8 κοινά λάθη επικοινωνίας που πρέπει να αποφεύγετε σε εικονικές ομάδες (και τι να κάνετε αντ 'αυτού)

Έχοντας αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας, είναι ζωτικής σημασίας να αφιερώσετε χρόνο για να καλλιεργήσετε μια καλή κουλτούρα επικοινωνίας στον εικονικό χώρο εργασίας σας. Αυτό συμβαίνει επειδή ο τρόπος που αλληλεπιδρούσατε με τους συναδέλφους σας σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου δεν μεταφράζεται απαραίτητα στον εικονικό κόσμο.

Επομένως, το να ξαναγράψετε το βιβλίο επικοινωνίας σας είναι το κλειδί για την επιτυχία σε μια εικονική ομάδα και ένας τρόπος για να το πετύχετε αυτό είναι να γνωρίζετε τι δεν πρέπει να κάνετε.

1. Χρησιμοποιώντας το email ως τον κύριο τρόπο επικοινωνίας σας

Αν και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να παίζει ρόλο στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας του σήμερα, δεν θα πρέπει να είναι ο κύριος τρόπος επικοινωνίας σας. Μπορείτε να χάσετε γρήγορα την παρακολούθηση των μηνυμάτων όταν είναι θαμμένα στα εισερχόμενά σας, οδηγώντας σε μειωμένη παραγωγικότητα.

Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνήσετε με πελάτες και να στοχεύσετε δυνητικούς πελάτες. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα

πρακτικά εργαλεία επικοινωνίας που είναι καλύτερα κατάλληλα για ανταλλαγή μηνυμάτων και συνεργασία με απομακρυσμένους συναδέλφους σας.

Εργαλεία άμεσων μηνυμάτων όπως Χαλαρότητα είναι καλές για γρήγορες συνομιλίες και δημιουργία καναλιών για συγκεκριμένα θέματα ή έργα. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων όπως Συστροφή να επικοινωνούν ασύγχρονα, ενώ τα εργαλεία διαχείρισης έργου όπως Trello ή Asana σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να εκχωρείτε και να παρακολουθείτε εργασίες.

2. Αποτυχία προγραμματισμού για διαφορές ζώνης ώρας

Σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου, οι άνθρωποι συνήθως εργάζονται στον ίδιο χώρο και τις ίδιες ώρες εργασίας. Ωστόσο, όταν έχετε μέλη εικονικής ομάδας σε διαφορετικές ζώνες ώρας, τα πράγματα μπορεί να γίνουν πιο περίπλοκα εκτός κι αν το προγραμματίσετε.

Πρέπει να γνωρίζετε τις διαφορές ώρας και να βρείτε αλληλεπικαλυπτόμενες ώρες για να προγραμματίσετε συναντήσεις. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε τις ζώνες ώρας ή τις τοποθεσίες των συναδέλφων σας για να το πετύχετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μετατροπείς ζώνης ώρας όπως Timezone.io ή κοινόχρηστες εφαρμογές ημερολογίου όπως Calendly για να βοηθήσετε στον προγραμματισμό και τη διαχείριση των ωρών συνάντησης. Αυτό σας επιτρέπει να αποκλείσετε χρόνο που είναι βολικός για όλους.

3. Πάνω από το να βασίζεσαι σε επικοινωνία μόνο με κείμενο

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο στερείται μη λεκτικών ενδείξεων όπως η γλώσσα του σώματος, η οπτική επαφή και οι εκφράσεις του προσώπου, που μπορούν εύκολα να οδηγήσουν σε παρερμηνείες και συγκρούσεις. Σε ένα εικονικό περιβάλλον, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε διάφορα μέσα επικοινωνίας για να μεταφέρετε την άποψή σας, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων τηλεδιάσκεψης όπως Google Meet ή Zoom.

Λαμβάνοντας υπόψη ότι μπορεί να μην μπορείτε να συναντηθείτε φυσικά, αυτά τα εργαλεία προσφέρουν το επόμενο καλύτερο πράγμα, επιτρέποντάς σας να δείτε και να ακούσετε τους συναδέλφους σας. Εκτός από τη δημιουργία περισσότερων προσωπικών συνδέσεων, οι βιντεοκλήσεις εξηγούν επίσης καλύτερα περίπλοκες εργασίες.

Ωστόσο, δεν μπορείτε πάντα να μεταβείτε σε βιντεοκλήση, ειδικά όταν εργάζεστε με άτομα σε άλλες ζώνες ώρας. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο ασύγχρονου βίντεο όπως Βουντλ για εγγραφή και αποστολή μηνυμάτων βίντεο.

4. Περιμένοντας από όλους να είναι διαθέσιμοι όλη την ώρα

Ως αποτέλεσμα όλων των εργαλείων επικοινωνίας που έχουμε στη διάθεσή μας και της υιοθέτησης πολιτικών απομακρυσμένης εργασίας, τα όρια μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής γίνονται όλο και πιο ασαφή. Αυτό έχει προκαλέσει την «πάντα ενεργή» κουλτούρα εργασίας: οι μη ρεαλιστικές προσδοκίες ότι οι άνθρωποι θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι να απαντούν σε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία ή να ανταποκρίνονται στις εργασιακές απαιτήσεις ανά πάσα στιγμή.

Για να το αποφύγετε αυτό, πρέπει να θέσετε κάποια όρια. Αυτό περιλαμβάνει δημιουργώντας ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα απομακρυσμένης εργασίας, ρυθμίζοντας τη διαθεσιμότητά σας στα εργαλεία επικοινωνίας στο χώρο εργασίας σας και απενεργοποιώντας τις ειδοποιήσεις για μη επείγοντα μηνύματα εκτός των ωρών εργασίας.

5. Μη έχοντας επίγνωση των πολιτισμικών/θρησκευτικών διαφορών

Λόγω του γεγονότος ότι η εξ αποστάσεως εργασία σάς επιτρέπει να προσλαμβάνετε ταλέντα από διάφορα μέρη του κόσμου, πρέπει να γνωρίζετε τις πολιτισμικές και θρησκευτικές διαφορές που μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την επικοινωνία και την ομάδα δυναμική.

Για παράδειγμα, άτομα από διαφορετικούς πολιτισμούς και θρησκείες μπορεί να παρακολουθούν συγκεκριμένες αργίες και μπορεί να μην είναι διαθέσιμα για εργασία ή να έχουν διαφορετικές ώρες εργασίας κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών. Επομένως, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε αυτές τις ημέρες και να προσαρμόσετε ανάλογα τις προθεσμίες ή τα σχέδια επικοινωνίας.

6. Δεν δημιουργείται χώρος για περιστασιακές συνομιλίες

Σε ένα περιβάλλον εργασίας από το σπίτι, μπορεί να είναι εύκολο να παραβλεφθεί η ανάγκη για κοινωνική αλληλεπίδραση μεταξύ των συναδέλφων. Ωστόσο, μοναξιά εξ αποστάσεως εργασίας είναι μια σοβαρή ανησυχία που μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση από την εργασία.

Για να το καταπολεμήσετε αυτό, πρέπει να βρείτε τρόπους να ενθαρρύνετε τις περιστασιακές συζητήσεις. Μπορείτε να το πετύχετε δημιουργώντας ευκαιρίες εικονικής ψύξης νερού. Για παράδειγμα, να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή ομάδα για περιστασιακές συνομιλίες στο εργαλείο συνομιλίας στο χώρο εργασίας σας. Εδώ μιλάτε για θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία, όπως τα σχέδιά σας για το Σαββατοκύριακο, την αγαπημένη σας εκπομπή ή τα χόμπι σας.

Μπορείτε να ενισχύσετε περαιτέρω τη δέσμευση στην ομάδα σας με αυτά ιδέες για διάλειμμα για καφέ.

7. Κάνοντας πάρα πολλές συναντήσεις

Αν και είναι σημαντικό να κάνετε τακτικά check-in με την ομάδα σας, δεν θέλετε να το παρακάνετε με τις συναντήσεις. Η πραγματικότητα είναι ότι ορισμένες συναντήσεις δεν αξίζουν τον χρόνο σας και μπορεί ακόμη και να είναι επιβλαβείς για την παραγωγικότητά σας.

Έτσι, προτού προγραμματίσετε άλλη μια συνάντηση, αναρωτηθείτε αν είναι πραγματικά απαραίτητο και αν δεν υπάρχουν άλλοι τρόποι για να επικοινωνήσετε το μήνυμά σας. Όταν επιλέγετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγική, δημιουργώντας μια ατζέντα και κοινοποιώντας την έγκαιρα, κρατώντας τη σύντομη και έχοντας μόνο τα απαραίτητα άτομα να παρευρεθούν.

Επιπλέον, αναθέστε σε κάποιον να τεκμηριώσει σωστά τα πρακτικά της σύσκεψης και να τα αποθηκεύσει σε μια κεντρική τοποθεσία όπου όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Αυτό θα βοηθήσει στη μείωση της ανάγκης για μελλοντικές συναντήσεις για να συζητηθεί τι συνέβη σε προηγούμενες συνεδρίες.

8. Μη αναγνωρίζοντας ορόσημα και γιορτάζοντας τις επιτυχίες

Η αναγνώριση και ο εορτασμός των επιτυχιών της ομάδας σας είναι απαραίτητη για την ενίσχυση του ηθικού και της δέσμευσης. Η εργασία από το σπίτι δεν είναι λόγος να παραβλέψουμε αυτή τη ζωτικής σημασίας δραστηριότητα δημιουργίας ομάδας.

Μπορείτε να βασιστείτε σε εργαλεία αναγνώρισης εργαζομένων όπως Μπόνους για να γιορτάσετε τις επιτυχίες της ομάδας σας και να αναγνωρίσετε μεμονωμένα επιτεύγματα. Μπορείτε επίσης να το ενσωματώσετε στον χώρο εργασίας του Slack, ώστε τα μέλη της ομάδας να δίνουν και να λαμβάνουν τα εύσημα πιο εύκολα.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη για να βελτιώσετε την απομακρυσμένη επικοινωνία της ομάδας

Ενώ το απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον έχει τις προκλήσεις του, προσφέρει επίσης πολλές ευκαιρίες για ανάπτυξη και επιτυχία. Ως επί το πλείστον, εξακολουθούμε να μαθαίνουμε πώς να πλοηγηθούμε καλύτερα σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας.

Η γνώση αυτών των κοινών παγίδων μπορεί να σας βοηθήσει να τις αποφύγετε και να δημιουργήσετε ένα επιτυχημένο περιβάλλον εργασίας εξ αποστάσεως για εσάς και την ομάδα σας.

5 Εργαλεία για να ξεπεραστούν οι προκλήσεις της απομακρυσμένης επικοινωνίας της ομάδας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα