Πώς να παρακολουθείτε τις εργασίες σας χρησιμοποιώντας ένα Backlog στο Notion

Η διατήρηση μιας καθημερινής λίστας υποχρεώσεων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να παραμείνετε στην κορυφή των εργασιών σας, αλλά ποτέ δεν θα αισθάνεστε ότι σημειώνετε πρόοδο αν συνεχίσετε να προσθέτετε αντικείμενα καθώς εμφανίζονται. Μπορείτε να αποτρέψετε αυτό από το να συμβεί χρησιμοποιώντας ένα ανεκτέλεστο.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τι είναι αυτό και πώς μπορείτε να φτιάξετε ένα στο Notion.

Τι είναι το Backlog in Notion;

Ένα ανεκτέλεστο είναι μια κύρια λίστα με τις υποχρεώσεις σας που δεν είναι επείγουσες ή τρέχουσες. Όταν μαθαίνετε για μια νέα εργασία, την σταθμεύετε στο ανεκτέλεστο σας αντί να τη γράφετε στην τρέχουσα λίστα υποχρεώσεων ή την αναθέτετε σε μια ημερομηνία αμέσως.

Το κύριο πλεονέκτημα της χρήσης ενός ανεκτέλετου είναι ότι δεν ξεχνάτε την εργασία, αλλά η νέα εργασία επίσης δεν αποσπά την προσοχή, καθώς ξέρετε ότι θα την καταφέρετε αργότερα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την κύρια λίστα, ή μια σειρά από αυτές, για να σας βοηθήσουν επαναφέρετε τη λίστα υποχρεώσεων σας σε καλό δρόμο αν νιώθετε λίγο αποδιοργανωμένοι.

Μόλις δημιουργήσετε το ανεκτέλεστο σας, αναφέρεστε σε αυτό όταν γράφετε την καθημερινή σας λίστα, μετακινείτε αντικείμενα βάσει προτεραιότητας ή όπως κρίνετε κατάλληλο.

Επιπλέον, η διατήρηση ενός ανεκτέλετου σάς δίνει χρόνο να εξετάσετε τη σημασία μιας εργασίας αντί να την κάνετε αμέσως επειδή είστε ενθουσιασμένοι ή ανήσυχοι. Μερικές φορές μια εργασία που φαίνεται σαν μια εξαιρετική ιδέα αυτή τη στιγμή μπορεί να αποδειχθεί επιπόλαια.

Επιλογή μεταξύ λίστας ελέγχου ή βάσης δεδομένων στο Notion

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε backlog στο Notion. Μπορείτε ακόμη και να ολοκληρώσετε τη δουλειά γρήγορα δημιουργώντας μια νέα σελίδα και προσθέτοντας μια λίστα με κουκκίδες. Ωστόσο, μπορεί να είναι εύκολο να ξεχάσετε λεπτομέρειες στην καθημερινή σας ενασχόληση.

Η συμπερίληψη ορισμένων προτροπών για επιπλέον σημειώσεις σίγουρα θα σας βοηθήσει αργότερα όταν αναφέρεστε στο ανεκτέλεστο σας. Επιπλέον, το Notion έχει όλα τα είδη των συναρπαστικών δυνατοτήτων διαθέσιμα — οπότε γιατί να μην τα χρησιμοποιήσετε; Σε αυτό το παράδειγμα, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα backlog χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων πίνακα.

Καθώς ακολουθείτε, σκεφτείτε πώς θα το προσαρμόζετε ώστε να ταιριάζει στη ροή εργασίας σας—και εάν είστε νέοι στο Notion, ίσως θελήσετε να διαβάστε τη χρήση βάσεων δεδομένων για να καταλάβετε πόσο ευέλικτοι είναι.

Πώς να κάνετε ένα Backlog In Notion

Για να ξεκινήσετε με το backlog σας, δημιουργήστε μια νέα σελίδα επιλέγοντας την επιλογή στην κάτω αριστερή γωνία και δίνοντάς της έναν τίτλο. Για αυτήν τη σελίδα, δεν θα χρειαστείτε πρότυπο. Τύπος Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας για να λειτουργήσετε χωρίς ένα και τώρα βρίσκεστε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Μέσα στο πρόγραμμα επεξεργασίας, πατήστε την κάθετο προς τα εμπρός για να εμφανιστεί το μενού εντολών και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τραπέζι. Εντοπίστε και επιλέξτε Προβολή πίνακα και μετά Νέα βάση δεδομένων στο κάτω μέρος του Επιλέξτε πηγή δεδομένων μενού.

Ο νέος σας πίνακας θα εμφανιστεί με α Ονομα και Ετικέτες στήλη. Καταργήστε τη στήλη "Ετικέτες" κάνοντας κλικ στο όνομά της και επιλέγοντας Διαγραφή ιδιοκτησίας.

Η στήλη Όνομα που θέλετε να διατηρήσετε. Εδώ θα συμπεριλάβετε τον τίτλο της εργασίας σας—η οποία γίνεται η δική της σελίδα εάν χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερες σημειώσεις σχετικά με το έργο.

Για να δημιουργήσετε το Προτεραιότητα στήλη, κάντε κλικ στο σύμβολο προσθήκης στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας. Πληκτρολογήστε τον τίτλο στο παρακάτω πεδίο Επεξεργασία ιδιότητας και κάτω από Τύπος επιλέγω Επιλέγω.

Τώρα είστε έτοιμοι να κάνετε τις επιλογές του μενού. Στη στήλη Προτεραιότητα, κάντε κλικ σε ένα κελί και πληκτρολογήστε χαμηλός. Θα δείτε μια προτροπή για δημιουργία χαμηλός ως επιλογή μόλις το κάνετε.

Αυτή η επιλογή θα εμφανιστεί τώρα στη λίστα, όπου μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στις τρεις τελείες για να αλλάξετε το χρώμα της. Επαναλάβετε με τις άλλες επιλογές και τυχόν πρόσθετες που θέλετε να προσθέσετε.

Για το Χρονοδιάγραμμα και Ποιος Ρωτάει; στήλες, προσθέστε μια νέα στήλη όπως κάνατε με τη στήλη Προτεραιότητα, αλλά επιλέξτε Κείμενο ως τύπος ιδιοκτησίας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε α Ημερομηνία ιδιοκτησία για τη στήλη Timeline. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας ένα πεδίο κειμένου, μπορείτε να εισαγάγετε πιο χαλαρά χρονοδιαγράμματα όπως τον επόμενο μήνα, το συντομότερο δυνατό ή όποτε θέλετε, έτσι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση ακριβούς ημερομηνίας κατά την καταγραφή των σημειώσεων.

Το «Ποιος Ρωτάει;» Η στήλη είναι επίσης εκεί για να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα σε ένα αντικείμενο και να σας υπενθυμίσει σε ποιους είστε υπόλογος, κάτι που μπορεί να μην είναι απαραίτητο εάν πρόκειται για προσωπική λίστα υποχρεώσεων.

Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να το προσαρμόσετε με όποιον τρόπο θέλετε. Άλλες προτάσεις για το υστέρημά σας θα μπορούσαν να είναι α Σύνδεσμος στήλη εάν χρειάζεται να ελέγχετε συχνά συνδέσμους, α Αρχεία & πολυμέσα στήλη εάν χρειάζεται να αναφέρετε συνημμένα ή σημειώσεις ή α Δημιουργήθηκε χρόνος στήλη εάν θέλετε έναν γρήγορο τρόπο για να ελέγξετε πότε δημιουργήσατε μια εργασία.

Όταν δημιουργείτε τις στήλες σας, απλώς σκεφτείτε τους τύπους πληροφοριών που πρέπει συχνά να αναφέρετε όταν εργάζεστε. Για να αποφύγετε την ακαταστασία του πίνακα σας, μπορείτε να συμπληρώσετε επιπλέον πληροφορίες κάνοντας κλικ στη σελίδα εργασιών.

Πώς να μετακινήσετε εργασίες στο Notion

Μόλις είστε έτοιμοι να αναλάβετε μια εργασία από το ανεκτέλεστο σας, μπορείτε να τη μετακινήσετε στην τρέχουσα λίστα υποχρεώσεων με δύο τρόπους. Ένας τρόπος είναι να κάνετε δεξί κλικ στη σειρά και να επιλέξετε Μετακομίζω κάπου. Από εκεί, επιλέγετε τη σελίδα από τη λίστα επιλογών και θα μετακινηθεί. Μπορείτε να το βρείτε στο κάτω μέρος της σελίδας σας, όπου μπορείτε να το σύρετε και να το αποθέσετε όπου θέλετε.

Ο άλλος τρόπος για να μετακινήσετε στοιχεία από το ανεκτέλεστο αρχείο σας είναι να τα σύρετε και να τα αποθέσετε απευθείας από τον πίνακα στην πλαϊνή γραμμή, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη σελίδα στην οποία θέλετε να μεταβούν. Όπως η πρώτη μέθοδος, θα εμφανιστεί επίσης στο κάτω μέρος της σελίδας σας.

Εάν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων για τη λίστα υποχρεώσεών σας και οι ιδιότητες ταιριάζουν, οι πληροφορίες θα εμφανίζονται το ίδιο μόλις μετακινήσετε την εργασία στη θέση της.

Ο αριθμός των εργασιών που θα μετακινήσετε εξαρτάται από εσάς, ωστόσο, εάν αναζητάτε μια πρόταση, η Μέθοδος Ivy Lee χρησιμοποιεί έξι εργασίες την ημέρα. Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι να αποφύγετε τη συσσώρευση περισσότερων αντικειμένων στη λίστα σας αφού έχετε τσεκάρει τα πάντα.

Συντομεύστε τη λίστα καθημερινών εργασιών σας με το Notion

Ένα ανεκτέλεστο σάς βοηθά να διατηρείτε τη λίστα των καθημερινών εργασιών σας οργανωμένη και ενημερωμένη. Χρησιμοποιώντας ένα, μπορείτε να είστε πιο σκόπιμοι στην επιλογή των εργασιών σας και μπορείτε να κρατήσετε μια πιο σύντομη ημερήσια λίστα χωρίς να νιώθετε ότι ξεχνάτε κάτι.

Γιατί να μην το δοκιμάσετε με την τρέχουσα λίστα υποχρεώσεων για να δείτε αν λειτουργεί για εσάς;

Πώς να περιγράψετε μια ροή εργασίας στο Notion

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα