Ένας πλήρης οδηγός για τη φόρτωση της εβδομάδας εργασίας σας

Πώς νιώθετε το πρωί της Δευτέρας — είστε ανανεωμένοι μετά το Σαββατοκύριακο και θέλετε να πάτε; Ή ίσως νιώθετε τρομοκρατημένοι από την εβδομάδα που έρχεται.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο εκ των προτέρων φόρτωση της εβδομάδας της εργασίας σας θα αξιοποιήσει στο έπακρο τα ανανεωμένα αποθέματα ενέργειας, ενώ παράλληλα θα αντιμετωπίσετε το φόρτο εργασίας σας κατά μέτωπο. Θα δεσμευτείτε για περισσότερες ώρες στην αρχή της εβδομάδας πριν προχωρήσετε προς το τέλος όταν είστε κουρασμένοι και λιγότερο παραγωγικοί.

Πώς μοιάζει ένα χρονοδιάγραμμα εργασίας με προκαταρκτικό φορτίο;

Ο προεφοδιασμός της εβδομάδας σας είναι μια ευπρόσδεκτη εναλλακτική από την αυθαίρετη εργασία 8 ωρών την ημέρα. Αντί να ακολουθεί το παραδοσιακό χρονοδιάγραμμα 9 π.μ. έως 5 μ.μ. που επιβάλλεται σε πολλούς υπαλλήλους από τις αρχές του 20ου αιώνα, ένα προκαταρκτικό χρονοδιάγραμμα έχει μεγαλύτερη ευελιξία.

Θα συνεχίσετε να ολοκληρώσετε 40 ώρες εργασίας (αν αυτό είναι μια απαίτηση που ορίζετε εσείς ή ο εργοδότης σας), αλλά οι ώρες σας είναι σταθμισμένες, επομένως είστε πιο απασχολημένοι στην αρχή της εβδομάδας παρά στο τέλος.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα θα ήταν:

• Δευτέρα: 12 ώρες
• Τρίτη: 10 ώρες
• Τετάρτη: 8 ώρες
• Πέμπτη: 6 ώρες
• Παρασκευή: 4 ώρες

Σύνολο = 40 ώρες

Μη διστάσετε να πειραματιστείτε με παραλλαγές εάν το παραπάνω σχέδιο δεν ταιριάζει απόλυτα με τον ρυθμό σας.

Για ποιον δεν είναι κατάλληλο το Frontloading;

Το frontloading δεν είναι για όλους. Συνήθως, λειτουργεί καλύτερα σε ανεξάρτητους ή πληρωμένους απομακρυσμένους ρόλους όπου έχετε κάποιο έλεγχο του προγράμματός σας. Εάν ο εργοδότης σας απαιτεί να εργάζεστε με καθορισμένες ώρες, ενδέχεται να μην είναι δυνατός ο πειραματισμός με εναλλακτικά χρονοδιαγράμματα.

Μπορεί επίσης να είναι προβληματικό εάν έχετε την τάση να δουλεύετε υπερβολικά. Εάν καταφέρετε να στριμώξετε 12 ώρες εργασίας στη Δευτέρα και την Τρίτη, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να επιβαρύνετε τον ίδιο φόρτο εργασίας μέχρι την Παρασκευή, συνολικά 60 ώρες την εβδομάδα. Θυμηθείτε: αυτός δεν είναι ο στόχος της εκ των προτέρων φόρτωσης του προγράμματός σας και είναι γρήγορη παρουσιάζουν σημάδια εξουθένωσης.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του προεφοδιασμού του προγράμματος εργασίας σας;

Αλλά αν είστε σε θέση να κάνετε την αλλαγή—ποια είναι τα οφέλη;

1. Θα αντιμετωπίσετε τις πιο δύσκολες εργασίες σας στην αρχή της εβδομάδας, όταν έχετε κορυφαία ενέργεια μετά από ένα ξεκούραστο Σαββατοκύριακο.
2. Εάν η παραγωγικότητα πέσει αργότερα, θα χαλαρώσετε σε λιγότερες ώρες και λιγότερο έντονες εργασίες.
3. Όταν η ζωή συμβαίνει και πρέπει να προγραμματίσετε ραντεβού και δραστηριότητες εκτός δουλειάς, θα έχετε άφθονο χρόνο να αφιερώσετε την Πέμπτη και την Παρασκευή.
4. Ή, αξιοποιήστε στο έπακρο τον επιπλέον ελεύθερο χρόνο που αφιερώνεται την Παρασκευή και κάντε κάτι που αγαπάτε. Πηγαίνετε νωρίς για ένα Σαββατοκύριακο μακριά, απολαύστε διακοπές με τους φίλους ή την οικογένειά σας, πάρτε τα παιδιά σας νωρίς από τον παιδικό σταθμό — κάντε ό, τι είναι σωστό για την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Frontload Κάθε μέρα και στην εβδομάδα εργασίας σας

Εάν προσφέρετε στο πρόγραμμα εργασίας σας μια παραγωγική αναθεώρηση, δεν χρειάζεται να σταματήσετε με το εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμά σας. Τι θα λέγατε να αναλύσετε πώς περνάτε και εσείς τις μεμονωμένες μέρες σας;

Πολλοί άνθρωποι ζεσταίνουν την εργάσιμη μέρα τους με μια δόση αναβλητικότητας. Αντί να κολλάτε στην πιο σημαντική εργασία της ημέρας, είναι εύκολο να παρασυρθείτε απαντώντας σε email, παρακολουθώντας μια πρόωρη συνάντηση ή δικτυώνεστε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σκεφτείτε να φορτώσετε εκ των προτέρων τις μέρες σας εάν φτάσετε στο μεσημεριανό γεύμα και νιώθετε ότι μόλις και μετά βίας έχετε καταφέρει τίποτα.

«Φάε ένα ζωντανό βάτραχο πρώτα το πρωί και τίποτα χειρότερο δεν θα σου συμβεί την υπόλοιπη μέρα». - Μαρκ Τουαίην

Αυτό το απόφθεγμα είναι διάσημο στους κύκλους παραγωγικότητας και υπογραμμίζει τη σημασία της ολοκλήρωσης της πιο ουσιαστικής εργασίας σας πρώτο πράγμα μέσα στην ημέρα (και την εβδομάδα).

Χρησιμοποιώντας την Μέθοδος Ivy Lee, θα γράψετε μια λίστα με τις έξι πιο σημαντικές εργασίες που θέλετε να ολοκληρώσετε την επόμενη μέρα. Βάλτε τα σε σειρά προτεραιότητας. Στην αρχή της επόμενης ημέρας, θα ολοκληρώσετε το πιο σημαντικό σας έργο (τρώγοντας τον βάτραχο, ας πούμε). Δεν θα ξεκινήσετε τη δεύτερη εργασία μέχρι να ολοκληρώσετε την πρώτη. Προσθέστε τυχόν εργασίες που έχουν απομείνει στην αυριανή λίστα.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις εφαρμογές για να οργανώσετε το χρονοδιάγραμμα εργασίας σας

Το frontloading απαιτεί πολλή πειθαρχία και δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Χωρίς να παρακολουθείτε τις ώρες σας, είναι εύκολο να καταπονήσετε τον εαυτό σας. Αν πιάνεις τον εαυτό σου να κάνει οκτάωρο την Παρασκευή, τότε η προκαταρκτική φόρτωση δεν λειτουργεί όπως είχε προγραμματιστεί — είτε εσύ δεν φορτώσατε αρκετά τις ώρες σας στην αρχή της εβδομάδας ή έχετε υπερβεί και δουλέψει περισσότερο από ό, τι θα κάνατε σχεδιασμένος.

Οι παρακάτω εφαρμογές θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τον έλεγχο του προγράμματός σας.

Είτε πρόκειται για συνομιλία με πελάτες είτε με συναδέλφους, οι συναντήσεις μπορούν να βοηθήσουν στην εβδομάδα σας και να μειώσουν την παραγωγικότητά σας. Αποκτήστε ξανά τον έλεγχο του πότε πραγματοποιούνται τα ραντεβού σας σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας το Calendly. Θα ορίσετε τις ώρες που είστε ελεύθεροι να συναντηθείτε και οι συνάδελφοί σας δεν θα έχουν πρόσβαση στον αποκλεισμένο χρόνο.

Εάν σκοπεύετε να εργαστείτε μέχρι το μεσημέρι της Παρασκευής, το πρόγραμμά σας στο Calendly δεν θα επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν κράτηση για συνάντηση μαζί σας αργότερα από αυτό. Και αν προτιμάτε να έχετε μέρες χωρίς συναντήσεις, είναι επίσης εντάξει!

Η χρονική παρτίδα είναι ένα εξαιρετικό συμπλήρωμα σε ένα προκαταρκτικό πρόγραμμα. Θα ορίσετε κομμάτια χρόνου για να αφιερώσετε σε μια εργασία και θα χρησιμοποιήσετε το Toggl για να παρακολουθείτε τις ώρες σας.

Το καλό με το Toggl είναι ότι δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε τις πληροφορίες του πελάτη και του έργου σας πριν χρονομετρήσετε την εργασία σας (αν και μπορείτε). Αντίθετα, απλώς πατήστε το κουμπί του χρονοδιακόπτη για να αρχίσει να χτυπά το ρολόι. Στη συνέχεια, θα προσθέσετε μια περιγραφή της εργασίας μόλις ολοκληρώσετε.

Το Asana είναι ένα θαυματουργό εργαλείο για τη διαχείριση εργασιών και συνδέεται καλά με τη μέθοδο Ivy Lee. Προσθέστε τις εργασίες και τα έργα που θέλετε να ολοκληρώσετε και ορίστε μια ημερομηνία λήξης για να θεωρήσετε τον εαυτό σας υπεύθυνο για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Προσθέστε πολλές εργασίες και έργα στην αρχή της προφορτωμένης εβδομάδας και προβάλετέ τα σε μορφή λίστας, πίνακα, λωρίδας χρόνου ή ημερολογίου. Αυτός είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να ελέγξετε ότι δεν έχετε αφήσει πολλή δουλειά για το τέλος της εβδομάδας.

Δυσκολεύεστε να καταφέρετε να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, ακόμα κι όταν έχετε αφήσει τις ώρες στην άκρη; Χρησιμοποιήστε το Pomodor και δεσμευτείτε στο Τεχνική Pomodoro, ένα δημοφιλές hack παραγωγικότητας.

Θα ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο και θα εργαστείτε σε σπριντ 25 λεπτών πριν κάνετε ένα διάλειμμα 5 λεπτών. Επαναλάβετε τον κύκλο τρεις φορές και μετά κάντε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15 έως 30 λεπτών. Θα εκπλαγείτε με το πόσα καταφέρνετε όταν χτυπάει το ρολόι!

Δοκιμάστε το Frontloading Out for Size

Πρέπει να δώσετε νέα πνοή στο πρόγραμμα εργασίας σας; Η προκαταρκτική φόρτωση είναι εξαιρετική αν έχετε μειωμένα επίπεδα ενέργειας μέχρι το τέλος της εβδομάδας. Πείτε αντίο σε οποιονδήποτε πανικό την Παρασκευή το βράδυ που έχετε βιώσει στο παρελθόν, όταν δυσκολεύεστε να τηρήσετε τις προθεσμίες πριν από το Σαββατοκύριακο.

Αντίθετα, το σταθμισμένο πρόγραμμά σας σημαίνει ότι θα έχετε ολοκληρώσει τις πιο πιεστικές εργασίες σας πριν από μέρες. Όλοι αξίζουμε να δουλεύουμε με τον δικό μας ρυθμό, γι' αυτό δοκιμάστε να πειραματιστείτε με εναλλακτικά προγράμματα εργασίας για να βρείτε τον ρυθμό που σας ταιριάζει.

Ένας πλήρης οδηγός για το πρόγραμμα εργασίας 9/80

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα