8 Εργαλεία για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών απομακρυσμένης εργασίας

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης επιχείρησης χωρίς έδρα, ευέλικτα χρονοδιαγράμματα και την ευκαιρία να πάτε οπουδήποτε στον κόσμο ενώ εργάζεστε είναι συναρπαστική. Ωστόσο, μπορεί επίσης να είναι τρομακτικό και απαιτεί πολλή δουλειά.

Το καλό είναι ότι η τεχνολογία είναι με το μέρος σας. Υπάρχει άφθονο λογισμικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητά σας, να οργανώσετε τις ροές εργασίας, να βελτιώσετε τις διαδικασίες και να βελτιώσετε τη συνεργασία της ομάδας.

Αυτή η λίστα δεν είναι εξαντλητική, αλλά εδώ είναι μερικά από τα εργαλεία που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε για την απομακρυσμένη επιχείρησή σας.

1. Συστήματα παρακολούθησης αιτούντων

Είτε είστε startup είτε μεγάλη εταιρεία, μπορείτε να επωφεληθείτε από ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων (ATS). Αυτά τα προγράμματα λογισμικού σάς επιτρέπουν να βρείτε όλες τις σημαντικές πληροφορίες για τον αιτούντα σας—από τα email, τις συνεντεύξεις, τα χρονοδιαγράμματα και τα σχετικά δεδομένα, όλα σε ένα μέρος.

Το ATS κάνει τη στρατολόγηση και την πρόσληψη παιχνιδιών χρησιμοποιώντας τεχνητή νοημοσύνη για την εξέταση υποψηφίων, εξοικονομώντας σας πολύ χρόνο από τη μη αυτόματη εξάλειψη υποψηφίων που δεν ταιριάζουν στο λογαριασμό. Σας βοηθούν επίσης να βρείτε τους καλύτερους υποψηφίους κατατάσσοντάς τους με βάση τις δεξιότητες και την εμπειρία τους. Μερικά από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα ATS περιλαμβάνουν Ημέρα εργασίας και Θερμοκήπιο.

Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή όπου τα πλαστά πιστοποιητικά και οι ψεύτικες ταυτότητες είναι ανεξέλεγκτες, οι έλεγχοι ιστορικού είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση ενός ασφαλούς και ασφαλούς χώρου εργασίας τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους πελάτες.

Εργαλεία ελέγχου ιστορικού όπως Goodhire και Chekr είναι επίσης απαραίτητα για την επαλήθευση των πιθανών πληροφοριών που έχουν μοιραστεί μαζί τους οι υποψήφιοι.

Αυτά τα εργαλεία συμμορφώνονται με τις νομικές απαιτήσεις και παρέχουν στις επιχειρήσεις τον δικό τους πίνακα ελέγχου που τις βοηθά να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν τα αποτελέσματα των ελέγχων ιστορικού τους. Τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία ενσωματώνονται επίσης με το ATS και άλλες μεγάλες πλατφόρμες ανθρώπινου δυναμικού.

3. Λογισμικό διαχείρισης έργου

Η διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων μπορεί να είναι δύσκολη. Το λογισμικό διαχείρισης έργων παρέχει έναν εύκολο τρόπο οργάνωσης ροών εργασιών, παρακολούθησης της προόδου μεμονωμένων και ομαδικών προόδων, εμπλουτισμού έργων και λήψης πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο της ομάδας.

Εάν είστε επικεφαλής μιας παγκόσμιας ομάδας, χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης έργων όπως Asana ή ClickUp μπορώ να σε βοηθήσω εξοικονομήστε πολύ χρόνο για να επικοινωνήσετε και να συνεργαστείτε με την ομάδα σας. Αυτά τα εργαλεία διευκολύνουν την απρόσκοπτη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας όλα μέσα στην πλατφόρμα—δεν χρειάζονται email και περιττές συναντήσεις!

4. Λογισμικό Ηλεκτρονικής Υπογραφής

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης επιχείρησης δεν σημαίνει ότι μπορείτε να παρακάμψετε σημαντικές διαδικασίες όπως η υπογραφή εγγράφων και συμβάσεων. Η απομακρυσμένη ρύθμιση μπορεί να κάνει την υπογραφή ευαίσθητων εγγράφων μια πρόκληση.

Κανείς δεν θέλει να μοιραστεί τις ηλεκτρονικές υπογραφές του χωρίς προηγουμένως να διασφαλίσει ότι η πλατφόρμα είναι ασφαλής. Το καλό είναι ότι τα εργαλεία όπως Pandadoc και DocuSign είναι ότι διευκολύνουν τη διανομή και τη συλλογή ευαίσθητων εγγράφων μαζί με ηλεκτρονικές υπογραφές. Υπάρχουν πολλά άλλες διαδικτυακές εφαρμογές υπογραφής εγγράφων εκεί έξω που μπορείτε να ελέγξετε.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αναγνωρίζεται ότι είναι ισοδύναμες με τις παραδοσιακές υπογραφές. Είναι νομικά δεσμευτικές εάν τα μέρη σάς επιτρέπουν να ανεβάζετε με ασφάλεια αρχεία και να υπογράφετε ψηφιακά έγγραφα. Ωστόσο, Η νομιμότητα των ηλεκτρονικών υπογραφών ποικίλλει ανάλογα με το πού βρίσκεστε στον κόσμο.

5. Wiki

Η διάδοση πληροφοριών και η εκπαίδευση μπορεί να είναι δύσκολο να γίνουν όταν διευθύνετε μια απομακρυσμένη εταιρεία. Ένα επιχειρηματικό wiki χρησιμεύει ως κεντρικό αποθετήριο ή βάση δεδομένων γνώσης.

