Πώς να μειώσετε τις συναντήσεις στο χώρο εργασίας χρησιμοποιώντας την τεκμηρίωση ροής εργασίας του Tango

Οι συσκέψεις σε πραγματικό χρόνο είναι μέσα στην ημέρα σας; Αυτές οι αλληλεπιδράσεις μπορεί άσκοπα να καταλάβουν το πρόγραμμά σας όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Φυσικά, ορισμένες συναντήσεις είναι πολύτιμες και ποτέ δεν θα διαφωνούσαμε διαφορετικά.

Αλλά αν έχετε φτάσει ποτέ στο τέλος μιας βιντεοκλήσης και το θεωρείτε χάσιμο του χρόνου σας, ή ακόμα χειρότερα, μακάρι να κρατούσατε περισσότερες σημειώσεις, θα χαρείτε να ακούσετε ότι υπάρχει μια εναλλακτική: η τεκμηρίωση ροής εργασιών του Tango εργαλείο.

Πώς οι συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο εξαντλούν την παραγωγικότητα;

Τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης έχουν γίνει ο κανόνας στις κουλτούρες απομακρυσμένης εργασίας. Λογισμικό όπως το Zoom, το Microsoft Teams και το Google Meet είναι αναπόσπαστο στοιχείο για τη διατήρηση των κατανεμημένων ομάδων συνδεδεμένων και αφοσιωμένων. Αλλά δουλεύουν; Η έρευνα δείχνει το αντίθετο.

Μια μελέτη στο χώρο εργασίας, "Η Έρευνα της κάμερας Web: Εξαντλημένος ή δεσμευμένος;», εξέτασε τον αρνητικό αντίκτυπο της χρήσης λογισμικού τηλεδιάσκεψης. Το 49% του εργατικού δυναμικού των ΗΠΑ, ή 32 εκατομμύρια άνθρωποι, έχουν αισθανθεί

Ζουμ εξάντληση λόγω των αυξημένων συναντήσεων σε συνδυασμό με την πίεση για χρήση της κάμερας web σε όλη τη διάρκεια.

Η επιστροφή στην εργασία μετά από βιντεοκλήση δεν είναι επίσης απλή. Τύχη αναφέρει ότι χρειάζονται 25 λεπτά για να συνεχιστεί η εστίαση όταν μια σύσκεψη κατακερματίζει τη ροή εργασίας σας.

Και ένα Μελέτη του Στάνφορντ αποκαλύπτει ότι το ένα τρίτο των εργαζομένων δεν έχουν εξαρχής το ελάχιστο σημείο αναφοράς του 90% συνδεσιμότητας στο διαδίκτυο που απαιτείται για να παρακολουθήσουν εικονικές συναντήσεις. Αυτό μπορεί να προκαλέσει άγχος για τους υπαλλήλους που δεν μπορούν να συνεργαστούν αποτελεσματικά με τους συμπαίκτες τους.

Πώς η τεκμηρίωση ροής εργασιών μειώνει την πίεση των βιντεοσυναντήσεων;

Ίσως να σκέφτεστε, «αν υπήρχε άλλος τρόπος». Και εκεί είναι που μπαίνει στο παιχνίδι το εργαλείο τεκμηρίωσης ροής εργασιών του Tango. Το Tango είναι μια δωρεάν επέκταση προγράμματος περιήγησης Chrome που δημιουργεί τεκμηρίωση ροής εργασιών, συμπεριλαμβανομένων οδηγιών και οδηγών.

Η τεκμηρίωση της ροής εργασιών δεν είναι η κατάλληλη αντικατάσταση για όλες τις εικονικές συσκέψεις. Αλλά αν συμμετέχετε σε αλληλεπιδράσεις σε πραγματικό χρόνο όπου χρειάζεται μοιραστείτε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης Zoom ή εξηγήστε μια διαδικασία στους συμπαίκτες σας, τότε το Tango είναι μια φανταστική εναλλακτική λύση για ασύγχρονη χρήση.

Χρησιμοποιώντας την επέκταση του προγράμματος περιήγησης, θα καταγράψετε τη ροή εργασίας στην επιφάνεια εργασίας σας και θα ακολουθήσετε τις ακριβείς ενέργειες που πρέπει να κάνετε. Το λογισμικό δημιουργεί μια λεπτομερή περίληψη αυτών των ενεργειών, την οποία μπορείτε να εξαγάγετε και να μοιραστείτε με το κοινό σας. Θα το εξετάσουν ασύγχρονα στον δικό τους χρόνο, χωρίς το άγχος να προσπαθήσουν να προγραμματίσουν μια συνάντηση μαζί σας σε πραγματικό χρόνο.

Τι είδους συναντήσεις εξαλείφει το Tango;

Το τάνγκο είναι μια εξαιρετική εναλλακτική για τους ακόλουθους τύπους συναντήσεων:

1. Ενσωμάτωση

Δημιουργήστε τεκμηρίωση ροής εργασιών Tango για να δείξετε στους νέους σας προσλαμβάνοντες πώς να περιηγούνται στα συστήματά σας. Θα παρέχετε σημειώσεις για τα πάντα, από τη σύνδεση σε εφαρμογές για πρώτη φορά έως την προσαρμογή του πίνακα ελέγχου τους. Αναμένετε λιγότερα προβλήματα οδοντοφυΐας και μια πιο εύρυθμη διαδικασία ενσωμάτωσης, διαθέτοντας συνεπή τεκμηρίωση.

2. Εκπαιδευτικές περιηγήσεις

Το Tango μπορεί επίσης να δημιουργήσει εσωτερική τεκμηρίωση εκπαίδευσης για να διατηρείται σε έναν κοινόχρηστο πόρο για πρόσβαση στο προσωπικό σας.

Παράδειγμα: εάν πρέπει να διδάξετε την ομάδα σας πώς να χρησιμοποιεί ένα νέο εργαλείο δεδομένων, χρησιμοποιήστε το Tango για να δημιουργήσετε έναν οδηγό βήμα προς βήμα. Μπορείτε επίσης να παρουσιάσετε τις βέλτιστες πρακτικές εργασίας και τον τρόπο χρήσης των ενημερωμένων λειτουργιών του προϊόντος.

3. Επιδείξεις προϊόντων

Εάν έχετε ένα καταπληκτικό προϊόν SaaS να μοιραστείτε με τους πελάτες σας, το Tango διευκολύνει την επίδειξη του πώς ακριβώς να το χρησιμοποιήσετε. Ενσωματώστε αυτήν την τεκμηρίωση ροής εργασίας σε μελέτες περιπτώσεων και μοιραστείτε την ως μέρος της παρουσίασής σας.

4. Θέσεις πωλήσεων

Εάν στέλνετε κρύα μηνύματα σε πιθανούς πελάτες ή συνεργάτες, γνωρίζετε ήδη ότι το να κάνετε τον παραλήπτη να ανοίξει το email σας είναι μια μάχη από μόνη της. Αλλά μόλις διαβάσουν το μήνυμά σας, δεν θα μπορέσουν να αντισταθούν στην παρακολούθηση μιας γρήγορης επίδειξης ως μέρος της προβολής σας.

Πώς να δημιουργήσετε τεκμηρίωση χωρίς συσκέψεις χρησιμοποιώντας το Tango

Έτοιμοι να ξεκινήσετε; Το πρώτο βήμα είναι να εγγραφείτε για ένα δωρεάν λογαριασμός Tango, στη συνέχεια εγκαταστήστε την επέκταση του προγράμματος περιήγησης Tango Chrome.

1. Εγκαταστήστε την επέκταση προγράμματος περιήγησης Tango Chrome

Κατεβάστε το Tango από το Google Chrome Webstore. Στη συνέχεια, καρφιτσώστε την επέκτασή σας μεταβαίνοντας στη γραμμή του προγράμματος περιήγησης και κάνοντας κλικ στο Παζλ κομμάτι. Εντοπίστε την επέκταση Tango και κάντε κλικ στην καρφίτσα για να την αποθηκεύσετε στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

2. Καταγράψτε τη ροή εργασίας σας χρησιμοποιώντας το Tango

Μεταβείτε στην καρτέλα όπου θέλετε να ξεκινήσετε την εγγραφή της ροής εργασίας σας και κάντε κλικ στην καρφίτσα Tango στη γραμμή του προγράμματος περιήγησής σας. Πατήστε το μεγάλο μωβ κουμπί για να αρχίσετε να καταγράφετε τη ροή εργασίας σας όταν είστε έτοιμοι και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα που θέλετε να καταγράψετε.

Το Tango θα λειτουργεί στο παρασκήνιο για τη λήψη στιγμιότυπων οθόνης και την αυτόματη δημιουργία περιγραφών της ροής εργασίας σας. Χρειάζεται να κάνετε προσαρμογές;

Χρησιμοποιήστε τον ελεγκτή ροής εργασίας στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης σας για να θέσετε σε παύση και να συνεχίσετε τη ροή εργασίας σας, να την ολοκληρώσετε ή να την απορρίψετε εάν είστε ευχαριστημένοι με την πρώτη λήψη. Μόλις είστε ευχαριστημένοι, πατήστε την πράσινη επιταγή για να ολοκληρώσετε το έργο σας.

3. Επεξεργαστείτε τη ροή εργασίας του Tango

Από την οθόνη του προγράμματος επεξεργασίας Tango, θα δείτε τη ροή εργασίας που δημιουργείται αυτόματα. Για να προσφέρετε επιπλέον περιεχόμενο, δοκιμάστε να προσθέσετε κείμενο, να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε βήματα, να ανεβάσετε πρόσθετα στιγμιότυπα οθόνης ή να τακτοποιήσετε εκ νέου τα βήματα εάν προτιμάτε.

Ανησυχείτε μήπως είναι ορατές ευαίσθητες πληροφορίες; Κάντε αναβάθμιση στην έκδοση Tango Pro για 16 $ το μήνα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα δύο Ζωντανό Θάμπωμα λειτουργία ή το Θολούρα ενότητα στο πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας όταν περνάτε από τη ροή εργασιών που έχετε καταγράψει.

Χρειάζεται να δώσετε κάτι επιπλέον προσοχή; Προσθέστε χρήσιμα βέλη ή πλαίσια κάνοντας κλικ στο Σχολιάζω.

4. Μοιραστείτε την τεκμηρίωση της ροής εργασιών σας

Το τελευταίο βήμα για τη δημιουργία επαγγελματικής τεκμηρίωσης ροής εργασιών είναι η εξαγωγή και η κοινή χρήση της. Τα βήματα είναι τα ίδια, είτε θέλετε να το διανείμετε στο αφεντικό, στους συμπαίκτες ή στους πελάτες σας ή ακόμα και να το δημοσιεύσετε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή στον ιστότοπό σας.

Τύπος Κοινή χρήση & Εξαγωγή στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε τις ακόλουθες επιλογές:

• Μερίδιο: προσθέστε ένα email με δικαιώματα προβολής (ή πρόγραμμα επεξεργασίας με την έκδοση Pro)
• Μαγικό αντίγραφο: επικολλήστε τον σύνδεσμο στα Έγγραφα Google, στο Notion, στο Confluence κ.λπ. ή σε οτιδήποτε υποστηρίζει HTML.
• Κατεβάστε: εξαγωγή της ροής εργασίας σας ως PDF.
• Ενθέτω: αντιγράψτε έναν δημόσιο κώδικα ενσωμάτωσης και επικολλήστε τον στο αγαπημένο σας εργαλείο.

Περιστροφή από τη διάσκεψη στη λήψη

Την επόμενη φορά που θα προετοιμαστείτε για μια απομακρυσμένη σύσκεψη βιντεοκλήσης, αναρωτηθείτε εάν πρόκειται να καθοδηγήσετε το κοινό σας σε οποιεσδήποτε διαδικασίες βήμα προς βήμα. Εάν συμβαίνει αυτό, θα επωφεληθείτε από τη δημιουργία τεκμηρίωσης ροής εργασίας αντί να προσπαθείτε να εξηγήσετε τις ενέργειές σας σε μια ζωντανή κλήση.

Χρησιμοποιήστε το Tango ως ένα απαραίτητο εργαλείο ασύγχρονης επικοινωνίας στο οπλοστάσιο παραγωγικότητάς σας για να καταγράψετε τη ροή εργασίας σας και να διανείμετε όπως απαιτείται.

Τα 4 καλύτερα εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας βίντεο για απομακρυσμένες ομάδες

Διαβάστε Επόμενο