Πώς να εκφράσετε κοινά παράπονα στο χώρο εργασίας σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν έχετε εργαστεί ποτέ σε ένα γραφείο, γνωρίζετε τις προκλήσεις της συναλλαγής με πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους. Ένα κοινό πρόβλημα είναι να φοβάστε να αντιμετωπίσετε προβληματικούς συναδέλφους και να σταματήσετε τη συμπεριφορά τους, αλλά μπορείτε να εκφραστείτε επαγγελματικά, είτε είστε υπάλληλος είτε διευθυντής.

Μία από τις απλούστερες μεθόδους είναι να βάλετε τις σκέψεις σας σε ένα email. Αναλύουμε το θέμα μέσα από παραδείγματα κοινών παραπόνων στο χώρο εργασίας. Μάθετε τους πιο εποικοδομητικούς τρόπους για να τα πείτε και επιπλέον κόλπα email που μπορούν να σας βοηθήσουν.

1. Περιμένω ακόμα να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία

Δεν λειτουργούν όλοι με τον ίδιο ρυθμό, αλλά είναι πρόβλημα όταν ένα άτομο σταματά ένα ομαδικό έργο. Εάν η εργασία σας εξαρτάται από το ότι ο συνάδελφος θα υποβάλει τη δική του, μπορείτε να τον παρακινήσετε σε δράση με λίγα λόγια σε ένα email.

Ακολουθούν ορισμένοι επαγγελματικοί τρόποι για να προσεγγίσετε και να εκφράσετε αυτό το παράπονο, τους οποίους μπορείτε να προσαρμόσετε στις περιστάσεις σας:

• Πρέπει να βελτιώσουμε τη ροή εργασίας μας, ώστε να μην υστερούμε στο χρονοδιάγραμμα. Είναι η (ημερομηνία και ώρα) καλή προθεσμία για εσάς; Τότε, μπορώ να τηρήσω την προθεσμία μου (ημερομηνία και ώρα).
• Χρειάζεστε βοήθεια με αυτήν την εργασία; Πρέπει να ολοκληρώσουμε το έργο εγκαίρως, επομένως (όνομα συναδέλφου) προσφέρθηκε να σας βοηθήσει με τυχόν προβλήματα από την πλευρά σας.

Ο στόχος δεν είναι να προσβάλεις τον συνάδελφό σου, αλλά να βάλεις στόχους και λύσεις, καθιστώντας ταυτόχρονα πολύ σαφές ότι είστε και οι δύο μέρος μιας ομάδας με ενεργό ενδιαφέρον να ολοκληρώσετε τα πράγματα.

Φροντίστε να μαζέψετε τόσα συμβουλές για την τήρηση των προθεσμιών και την ολοκλήρωση των εργασιών όπως μπορείς. Θα είναι ευκολότερο να συμβουλεύεις τους ανθρώπους όπως χρειάζεται.

2. Η προθεσμία είναι αύριο

Εδώ είναι ένα άλλο κοινό παράπονο που μπορεί να έχετε καεί μέσα σας. Εάν ο συνάδελφός σας το κόβει πολύ, παρά τις πολλές υπενθυμίσεις, μπορείτε να τον παρακινήσετε σε ένα email χωρίς να χάσετε την ψυχραιμία σας.

Ο λόγος για τον οποίο επικοινωνείτε μαζί τους είναι επείγον, επομένως οι λύσεις που προσφέρετε χρειάζονται κάποια αμεσότητα, έστω και μόνο για να κάνετε τον συνάδελφό σας να πάρει την κατάσταση στα σοβαρά.

Δοκιμάστε αυτές τις εναλλακτικές:

• Το έργο αναμένεται αύριο, αλλά υπάρχουν ακόμη μερικά χαλαρά άκρα. Ας κάνουμε μια τηλεδιάσκεψη με την ομάδα σήμερα το απόγευμα για να συζητήσουμε λύσεις.
• Η διοίκηση αναμένει το έργο αύριο. Εάν είναι απίθανο να τηρήσετε την προθεσμία, θα μπορούσατε να εξηγήσετε το γιατί σε μια αναφορά, την οποία μπορούμε να υποβάλουμε μαζί με οτιδήποτε άλλο;

Ενώ τα email είναι ένας ευκολότερος τρόπος έκφρασης δύσκολων σκέψεων, δεν έχουν τον ίδιο αντίκτυπο με την προσωπική συζήτηση των προβλημάτων. Έτσι, όταν προσπαθείτε να αλλάξετε τις κακές συνήθειες ροής εργασίας κάποιου, το email σας πρέπει να είναι απλό και έξυπνο για να τραβήξει την προσοχή του.

3. Σταματήστε να χρονοτριβείτε

Η ίδια εποικοδομητική προσέγγιση είναι η καλύτερη για όλα τα παράπονά σας στο χώρο εργασίας, με ήρεμη και ουδέτερη γλώσσα. Σε τελική ανάλυση, ένας συνάδελφος που καθυστερεί μπορεί να επιβαρύνει τη ροή εργασίας μιας επιχείρησης, αλλά δεν το κάνει πάντα επειδή είναι τεμπέλης.

Δείτε αν υπάρχουν πάρα πολλοί περισπασμοί ή έχουν κατακλυστεί με εργασίες. Βρείτε το πρόβλημα και προσαρμόστε το email σας ανάλογα με λύσεις και κίνητρα. Εμπνευστείτε από αυτά τα παραδείγματα:

• Το γραφείο μπορεί να αποσπά την προσοχή. Αν σας δυσκολεύει να εστιάσετε στην εργασία σας, ας συζητήσουμε τις αλλαγές και τους στόχους που μπορούμε να θέσουμε για εσάς.
• Στο τέλος της εβδομάδας, ας εξετάσουμε τις ολοκληρωμένες και τις υπόλοιπες εργασίες όλων, ώστε να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε την επόμενη εβδομάδα πιο παραγωγικά.

4. Δεν έχω χρόνο να κάνω όλες αυτές τις εργασίες

Η στρατηγική σας για τη σύνταξη email θα πρέπει να αλλάξει ελαφρώς όταν προσπαθείτε να προστατευθείτε από την εξάντληση. Το θέμα είναι να δείξετε ότι γνωρίζετε τις υποχρεώσεις σας, πώς να τις ιεραρχήσετε και για τι δεν ευθύνεστε.

Θέστε ευγενικά όρια, χρησιμοποιώντας εκφράσεις όπως αυτές στα email σας:

• Θα χαρώ να βοηθήσω σε αυτό το έργο. Θα θέλατε να περιμένετε μέχρι να ολοκληρώσω τις τρέχουσες εργασίες μου; Οφείλονται νωρίτερα.
• Δυστυχώς, αν δεχτώ άλλες εργασίες, θα χρειαστώ υπερωρίες. Θα μπορούσατε να το εκτελέσετε παρελθόν (το όνομα του στελέχους) και να συζητήσετε πώς θα λειτουργούσε;

Εάν ο χώρος εργασίας σας χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης ομάδας, μπορεί να είναι ευκολότερο να μοιραστείτε το πλήρες πρόγραμμά σας. Μπορείτε επίσης να οργανώστε τις εργασίες σας στο Asana, για παράδειγμα, για να είναι ξεκάθαρες οι σημαντικές δουλειές, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών και των συνεργατών τους.

5. Δεν Δουλεύω για Σένα

Οι δεσποτικοί συνάδελφοι μπορεί να πάρουν τη συμπεριφορά τους πολύ μακριά, περιμένοντας από εσάς να πηδήξετε όταν σας καλούν ή να δεχτείτε επιπλέον δουλειές από αυτούς. Αυτή είναι μια άλλη κατάσταση που χρειάζεται απεγνωσμένα όρια.

Πριν λάβετε πιο σοβαρά μέτρα, δοκιμάστε να συζητήσετε με τον συνάδελφό σας μέσω ενός καλοδουλεμένου email. Θα πρέπει να είναι ευγενικό αλλά σταθερό καθώς καθιερώνει την ισότητα σας στο χώρο εργασίας. Ακολουθούν ορισμένες διατυπώσεις για να δοκιμάσετε:

• Λυπάμαι που ακούω ότι ο φόρτος εργασίας σας είναι υπερβολικός. Δεν θα μπορώ να σας βοηθήσω λόγω των δικών μου ευθυνών, αλλά αν απευθυνθείτε στον διευθυντή σας, θα μπορούσατε να επεξεργαστείτε ένα πιο βιώσιμο σχέδιο.
• Σας ευχαριστώ που με σκεφτήκατε για αυτή τη δουλειά, αλλά ταιριάζει καλύτερα σε άλλο τμήμα. Αν έχουν χρόνο, μπορεί να συνεργαστούν μαζί σας.

6. Σταματήστε να μιλάτε για τους ανθρώπους

Ο ανταγωνισμός στο χώρο εργασίας είναι αναπόφευκτος. Δυστυχώς, κάνει τους συναδέλφους να προσπαθούν να ξεχωρίζουν, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει να κόβουν συζητήσεις για να προσφέρουν τις δικές τους σκέψεις. Μερικοί άνθρωποι διακόπτουν επίσης ασυνείδητα και δεν συνειδητοποιούν ότι είναι ενοχλητικό.

Υπάρχουν διπλωματικοί τρόποι για να τους ενθαρρύνουμε να σταματήσουν αυτή τη συμπεριφορά. Εφόσον μπορεί να το κάνουν για προσοχή, απευθυνθείτε σε αυτήν την πλευρά στο email σας, ενθαρρύνοντας παράλληλα μια πιο ομαδική νοοτροπία.

Δοκιμάστε κάτι σαν αυτές τις εκφράσεις:

• Συχνά συνεισφέρετε πολύτιμες ιδέες. Σημειώνεται η προληπτική σας προσέγγιση για την εξεύρεση λύσεων. Κάθε μέλος του προσωπικού είναι εξίσου σημαντικό για την εταιρεία και μας αρέσει να ακούμε τη φωνή όλων στο χώρο εργασίας.
• Απαιτείται ομαδική προσπάθεια για αυτό το έργο, καθώς και σαφής επικοινωνία. Για να διασφαλιστεί η ομαλή συνεργασία, όποιος συμβάλλει στη συζήτηση πρέπει να έχει ίσες ευκαιρίες να μιλήσει.

Εάν προσπαθείτε να διαχειριστείτε ένα ομαδικό έργο με άτομα που τείνουν να συζητούν μεταξύ τους, θα μπορούσατε να ορίσετε βασικούς κανόνες σε ένα ομαδικό email. Εύρημα συμβουλές που βελτιώνουν τη γραπτή επικοινωνία και χρησιμοποιήστε τα για να δημιουργήσετε ένα φιλικό αλλά παραγωγικό περιβάλλον.

7. Σταματήστε να μου στέλνετε μηνύματα εκτός δουλειάς

Επικοινωνεί μαζί σας κάποιος συνάδελφος ή το αφεντικό σας όταν έχετε άδεια; Αυτό είναι ένα κοινό πρόβλημα που συνήθως περιλαμβάνει την αποστολή γραπτών μηνυμάτων. Είναι ιδιαίτερα άβολο όταν δεν είστε τόσο εξοικειωμένοι ή θέλουν να μιλήσουν στο κατάστημα ενώ εσείς πρέπει να χαλαρώσετε.

Εάν η παράβλεψη αυτών των ανθρώπων δεν έχει αποτέλεσμα ή αν πάνε πολύ μακριά, η καλύτερη λύση είναι να τους στείλετε ένα email εξηγώντας τη στάση σας. Το μήνυμα πρέπει να τονίζει τη σημασία των επαγγελματικών ορίων και, ιδιαίτερα, του ελεύθερου χρόνου σας.

Δείτε αυτές τις επιλογές και δείτε πώς μπορείτε να τις προσαρμόσετε στις ανάγκες σας:

• Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να μην είμαι διαθέσιμος να μιλήσω μετά από ωράριο λόγω προσωπικών υποθέσεων. Είμαι στην ευχάριστη θέση να συζητήσω θέματα που σχετίζονται με την εργασία όταν επιστρέψω στο γραφείο.
• Όσο σημαντική και αν είναι η δουλειά μου για μένα, υποφέρει αν δεν εκμεταλλευτώ πλήρως το ρεπό μου. Επομένως, ελπίζω να μπορέσετε να εκτιμήσετε την ανάγκη μου να κρατήσω τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία για ώρες γραφείου.

8. Μην μιλάς έτσι

Οι συνάδελφοι συχνά ξεχνούν ότι βρίσκονται σε επαγγελματικό περιβάλλον και μπορούν να πουν το λάθος πράγμα ή να μπουν σε ακατάλληλες συζητήσεις. Αυτή η συμπεριφορά μπορεί να κάνει έναν χώρο εργασίας πολύ άβολο, πολύ γρήγορα.

Πρέπει να αντιμετωπίσετε τέτοια ζητήματα πριν προκαλέσουν τριβή και κλιμάκωση. Εάν δεν μπορείτε να παραμερίσετε τους συναδέλφους σας επί τόπου, ένα άμεσο email μπορεί να κάνει το κόλπο.

Πάρτε ιδέες από τις παρακάτω εκφράσεις:

• Αν και εκτιμούμε πολύ τη φιλική συνεργασία, υπάρχουν θέματα συζήτησης που πρέπει να παραμείνουν εκτός του χώρου εργασίας. Βοηθήστε μας να διατηρήσουμε ένα ειρηνικό περιβάλλον και να αποφύγουμε τις συζητήσεις (ευαίσθητα θέματα).
• Μια αλληλεπίδραση έλαβε χώρα νωρίτερα σήμερα που έκανε τα μέλη του προσωπικού να νιώθουν άβολα. Κάντε ό, τι καλύτερο μπορείτε για να διατηρήσετε μια επαγγελματική στάση και να προωθήσετε τη φιλική ομαδική εργασία.

Μπορεί να είναι χρήσιμο να προσδιορίσετε τι ειπώθηκε, ώστε ο συνάδελφός σας να ξέρει ακριβώς τι πρέπει να αποφύγει στο μέλλον. Επίσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να συντάξετε μια ιστοσελίδα ή ένα έγγραφο με λεπτομέρειες για ανεπιθύμητα θέματα και συμπεριφορές, τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να επισυνάψετε ή να συνδέσετε στο email σας.

Γενικές συμβουλές για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επίλυση προβλημάτων στο χώρο εργασίας

Τα email μπορεί να είναι ο καλύτερος φίλος σας όταν πρόκειται για την επίλυση δύσκολων καταστάσεων στο γραφείο χωρίς να αντιμετωπίζετε τα μέλη του προσωπικού πρόσωπο με πρόσωπο.

Ακολουθούν ορισμένες πρόσθετες συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου που μπορούν να κάνουν τη διαδικασία πιο αποτελεσματική.

• Εξισορροπήστε την αρνητικότητα του email με θετικά σημεία για να ενθαρρύνετε τη βελτίωση.
• Βεβαιωθείτε ότι η επίσημη γλώσσα σας δεν κρύβει αυτό που προσπαθείτε να πείτε.
• Να είστε σαφείς και περιεκτικοί — ανεκτίμητης αξίας όταν γράφοντας μεγάλα email.
• Διατηρήστε τα email στο αρχείο για μελλοντική αναφορά σε περίπτωση που τα πράγματα δεν βελτιωθούν.

Να είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε διαφορετικές προκλήσεις στο χώρο εργασίας

Οι ομάδες αντιμετωπίζουν προβλήματα συνεχώς, ειδικά όταν βρίσκονται υπό πίεση. Είτε πρόκειται για φυσικό είτε για ψηφιακό περιβάλλον, είτε είστε το αφεντικό είτε μέλος του προσωπικού, αξίζει να γνωρίζετε τους καλύτερους τρόπους για να αλλάξετε τις συνήθειες προς το καλύτερο.

Η διπλωματία μέσω email είναι μια σωστή στρατηγική αρκεί να εκφράζεις τα παράπονά σου με σαφήνεια και επαγγελματισμό. Αλλά μην παραβλέπετε άλλους πόρους, όπως ψηφιακά εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την ομαδική εργασία.

5 Εργαλεία για να ξεπεραστούν οι προκλήσεις της απομακρυσμένης επικοινωνίας της ομάδας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα