Τρόπος συγχρονισμού δεδομένων σε έγγραφα του Microsoft Excel

Το Microsoft Excel προσφέρει δύο τρόπους σύνδεσης δεδομένων: ο ένας είναι μεταξύ υπολογιστικών φύλλων στο ίδιο αρχείο και ο άλλος μεταξύ υπολογιστικών φύλλων σε ξεχωριστά αρχεία. Εδώ, θα σας δείξουμε πώς να συνδέσετε δύο αρχεία υπολογιστικού φύλλου Microsoft Excel και να εισάγετε δεδομένα αυτόματα από το ένα στο άλλο.

Με αυτήν τη μέθοδο, δεν χρειάζεται να συνδέσετε έγγραφα Excel μεταξύ τους. Επιπλέον, όταν εισάγονται νέα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης, το αρχείο προορισμού Excel ενημερώνεται αμέσως για να αντικατοπτρίζει την αλλαγή.

Τρόπος συγχρονισμού δεδομένων μεταξύ αρχείων Microsoft Excel

Εδώ θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε έτσι ώστε όταν τα δεδομένα εισάγονται σε ένα αρχείο Excel ("Δεδομένα πηγής" στο παράδειγμά μας), να εισάγονται αυτόματα σε ένα άλλο ("Αρχείο προορισμού"). Αυτό είναι μόνο ένα από τα πολλά τρόποι εξοικονόμησης χρόνου κατά τη χρήση του Microsoft Excel.

Εδώ είναι πώς φαίνεται το αρχείο προέλευσης στο παράδειγμά μας.

Για να συγχρονίσετε δεδομένα μεταξύ αρχείων Excel, κάντε τα εξής:

1. Ανοίξτε και τα δύο έγγραφα του Microsoft Excel.
2. Στο αρχείο προορισμού, κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να εισάγονται αυτόματα δεδομένα και πατήστε το Ισο με πλήκτρο στο πληκτρολόγιό σας.
3. Μεταβείτε στο αρχείο προέλευσης Excel και κάντε κλικ στο κελί από το οποίο θέλετε να εξαχθούν δεδομένα.
4. Επιστρέψτε στο αρχείο προορισμού. Θα δείτε έναν τύπο στο κελί στο οποίο εργαζόσασταν.
5. Αφαιρέστε τα σημάδια του δολαρίου από την εξίσωση. Αποτελούν μέρος του τμήματος αναφοράς κελιών της εξίσωσης.
6. Κτύπημα Εισαγω.
7. Τώρα μπορείτε να αντιγράψετε αυτό το κελί και να το επικολλήσετε σε οποιοδήποτε κελί του αρχείου προορισμού που θέλετε να αντικατοπτρίσετε στο αρχείο προέλευσης. Με αυτή τη ρύθμιση, το αντίστοιχο κελί στο αρχείο προέλευσης θα συνδεθεί με το κελί του αρχείου προορισμού. Για παράδειγμα, εάν αντιγράψετε και επικολλήσετε αυτόν τον τύπο σε κελί Α5 του αρχείου προορισμού, θα συνδεθεί με το κελί Α5 στο αρχείο προέλευσης.
8. Μπορείτε επίσης να σύρετε το κελί από την κάτω δεξιά γωνία για να γεμίσετε τη στήλη. Όλα τα κελιά που έχουν μορφοποιηθεί με αυτόν τον τρόπο θα αντικατοπτρίζουν τα αντίστοιχα κελιά στο αρχείο προέλευσης.

Κάθε φορά που προστίθενται δεδομένα στο αρχείο προέλευσης, θα συμπληρώνονται αυτόματα στα αντίστοιχα κελιά του αρχείου προορισμού, υπό την προϋπόθεση ότι αυτά τα κελιά περιέχουν τον τύπο που χρησιμοποιήσαμε παραπάνω.

Γενικός τύπος για αυτόματη εισαγωγή δεδομένων στο Excel

Η δύναμη του υπολογιστικού φύλλου της Microsoft είναι ότι σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εργασία σας με μερικά από αυτά Προηγμένες δυνατότητες του Excel. Το μόνο που χρειάζεται να γνωρίζετε είναι μερικές εύχρηστες φόρμουλες. Εδώ είναι ο τύπος για την εισαγωγή δεδομένων σε αρχεία Excel γενικά. Μπορείτε να το πληκτρολογήσετε μη αυτόματα εάν δεν έχετε ανοιχτό το αρχείο προέλευσης.

='Διαδρομή_αρχείου\[Όνομα_αρχείου]Όνομα_φύλλου'!Cell_reference

Θα χρειαστεί να αντικαταστήσετε το "File_path" με την πραγματική διαδρομή αρχείου του αρχείου προέλευσης, το "File_name" με το όνομα του αρχείου προέλευσης συμπεριλαμβανομένων των επέκταση, "Sheet_name" με το όνομα του φύλλου εργασίας του Excel και "Cell_reference" με το κελί στο αρχείο προέλευσης από το οποίο θα προέρχονται τα δεδομένα εισαγόμενος. Μην ξεχάσετε να κρατήσετε τα εισαγωγικά και το θαυμαστικό.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε απευθείας εάν γνωρίζετε τη διαδρομή αρχείου, το όνομα αρχείου, το όνομα φύλλου και το κελί από το οποίο πρόκειται να εισαχθούν τα δεδομένα.

Ακολουθεί ο τύπος όπως χρησιμοποιείται στο παράδειγμά μας:

='D:\Συγχρονισμός δεδομένων εγγράφου Excel\[Δεδομένα πηγής.xlsx]Φύλλο1'!Α3

Εργαστείτε πιο έξυπνα και αυξήστε την παραγωγικότητά σας στο Excel

Η απλή μέθοδος αυτόματης εισαγωγής δεδομένων στο Microsoft Excel μέσω συγχρονισμού αρχείων θα σας εξοικονομήσει φόρτο εργασίας και θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας. Καθιστά εύκολη τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων σύνοψης και μπορείτε να έχετε όλα τα σχετικά δεδομένα σε ξεχωριστά φύλλα Excel χωρίς την επιπλέον ταλαιπωρία να χρειάζεται να τα ρυθμίσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Πώς να μάθετε γρήγορα το Microsoft Excel: 8 συμβουλές

Διαβάστε Επόμενο