Outlook Tasks vs. Microsoft To Do: Τι είναι καλύτερο;

Η Microsoft διαθέτει δύο εφαρμογές διαχείρισης εργασιών. Το Microsoft To Do είναι προεγκατεστημένο σε υπολογιστές με Windows και είναι επίσης διαθέσιμο στο διαδίκτυο. Το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου του, το Outlook, περιλαμβάνει επίσης μια ισχυρή λειτουργία Tasks.

Αλλά τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση της λίστας υποχρεώσεων σας; Ο ανταγωνισμός είναι πιο κοντά από όσο φαντάζεστε. Αυτό το άρθρο συγκρίνει το Microsoft To Do και το Microsoft Outlook ως εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για να ανακαλύψει ποια είναι η καλύτερη επιλογή.

Πιο προσιτό

Το To Do, το οποίο ήταν το Wunderlist, είναι μια δωρεάν εφαρμογή που περιλαμβάνεται στα Windows 10 και 11. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στο Microsoft To Do στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Για Αποψη, η λειτουργία Task είναι διαθέσιμη μόνο στην εφαρμογή premium για υπολογιστές. Στη δωρεάν έκδοση web, ενσωματώνεται με το To Do.

Για τις αναπηρίες, και τα δύο είναι φιλικά Ενσωματωμένα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης των Windows

. Το κείμενο και τα εικονίδια του Outlook είναι μικρότερα. Αυτό μπορεί να είναι απογοητευτικό για όσους έχουν προβλήματα όρασης ή προβλήματα επιδεξιότητας. Αλλά μπορείτε να τα μεγεθύνετε στις ρυθμίσεις των Windows.

Οι προεπιλογές του To Do είναι πιο σαφείς και μεγαλύτερες. Η χρήση χρώματος και γραφικών πάνω από κείμενο διευκολύνει επίσης την εστίαση. Ένα ωραίο όφελος για όσους έχουν προβλήματα ψυχικής υγείας που επηρεάζουν την προσοχή. Τα απλοποιημένα μενού κάνουν επίσης την πλοήγηση με πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης πιο γρήγορη, επειδή υπάρχουν λιγότερα πράγματα που πρέπει να περάσετε.

Και οι δύο εφαρμογές διαθέτουν δωρεάν εκδόσεις για κινητά για Android και iOS. Οι εφαρμογές είναι ίδιες όσον αφορά την προσβασιμότητα και περιέχουν πολλές από τις ίδιες δυνατότητες με τις εκδόσεις για υπολογιστές. Και οι δύο εφαρμογές περιλαμβάνουν επίσης γραφικά στοιχεία αρχικής σελίδας για γρήγορη πρόσβαση.

Αλλά η πτυχή Tasks λείπει από την έκδοση εφαρμογής του Outlook. Οποιαδήποτε στοιχεία δημιουργούνται στο Tasks αντιγράφονται στο Ημερολόγιο ως συμβάντα. Μπορείτε να προβάλετε αυτά τα συμβάντα ημερολογίου στην εφαρμογή Outlook, αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές προόδου ή άλλες λειτουργίες ειδικά για τις εργασίες.

Για ευκολία στη χρήση, η διάταξη του Outlook έχει πολλές επιλογές και πολυεπίπεδα μενού. Το να κάνεις είναι πολύ πιο εύκολο να μάθεις και να το διαχειριστείς. Ο βελτιωμένος σχεδιασμός και οι απλοποιημένες λειτουργίες του είναι εύκολες στην πλοήγηση. Είναι απλό ακόμα και για έναν αρχάριο υπολογιστή.

Νικητής: Να κάνω

Το καλύτερο για ομαδικά έργα

Το Outlook είναι ένα ισχυρό εργαλείο συνεργασίας για τη διαχείριση έργων. Ενσωματώνεται με το Ημερολόγιο του Outlook και το Outlook Mail. Αυτό διευκολύνει την εκχώρηση επαφών και τον προγραμματισμό της εργασίας.

Λαμβάνετε επίσης πολλές λεπτομέρειες σχετικά με την πρόοδο κάθε εργασίας. Μπορείτε να παρακολουθείτε ανά ώρες εργασίας, ποσοστό ολοκλήρωσης και καταστάσεις όπως "αναμονή για κάποιον άλλο". Εάν μοιραστείτε την εργασία μόνο με ένα άλλο άτομο, θα ενημερώνεστε για τις αλλαγές αυτού του ατόμου.

Το Outlook σάς επιτρέπει επίσης να στέλνετε αιτήματα εργασιών. Αυτό συμβαίνει όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επαφή, ζητώντας της να ξεκινήσει μια εργασία και την αναθέτετε αυτόματα σε αυτήν. Κατά την επιλογή σας, μπορείτε να κρατήσετε ένα αντίγραφο της εργασίας και να λάβετε μια ενημέρωση όταν επισημανθεί ως ολοκληρωμένη στο τέλος της.

Τέλος, το Outlook διαθέτει ένα γρήγορο κουμπί για την αποστολή Αναφορών Κατάστασης. Αυτά συνοψίζουν τις ρυθμίσεις κατάστασης της εργασίας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να στείλετε αυτό το email απευθείας από το παράθυρο εργασιών και να επισυνάψετε τυχόν επιπλέον σημειώσεις που θέλετε.

Το To Do έχει επίσης μερικά καλά εργαλεία συνεργασίας. Μπορείτε να αναθέσετε σε άλλους μια εργασία μέσω ενός συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης. Μπορείτε να μοιραστείτε την πρόσβαση σε μια λίστα που δημιουργήθηκε ή μόνο σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό καθιστά εύκολο τον έλεγχο της πρόσβασης.

Εάν τα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση βρίσκονται στη λίστα επαφών σας, είναι ακόμα πιο εύκολο. Όταν μοιράζεστε μια λίστα, το To Do θα δημιουργήσει μια λίστα με τις επαφές σας στο Windows Mail. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε επαφές από το OneNote.

Το To Do έχει επίσης ένα πλεονέκτημα για πολύπλοκα έργα. Σας επιτρέπει να χωρίσετε μια εργασία σε βήματα. Αυτό μπορεί να βελτιώσει τα κίνητρα και να κάνει την εργασία πιο λειτουργική. Το Outlook Tasks δεν περιλαμβάνει μια δυνατότητα Βημάτων.

Νικητής: Εργασίες του Outlook

Η Καλύτερη Οργάνωση

Η λειτουργία Tasks του Microsoft Outlook γίνεται πολύ συγκεκριμένη με την οργάνωσή της. Το αν αυτό είναι καλό ή όχι εξαρτάται από το πώς δουλεύεις. Το Outlook Tasks υποστηρίζει φακέλους με υποφακέλους και αυτοματοποιημένα συστήματα ταξινόμησης. Το To Do έχει μια απλούστερη προσέγγιση.

Στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους Κανόνες για να στείλετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συμβάντα ημερολογίου σε έναν συγκεκριμένο φάκελο Tasks. Σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα επίπεδα προτεραιότητας. Μπορείτε επίσης να κάνετε χρωματικό κώδικα με τις Κατηγορίες.

Το To Do προσφέρει όλες τις ίδιες δυνατότητες με το Outlook, αλλά τις απλοποιεί. Το To Do έχει φακέλους, αλλά όχι υποφακέλους. Σας επιτρέπει να επισημαίνετε προτεραιότητα, αλλά περιορίζεται σε ένα δυαδικό σύστημα: τα στοιχεία με αστέρι είναι σημαντικά, τα στοιχεία χωρίς όχι.

Το To Do υποστηρίζει επίσης κατηγορίες με τη μορφή hashtag με δυνατότητα αναζήτησης. Η προσθήκη ενός hashtag οπουδήποτε σε μια εργασία δημιουργεί μια κατηγορία με το ίδιο όνομα. Το καλύτερο χαρακτηριστικό του To Do, το οποίο λείπει από το Outlook, είναι το Ημέρα μου χαρακτηριστικό.

Το My Day είναι ένας έξυπνος φάκελος στο Microsoft To Do. Είναι μια ατζέντα μίας ημέρας την οποία μπορείτε να συμπληρώσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να επιλέξετε από τις προτάσεις του To Do. Οι προτάσεις θα επικεντρωθούν σε εργασίες που πρόκειται να λήξουν σύντομα, που έχουν επισημανθεί ως σημαντικές ή σε εκείνες που δεν έχετε αγγίξει για λίγο.

Αυτή η έξυπνη ατζέντα προηγείται των To Do σε σχέση με τις εργασίες του Outlook, αλλά είναι πολύ κοντά. Εάν θέλετε ή χρειάζεστε το επιπλέον επίπεδο λεπτομέρειας, χρησιμοποιήστε το Outlook.

Νικητής: Να κάνω

Η καλύτερη προσαρμογή

Τόσο το To Do όσο και το Outlook σάς επιτρέπουν να επισυνάψετε αρχεία και να συνδέσετε την εργασία σε ένα email. Στο To Do, πρέπει να επισημάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, να μετακινήσετε την εργασία από τα επισημασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όποια λίστα θέλετε. Και τα δύο σας επιτρέπουν επίσης να προσθέσετε σημειώσεις κειμένου στην εργασία και να επισυνάψετε αρχεία πολυμέσων στην εργασία.

Μόνο το Outlook σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου και εικόνες στην περιγραφή της εργασίας. Αλλά αυτά τα στοιχεία σχεδίασης είναι αισθητικά, επομένως η προσθήκη τους σε κάθε εργασία μπορεί να είναι χαμένος χρόνος. Επιπλέον, πρέπει να κάνετε κλικ στην εργασία για να τις δείτε.

Η επισύναψη αρχείων είναι πιο χρήσιμη. Μόνο το Outlook σάς επιτρέπει να συνδέετε εργασίες μεταξύ τους. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με την επιλογή Επισύναψη στοιχείου του Outlook. Αυτή η κρίσιμη ικανότητα σύνδεσης σχετικών εργασιών λείπει στο To Do.

Η προσαρμογή του To Do είναι κυρίως αισθητική. Μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα φόντου μιας λίστας και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε βασικά μοτίβα ταξινόμησης, όπως κατά ημερομηνία λήξης ή κατά ημερομηνία δημιουργίας.

Το To Do δημιουργεί επίσης διάφορες έξυπνες λίστες, όπως Επισημασμένα email και Assigned to Me. Μπορείτε να τα ενεργοποιήσετε ή να τα απενεργοποιήσετε. Για όσους πρέπει να ρυθμίσουν τις εργασίες σας, το Outlook είναι ο ξεκάθαρος νικητής.

Νικητής: Εργασίες του Outlook

Η καλύτερη εφαρμογή παραγωγικότητας της Microsoft

Για προσωπική χρήση και έργα μικρής κλίμακας, το To Do λειτουργεί καλά. Αλλά συνολικά, η πιο ισχυρή λίστα δυνατοτήτων του Outlook κερδίζει. Η επιπλέον λεπτομέρεια υποστηρίζει υψηλότερο επίπεδο επαγγελματισμού και η προσαρμογή υψηλού επιπέδου δεν μπορεί να ξεπεραστεί.

Ειδικά αν διαχειρίζεστε ένα περίπλοκο έργο, το Microsoft Outlook είναι το καλύτερο στοίχημά σας για μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών.

Τρόπος χρήσης του Microsoft Outlook για διαχείριση έργου

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα