Πώς να διορθώσετε σφάλματα σε μια συνάρτηση IF στο Excel

Η συνάρτηση IF είναι ο ακρογωνιαίος λίθος πολλών εξελιγμένων τύπων στο Excel. Χρησιμοποιώντας το IF, μπορείτε να ορίσετε μια συνθήκη και δύο εξόδους για το πότε αυτή η συνθήκη πληρούται ή όχι. Επιπλέον, μπορείτε ακόμη και να ενσωματώσετε αυτές τις συναρτήσεις IF η μία μέσα στην άλλη, μέχρι να ικανοποιηθεί κάθε κριτήριο που χρειάζεστε.

Η δυνατότητα πολυπλοκότητας αυτής της λειτουργίας είναι ταυτόχρονα κατάρα και ευλογία. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε εξελιγμένες φόρμουλες και, ταυτόχρονα, σας διευκολύνει να χαθείτε στη σπείρα και να καταλήξετε με σφάλματα και μια σπασμένη φόρμουλα.

Κατανόηση της συνάρτησης IF

Το πιο σημαντικό βήμα για την εκκαθάριση της λειτουργίας IF από σφάλματα είναι να κατανοήσουν τη λειτουργία και η σύνταξή του. Το IF είναι ένα από τα περισσότερα δημοφιλείς συναρτήσεις στο Excel. Η συνάρτηση IF εκτελεί μια λογική δοκιμή και, στη συνέχεια, επιστρέφει μια τιμή όταν το αποτέλεσμα της λογικής δοκιμής είναι αληθές και μια άλλη για όταν το αποτέλεσμα της δοκιμής είναι ψευδές. Έτσι λοιπόν, η συνάρτηση IF αποτελείται από τρία κομμάτια:

• λογικό_τεστ
• value_if_true
• value_if_false

Όταν συνδυάζετε αυτά τα κομμάτια, λαμβάνετε τη συνάρτηση IF:

IF (λογικό_δοκιμή, τιμή_αν_αληθές, [τιμή_εάν_λάθος])

Όπου logical_test είναι η συνθήκη σας, value_if_true είναι η τιμή που επιστρέφει η συνάρτηση εάν πληρούται η συνθήκη και value_if_false είναι η τιμή που επιστρέφεται εάν η συνθήκη δεν πληρούται.

Παράδειγμα συνάρτησης IF

Ως παράδειγμα, εξετάστε το υπολογιστικό φύλλο παραπάνω. Έχουμε τις βαθμολογίες δύο διαφορετικών μαθητών σε ένα τεστ και θέλουμε να γράψουμε έναν τύπο που μας λέει αν αυτοί οι δύο μαθητές έχουν την ίδια βαθμολογία. Ο τύπος θα ήταν ο παρακάτω:

=IF(B2=B3, A2&" & "&A3&" πήραν την ίδια βαθμολογία!", Τα A2&" & "&A3&" δεν πήραν την ίδια βαθμολογία.")

Αυτός ο τύπος καλεί τη συνάρτηση IF και εκτελεί τη λογική δοκιμή του B2=B3. Εάν το αποτέλεσμα του τεστ είναι θετικό, τότε η συνάρτηση θα πει ότι οι δύο μαθητές έχουν την ίδια βαθμολογία. Διαφορετικά, εάν το αποτέλεσμα του τεστ είναι αρνητικό, τότε η συνάρτηση θα πει ότι οι δύο μαθητές δεν πήραν την ίδια βαθμολογία.

Αντί να πληκτρολογούμε τα ονόματα των μαθητών, σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε αναφερθεί στα κελιά που περιέχουν τα ονόματά τους. Με αυτόν τον τρόπο ο τύπος μπορεί να λειτουργεί σωστά ακόμα και όταν αλλάζουν τα ονόματα.

Παράδειγμα συνάρτησης ένθετου IF

Η σπείρα των ένθετων λειτουργιών IF είναι πολύ εύκολο να χαθεί, αλλά μπορείτε να την κατακτήσετε κατανοώντας τη δομή της. Σε αυτήν τη δειγματοληπτική λίστα, έχουμε τα ονόματα και τις βαθμολογίες ορισμένων τυχαίων μαθητών σε ένα τεστ. Θέλουμε επίσης να καθιερώσουμε ένα σύστημα βαθμίδων. Οι βαθμολογίες υψηλότερες από 90 παίρνουν S+, 80 έως 90 παίρνουν S, 70 έως 80 παίρνουν A, και μετά ένα γράμμα ανεβαίνει με κάθε 10 βαθμολογίες.

Μπορούμε να το κάνουμε αυτό με έναν μόνο τύπο, α ένθετος τύπος IF για να είμαστε ακριβείς. Ο τύπος θα ήταν ο παρακάτω:

=IF(B2>90, "S+", IF(B2>80, "S", IF(B2>70, "A", IF(B2>60, "B", IF(B2>50, "C", IF(B2>40, "D", IF(B2>30, "E", "F")))))))

Η αρχική λογική δοκιμή σε αυτόν τον τύπο είναι να ελέγξετε εάν η βαθμολογία είναι μεγαλύτερη από 90. Εάν είναι, η συνάρτηση επιστρέφει την τιμή S+. Μέχρι εδώ όλα καλά, σωστά;

Αλλά αυτό που ξεκινά την αλυσίδα των συναρτήσεων IF, είναι ότι η τιμή_if_false είναι μια ίδια συνάρτηση IF. Έτσι, εάν το B2 δεν ήταν υψηλότερο από 90, ο τύπος θα προχωρήσει στην επόμενη συνάρτηση IF, για να ελέγξετε και να δείτε εάν το B2 είναι υψηλότερο από 80. Εάν αυτή η δοκιμή επιστρέψει true, τότε το B2 είναι σίγουρα μεταξύ 80 και 90 και έτσι ο τύπος επιστρέφει την τιμή S.

Από την άλλη πλευρά, εάν το δεύτερο τεστ επιστρέψει επίσης false, τότε ο τύπος μεταβαίνει στην επόμενη συνάρτηση IF, όπου δοκιμάζει το B2 για να δει αν είναι υψηλότερο από 70. Ο τύπος θα συνεχίσει να δοκιμάζει το B2 μέχρι να λάβει θετικό αποτέλεσμα από ένα από τα λογικά τεστ ή να φτάσει στην τελική συνάρτηση IF.

Διόρθωση της λειτουργίας IF

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το σφάλμα που λαμβάνετε είναι επειδή έχετε μπερδέψει την ίδια τη λειτουργία IF. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει είτε λάθος στη σύνταξη της συνάρτησης είτε στα κελιά στα οποία αναφέρεται.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία σας είναι υγιής είναι να ελέγξετε τα κόμματα και τις παρενθέσεις. Θυμηθείτε τη σύνταξη της συνάρτησης IF και ξέρετε ότι η συνάρτηση μεταβαίνει στην επόμενη παράμετρο με κάθε κόμμα. Επίσης, φροντίστε να κλείσετε τις παρενθέσεις σας αμέσως αφού ορίσετε value_if_false.

Εκτός από την ίδια τη συνάρτηση IF, τα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά με τις ένθετες συναρτήσεις. Μπορείτε να τοποθετήσετε οποιαδήποτε συνάρτηση μέσα σε μια συνάρτηση IF, είτε στις παραμέτρους value_if_true είτε _value_if_false. Το κλειδί εδώ είναι να γνωρίζετε τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε, ώστε να μην ανακατεύετε τη σύνταξη ή να εκπλήσσετε τη συνάρτηση με μη έγκυρη εισαγωγή.

Όταν κάτι δεν πάει καλά με τον τύπο σας, το Excel θα σας ενημερώσει με μια συντομογραφία του σφάλματος. Γνωρίζοντας τι σημαίνει το καθένα, θα έχετε λιγότερο πρόβλημα να τα διορθώσετε. Ακολουθούν τέσσερα από τα πιο κοινά σφάλματα που σχετίζονται με τη συνάρτηση IF.

Λάβετε υπόψη ότι τα λάθη είναι σχετικά. Για παράδειγμα, ένας τύπος θα μπορούσε να λειτουργεί άψογα σε ένα συγκεκριμένο ζεύγος αριθμών, αλλά να μην λειτουργεί με ένα άλλο ζεύγος αριθμών. Όλα εξαρτώνται από τον τύπο σας, το εύρος του και τον τομέα του. Εδώ είναι ένα παράδειγμα.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε τον αριθμό των ανδρών και των γυναικών σε ένα πάρκο σε διαφορετικές ημέρες. Έχουμε επίσης μια στήλη που δείχνει εάν η αναλογία γυναικών προς άνδρες ήταν μεγαλύτερη από 1 εκείνη την ημέρα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τη λειτουργία IF.

=IF(C2/B2>1, "Ναι", "Όχι")

Εδώ, χρειάζεται μόνο να χρησιμοποιείτε τη λαβή αυτόματης συμπλήρωσης για να ελέγχετε την αναλογία κάθε δεύτερη μέρα. Σημειώστε ότι ο τύπος λειτουργεί καλά σε όλες τις σειρές, εκτός από μία. Η φόρμουλα έχει χτυπήσει #DIV/0! σφάλμα, επειδή προσπαθούσε να διαιρέσει έναν αριθμό με το μηδέν.

Διόρθωση σφαλμάτων και ρύθμιση συνθηκών

Το IF είναι μια δημοφιλής συνάρτηση που πραγματοποιεί μια λογική δοκιμή και στη συνέχεια επιστρέφει δύο τιμές ανάλογα με τα αποτελέσματα αυτής της δοκιμής. Η συνάρτηση IF σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε πολλούς σύνθετους τύπους στο Excel, αλλά είναι επίσης πιθανό να χάσετε τα μάτια σας για το τι ακριβώς συμβαίνει στον τύπο και να βομβαρδιστείτε με σφάλματα.

Το κλειδί για τη χρήση της συνάρτησης IF χωρίς σφάλματα είναι πρώτα να την κατανοήσετε και τη σύνταξή της. Εάν ενσωματώνετε άλλες συναρτήσεις μέσα σε μια συνάρτηση IF, τότε θα πρέπει να εξοικειωθείτε και με αυτές τις λειτουργίες.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IF με ένθετους τύπους στο Excel

Διαβάστε Επόμενο