Πώς να διευκολύνετε αποτελεσματικά μια απομακρυσμένη συνάντηση ομάδας

Είτε είστε διευθυντής, είτε έχετε ηγετικό ρόλο στην εταιρεία σας είτε εργάζεστε σε ένα έργο, το πιθανότερο είναι ότι θα χρειαστεί να διευκολύνετε τις συναντήσεις της ομάδας. Ένα μεγάλο πλεονέκτημα εδώ, είναι ότι μπορείτε να φιλοξενήσετε τη δική σας συνάντηση όπως σας ταιριάζει.

Ωστόσο, υπάρχουν μερικές μεγάλες διαφορές μεταξύ πρόσωπο με πρόσωπο και εξ αποστάσεως συναντήσεων, οι οποίες μπορούν να κάνουν ή να χαλάσουν την αποτελεσματικότητά τους. Εδώ εξετάζουμε ορισμένες δυσκολίες με τη διευκόλυνση των απομακρυσμένων συναντήσεων ομάδας και πώς μπορείτε να τις ξεπεράσετε για να εκτελέσετε μία αποτελεσματικά.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της διευκόλυνσης των συναντήσεων εξ αποστάσεως

Οι εφαρμογές τηλεδιάσκεψης όπως το Google Meet, το Zoom και το Microsoft Teams, έχουν κάνει τη διεξαγωγή συσκέψεων στο διαδίκτυο πολύ δημοφιλή. Με ένα πάτημα ενός κουμπιού, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε. Υπάρχουν πολλά οφέλη από την εικονική διεξαγωγή συναντήσεων ομάδας, όπως:

• Εύκολη πρόσβαση σε ψηφιακό υλικό που πρέπει να μοιραστείτε.
instagram viewer
• Δυνατότητα καταγραφής συνεδριών.
• Δεν απαιτείται χρόνος για το ταξίδι.
• Δεν υπάρχουν δυσκολίες με την κράτηση δωματίων για συναντήσεις.
• Μπορείτε να συναντηθείτε με συναδέλφους και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους από όλο τον κόσμο.

Και πολλα ΑΚΟΜΑ. Ωστόσο, υπάρχουν και ορισμένα εμπόδια με αυτή τη μέθοδο, τα οποία μπορούν να εμποδίσουν την παραγωγικότητα. Μερικά παραδείγματα μπορεί να είναι:

• Τεχνικά προβλήματα ήχου και εικόνας.
• Κόπωση από τηλεδιάσκεψη.
• Η επικοινωνία δυσκολεύεται όταν υπάρχουν πολλοί παρευρισκόμενοι.
• Καθυστέρηση ή έλλειψη ανταπόκρισης από την ομάδα λόγω κανονικής οπτικής και ακουστικής καθυστέρησης.
• Διαταραχή των οπτικών ενδείξεων και της γλώσσας του σώματος.

Υπάρχουν ορισμένες πτυχές της συνομιλίας πρόσωπο με πρόσωπο που απλά δεν μπορούν να αναπαραχθούν εικονικά. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε αυτήν την εμπειρία με μερικές αποτελεσματικές συμβουλές και κόλπα.

1. Δημιουργήστε οργανικές συζητήσεις με ατζέντα

Η κατοχή ενός σχεδίου για οποιαδήποτε συνάντηση της ομάδας είναι απαραίτητη, ανεξάρτητα από το πώς θα παραδοθεί. Μια ατζέντα είναι απλώς μια δομημένη υποβάθμιση του τι πρέπει να συζητηθεί. Γενικά, αυτά κοινοποιούνται στους συμμετέχοντες σας πριν από τη συνεδρία. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω email ή με εφαρμογές όπως το Google Workspace, μπορείτε συμπεριλάβετε την ατζέντα στην πρόσκληση του ημερολογίου σας.

Ωστόσο, για να εκτελέσετε μια αποτελεσματική απομακρυσμένη σύσκεψη, θα πρέπει να αποφύγετε να καταχωρίσετε ενημερώσεις και υπενθυμίσεις σε όλους. Αντίθετα, η ατζέντα σας πρέπει να είναι ελκυστική και να προκαλεί συζήτηση. Εδώ είναι μερικές ιδέες:

• Αφιερώστε χρόνο για ομαδικό check-in που δεν σχετίζεται με την εργασία.
• Ξεκινήστε με ένα ανοιχτό θέμα συζήτησης για το οποίο γνωρίζετε ότι η ομάδα σας θα έχει απόψεις.
• Συμπεριλάβετε μόνο σημεία που θέλετε να σχολιάσουν οι άνθρωποι.
• Κρατήστε την ατζέντα σύντομη (οι άνθρωποι μπορούν να συγκεντρωθούν μόνο για περιορισμένο χρονικό διάστημα).

Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα αυτά κάθε φορά, αλλά σίγουρα θα ενθαρρύνουν την οργανική συζήτηση όσο περισσότερο τα κάνετε.

2. Χρησιμοποιήστε το Break Out Rooms

Συνήθως, οι συναντήσεις της ομάδας επικεντρώνονται γενικά γύρω από μια συγκεκριμένη ατζέντα και επικεντρώνονται στη συγκέντρωση της ομάδας ως σύνολο. Ωστόσο, είναι αναζωογονητικό να σπας αυτές τις παραδόσεις μερικές φορές και να δοκιμάζεις κάτι νέο.

Το Zoom, το Microsoft Teams και το Google Meet έχουν όλα τη δυνατότητα δημιουργίας αίθουσες επιμέρους συσκέψεων. Αυτές είναι μίνι αίθουσες συσκέψεων σε μια σύσκεψη, έτσι ώστε η ομάδα σας να μπορεί να συζητήσει πράγματα σε μικρότερες ομάδες.

Αυτό είναι βολικό εάν έχετε μεγαλύτερη ομάδα ή συναντάτε πολλές ομάδες ταυτόχρονα. Επιλύει επίσης το πρόβλημα που αναφέρθηκε προηγουμένως σχετικά με τις δυσκολίες επικοινωνίας των συναδέλφων όταν υπάρχουν πολλοί παρευρισκόμενοι.

Οι αίθουσες επισκέψεων δεν είναι πάντα κατάλληλες, για παράδειγμα, εάν έχετε λιγότερα μέλη της ομάδας. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι κάθε συζήτηση που γίνεται είναι απαραίτητη, και όχι απλώς για να γεμίσει χρόνο. Μόλις επιστρέψουν όλοι στην κύρια αίθουσα συσκέψεων, μπορείτε να ζητήσετε σχόλια σχετικά με τις συζητήσεις των συναδέλφων σας. Αυτό γίνεται για να μπορέσετε να συγκεντρώσετε τα κύρια σημεία και να τα προωθήσετε.

3. Παρουσίαση πληροφοριών με χρήση της κοινής οθόνης

Μια δυσκολία με την εξ αποστάσεως κοινή χρήση πληροφοριών είναι ότι μερικές φορές οι άνθρωποι απλώς δεν καταλαβαίνουν τι λέτε. Επομένως, αντί να πείτε απλώς στην ομάδα σας τι να κάνει, γιατί να μην της δείξετε; Υπάρχουν πολλά οφέλη από την κοινή χρήση της οθόνης σας σε εφαρμογές τηλεδιάσκεψης, όπως:

• Παρέχει μια εικόνα στην ομάδα σας.
• Λογαριασμοί για διαφορετικά στυλ μάθησης.
• Δίνει στην ομάδα σας την ευκαιρία να παρατηρήσει τις διαδικασίες.
• Προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο πληροφοριών, πέρα ​​από μια ακουστική εξήγηση.

Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει απλώς να μοιράζεστε την ατζέντα σας στην οθόνη, καθώς αυτό είναι απίθανο να τραβήξει την προσοχή της ομάδας σας. Αντίθετα, σκεφτείτε ποια θέματα ημερήσιας διάταξης χρειάζονται περαιτέρω εξήγηση ή χρειάζονται συνοδευτικά στοιχεία. Μερικά παραδείγματα θα μπορούσαν να είναι:

• Εάν έχετε διαπιστώσει ότι το προσωπικό σας δεν εκτελεί σωστά μια εργασία, δείξτε του πώς να ακολουθήσει μια συγκεκριμένη διαδικασία.
• Παρουσίαση δεδομένων και έρευνας.
• Ευκαιρίες προπόνησης.

4. Πότε να διοργανώσετε μια συνάντηση vs. Αποστολή email

Υπήρξαν πολλές μελέτες που πραγματοποιήθηκαν, που καταλήγουν στο συμπέρασμα ότι οι υπερβολικές συναντήσεις βλάπτουν την παραγωγικότητα, την ευημερία και τα κίνητρα του προσωπικού. Πόσες φορές έχετε παρακολουθήσει μια βιντεοκλήση που θα μπορούσε να είναι απλώς ένα email;

Όταν φιλοξενείτε μια συγκέντρωση, ουσιαστικά διακόπτετε τη ροή εργασίας και τη συγκέντρωση της ομάδας σας. Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο είναι απαραίτητο. Οι βιντεοκλήσεις θα πρέπει να προορίζονται για εις βάθος συζήτηση, συνεργασία και ενθάρρυνση της δέσμευσης της ομάδας. Ακριβώς επειδή είναι εύκολο να κάνετε κράτηση και να παρακολουθήσετε τις εικονικές συναντήσεις, δεν σημαίνει ότι πρέπει να βασίζεστε σε αυτές.

Ακολουθούν ορισμένες περιπτώσεις όπου μπορείτε να επιλέξετε εναλλακτικές λύσεις τηλεδιάσκεψης:

• Ζητώντας σχόλια από αποστολή μιας φόρμας Google.
• Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή messenger ή εφαρμογές ασύγχρονης επικοινωνίας για ενημερώσεις κατάστασης ομάδας.
• Στείλτε ένα email με πρόσφατες ενημερώσεις ή νέα (που δεν χρειάζονται συζήτηση).

Μερικές φορές οι συνάδελφοί σας θέλουν απλώς να κάνουν ένα διάλειμμα από την πληκτρολόγηση και να μιλήσουν με άλλους. Αυτό είναι σίγουρα κάτι που πρέπει να λάβετε υπόψη, αλλά μην το σπαταλάτε σε συναντήσεις όπου όλοι είναι βουβοί, ακούγοντάς σας να μιλάτε.

Οι αποτελεσματικές εξ αποστάσεως συναντήσεις απαιτούν προγραμματισμό

Η φιλοξενία συσκέψεων μέσω εφαρμογών τηλεδιάσκεψης απαιτεί ελαφρώς διαφορετικό σχεδιασμό σε σύγκριση με αυτές που γίνονται πρόσωπο με πρόσωπο. Οι δυσκολίες προκύπτουν κυρίως όταν υπάρχει έλλειψη προσοχής για τους παρευρισκόμενους.

Ωστόσο, οποιαδήποτε συνάντηση εξ αποστάσεως μπορεί να είναι αποτελεσματική με μια πλήρως στρογγυλεμένη ατζέντα που χρησιμοποιεί τον χρόνο παραγωγικά. Αυτό σημαίνει διερεύνηση θεμάτων συζήτησης που πραγματικά ενδιαφέρουν όλους τους εμπλεκόμενους, και απλώς να εμμείνουμε σε αυτό που απαιτείται. Με τις συμβουλές που θα διερευνηθούν εδώ, θα έχετε πολλούς πρακτικούς τρόπους για να φιλοξενήσετε τις απομακρυσμένες συγκεντρώσεις σας, διατηρώντας τις αποτελεσματικές και σχετικές με όλους τους εμπλεκόμενους.

Πώς να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τα Avatars Zoom για διασκεδαστικές συναντήσεις

Διαβάστε Επόμενο