Πώς να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων στο χώρο εργασίας σας πιο αποτελεσματικά

Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων έχουν αναμφίβολα αλλάξει τον τρόπο επικοινωνίας μας στο χώρο εργασίας, ιδιαίτερα κατά τη διάρκεια τη μετάβασή μας στην απομακρυσμένη εργασία και μακριά από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο υπήρξε το de facto εργαλείο επικοινωνίας για αυτό μακρύς.

Παρά τις πολυάριθμες δυνατότητες ενίσχυσης της παραγωγικότητας που προσφέρουν πολλές από αυτές τις εφαρμογές, μπορούμε επίσης να υποστηρίξουμε ότι τείνουν να κάνουν το αντίθετο.

Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων σκοτώνουν την παραγωγικότητά σας; Ή, μήπως, είναι πώς τα χρησιμοποιείτε; Ας βουτήξουμε πιο βαθιά.

5 διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων στο χώρο εργασίας μπορούν να περιορίσουν την παραγωγικότητά σας

1. Πολλές πληροφορίες

Λες και υπερφόρτωση email Δεν ήταν αρκετά μεγάλο πρόβλημα, τώρα πρέπει να αντιμετωπίσετε τη συνεχή ροή μηνυμάτων στις εφαρμογές συνομιλίας σας, οι οποίες, ως επί το πλείστον, έχουν γίνει τα νέα εισερχόμενα. Όπως όλα τα ανεπιθύμητα email στα εισερχόμενά σας, δεν αξίζει την προσοχή σας κάθε μήνυμα στις εφαρμογές συνομιλίας σας.

Πιθανότατα έχετε βρεθεί σε ένα κανάλι Slack στο οποίο δεν έπρεπε να ήσασταν ή σε ένα γεμάτο με πάρα πολλά κανάλια συμμετέχοντες ή έχετε συναδέλφους που συζητούν τα πιο πρόσφατα κουτσομπολιά διασημοτήτων σε ένα κανάλι που προορίζεται για εργασία θέματα.

Το αποτέλεσμα είναι η υπερφόρτωση πληροφοριών, η οποία μπορεί να είναι εξίσου εξουθενωτική με τα εισερχόμενα email που ξεχειλίζουν, οδηγώντας σε κόπωση αποφάσεων, άγχος και, τελικά, μειωμένη παραγωγικότητα.

2. Οι ζωτικές πληροφορίες χάνονται

Μία από τις παρενέργειες της υπερφόρτωσης πληροφοριών είναι ότι ορισμένες ζωτικής σημασίας πληροφορίες χάνονται στη τυχαία αναπαραγωγή. Εάν αποτύχετε να υιοθετήσετε τις σωστές διαδικασίες, οι πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία μπορούν γρήγορα να θαφτούν κάτω από ένα σωρό συζητήσεις για ψύκτες νερού ή συζητήσεις εκτός θέματος.

Καταλήγετε να ξοδεύετε το μεγαλύτερο μέρος της εργάσιμης σας ημέρας κοιτάζοντας μια θάλασσα μηνυμάτων από το ένα κανάλι ή την εφαρμογή επικοινωνίας στο άλλο, με την ελπίδα να βρείτε αυτήν την κρίσιμη πληροφορία που χρειάζεστε. Αυτό μπορεί να είναι μια άσκηση στη ματαιότητα και ένα τεράστιο σπατάλη χρόνου στο χώρο εργασίας.

3. Πάρα πολλές εφαρμογές επικοινωνίας

Ποιο εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας χρησιμοποιείτε για να επικοινωνείτε με τους απομακρυσμένους συναδέλφους σας; Microsoft Teams; Χαλαρότητα? ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ? WhatsApp;

Ίσως ένας συνδυασμός όλων των παραπάνω;

Στην αναζήτησή σας για την πιο πρόσφατη και γεμάτη δυνατότητες εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων στο χώρο εργασίας, μπορεί να έχετε εγκαταστήσει πάρα πολλές από αυτές, κάτι που μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε εφιάλτη παραγωγικότητας.

Εάν μεταπηδάτε συνεχώς από τη μια εφαρμογή στην άλλη κατά τη διάρκεια της ημέρας, χάνετε χρόνο και κατακερματίζετε την προσοχή σας, καθιστώντας δύσκολη την εστίαση σε οποιαδήποτε εργασία.

Τούτου λεχθέντος, μπορεί να θέλετε να βρείτε τρόπους αποφύγετε την υπερβολική χρήση των εφαρμογών επικοινωνίας και συνεργασίας στο χώρο εργασίας σας.

4. Είσαι "Always-On"

Η συνεχής συνδεσιμότητα και οι προσδοκίες να είναι πάντα διαθέσιμη για να απαντάτε σε μηνύματα έχουν γίνει ο κανόνας στον σημερινό χώρο εργασίας. Ωστόσο, αυτή η κουλτούρα του να είσαι πάντα «ενεργός» και να εργάζεσαι έξω από τα όρια των παραδοσιακών ωρών εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε αρκετές ανεπιθύμητες συνέπειες.

Πρώτον, το να εργάζεσαι περισσότερες ώρες δεν ισοδυναμεί απαραίτητα με το να είσαι πιο παραγωγικός. Μάλιστα, πολλές φορές έχει το αντίθετο αποτέλεσμα. Εάν εργάζεστε καλά μέχρι τη νύχτα ή τα Σαββατοκύριακα, είναι πιθανό να καείτε γρήγορα, κάτι που θα οδηγήσει σε μειωμένη ποιότητα εργασίας και απόδοση.

Όμως, δεν αφορά μόνο την επαγγελματική σας ζωή, καθώς και η προσωπική σας ζωή μπορεί γρήγορα να αρχίσει να υποφέρει. Υπάρχει λίγος χρόνος για χαλάρωση και αναζωογόνηση όταν είσαι πάντα «ενεργός», που οδηγεί σε προβλήματα ψυχικής και σωματικής υγείας.

5. Ατελείωτες Ειδοποιήσεις

Στην προσπάθειά σας να είστε πιο συνδεδεμένοι με την ελπίδα να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, μπορεί να έχετε εγγραφεί κατά λάθος για μια ατελείωτη ροή ειδοποιήσεων από τις εφαρμογές συνομιλίας σας. Εκ πρώτης όψεως, αυτά τα μικρά κόκκινα αναδυόμενα παράθυρα και τα κουδουνίσματα μπορεί να φαίνονται αβλαβή, αλλά μπορούν γρήγορα να αποσπάσουν την προσοχή και να οδηγήσουν ακούσια για αλλαγή πλαισίου και μειωμένη παραγωγικότητα.

Μερικές φορές, μόνο που βλέπετε αυτά τα κόκκινα αναδυόμενα παράθυρα (ακόμα και αν δεν διαβάζετε τα μηνύματα) μπορεί να είναι αρκετό για να χάσετε την εστίασή σας και να διαταράξετε τη ροή σας.

Λοιπόν, τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε αυτές τις παγίδες παραγωγικότητας;

Κορυφαίες στρατηγικές για την επίτευξη παραγωγικής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας

1. Αγκαλιάστε την Ασύγχρονη Επικοινωνία

Δίνοντας υπερβολική έμφαση στις άμεσες απαντήσεις και την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, ειδικά όταν τα μέλη της ομάδας εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, μπορεί να καταλήξει να κάνει περισσότερο κακό παρά καλό.

Αντί να περιμένετε (ή χειρότερα, απαιτητικές) άμεσες απαντήσεις, αγκαλιάστε ασύγχρονη επικοινωνία. Αυτό το στυλ επικοινωνίας σας επιτρέπει να απαντάτε σε μηνύματα την ώρα σας, μειώνοντας τις διακοπές και δίνοντάς σας τη δυνατότητα να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες.

Δεν χρειάζεται πάντα να προσθέτετε μια άλλη εφαρμογή επικοινωνίας στο οπλοστάσιό σας όταν βρίσκετε μια νέα. Απαιτείται χρόνος για να συνηθίσουν όλοι στην ομάδα σας ένα νέο εργαλείο, επομένως είναι συχνά καλύτερο να παραμείνετε απλώς με αυτό που έχετε, ειδικά όταν προσφέρει ήδη τις δυνατότητες που χρειάζεστε.

Αντί να εγγραφείτε για άλλη μια εφαρμογή, αφιερώστε χρόνο για να αξιολογήσετε τα υπάρχοντα εργαλεία σας για να δείτε εάν μπορείτε να τα ενσωματώσετε με τις άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιείτε για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να αλλάζετε εφαρμογές τόσο συχνά και μπορείτε να αποφύγετε τη σχετική απώλεια παραγωγικότητας.

3. Δημιουργήστε ένα εσωτερικό Wiki

Ενα εσωτερικό wiki είναι ένα κεντρικό αποθετήριο για τις γνώσεις και τις πληροφορίες της ομάδας σας. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε όλες τις ζωτικές σας πληροφορίες οργανωμένες και προσβάσιμες σε ένα μέρος.

Ένα wiki μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της ανάγκης για συνεχή επικοινωνία, διευκολύνοντας τα μέλη της ομάδας να βρουν απαντήσεις στις ερωτήσεις τους. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε το εσωτερικό σας wiki για να δημιουργήσετε ένα βιβλίο επικοινωνίας με την ομάδα σας για να τεκμηριώσετε τις βέλτιστες πρακτικές και τις οδηγίες για όλη την εταιρεία.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε, από το πώς και πότε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα εργαλεία, μέχρι τον καθορισμό του τι θεωρείτε «επείγουσα» επικοινωνία και τον ιδανικό χρόνο απόκρισης.

Ο τρόπος που χρησιμοποιείτε τα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας σας μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Εάν διακόπτεστε συνεχώς από ειδοποιήσεις, δοκιμάστε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις σας για να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς.

Για παράδειγμα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις για συγκεκριμένα κανάλια ή συνομιλίες, να ρυθμίσετε τις ώρες λειτουργίας Μην ενοχλείτε ή ακόμα και να αναβάλλετε τις ειδοποιήσεις συνολικά κατά τη διάρκεια της προγραμματισμένης ώρας εστίασής σας. Προσαρμόζοντας τα εργαλεία σας ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας, μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο της παραγωγικότητάς σας.

Επιπλέον, εάν χρησιμοποιείτε Slack, μπορείτε να προσθέσετε το Επέκταση @Must-Read στον χώρο εργασίας σας για να διασφαλίσετε ότι τα επείγοντα μηνύματα εμφανίζονται πάντα. Αυτή η εφαρμογή Slack σάς επιτρέπει να επισημαίνετε συγκεκριμένα μηνύματα ως υποχρεωτικά αναγνώσματα και τα μέλη της ομάδας θα έχουν όλα τα κρίσιμα μηνύματά τους σε μία παρτίδα για να αποφύγουν τη σπατάλη χρόνου κάνοντας κύλιση στο ιστορικό συνομιλιών.

Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές μηνυμάτων σας με τον σωστό τρόπο για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα

Ενώ οι εφαρμογές συνομιλίας μπορούν να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την αύξηση της παραγωγικότητας, μπορούν επίσης να αποσπάσουν την προσοχή εάν δεν χρησιμοποιηθούν σωστά. Μπορούμε να συμπεράνουμε ότι εξαρτάται κυρίως από το πώς χρησιμοποιείτε αυτά τα εργαλεία.

Ακολουθώντας τις παραπάνω στρατηγικές, μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο της παραγωγικότητάς σας και να αποφύγετε αυτές τις παγίδες παραγωγικότητας.

Πώς να ξεπεράσετε την υπερφόρτωση της συνεργασίας στον χώρο εργασίας σας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα