Πώς να χρησιμοποιήσετε τις αυτοκόλλητες σημειώσεις με το Outlook για καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο έλεγχος των email είναι μέρος της καθημερινής ρουτίνας εργασίας των περισσότερων επαγγελματιών. Έτσι, αξίζει να βρούμε τρόπους να επιταχύνουμε αυτή τη διαδικασία και να την κάνουμε λίγο λιγότερο αγχωτική.

Ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη είναι να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Sticky Notes στον λογαριασμό email σας στο Outlook. Ας μάθουμε πώς.

Ξεκινήστε με τη χρήση του Microsoft Sticky Notes στο Outlook

Σύμφωνα με Έρευνα της Adobe για το 2018, οι Αμερικανοί ξοδεύουν περίπου 3,1 ώρες καθημερινά σε email. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες σημειώσεις stick στο Outlook για να επιταχύνετε την αλληλογραφία email σας.

Όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διάφορους σκοπούς. Αλλά προτού αρχίσετε να κρατάτε σημειώσεις για αυτό, θα πρέπει πρώτα να το ρυθμίσετε.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι αυτό λειτουργεί μόνο για Windows 10 και 11. Να ξεκινήσω:

1. Κατεβάστε την εφαρμογή Sticky Notes από το κατάστημα της Microsoft.
instagram viewer
2. Συνδεθείτε στην εφαρμογή Sticky Notes με τον λογαριασμό σας Microsoft.
3. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Outlook.
4. Επιλέξτε την επιλογή Σημειώσεις που δίνεται στο μενού στην αριστερή πλευρά.
5. Κάντε κλικ στο Νέα Σημείωση να δημιουργήσει ένα.
6. Κάντε διπλό κλικ στην υπάρχουσα σημείωση για να την επεξεργαστείτε.
7. Κάντε κλικ στο τρεις δότες για να διαγράψετε ή να αλλάξετε το χρώμα μιας συγκεκριμένης σημείωσης.

Όλες οι σημειώσεις που δημιουργείτε εδώ θα συγχρονιστούν με την εφαρμογή Sticky Notes που κατεβάσατε από το Microsoft Store. Επιπλέον, για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις σημειώσεις στις κινητές συσκευές σας (είτε Android είτε iPhone), θα χρειαστεί να κάνετε λήψη του Microsoft OneNote. Μόλις ρυθμίσετε την εφαρμογή, οι σημειώσεις θα συγχρονιστούν αυτόματα και εκεί.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση όποτε και όπου θέλετε.

Μόλις το ρυθμίσετε, μπορείτε να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε για διαφορετικούς σκοπούς. Μερικοί δημιουργικοί τρόποι χρήσης του παρατίθενται παρακάτω.

Κατεβάστε: Αυτοκόλλητες σημειώσεις για Windows (Ελεύθερος)

Κατεβάστε: Microsoft OneNote για Android | iOS (Ελεύθερος)

Κρατήστε σημειώσεις για εξοικονόμηση χρόνου

Το πρώτο και το πιο απλό πράγμα που μπορείτε να κάνετε με αυτήν την εφαρμογή είναι να κρατάτε σημειώσεις μαζί της για συσκέψεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βασικά πράγματα που πρέπει να συμπεριλάβετε σε ένα email και πολλά άλλα.

Επιπλέον, εάν λαμβάνετε συχνά μακροσκελή σχόλια σε email και συνήθως πηγαίνετε πέρα ​​δώθε για να ελέγξετε αν λαμβάνετε έχετε αντιμετωπίσει τα πάντα πριν υποβάλετε το έργο σας, τα Sticky Notes μπορούν να σας εξοικονομήσουν αυτόν τον επιπλέον χρόνο και προσπάθεια. Η προσθήκη αυτών των σχολίων με τη μορφή κουκκίδων στις Sticky Notes σας μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε αυτήν την ταλαιπωρία.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις σημειώσεις για να παρακολουθείτε τα σχόλια που λαμβάνετε για να βελτιώσετε την εργασία σας. Για παράδειγμα, μπορεί να μην είναι δυνατό να περάσετε από ολόκληρο το νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε ένα από τα έργα που υποβλήθηκαν στο τέλος για έλεγχο.

Ως εκ τούτου, συνοψίστε τα σχόλια που λαμβάνετε για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας σε λίγες γραμμές και προσθέστε τα στις αυτοκόλλητες σημειώσεις σας. Μέχρι το τέλος του μήνα, θα έχετε μια ολόκληρη λίστα με πράγματα που πρέπει να εργαστείτε ή έχετε ήδη βελτιώσει.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να κρατάτε σημειώσεις για τα email που στέλνετε κάθε εβδομάδα με άλλες πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνση email του παραλήπτη και τον σκοπό του email. Απλώς διαγράψτε τη λίστα καθώς ολοκληρώσετε την αποστολή τους. Μπορεί να σας βοηθήσει σημαντικά να αναλάβετε τον έλεγχο των εισερχομένων σας.

Προσθήκη υπενθυμίσεων

Χρησιμοποιήστε τις Sticky Notes για να προσθέσετε υπενθυμίσεις για μικρά πράγματα που πρέπει να κάνετε σήμερα και δεν θέλετε να μπείτε στον κόπο να προσθέσετε στο ημερολόγιό σας.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να στείλετε σήμερα, τα επόμενα, τις συνεντεύξεις ή τις συναντήσεις που πρέπει να παρακολουθήσετε.

Απαντήστε πιο γρήγορα στα email

Πολλοί άνθρωποι ξοδεύουν λεπτά, αν όχι ώρες, σκεπτόμενοι πώς να απαντήσουν σε ένα email. Συχνά τρώει ένα μεγάλο κομμάτι του χρόνου μας.

Οι αυτοκόλλητες σημειώσεις είναι το τέλειο μέρος για να προσθέσετε γρήγορα one-liners που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαντήσετε σε διαφορετικούς τύπους email. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε αντιγραφή-επικόλληση του κειμένου από εδώ.

Ισχύει ιδιαίτερα εάν λαμβάνετε παρόμοια ερωτήματα τακτικά σε διαφορετικές μορφές. Μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για να το χρησιμοποιήσετε και να αλλάξετε τις λεπτομέρειες όπως απαιτείται.

Δημιουργία προτύπων για διαφορετικούς σκοπούς

Εκτός από την απάντηση σε ερωτήματα, πρέπει να γράφουμε email για πολλές άλλες περιπτώσεις. Περνάμε από την ίδια διαδικασία σκέψης κάθε φορά για να διασφαλίσουμε ότι το τελικό αποτέλεσμα είναι επαγγελματικό.

Ως εκ τούτου, δημιουργήστε προκατασκευασμένα πρότυπα email για αυτές τις εκδηλώσεις, ώστε να μην χάνετε αρκετό χρόνο μόνο και μόνο για να σκεφτείτε τι να γράψετε. Αντίθετα, αντιγράψτε και επικολλήστε το από τις Sticky Notes σας. Εδώ είναι μερικές από τις περιπτώσεις για τις οποίες θα πρέπει να έχετε ένα προκατασκευασμένο email:

• Ζητώντας συγγνώμη μέσω email.
• Ευχαριστώντας το αφεντικό ή τον συνάδελφό σας.
• Αποδοχή ενός νέου έργου.
• Ζητώντας αναρρωτική άδεια.
• Αίτημα παράτασης προθεσμίας.
• Συνέχεια στα email.
• Ζητώντας ενημερώσεις για το έργο από συναδέλφους.

Κρατήστε μια λίστα ελέγχου email

Αν ασχολείστε με τις πωλήσεις, ψάχνετε για νέα δουλειά ή εργάζεστε ως εργολάβος και πρέπει να στείλετε email τακτικά, μπορείτε να πειραματιστείτε και να καταλάβετε ποια από τα email σας φέρνουν εξαιρετικά αποτελέσματα και ποια πέφτουν στο επίπεδο. Τέλος, αναλύστε τις λεπτομέρειες που έχετε καλύψει σε αυτά.

Με βάση αυτό, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου στις Sticky Notes σας για το τι να συμπεριλάβετε στα email σας και τι να αποφύγετε. Μπορείτε να διασταυρώσετε κάθε ένα από τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συντάσσετε με αυτήν τη λίστα ελέγχου πριν τα στείλετε για να διασφαλίσετε καλύτερα αποτελέσματα. Για παράδειγμα:

1. Η γραμμή θέματός μου απευθύνεται απευθείας στον παραλήπτη;
2. Έχω χαιρετήσει τον παραλήπτη;
3. Υπάρχει ένα καλό άγκιστρο στην αρχή;
4. Είναι ξεκάθαρες οι προθέσεις μου με αυτό το email;
5. Το έχω διορθώσει;
6. Έχω επισυνάψει τα απαραίτητα έγγραφα ή συνδέσμους;
7. Περιλαμβάνει μια καλή παρότρυνση για δράση;
8. Είναι η υπογραφή αρκετά καλή;

Διατηρήστε μια λίστα με έτοιμα προς χρήση θεματικές γραμμές

Παρόμοια με τα πρότυπα email, μπορείτε επίσης να κρατήσετε μια λίστα με ισχυρές γραμμές θέματος για να διευκολύνετε τη δουλειά σας και να επιταχύνετε τη διαδικασία. Για να διασφαλίσετε, μπορείτε να βρείτε ένα για μια ακριβή στιγμή, μπορείτε να τα κατηγοριοποιήσετε με έντονη γραφή και να τα χρησιμοποιήσετε όπως θέλετε.

Για παράδειγμα,

• Ευχαριστώ [Ονοματεπώνυμο]
• Η σύγχυση στο τελευταίο μου email
• Με χαρά αποδέχομαι το Νέο Έργο

Αυτοκόλλητες σημειώσεις στο Outlook για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη

Τα email μπορεί να απαιτούν χρόνο, αλλά είναι κάτι που απλά δεν μπορούμε να αγνοήσουμε. Ως εκ τούτου, η χρήση ενός εργαλείου όπως το Sticky Notes μπορεί να σας βοηθήσει να στείλετε και να απαντήσετε σε αυτά πιο γρήγορα από πριν.

Επιπλέον, ο συγχρονισμός όλων των σημειώσεων σας με το OneNote στο κινητό και την εφαρμογή Sticky Notes στα Windows είναι μια άλλη εξαιρετική προσθήκη.

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε εξοικειωμένοι με τις δυνατότητες του Microsoft OneNote, σκεφτείτε να διαβάσετε και γι' αυτές.

12 ελάχιστα γνωστές δυνατότητες του Microsoft OneNote που θα λατρέψετε

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα