6 δημιουργικοί τρόποι χρήσης των φορμών Google στην εργασία

Το Google Forms είναι ένα λογισμικό δημιουργίας ερευνών που περιλαμβάνεται στο Google Workspace και έχει πολλές δυνατότητες χρήσης. Έχει σχεδιαστεί για να είναι φιλικό προς το χρήστη και εύκολο στη δημιουργία και κοινή χρήση ερευνών στην εργασία και μπορεί να αποτελέσει σημαντικό μέρος της εργαλειοθήκης στο χώρο εργασίας σας.

Δεν έχει σημασία αν είστε νέος στη χρήση αυτής της εφαρμογής ή αν τη χρησιμοποιείτε τακτικά. Εδώ εξετάζουμε τι είναι το Google Forms και πώς να το χρησιμοποιήσετε δημιουργικά στην εργασία.

Τι είναι οι Φόρμες Google;

Το Google Forms είναι ένα λογισμικό έρευνας που σας επιτρέπει δημιουργήστε διαφορετικές έρευνες και μοιραστείτε τα με την ομάδα σας. Έχετε πολλές επιλογές για να διαλέξετε κατά τη δημιουργία της φόρμας σας, ώστε να λαμβάνετε τις απαντήσεις που χρειάζεστε. Αυτό περιλαμβάνει απαντήσεις παραγράφων και εμπλουτισμένου κειμένου, πλαίσια ελέγχου και πολλαπλών επιλογών, πλέγματα, μεταφορτώσεις αρχείων και αριθμητικές κλίμακες.

Μπορείς ανεβάστε εικόνες στη φόρμα σας

, για να το κάνετε να ξεχωρίζει και προσθέστε συνεισφέροντες, ώστε να μπορείτε να συνεργάζεστε με άλλους για τις απαντήσεις που λαμβάνετε. Αφού συμπληρώσετε τη φόρμα σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ Στείλετε στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και επιλέξτε εάν θέλετε να το διαδώσετε μέσω email, με τον σύνδεσμο ή να χρησιμοποιήσετε έναν κώδικα ενσωμάτωσης.

1. Λάβετε σχόλια για νέες διαδικασίες

Όταν εφαρμόζονται νέες διαδικασίες στην εργασία, υπάρχει συχνά μια χρονική περίοδος που οι άνθρωποι πρέπει να προσαρμοστούν και μερικές φορές μπορεί να αποκαλυφθούν ορισμένα ζητήματα ή δυσκολίες που δεν είχαν επισημανθεί προηγουμένως. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να λάβετε κάποια σχόλια για το πώς πάνε τα πράγματα.

Η δημιουργία μιας φόρμας Google για αυτό δίνει στο προσωπικό την ευκαιρία να ακουστεί η φωνή του. Ωστόσο, είναι επίσης μια ευκαιρία να διορθώσετε τυχόν προβλήματα προτού αυτά γίνουν πιο διαδεδομένα.

Για αυτόν τον τύπο έρευνας, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω δυνατότητες των Φόρμες:

• Γραμμική Κλίμακα— για να προσθέσετε αξιολογήσεις ή να συμφωνήσετε/διαφωνήσω επιλογές.
• Πλαίσια ελέγχου—για να πάρετε μια ιδέα για τα ευνοημένα ή μη χαρακτηριστικά.
• Σύντομη απάντηση ή Παράγραφος— για λεπτομερείς πληροφορίες.

2. Ζητήστε ιδέες για ένα έργο

Κατά την αρχική φάση σχεδιασμού ενός έργου, είναι σημαντικό να λαμβάνετε τις απόψεις του προσωπικού από το κοινό-στόχο σας. Ακριβώς επειδή κάτι έχει νόημα για την ομάδα του έργου σας, δεν σημαίνει ότι θα λειτουργήσει για όλους. Επιπλέον, μπορεί να υπάρχουν ευεργετικές ιδέες που δεν είχατε σκεφτεί.

Εάν θέλετε ιδέες, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η Φόρμα Google επιτρέπει απαντήσεις με ελεύθερο κείμενο, αντί να περιορίζετε τις απαντήσεις σε πολλαπλές επιλογές. Για αυτόν τον λόγο, Σύντομη απάντηση ή Παράγραφος είναι ιδανικές επιλογές μορφής.

Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι εάν στέλνετε τη Φόρμα σε ένα ευρύ κοινό, θα πρέπει να περιηγηθείτε σε πολλές πληροφορίες. Ανάλογα με το εύρος του έργου σας, αυτός ο τύπος έρευνας μπορεί να είναι πιο κατάλληλος για μια μικρή ομάδα ανθρώπων.

3. Βελτιστοποιήστε τις Επικοινωνίες

Σε μεγαλύτερες εταιρείες όπου υπάρχουν πολλά τμήματα, θα θέλετε να προσπαθήσετε να βελτιώσετε τις επικοινωνίες όσο το δυνατόν περισσότερο. Διαφορετικά, μπορεί να βρείτε το προσωπικό να βομβαρδίζεται με email και ενημερώσεις από αυτά τα διαφορετικά τμήματα, χωρίς πραγματική τάξη στα πράγματα.

Για να το κάνετε αυτό, θα θελήσετε να δημιουργήσετε ένα τυπικό πρότυπο Φόρμας Google στο οποίο τα τμήματα μπορούν να υποβάλουν τις επικοινωνίες τους. Στη συνέχεια, σε δύο εβδομάδες ή σε μηνιαία βάση, μπορείτε να συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα email για να τις στείλετε στην ομάδα.

Θα μπορείτε να δείτε όλες τις πληροφορίες από το Απαντήσεις καρτέλα στη Φόρμα Google και απλώς αντιγράψτε και επικολλήστε όπως απαιτείται.

4. Έντυπα Αιτήσεων Προσωπικού

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να συμπληρώσει μια φόρμα για να ζητήσει κάτι. Θα μπορούσε να είναι για νέο εξοπλισμό, υποστήριξη, συναντήσεις με άλλα τμήματα και πολλά άλλα.

Αντί να χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για αυτά τα αιτήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια Φόρμα Google. Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρείτε καλύτερα αρχεία σχετικά με το ποιος ζητά τι και να διατηρεί τις πληροφορίες σε ένα μέρος, αντί να κατανέμεται σε πολλά έγγραφα.

Τα έντυπα αιτημάτων ταιριάζουν καλύτερα σε ένα μείγμα από Πολλαπλή επιλογή, Πλαίσια ελέγχου, Σύντομη απάντηση, και Παράγραφος, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Ημερομηνία και Κουτί τσεκαρίσματος επιλογές, ανάλογα με τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

5. Υποβάλετε ερωτήματα και ζητήματα πληροφορικής

Ο χώρος εργασίας σας μπορεί να έχει ήδη ρυθμίσει μια τηλεφωνική γραμμή ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να ανταποκρίνεται σε ζητήματα που σχετίζονται με την πληροφορική, αλλά η χρήση των Φόρμων Google για τη διαχείριση αυτών των πληροφοριών μπορεί να αποδειχθεί πολύ χρήσιμη. Όχι μόνο θα μπορείτε να θέσετε συγκεκριμένες ερωτήσεις για να βοηθήσετε στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με το ζήτημα, αλλά μπορείτε επίσης να δείτε τις τάσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε Πολλαπλή επιλογή ερωτήσεις όπως:

• Έχετε ανανεώσει τη σελίδα ή επανεκκινήσατε τον υπολογιστή σας;
• Αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη σύνδεση στο διαδίκτυο;
• Είναι η πρώτη φορά που αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα;

Και μετά, βάλτε ένα κενό στο κάτω μέρος για ένα Σύντομη απάντηση ή Παράγραφος, ώστε το προσωπικό να γράψει περισσότερες λεπτομέρειες για το πρόβλημα που αντιμετωπίζει.

6. Συλλογή δεδομένων

Ίσως χρειαστεί να συγκεντρώσετε δεδομένα για συγκεκριμένους τομείς της εταιρείας σας και για το πώς λειτουργούν τα πράγματα. Θα μπορούσε να είναι το πώς βλέπει το προσωπικό την ευημερία που προσφέρεται στην εργασία ή πώς φαίνεται ο φόρτος εργασίας σε εβδομαδιαία βάση. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, μια φόρμα Google είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό, χωρίς να χρειάζεται να πραγματοποιείτε χρονοβόρες συναντήσεις ή ομάδες εργασίας. Σας επιτρέπει επίσης να ανταποκρίνεστε σε πράγματα προληπτικά και όχι αντιδραστικά.

Για αυτό, θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε ερωτήσεις που δίνουν μια αριθμητική απάντηση, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα δεδομένα απρόσκοπτα, αντί να χρειάζεται να εργάζεστε με πολλά κείμενα. Γι 'αυτό το λόγο, Γραμμική κλίμακα, πολλαπλή επιλογή, και Πλαίσια ελέγχου είναι οι καλύτερες επιλογές.

Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε Σύντομη απάντηση ή Παράγραφος εάν ενδιαφέρεστε για ποιοτικά δεδομένα, αλλά και πάλι, να γνωρίζετε πόσο μεγάλο είναι το κοινό-στόχος σας και τι μπορεί να σημαίνει αυτό για τη σύνταξη αναφορών.

Χρησιμοποιώντας το Google Forms στο δυναμικό του

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Φόρμες Google για σχεδόν οποιονδήποτε λόγο, όπου χρειάζεστε απαντήσεις από άλλα άτομα. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο σε συσκέψεις και στη δημιουργία πολλαπλών ξεχωριστών εγγράφων στο χώρο εργασίας επιλέγοντας μια φόρμα.

Εάν δεν έχετε δοκιμάσει ήδη τις Φόρμες Google για ορισμένα παραδείγματα παραπάνω, δοκιμάστε το και δείτε αν είναι κάτι που ταιριάζει με τους στόχους σας.

9 Προηγμένες Συμβουλές και κόλπα για τις Φόρμες Google

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα