Πώς να ρυθμίσετε έναν επαναλαμβανόμενο ανταποκριτή διακοπών στο Gmail

Πιθανότατα είστε εξοικειωμένοι με τον ανταποκριτή εκτός γραφείου του Gmail. Είναι αυτό το αυτόματο email που μπορείτε να ενεργοποιήσετε όποτε πηγαίνετε διακοπές. Ενημερώνει τους φίλους και τους συναδέλφους σας ότι δεν είστε δίπλα στον υπολογιστή σας και θα τους απαντήσετε όταν επιστρέψετε.

Όσο χρήσιμο κι αν είναι αυτό το χαρακτηριστικό, μερικές φορές δεν αρκεί. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια κανονική ημέρα άδειας κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, μπορεί να θέλετε μια ειδοποίηση εκτός γραφείου να εκτελείται πάντα αυτήν την ημέρα.

Αν και το Gmail δεν μπορεί να το κάνει αυτό από μόνο του, ακολουθούν δύο άλλοι τρόποι για να επιτύχετε αυτό το επαναλαμβανόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε το Auto Reply Pro για το email σας εκτός γραφείου

Η πρώτη επιλογή είναι ένα πρόσθετο Google Marketplace που ονομάζεται Auto Reply Pro. Αν και είναι μια δυνατότητα επί πληρωμή, έχει επίσης μια δωρεάν βαθμίδα, η οποία σας επιτρέπει να στέλνετε 50 αυτόματα email ανά μήνα. Εάν τα εισερχόμενά σας δεν τείνουν να έχουν τόση επισκεψιμότητα, θα μπορούσε να είναι η τέλεια λύση για εσάς.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το ρυθμίσετε:

1. Εγκαταστήστε την εφαρμογή και συνδέστε την στον επιθυμητό λογαριασμό Gmail.
2. Στον λογαριασμό σας στο Gmail, πατήστε το Auto Reply Pro εικονίδιο στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Μοιάζει με ένα μπλε, τετράγωνο χαρούμενο πρόσωπο.
3. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ Ξεκίνα.
4. Κάντε κλικ Προσθήκη / Διαχείριση κανόνων στην εφαρμογή. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
5. Τύπος Παραλείπω για να προσγειωθεί στην αρχική οθόνη της εφαρμογής.
6. Στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ Αυτόματη απάντησηκαι στο μενού που ανοίγει, κάντε κλικ Προσθήκη νέου εκτός γραφείου.
7. Ονομάστε τον κανόνα και κάντε κλικ Επόμενο.
8. Σε αυτήν την οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε συνθήκες. Για παράδειγμα, μόνο email με συγκεκριμένο θέμα ή από συγκεκριμένους παραλήπτες. Εφόσον θέλουμε να το στείλουμε σε όλα τα email, δεν επισημάναμε τίποτα και πατήσαμε Επόμενο.
9. Σημάδι Ενεργοποίηση μόνο για συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.
10. Εδώ μπορείτε να ορίσετε πότε θα σταλεί το email. Ωστόσο, είναι λίγο δύσκολο. Μπορείς να διαλέξεις επιτρέπωΚαθημερινά, το οποίο θα στέλνει το email σε συγκεκριμένες ώρες κάθε μέρα (όπως το μεσημέρι και μετά τη δουλειά).
11. Εάν θέλετε να αποκλείσετε μια ολόκληρη μέρα, θα πρέπει να επιλέξετε Ενεργοποίηση για συμβάντα ημερολογίου. Εδώ έχετε δύο επιλογές. Είτε επιλέγετε το κανονικό ημερολόγιό σας και επίσης αποκλείετε τις ρεπό σας σε αυτό σε τακτική βάση, είτε δημιουργείτε ένα νέο ημερολόγιο, αφιερωμένο μόνο στον αποκλεισμό των ρεπό. Λάβετε υπόψη ότι εάν επιλέξετε το πρώτο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αποστέλλεται κάθε φορά που έχετε μια εκδήλωση, ακόμα κι αν όχι την ημέρα της άδειας σας.
12. Αφού χτυπήσεις Επόμενο, Κάντε κλικ Προσθήκη νέας ενέργειας>Δημιουργία & αποστολή νέου email (σε νέο νήμα).
13. Εδώ μπορείτε επιτέλους να προσαρμόσετε το email σας. Προσθέστε περιεχόμενο, πατήστε Πρόσθετες ρυθμίσεις αλληλογραφίας να ρυθμίσετε το Θέμα και οποιαδήποτε άλλη προσαρμογή θέλετε. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Δημιουργία απάντησης εκτός γραφείου στο κάτω μέρος της οθόνης.

Αυτό είναι, είστε έτοιμοι. Εάν είστε λίγο μπερδεμένοι σχετικά με το πώς να ρυθμίσετε το ημερολόγιό σας ώστε να λειτουργεί με την αυτόματη απάντηση, διαβάστε περισσότερα για πώς να μπλοκάρετε την ώρα στο Ημερολόγιο Google. Μπορείτε επίσης να ορίσετε καθορισμένες ώρες εργασίας εάν έχετε λογαριασμό μέσω οργανισμού.

Πώς να ορίσετε μια κανονική αυτόματη απόκριση με το Zapier

Μια άλλη καλή επιλογή για να ορίσετε μια επαναλαμβανόμενη αυτόματη απόκριση είναι Ζάπιερ. Αυτή η επιλογή απαιτεί συνδρομή επί πληρωμή. Ωστόσο, μπορεί να αξίζει τον κόπο για μερικούς ανθρώπους. Είναι πολύ πιο ευέλικτο και σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε πολλά μέρη των ροών εργασίας σας, όχι μόνο τα email.

Έτσι δημιουργείτε το εκτός γραφείου αφού εγγραφείτε στην υπηρεσία:

Δημιουργήστε ένα νέο έναυσμα

Για να κάνετε την μπάλα να κυλήσει, πρέπει να πείτε στον Zapier πότε θέλετε να πραγματοποιηθεί μια ενέργεια. Αυτό ονομάζεται έναυσμα.

1. Κάντε κλικ Δημιουργήστε το Zap στην επάνω αριστερή πλευρά της αρχικής οθόνης.
2. Διαλέγω Gmail ως το Δώσει το έναυσμα για για το Ζαπ.
3. Από το αναπτυσσόμενο μενού κάτω Έναρξη συμβάντος, επιλέξτε Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα και πατήστε Να συνεχίσει.
4. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Gmail, για να επιτρέψετε την πρόσβαση και μόλις τελειώσετε, πατήστε Να συνεχίσει.
5. Επιλέξτε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να το εφαρμόσετε. Συνήθως, αρκεί η αποστολή της αυτόματης απάντησης στα εισερχόμενά σας. Ωστόσο, εάν διαθέτετε ένα φίλτρο όπου τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνουν απευθείας σε διαφορετικές ετικέτες, ίσως θέλετε να επιλέξετε και αυτές. Η προεπιλεγμένη επιλογή είναι για όλα τα email. Τύπος Να συνεχίσει.
6. Τύπος Δοκιμαστική σκανδάλη για να βεβαιωθείτε ότι η σύνδεση λειτουργεί και Να συνεχίσει.

Εφαρμόστε ένα φίλτρο

Στη συνέχεια, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το Zapier δεν στέλνει την απάντηση σε κάθε νέο email, αλλά μόνο σε αυτά που αποστέλλονται σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. ΕΝΑ Φίλτρο βοηθά στη ρύθμιση αυτού.

1. Κάτω από Δράση, επιλέξτε Φίλτρο.
2. Κάτω από Συνεχίστε μόνο εάν…, επιλέξτε από τα αναπτυσσόμενα μενού Ημερομηνία> (Κείμενο) Ξεκινά με και στο τελευταίο πλαίσιο γράψτε τα τρία γράμματα της ημέρας που θέλετε να σταλεί. Στο παράδειγμά μας, βάζουμε Σάββ. ή Κυρ, για να συμπεριλάβει ολόκληρο το Σαββατοκύριακο.
3. Αφού το λογισμικό ελέγξει το φίλτρο, πατήστε Κλείσε, και μετά το + για να προσθέσετε τη δράση.

Ρυθμίστε τον ανταποκριτή σας

Ήρθε η ώρα να ρυθμίσετε επιτέλους την απάντηση του email σας και να δουλέψετε αυτό το μωρό.

1. Διαλέγω Gmail πάλι σαν δικό σου Εκδήλωση εφαρμογής.
2. Επιλέγω Απεσταλμένο email όπως το δικό σου Εκδήλωση Δράσης και πατήστε Να συνεχίσει.
3. Εφόσον έχετε ήδη συνδεθεί στον λογαριασμό σας, πρέπει απλώς να τον επιλέξετε από το μενού τώρα και να συνεχίσετε.
4. Σε αυτήν την οθόνη, μπορείτε να προσαρμόσετε το email σας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Τα δύο πεδία που απαιτούνται είναι Θέμα και Σώμα. Προσθέσαμε επίσης την κανονική μας υπογραφή, για να φαινόμαστε πιο επαγγελματίες.
5. Και πάλι, αφού χτύπησες Να συνεχίσει, μπορείτε να δοκιμάσετε το email, για να βεβαιωθείτε ότι φαίνεται καλό στο Gmail. Ελέγξτε το δικό σας Απεσταλμένα φάκελο για να δούμε αν εγκρίνετε.
6. Εάν είστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα, κάντε κλικ Ενεργοποιήστε το Zap.

Μάθετε να απολαμβάνετε τον αυτοματισμό

Η επιλογή αποστολής επαναλαμβανόμενου μηνύματος εκτός γραφείου μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη για ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις. Δεν θέλετε να είστε συνδεδεμένοι με τον υπολογιστή σας και αυτό σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας θα επικοινωνήσουν ξανά μαζί τους κάποια στιγμή.

Με αυτές τις δύο εφαρμογές, μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε άλλες διαδικασίες και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη μακροπρόθεσμα. Σύντομα θα μάθετε ότι μόλις δοκιμάσετε την αυτοματοποίηση, είναι εύκολο να εθιστείτε.

Τα καλύτερα εργαλεία αυτοματισμού που επιτρέπουν στους ελεύθερους επαγγελματίες να ανακτήσουν τον χρόνο τους

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα