Πώς να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφοράς χαρακτήρων

Η υποβολή αίτησης για μια νέα δουλειά ή ευκαιρία είναι τρομακτική, αλλά μια θετική αναφορά χαρακτήρα ενισχύει την αυτοπεποίθησή σας και τις πιθανότητες να την αποκτήσετε. Έτσι, όταν κάνετε την αναφορά, κάντε ό, τι καλύτερο μπορείτε για να υποστηρίξετε τον υποψήφιο.

Όταν πρόκειται για τη σύνταξη ενός email αναφοράς χαρακτήρων, η λογική είναι ίδια με ένα γράμμα—μόνο η διάταξη είναι ελαφρώς διαφορετική. Ακολουθούν βασικές συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου, ώστε εσείς και ο υποψήφιος να κάνετε καλή εντύπωση στον παραλήπτη του email.

1. Γράψτε αναφορές χαρακτήρων για υποψηφίους που γνωρίζετε

Ως στέλεχος, για παράδειγμα, θα πρέπει να δημιουργήσετε σχέσεις με την ομάδα σας. Δεν ενισχύει απλώς τον οργανισμό - διευκολύνει επίσης τη σύνταξη των email αναφοράς χαρακτήρων.

Κατά την τοποθέτηση εξαιρετικές διαδικτυακές πλατφόρμες δημιουργίας ομάδας για καλή χρήση, σημειώστε τα επιτεύγματα, τις ιδιότητες και τα ανέκδοτα των εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ένας από αυτούς ζητά μια αναφορά χαρακτήρα, θα ξέρετε τι να πείτε γι 'αυτούς.

Αποφύγετε να γράφετε αναφορές για άτομα με τα οποία δεν έχετε καθόλου ή ελάχιστη σχέση. Αν και θα μπορούσατε να συμπληρώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με στοιχεία από έναν συνάδελφο, δεν θα έχετε προσωπικές εμπειρίες να μοιραστείτε. Αυτό θα αποδυναμώσει την αναφορά.

2. Λάβετε ακριβείς λεπτομέρειες σχετικά με τον παραλήπτη και την ευκαιρία του email

Η έρευνα είναι απαραίτητη για τη σύνταξη ενός καλού email αναφοράς χαρακτήρων. Ρωτήστε τον υποψήφιο για πληροφορίες σχετικά με το σε ποιον υποβάλλει αίτηση και για τι.

Χρειάζονται μια επαγγελματική, ακαδημαϊκή ή προσωπική αναφορά; Εάν υπάρχει περιγραφή εργασίας, μπορεί να σας πει τι αναζητά ο εργοδότης και ποιες λεπτομέρειες θα έκαναν τον υποψήφιο σας να λάμψει. Τα ονόματα εταιρειών και επαφών είναι επίσης ιδανικά για βρίσκοντας επιπλέον πληροφορίες μέσω της διαδικτυακής έρευνας.

Στο τέλος της ημέρας, πρέπει να προσαρμόσετε το email στις απαιτήσεις της ευκαιρίας και να προσπαθήσετε να μιλήσετε απευθείας στον παραλήπτη χωρίς να είστε ανεπίσημοι.

3. Δομήστε δεξιά το email αναφοράς χαρακτήρων

Υπάρχει ένας ιδανικός τρόπος για τη δομή των email για αναφορές χαρακτήρων. Προσέξτε τη διάταξη και το περιεχόμενό τους.

Σε αντίθεση με μια επιστολή, ένα email δεν χρειάζεται τα στοιχεία σας ή τον παραλήπτη στην κορυφή. Απλώς ξεκινήστε με έναν επίσημο χαιρετισμό και προχωρήστε κατευθείαν στο σώμα του κειμένου.

Οι πληροφορίες σας έρχονται στο τέλος του email. Κλείστε το με τη διεύθυνση email, τον αριθμό τηλεφώνου σας και οποιαδήποτε άλλη λεπτομέρεια επικοινωνίας πιστεύετε ότι είναι κατάλληλη. Συμπεριλάβετε το όνομα και την υπογραφή σας.

II. Να είστε σαφείς και συνοπτικοί

Όταν πρόκειται για τη συνολική δομή του email, επιλέξτε προσεκτικά τις λέξεις σας. Η αναφορά χαρακτήρων πρέπει να είναι ενημερωτική αλλά σύντομη και ευανάγνωστη.

Επιλέξτε τα βασικά σημεία που θέλετε να κάνετε πριν ξεκινήσετε να γράφετε. Τοποθετήστε τα σε μια λίστα κουκκίδων για κάθε ενότητα που θα αποτελέσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

III. Αναλυτικά η σχέση σας με τον υποψήφιο

Ξεκινήστε το email με το πώς γνωρίζετε τον υποψήφιο και για πόσο καιρό. Εξηγήστε το ρόλο και τη σχέση σας. Κρατήστε το απλό, αλλά αν έχετε κάτι θετικό να μοιραστείτε, όπως την πρώτη σας εντύπωση για τον υποψήφιο, μη διστάσετε να το κάνετε με λίγα λόγια.

Τούτου λεχθέντος, μείνετε σε επαγγελματικές λεπτομέρειες. Ο παραλήπτης της αναφοράς δεν χρειάζεται να γνωρίζει πού πήγε ο υποψήφιος διακοπές ή πώς πίνει τον καφέ του.

Εστιάστε το email στο τι τους κάνει καλούς για τον ρόλο για τον οποίο υποβάλλουν αίτηση.

IV. Αναλυτικά τα θετικά χαρακτηριστικά του υποψηφίου

Αυτό είναι το πιο σημαντικό μέρος της αναφοράς του χαρακτήρα. Εάν κάνατε την έρευνά σας, θα πρέπει να γνωρίζετε τι απαιτεί η δουλειά ή η ευκαιρία και ποιες από τις ιδιότητες του υποψηφίου ταιριάζουν στο λογαριασμό.

Όπως ήδη αναφέρθηκε, η προετοιμασία μπορεί να κάνει αυτή τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε τους εργάτες σας ακολουθήστε και πετύχετε έξυπνα σχέδια στόχων, που μπορεί να χρησιμεύσει ως απόδειξη των επιτευγμάτων και της δέσμευσής τους.

Δεν αρκεί να απαριθμήσουμε τις νικητήριες ιδιότητες του υποψηφίου. Εάν έχετε ανέκδοτα που αποδεικνύουν τις δεξιότητες και τις επιτυχίες τους, βάλτε τα στο email. Δείχνει ότι οι πράξεις τους είναι τόσο αξιοσημείωτες όσο και οι ικανότητες και η προσωπικότητά τους.

V. Προσαρμόστε τη Δήλωση Σύστασης στην Ευκαιρία

Η τελευταία ενότητα του email αναφοράς χαρακτήρα σας θα πρέπει να είναι η σύστασή σας.

Όπως όλα τα άλλα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζει την ευκαιρία. Χρησιμοποιώντας τις απαιτήσεις του για να σας κατευθύνει, εξηγήστε ακριβώς γιατί ο εργαζόμενος, ο μαθητής ή ο φίλος σας είναι κατάλληλος.

Μην αναβλύζετε για αυτά, όμως. Κάντε μια δήλωση που φτάνει κατευθείαν στο θέμα, ξεκάθαρα και συνοπτικά, σχετικά με το γιατί ο παραλήπτης πρέπει να εξετάσει σοβαρά τον υποψήφιο.

Τα διαπιστευτήριά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας που ακολουθούν θα πρέπει να καθιστούν το email ως μια εξαιρετικά αξιόπιστη αναφορά χαρακτήρων.

4. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε πρότυπα αναφοράς χαρακτήρων

Εάν θέλετε επιπλέον καθοδήγηση σχετικά με το πώς να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφοράς χαρακτήρων, εξερευνήστε δείγματα και πρότυπα με δυνατότητα λήψης που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Πολλά από αυτά είναι σε μορφή επιστολής, αλλά μπορείτε να τα προσαρμόσετε γρήγορα σε μια διάταξη email.

Το Workable έχει μερικά πρότυπα που μπορεί να σας ενδιαφέρουν, όπως μια επιστολή αναφοράς υπαλλήλου, μια γενική συστατική επιστολή και ένα ειδικά για δάσκαλο.

Το Corporate Finance Institute μπορεί επίσης να βοηθήσει με το πρότυπο επιστολής αναφοράς. Απλώς πρέπει να εγγραφείτε στην πλατφόρμα πριν κάνετε λήψη αυτού του δωρεάν πόρου.

Το πρότυπο έχει μια μικρή επιλογή από γράμματα αναφοράς χαρακτήρων, μερικά σε Word και άλλα σε μορφή PDF. Κατεβάστε και επεξεργαστείτε τα όπως σας ταιριάζει.

Μια άλλη ιστοσελίδα που μπορείτε να δείτε είναι ο οδηγός αναφοράς χαρακτήρων στο The Balance Careers. Περιέχει πολλές συμβουλές, αλλά και δείγματα και πρότυπα email καθώς και επιστολές.

Εάν εργάζεστε πολύ στο Word, ρίξτε μια ματιά στο πρότυπο επιστολής συστάσεων της Microsoft. Μπορείτε να το κατεβάσετε δωρεάν και να κάνετε όποιες αλλαγές χρειάζεστε.

Δείτε τι ποιοτικές ιστοσελίδες όπως αυτές έχουν να προσφέρουν όσον αφορά τις συμβουλές και τα εργαλεία. Απλώς να είστε έτοιμοι να τροποποιήσετε τα πρότυπά τους ώστε να ταιριάζουν στις περιστάσεις σας, μερικά περισσότερο από άλλα.

5. Διορθώστε το email αναφοράς του χαρακτήρα σας πολλές φορές

Οι πιο υποσχόμενες εφαρμογές για κάθε ευκαιρία είναι αυτές που πλησιάζουν την τελειότητα, επομένως δεν θέλετε ένα μικρό λάθος να καταστρέψει τις πιθανότητες του υποψηφίου σας.

Αφού ολοκληρώσετε το email αναφοράς χαρακτήρων, μην το στείλετε αμέσως. Αφήστε το για λίγο στην άκρη και ξαναδείτε το, αναζητώντας λάθη και απολύσεις. Όλα πρέπει να χωρέσουν όμορφα σε μια σελίδα.

Διορθώστε το email μερικές φορές και αναζητήστε συγκεκριμένα προβλήματα με κάθε πάσο. Βάλτε και κάποιον άλλο να το επιθεωρήσει. Μη διστάσετε να επιλέξετε το καλύτερο εργαλείο ελέγχου γραμματικής και να συνδυάσετε τις δυνατότητές του με την προσοχή σας στη λεπτομέρεια.

Αλλά δεν εξετάζετε μόνο την ορθογραφία και τη γραμματική. Καταλάβατε σωστά το όνομα του παραλήπτη; Τι γίνεται με τον τίτλο εργασίας; Τα στοιχεία επικοινωνίας σας είναι σωστά και ενημερωμένα;

Όσο περισσότερο χτενίζετε το email, τόσο περισσότερο μπορείτε να το βελτιώσετε. Θα βρείτε λάθη και ευκαιρίες για βελτίωση.

Οι υποψήφιοι πρέπει να προσπαθούν σε κάθε μέρος των αιτήσεών τους

Μια λαμπερή σύσταση από έναν εργοδότη, συνάδελφο ή ακαδημαϊκό μπορεί να κάνει θαύματα για τις προοπτικές ενός υποψηφίου. Εάν είστε αυτός που γράφει το email αναφοράς χαρακτήρων, πάρτε την εργασία στα σοβαρά.

Αλλά μπορείτε μόνο να ενισχύσετε έναν υποψήφιο μέχρι στιγμής. Οι ίδιοι πρέπει να καταβάλουν προσπάθεια για να επιτύχουν στόχους, να γράφουν συνοδευτικές επιστολές, να τα πηγαίνουν καλά στις συνεντεύξεις κ.λπ. Τούτου λεχθέντος, η υποστήριξη από εσάς και τις διαδικτυακές υπηρεσίες είναι ανεκτίμητη.

5 ηλεκτρονικά πρότυπα συνοδευτικών επιστολών για να αποκτήσετε πιο γρήγορα την εργασία των ονείρων σας

Διαβάστε Επόμενο