Οι κορυφαίες 7 Συμβουλές Slack Etiquette για Απομακρυσμένες Ομάδες

Το Slack διαθέτει πολλά χαρακτηριστικά που το έχουν καταστήσει την προτιμώμενη εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων στον σύγχρονο χώρο εργασίας, όπως ενσωματώσεις τρίτων, υποστήριξη εμπλουτισμένων μέσων και επιλογές προσαρμογής, για να αναφέρουμε μερικές.

Ωστόσο, όλα εξαρτώνται από το πώς χρησιμοποιείτε το Slack. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, το Slack μπορεί να είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο για επικοινωνία και συνεργασία. Χρησιμοποιήστε το κακώς, και γίνεται ο όλεθρος της ύπαρξής σας. Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε μερικές συμβουλές εθιμοτυπίας Slack που θα σας βοηθήσουν να ενισχύσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

1. Απάντηση στο νήμα

Τα νήματα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε τα σχετικά μηνύματα μαζί και να αποφύγετε την ακαταστασία του κύριου καναλιού. Αυτό είναι αποτελεσματικό όταν έχετε πολλά άτομα σε ένα κανάλι που συμμετέχουν σε πολλές συζητήσεις που μπορεί γρήγορα να γίνει δύσκολο να παρακολουθήσετε.

Όταν απαντάτε σε ένα νήμα, το μήνυμά σας εμφανίζεται ένθετο κάτω από το αρχικό μήνυμα, διευκολύνοντας τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθήσουν τη συγκεκριμένη συνομιλία.

Χρειάζεται μόνο να κάνετε κλικ στο "Απάντηση στο νήμα" στην επάνω δεξιά γωνία του μηνύματος στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

2. Αποκτήστε το σημείο σας με ένα μήνυμα

Σκεφτείτε ότι κάθε φορά που στέλνετε ένα άμεσο μήνυμα στους συναδέλφους σας, λαμβάνουν μια ειδοποίηση, η οποία μπορεί να είναι ενοχλητική. Ο διαχωρισμός των σκέψεών σας σε διαφορετικά μηνύματα οδηγεί σε πολλαπλές ειδοποιήσεις και αποτελέσματα αλλαγή πλαισίου και μειωμένη παραγωγικότητα.

Για παράδειγμα, στέλνοντας "γεια" ακολουθούμενο από "τι συμβαίνει;" τότε «ελπίζω να είσαι καλά» σημαίνει τον απομακρυσμένο συνάδελφό σου έχει τρεις ευκαιρίες να αποσπαστεί η προσοχή από τη δουλειά τους, ενώ περιμένει να πληκτρολογήσετε τη δική σας μήνυμα.

Ένας καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό θα ήταν να πληκτρολογήσετε την άποψή σας σε ένα άμεσο μήνυμα και να το στείλετε ταυτόχρονα. Προσπαθήστε να είστε συνοπτικοί στα μηνύματά σας για να αποφύγετε τη σύγχυση ή τις ανταλλαγές μεταξύ τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες και αριθμούς για να οργανώσετε το μήνυμά σας εάν είναι πολύ μεγάλο.

Με αυτόν τον τρόπο, ο συνάδελφός σας λαμβάνει μία ειδοποίηση και μπορεί να απαντήσει με μία κίνηση, αντί να χρειάζεται να σταματήσει αυτό που κάνει πολλές φορές για να απαντήσει στα μηνύματά σας.

3. Να προσέχετε τις ζώνες ώρας

Δουλεύοντας παραγωγικά με μια ομάδα διάσπαρτη σε διαφορετικές ζώνες ώρας μπορεί να είναι δύσκολο. Όσον αφορά την ανταλλαγή μηνυμάτων, πρέπει να προσέχετε πότε είναι διαθέσιμοι οι άνθρωποι για να αποφύγετε να τους ενοχλείτε κατά τη διάρκεια των ωρών λειτουργίας τους.

Σε γενικές γραμμές, προσπαθήστε να αποφύγετε να στέλνετε μηνύματα σε άτομα εκτός των ωρών εργασίας τους, εκτός εάν είναι απαραίτητο. Ευτυχώς, μπορείτε να προσαρμόσετε το πρόγραμμα ειδοποιήσεών σας στο Slack.

Για να ορίσετε το πρόγραμμα ειδοποιήσεών σας, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής Slack και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προτιμήσεις > Ειδοποιήσεις. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε τις ώρες που θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις και ακόμη και να ρυθμίσετε το "Μην ενοχλείτε" ώρες.

Εκτός από αυτό, μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τα μηνύματα που θα σταλούν αργότερα (κατά τις ώρες εργασίας του συναδέλφου σας). Αυτός είναι ένας πιο πρακτικός τρόπος για να στείλετε μήνυμα σε έναν απομακρυσμένο συνάδελφο που δεν είναι διαθέσιμος. Αφού πληκτρολογήσετε στο πεδίο μηνύματος, κάντε κλικ στο εικονίδιο βέλους από το Κουμπί αποστολής και επιλέξτε πότε θέλετε να σταλεί το μήνυμα.

4. Ονομάστε κατάλληλα τα κανάλια και προσθέστε περιγραφές

Η ονομασία καναλιών και η προσθήκη περιγραφών βοηθούν στην οργάνωση των πραγμάτων και διευκολύνουν τους χρήστες να βρουν το κατάλληλο κανάλι για τις ανάγκες τους. Η προσθήκη μιας περιγραφής είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε μεγαλύτερους οργανισμούς με πολλά κανάλια με παρόμοια ονόματα.

Για να ονομάσετε ή να προσθέσετε μια περιγραφή σε ένα κανάλι, κάντε κλικ στο όνομα του καναλιού και επιλέξτε "Λάβετε λεπτομέρειες καναλιού.» Αφού το κάνετε αυτό, είναι ζωτικής σημασίας ο καθένας να χρησιμοποιεί κάθε κανάλι για τον προορισμό του για να αποφύγει τη σύγχυση. Για παράδειγμα, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το κανάλι ανακοινώσεων σας για πράγματα όπως ενημερώσεις εταιρείας, αντί να το χρησιμοποιείτε για κουβέντα για ψύκτη νερού.

5. Καρφιτσώστε σημαντικά μηνύματα στα κανάλια

Το καρφίτσωμα μηνυμάτων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε σημαντικές πληροφορίες στην κορυφή ενός καναλιού. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν οι συνάδελφοί σας πρέπει να ανατρέξουν σε προηγούμενο μήνυμα σε κανάλια υψηλής επισκεψιμότητας, όπου τα νέα μηνύματα μπορούν γρήγορα να ωθήσουν παλαιότερα.

Για να το πετύχετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τρεις τελείες δίπλα στο μήνυμα και επιλέξτε «Καρφίτσωμα στο κανάλι.» Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν σελιδοδείκτη για συνδέσμους που θέλετε να αποθηκεύσετε αργότερα ή να πιστεύετε ότι τα άλλα άτομα στο κανάλι μπορεί να βρουν χρήσιμο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο «Προσθήκη σελιδοδείκτη» στην επάνω αριστερή γωνία του καναλιού.

6. Χρησιμοποιήστε το @channel και το @here κατάλληλα

ο @Κανάλι και @εδώ Οι αναφορές είναι εξαιρετικές για να τραβήξουν την προσοχή των ανθρώπων, αλλά θα πρέπει να τις χρησιμοποιείτε με φειδώ. Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το "@", ειδοποιεί ορισμένα άτομα, τα οποία μπορούν γρήγορα να γίνουν ενοχλητικά και να αποσπάσουν την προσοχή εάν χρησιμοποιηθούν υπερβολικά. Επιπλέον, μπορεί επίσης να χάσει την αποτελεσματικότητά του εάν οι άνθρωποι αποκτήσουν ανοσία σε αυτό.

Επομένως, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε αυτές τις αναφορές με σύνεση και μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Σημειώστε ότι @Κανάλι θα ειδοποιήσει όλους στο κανάλι (συμπεριλαμβανομένων των ατόμων που δεν είναι ενεργά εκείνη τη στιγμή), ενώ @εδώ θα ειδοποιεί μόνο άτομα που είναι ενεργά στο Slack.

Τούτου λεχθέντος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε @Κανάλι όταν πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλοι βλέπουν το μήνυμά σας, όπως μια κρίσιμη ανακοίνωση σε όλη την εταιρεία. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε @εδώ όταν χρειάζεται να λάβετε γρήγορα σχόλια για κάτι που δεν απαιτεί απαραίτητα την προσοχή όλων.

7. Μην χρησιμοποιείτε το Slack για τη διαχείριση έργου

Ενώ το Slack είναι μια πλούσια σε χαρακτηριστικά πλατφόρμα που σας επιτρέπει να κάνετε πολλά πράγματα, ωστόσο, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε ειδικά εργαλεία διαχείρισης έργου για τη διαχείριση των εργασιών σας.

Το Slack είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για εσωτερική επικοινωνία, αλλά υπάρχουν καλύτερες επιλογές για τη διαχείριση των έργων σας. Η χρήση του Slack για τη διαχείριση των έργων σας μπορεί γρήγορα να γίνει συντριπτική και δύσκολη η παρακολούθηση.

Asana και Trello είναι εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις που προσφέρουν περισσότερες δυνατότητες και λειτουργικότητα για τη διαχείριση έργου. Επιπλέον, ενσωματώνονται άψογα με το Slack.

Δημιουργία παραγωγικού και συνεργατικού χώρου εργασίας με χρήση Slack

Μερικές φορές, υποθέτοντας άρρητους ή άγραφους κανόνες μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα στη γραμμή. Αφιερώνοντας χρόνο για να δημιουργήσετε μερικές βέλτιστες πρακτικές Slack από την αρχή, μπορείτε να γλιτώσετε από πολλούς πονοκεφάλους αργότερα.

Οι παραπάνω συμβουλές μπορούν να αποτελέσουν μια βασική γραμμή που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να προσαρμόσετε την εθιμοτυπία Slack για τον οργανισμό σας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας.

Οι 8 καλύτερες Slack Team Building Ιδέες για Απομακρυσμένες Ομάδες

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα