Πώς να κατανοήσετε τους τύπους του Excel βήμα προς βήμα

Η κατανόηση των τύπων μπορεί να είναι δύσκολη σε περιόδους που τα φύλλα δεδομένων μας γίνονται πολύπλοκα. Ευτυχώς, το Excel διαθέτει πολλές δυνατότητες ελέγχου τύπων που μας βοηθούν να τις κατανοήσουμε καλύτερα.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πώς η δυνατότητα αξιολόγησης σάς βοηθά να κατανοήσετε πολύπλοκους τύπους αναλύοντάς τους σε βήματα και πώς άλλες λειτουργίες ελέγχου απλοποιούν τη διαδικασία.

Πώς βοηθούν οι λειτουργίες ελέγχου τύπου Formula στην καλύτερη κατανόηση των τύπων;

Ακολουθούν ορισμένα οφέλη από τη χρήση λειτουργιών ελέγχου για την καλύτερη κατανόηση των τύπων:

1. Είναι χρήσιμοι κατά την αξιολόγηση τύπων που χρησιμοποιούνται σε προ-υπολογισμένα φύλλα που έχουν δημιουργηθεί από άλλους.
2. Διευκολύνουν τον εντοπισμό και την αφαίρεση σφαλμάτων, τόσο από τύπους όσο και από κελιά από τα οποία εξαρτάται η εκτέλεση του τύπου.

Πώς λειτουργεί το Evaluate Feature;

Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη χρήση της δυνατότητας αξιολόγησης στο Excel:

1. Υπογραμμίζει το μέρος του τύπου που θα αξιολογηθεί στο επόμενο βήμα.
instagram viewer
2. Κάθε φορά που κάνετε κλικ Αξιολογώ, η διαδικασία αξιολόγησης θα προχωρήσει στο επόμενο βήμα υπολογίζοντας τα αποτελέσματα από την προηγούμενη αξιολόγηση.
3. Εάν θέλετε να δείτε σε ποια κελιά αναφέρεται η δυνατότητα στο υπογραμμισμένο τμήμα, κάντε κλικ Βήμα μέσα.
4. Πάτημα Βγες έξω θα σας οδηγήσει πίσω στη διαδικασία αξιολόγησης.

Μπορείτε να σταματήσετε τη διαδικασία αξιολόγησης πατώντας Κλείσε, αλλά δεν μπορείτε να παραλείψετε κανένα βήμα που εμπλέκεται στη διαδικασία αξιολόγησης.

Για μια σαφέστερη κατανόηση αυτού, ας το εφαρμόσουμε σε ένα σύνολο δεδομένων.

Τρόπος χρήσης της δυνατότητας αξιολόγησης τύπου για την κατανόηση των τύπων βήμα προς βήμα

Ως παράδειγμα, εξετάστε την ακόλουθη περίπτωση όπου η καταλληλότητα μπόνους υπολογίστηκε χρησιμοποιώντας τον τύπο Ένθετο.

Για να δείτε πώς το Excel έχει εφαρμόσει αυτόν τον τύπο, μεταβείτε στο κελί όπου έχει εφαρμοστεί ο τύπος, κάντε κλικ στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα και κάντε κλικ Αξιολογήστε τον τύπο στην κορδέλα.

Συνεχίστε να πατάτε το Αξιολογώ κουμπί έως ότου η αξιολόγηση φτάσει στο τελικό αποτέλεσμα.

Παρακάτω είναι μια λίστα με όλα τα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία.

Όσο πιο περίπλοκος είναι ο τύπος, θα βρείτε περισσότερα βήματα στη διαδικασία αξιολόγησης. Ωστόσο, κάθε βήμα διεξάγεται χωριστά, όπως φαίνεται εδώ.

Ωστόσο, όπως συμβαίνει με κάθε τύπο ή δυνατότητα στο Excel, η δυνατότητα αξιολόγησης έχει επίσης ορισμένους περιορισμούς. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτούς τους περιορισμούς, επισκεφτείτε την ενότητα σημειώσεων του Σελίδα υποστήριξης της Microsoft. Εάν κάποιος από αυτούς τους περιορισμούς σας περιορίζει από το να κάνετε τη δουλειά σας, έχετε την επιλογή να μεταβείτε σε Εναλλακτικές λύσεις του Excel είναι πάντα διαθέσιμο.

Άλλα χαρακτηριστικά ελέγχου για την καλύτερη κατανόηση των τύπων

Μερικά άλλα χαρακτηριστικά ελέγχου βοηθούν στην καλύτερη κατανόηση και ανάλυση του τύπου εκτός από το χαρακτηριστικό αξιολόγησης. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

1. Ίχνη Προηγούμενα

Το Trace precedents είναι μια δυνατότητα ελέγχου τύπου που σχεδιάζει βέλη που υποδεικνύουν όλα τα κελιά από τα οποία εξαρτάται η τελική έξοδος του επιλεγμένου κελιού.

Για το παράδειγμα που φαίνεται παραπάνω, κελί D2 Η τελική έξοδος εξαρτάται από τα κελιά Β2 και Γ2. Μόλις επιλέξετε το επιθυμητό κελί και κάντε κλικ στο Ίχνη Προηγούμενα επιλογή, το Excel θα σχεδιάσει βέλη που αναφέρονται σε κελιά Β2 και Γ2.

Επομένως, όταν αντιμετωπίζετε σύνθετα σύνολα δεδομένων με πολλούς τύπους, μπορείτε να ελέγξετε γρήγορα τις εξαρτήσεις όλων των τύπων και να φιλτράρετε κελιά για να κάνετε τις αλλαγές που χρειάζεστε.

2. Trace Dependents

Τα εξαρτώμενα ίχνη κάνουν το αντίθετο από τα προηγούμενα ίχνους στο Excel. Σας δείχνει γρήγορα ποιοι τύποι ή κελιά θα επηρεαστούν εάν αλλάξετε τις τιμές στα επιλεγμένα κελιά σας.

Επομένως, αυτή η δυνατότητα είναι επίσης χρήσιμη κατά την αλλαγή των τιμών στο σύνολο δεδομένων ανιχνεύοντας τα βέλη για να αποφευχθεί η διακοπή των τύπων που υπάρχουν ήδη.

Όπως φαίνεται στο παραπάνω παράδειγμα, αλλάζοντας τις τιμές στο κελί Γ2 θα αλλάξει την έξοδο του τύπου στο κελί Δ2.

Ως εκ τούτου, είναι χρήσιμο να εντοπίσετε τους εξαρτώμενους και τα προηγούμενά τους για να κατανοήσετε καλύτερα ή να αξιολογήσετε τους τύπους και τις εξαρτήσεις τους. Αφού αναλύσετε τον τύπο, κάντε κλικ στο Αφαιρέστε τα βέλη για να αφαιρέσετε τα ίχνη.

3. Εμφάνιση φόρμουλας

Ένα άλλο χαρακτηριστικό, το show formula, εμφανίζει τους τύπους σε κάθε κελί αντί για τις τιμές εξόδου. Με αυτόν τον τρόπο, εάν υπάρχουν πολλοί τύποι κατανεμημένοι σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να δείτε γρήγορα τον καθένα για γρήγορη κατανόηση.

4. Έλεγχος σφαλμάτων

Χρησιμοποιώντας τον έλεγχο σφαλμάτων, μπορείτε να προσδιορίσετε γρήγορα τον τύπο των σφαλμάτων σε έναν τύπο. Σας δείχνει το ακριβές σφάλμα, τον τύπο του σφάλματος και μια σύντομη περιγραφή για να σας βοηθήσει να το κατανοήσετε καλύτερα. Έτσι, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τα σφάλματα και να τα διορθώσετε με λίγα μόνο κλικ.

Επιπλέον, αυτή η δυνατότητα βοηθά στον εντοπισμό σφαλμάτων σε σύνθετους τύπους που διαφορετικά θα ήταν δύσκολο να βρεθούν. Επιπλέον, βοηθά όταν οι τύποι που εκτελούνται σε ορισμένα κελιά αποτυγχάνουν να δημιουργήσουν έξοδο σε άλλα.

Περιορισμοί των χαρακτηριστικών ελέγχου τύπου

Ένας από τους σημαντικούς περιορισμούς και των τεσσάρων χαρακτηριστικών ελέγχου τύπου είναι ότι λειτουργούν μόνο σε ένα μόνο φύλλο. Ενώ τα εξαρτώμενα ίχνη και τα προηγούμενα δείχνουν ότι ο τύπος εξαρτάται από κελιά σε άλλο φύλλο, δεν μπορεί να τα εντοπίσει όπως μπορεί στο ίδιο φύλλο.

Επομένως, εάν θέλετε να ελέγξετε την εξάρτηση των κελιών σε ένα φύλλο ή βιβλίο εργασίας με τιμές σε άλλα φύλλα ή βιβλία εργασίας, δεν θα σας βοηθήσουν πολύ και θα πρέπει να τα εντοπίσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Το παράθυρο παρακολούθησης, μια άλλη δυνατότητα ελέγχου στο Excel, σας επιτρέπει να διασταυρώνετε πληροφορίες σε διαφορετικά φύλλα χωρίς να αλλάζετε επανειλημμένα φύλλα. Ας δούμε πώς σας βοηθά στην κατανόηση των τύπων.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία παραθύρου ρολογιού για να κατανοήσετε καλύτερα τους τύπους

Το παράθυρο ρολογιού λειτουργεί ως ένα μικρό παράθυρο που περιέχει τις πληροφορίες που έχετε προσθέσει και παραμένει ορατό όταν αλλάζετε φύλλα στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε την εξάρτηση των τύπων σε ένα φύλλο του Excel αλλάζοντας τιμές σε άλλο φύλλο εργασίας και παρατηρώντας το εφέ χωρίς εναλλαγή μεταξύ φύλλων.

Ας το χρησιμοποιήσουμε σε ένα σύνολο δεδομένων για να γίνει ξεκάθαρο το θέμα. Παρακάτω, μπορείτε να δείτε ότι ο τύπος στο κελί F3 εξαρτάται από ένα κελί στο Φύλλο 2. Καθώς εμφανίζει σφάλμα, ας αναλύσουμε καλύτερα τον τύπο δημιουργώντας ένα παράθυρο παρακολούθησης.

1. Επιλέξτε κελί F3 και κάντε κλικ στο Παράθυρο ρολογιού.
2. Παω σε Φύλλο 2.
3. Μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα στο Φύλλο 2 χρησιμοποιώντας το Έλεγχος σφαλμάτων χαρακτηριστικό.
4. Εισαγάγετε μια νέα τιμή στο κελί Β4 στο Φύλλο 2.
5. Κτύπημα Εισαγω.

Τα παραπάνω βήματα θα αλλάξουν τα δεδομένα στο Φύλλο 1, τα οποία μπορούν να προβληθούν στο πλαίσιο Παραθύρου παρακολούθησης χωρίς εναλλαγή στο Φύλλο 1.

Επομένως, ενώ αναλύετε σύνθετους τύπους με πολλαπλές εξαρτήσεις σε πολλά φύλλα, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά παράθυρα ρολογιών, αλλάξτε τις τιμές σε διαφορετικά φύλλα και δείτε τον αντίκτυπο που προκύπτει στους τύπους σας. Ως εκ τούτου, η λειτουργία παραθύρου ρολογιού απλοποιεί την ανάλυση τύπων για εμάς.

Οι δυνατότητες του Excel μας βοηθούν να κατανοήσουμε καλύτερα τους τύπους, αλλά θα πρέπει επίσης να το κάνετε οργανώστε καλύτερα τα υπολογιστικά φύλλα σας, ώστε να είναι πιο εύκολη η πλοήγησή τους.

Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες ελέγχου τύπου για την καλύτερη κατανόηση των τύπων

Οι δυνατότητες ελέγχου τύπων θα σας φανούν χρήσιμες όταν αναλύετε και κατανοείτε τους τύπους στα υπολογιστικά φύλλα σας. Χρησιμοποιήστε τα όσο σας βολεύει για να απλοποιήσετε τον χειρισμό των υπολογιστικών φύλλων.

Το Excel διαθέτει πολλές προηγμένες δυνατότητες που απλοποιούν τη διαχείριση δεδομένων, όπως λειτουργίες ελέγχου τύπων που σας βοηθούν να κατανοήσετε καλύτερα τους τύπους. Αυτά περιλαμβάνουν ασαφή αντιστοίχιση, εισαγωγή στατιστικών στοιχείων από ιστότοπους, αφαίρεση διπλότυπων κ.λπ.

6 Προηγμένες δυνατότητες του Microsoft Excel που πρέπει να γνωρίζετε

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα