προγραμματισμός εργασιών Το εργαλείο προσφέρει πολλές δυνατότητες για την αποφυγή διενέξεων:
- Η έγκριση βάρδιας δίνει στα μέλη της ομάδας σας την ευκαιρία να εγκρίνουν ή να απορρίψουν στοιχεία στο πρόγραμμά τους
- Η επισήμανση μη διαθεσιμότητας επιτρέπει στους υπαλλήλους να σας ενημερώνουν ποιες ημερομηνίες και ώρες δεν μπορούν να εργαστούν
- Ο καθορισμός περιορισμών θέτει περιορισμούς για να αποτρέψει τις υπερβολικές αλλαγές στον προγραμματισμό
Για να αποφύγετε την ανάγκη επεξεργασίας του προγράμματός σας μόλις το δημοσιεύσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία προγραμματισμού εργασιών σε συνδυασμό με τη λειτουργία αιτήματος χρόνου του Connecteam. Κάθε φορά που ένας υπάλληλος υποβάλλει ένα αίτημα χρόνου, θα το βρείτε κάτω εκκρεμείς αιτήσεις στο Ρολόι διεπαφή.
2. Γρήγορη διαχείριση εργασιών
Εκτός από τη δημιουργία ενός λεπτομερούς χρονοδιαγράμματος, μπορείτε να αναθέσετε Μετατόπιση εργασιών σε κάθε χρονική φραγή, ώστε οι υπάλληλοί σας να μπορούν να ανταποκρίνονται σε συγκεκριμένες αναθέσεις του προγράμματος.
Εάν θέλετε να απευθυνθείτε για να τα διευκρινίσετε ή κάποιος κολλήσει, το Δραστηριότητα βάρδιας Η καρτέλα προσφέρει ένα παράθυρο συνομιλίας ανάμεσα σε εσάς και τους υπαλλήλους που έχετε ορίσει στη βάρδια.
Το Connecteam προσφέρει επίσης α Γρήγορες εργασίες εργαλείο για να εξαλείψετε την ανάγκη αποστολής γραπτών ή email αναθέσεων σε άτομα. Ρυθμίστε μια εργασία μια φορά, αναθέστε τους σχετικούς υπαλλήλους και όλοι θα είναι αυτόματα στο βρόχο. Το να ξεκινήσετε είναι εύκολο, και εδώ μπορείτε να λάβετε λεπτομερείς πληροφορίες με ημερομηνίες, ώρες, περιγραφές και δευτερεύουσες εργασίες για επιπλέον περιεχόμενο.
Ουσιαστικά, θα τα έχετε όλα οφέλη εξοικονόμησης χρόνου ενός αποκλειστικού εργαλείου διαχείρισης έργου στα χέρια σας.
Σαν το Βάρδια καρτέλα δραστηριότητα στον προγραμματιστή, μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τους υπαλλήλους απευθείας μέσω του Σχόλια καρτέλα εάν υπάρχουν ερωτήσεις ή περαιτέρω ερωτήσεις.
Έχοντας το εργαλείο σχολίων απευθείας στην εργασία, δεν χρειάζεται πλέον να αναζητάτε προηγούμενες επικοινωνίες σε άλλες εφαρμογές. Με το εργαλείο Γρήγορες εργασίες, εσείς και οι υπάλληλοί σας μπορείτε να βρείτε γρήγορα ή να ανατρέξετε σε όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με μια εργασία στην αντίστοιχη θέση της.
3. Ρολόι ώρας εργαζομένων
Όταν έρθει η ώρα να μπουν μέσα, οι υπάλληλοί σας μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή στην κινητή συσκευή τους ή Εφαρμογή Kiosk του Connecteam εάν η ομάδα σας είναι ακίνητη. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να χτυπήσουν Έναρξη βάρδιας.
Στο backend, το Connecteam σάς παρέχει μια επισκόπηση σε πραγματικό χρόνο των αρχείων καταγραφής όλων κάτω από το Σήμερα καρτέλα εντός του Ρολόι εργαλείο.
Εδώ, μπορείτε να επικοινωνήσετε με άτομα της ομάδας σας και αν ταξιδεύουν από δουλειά σε δουλειά, μπορείτε να δείτε πού βρίσκονται στο χάρτη για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντός προγράμματος και ότι όλα κυλούν ομαλά.
Το Connecteam σάς επιτρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε εικονικές περιμέτρους ή geofencing για να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοί σας βρίσκονται σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία όταν κάνουν check-in. Πείτε αντίο στη μπουνιά φίλων και την κλοπή χρόνου μια για πάντα.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσαρμόσετε το ρολόι της ώρας σας για να ταιριάζει στον χώρο εργασίας σας, συμπεριλαμβανομένου του κύκλου μισθοδοσίας σας, προσόντα υπερωριών, διαλείμματα, θέσεις εργασίας και άλλα στοιχεία που είναι πιο βολικά για εσάς και την ομάδα σας.
Επιπλέον, μπορείτε να ζητήσετε από το λογισμικό να δημιουργήσει λίστες εργαζομένων που υπερβαίνουν τις υπερωρίες, απουσίαζαν ή δεν μέτρησαν τον χρόνο τους.
Καθώς ο καθένας καταγράφει το χρόνο του, το λογισμικό χρησιμοποιεί επίσης τις πληροφορίες για να δημιουργήσει φύλλα χρόνου.
4. Διαδικτυακά δελτία χρόνου
Μέσα στο Φύλλα χρόνου στην καρτέλα, μπορείτε να ελέγξετε, να επεξεργαστείτε και να παρακολουθήσετε τα αρχεία χρόνου των εργαζομένων. Εδώ, μπορείτε επίσης να δείτε αιτήματα χρόνου, να κάνετε check-in για απουσίες και να δείτε πληροφορίες εργασίας.
Καθώς κάνετε κλικ σε μεμονωμένα φύλλα χρόνου, το Connecteam σάς ειδοποιεί για τυχόν διενέξεις, όπως επικαλυπτόμενες βάρδιες και αιτήματα επεξεργασίας, εάν ένας υπάλληλος γνωρίζει ότι έκανε λάθος κατά την παρακολούθηση του χρόνου του.
Παρέχει επίσης μια απλή επισκόπηση της παρακολούθησής τους, ώστε να μπορείτε να διορθώσετε ή να επισημάνετε και να ρωτήσετε για αποκλίσεις. Μόλις είναι έτοιμο για μισθοδοσία, μπορείτε να εξάγετε σύνολα, φύλλα χρόνου ή αναφορές βάρδιας. Το Connecteam ενσωματώνεται αυτόματα με τα QuickBooks και Gusto, κάνοντας τη μισθοδοσία παιχνιδάκι με το πάτημα ενός κουμπιού.
5. Ψηφιακές φόρμες και λίστες ελέγχου
ο Φόρμες Το εργαλείο στο Operations hub του Connecteam καθιστά τη γραφική εργασία προσβάσιμη σε όσους πρέπει να την βρουν και να τη χρησιμοποιήσουν. Εξαλείφει επίσης την ανάγκη εκτύπωσης ή φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα χαθούν κάπου στην πορεία.
Καθώς δημιουργείτε φόρμες και λίστες ελέγχου στο Connecteam, μπορείτε να τις εκχωρήσετε Έξυπνες ομάδες—αυτόματες ομάδες χρηστών με την ίδια εργασία, τοποθεσία, ημερομηνία έναρξης ή οτιδήποτε άλλο μπορείτε να σκεφτείτε—ή μεμονωμένα άτομα. Εάν το αίτημα είναι ευαίσθητο στο χρόνο, στείλτε μια ειδοποίηση μόλις το δημοσιεύσετε ή προσθέστε το στη βιβλιοθήκη φορμών σιωπηλά, εάν όχι.
ο Φόρμες χαρακτηριστικό κάνει την επιβίβαση παιχνιδάκι. Επιπλέον, το προσωπικό σας θα έχει πάντα στη διάθεσή του τα έντυπα που χρειάζεται, πράγμα που σημαίνει λιγότερη γραφειοκρατία σχετικά με τις ανησυχίες για την ασφάλεια και την υποβολή αιτημάτων. Είναι τόσο απλό όσο δημιουργία μιας φόρμας Google αν έχετε φτιάξει ποτέ ένα, αλλά καλύτερα γιατί είναι ακριβώς εκεί που το χρειάζεστε.
Επιπλέον, μπορείτε να γίνετε δημιουργικοί με το εργαλείο Φόρμες για να αυτοματοποίηση και τυποποίηση διαδικασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιγράψετε τις ροές εργασιών χρησιμοποιώντας λίστες ελέγχου ή να δημιουργήσετε απλούς τρόπους υποβολής ηλεκτρονικών υπογραφών και χρονικών σφραγίδων GPS για τεκμηρίωση.
6. Όλες οι δυνατότητες του Communication Hub στο Connecteam
Ουσιαστικά, το Connecteam μπορεί να αντικαταστήσει πολλαπλό λογισμικό και διαδικασίες στην επιχείρησή σας με τις δυνατότητες που αναφέρονται ήδη σε αυτό το άρθρο. Ωστόσο, μπορείτε να το κάνετε ένα βήμα παραπέρα χρησιμοποιώντας το Επικοινωνία κεντρικό σημείο.
ο Κουβέντα εργαλείο, ιδίως, σας επιτρέπει να δημιουργήστε πολλά κανάλια από όλη την εταιρεία έως ομάδες τμημάτων, ακόμη και one-on-one. Ενώ μπορείτε να στέλνετε σχόλια και μηνύματα απευθείας σε βάρδιες, εργασίες και φύλλα χρόνου, αυτό σας δίνει έναν χώρο για γενικές συζητήσεις και προγραμματισμό.
Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ ενός τύπου messenger Χαλαρότητα ή περάστε από το τηλέφωνό σας για να βρείτε μηνύματα από υπαλλήλους.
Με το Ενημερώσεις εργαλείο, μπορείτε επίσης να στέλνετε ειδήσεις και ανακοινώσεις με πολλά προσαρμοσμένα στοιχεία σχεδίασης για να προσθέσετε προσωπικότητα στα μηνύματά σας.
Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη εάν δεν έχετε διευθύνσεις email προσωπικού για όλους τους υπαλλήλους σας ή εάν αποφασίσουν να ενημερώσουν τα προσωπικά τους email. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την αφοσίωση για να δείτε πόσα άτομα τη διαβάζουν.
Επιπλέον, το Ευρετήριο βοηθά το προσωπικό σας να βρει και να επικοινωνήσει ο ένας με τον άλλον. Το προσωπικό δεν θα χρειάζεται πλέον να χρησιμοποιεί τους προσωπικούς του αριθμούς τηλεφώνου ή διευθύνσεις email για να συνεργάζεται σε έργα εργασίας, εάν δεν το θέλει.
Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε ορισμένα άτομα εάν προτιμούν να μην συνομιλούν και να δημιουργήσετε περιορισμούς σχετικά με το ποιος μπορεί να μιλήσει με ποιον.
Σε τελική ανάλυση, τα εργαλεία επικοινωνίας της Connecteam βοηθούν όλους να διατηρούν τις επαγγελματικές και τις προσωπικές σας δραστηριότητες χωριστά και την ομαλή λειτουργία της εταιρείας σας.
Εξοικονομήστε χρόνο και στρες με το Connecteam
Το Connecteam είναι ένα εργαλείο ενιαίας εξυπηρέτησης για τη διαχείριση του κορυφαίου πόρου της εταιρείας σας - των ανθρώπων της.
Σας εξοικονομεί χρόνο τοποθετώντας όλες τις εργασίες σας σε ένα μέρος και μειώνοντας τον αριθμό των συνεχόμενων επικοινωνιών με τους υπαλλήλους σας. Επιπλέον, το προσωπικό σας επωφελείται επίσης από την απλοποιημένη επικοινωνία και τη σαφήνεια σχετικά με τον προγραμματισμό και τις εργασίες.
Αν διαπιστώσετε ότι αναζητάτε συνεχώς πληροφορίες, πηδάτε μεταξύ πολλών λογισμικών και πηγαίνετε πέρα δώθε στην επικοινωνία, μπορεί να είναι η λύση που χρειάζεστε. Γιατί να μην εγγραφείτε στη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών του Connecteam και να ξεκινήσετε δοκιμάζοντας μία από τις αναφερόμενες λειτουργίες;