Παρέχει σε όλους πρόσβαση σε έγγραφα και σημαντικές διαδικασίες στις ροές εργασίας των εργαζομένων. Είναι εύκολη η πρόσβαση, η επεξεργασία και η κοινή χρήση τους, έτσι ώστε οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι να παραμένουν ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, τις ενημερώσεις και τις νέες πολιτικές στην εργασία.

Κάνει την επιβίβαση ευκολότερη, δίνοντας τη δυνατότητα στους νέους να πλοηγηθούν στην εταιρεία. Διευκολύνει την απομακρυσμένη εργασία, χρησιμεύοντας ως οδηγός όπου μπορούν να μάθουν για τις διαδικασίες της εταιρείας. Μερικά wiki που μπορείτε να εξετάσετε είναι XWiki και SlimWiki. Υπάρχουν πολλά άλλα ιστοσελίδες που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε το δικό σας Wiki.

6. Λογισμικό αναγνώρισης εργαζομένων

Λόγω της περιορισμένης αλληλεπίδρασης και υποστήριξης, πολλοί απομακρυσμένοι εργαζόμενοι συχνά αισθάνονται απομονωμένοι και αόρατοι. Πολλές μελέτες δείχνουν ότι η αναγνώριση και η έγκαιρη, κατάλληλη ανατροφοδότηση όχι μόνο ενισχύουν την απόδοση των ανθρώπων, αλλά επίσης βελτιώνουν τη διατήρηση και την ικανοποίηση από την εργασία.

Πλατφόρμες όπως Κίνητρο δώστε στα μέλη της ομάδας τη δυνατότητα να μάθουν για τους άλλους στην ομάδα, να εκτιμήσουν ο ένας τον άλλον και να τονίσουν τις νίκες τους, να δώσουν μπόνους σημείων και να δημιουργήσουν προσαρμοσμένα βραβεία και κονκάρδες για να προσπαθήσουν οι ομάδες.

Το Motivosity επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να δώσουν χρήματα στο Motivosity που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να αγοράσουν δωροκάρτες, να κάνουν κράτηση πτήσεων ή να δωρίσουν σε φιλανθρωπικούς σκοπούς. Άλλες εναλλακτικές για το Motivosity περιλαμβάνουν Μπόνους και Δόξα.

7. Εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων για επιχειρήσεις

Η απομακρυσμένη εργασία δεν θα πετάξει χωρίς μια πλατφόρμα που θα ενώσει την ομάδα. Ενώ οι ομάδες μπορούν ακόμα να χρησιμοποιούν email, είναι ογκώδες, χρονοβόρο και ανοργάνωτο. Επιχειρηματικές εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων όπως Χαλαρότητα σας επιτρέπει να συνδεθείτε με οποιονδήποτε μεμονωμένα ή σε ομάδες.

Μπορείτε επίσης να ενσωματώστε άλλες εφαρμογές στο Slack για να ενισχύσει τη λειτουργικότητά του και να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες εντός των εφαρμογών. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε το Asana σας στο Slack ή να χρησιμοποιήσετε το Giphy στο Slack όταν θέλετε να προσθέσετε διασκέδαση στις συνομιλίες σας. Άλλες εφαρμογές που είναι παρόμοιες με το Slack περιλαμβάνουν Συνομιλία στο χώρο εργασίας ή Ομάδες της Microsoft.

8. Λογισμικό προγραμματισμού

Ο προγραμματισμός είναι μια άλλη αγγαρεία που καταναλώνει τον χρόνο του καθενός, είτε απομακρυσμένος είτε όχι. Ωστόσο, μια πρόσθετη περιπλοκή στις περισσότερες απομακρυσμένες εργασίες είναι η πραγματικότητα των διαφορών στις ζώνες ώρας. Επιπλέον, πολλοί απομακρυσμένοι εργαζόμενοι πρέπει να ταχυδακτυλουργούν με περισσότερες από μία εργασίες, καθιστώντας τον προγραμματισμό των κλήσεων πολύ πιο δύσκολο να γίνει.

Πλατφόρμες προγραμματισμού όπως Calendly ενσωματώνεται με τα ημερολόγιά σας και εξαλείφει το μπρος-πίσω στην εύρεση της καλύτερης ώρας και για τα δύο μέρη. Εν τω μεταξύ, εφαρμογές όπως GoReminders σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε τα μηνύματα κειμένου, ώστε να μπορείτε να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού στην ομάδα ή στους πελάτες σας.

Αυτό διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι θα εμφανιστούν στη συνάντηση, αποτρέποντάς σας από το να σπαταλήσετε το χρόνο και τα χρήματά σας περιμένοντας να εμφανιστούν.

Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να βελτιώσετε την απομακρυσμένη επιχείρησή σας

Η απομακρυσμένη εργασία έχει πολλά οφέλη. Ωστόσο, το να τρέξετε ένα μπορεί να είναι δύσκολο, ειδικά αν σκοπεύετε να κάνετε τα πράγματα με τον παραδοσιακό τρόπο. Όχι μόνο θα έχετε περισσότερη γραφειοκρατία, αλλά είναι δύσκολο, ακόμη και αδύνατο, να επικοινωνείτε καλά και να παρακολουθείτε την πρόοδο των έργων, χωρίς τη βοήθεια εργαλείων.

Βελτιώστε το παιχνίδι σας με λογισμικό και εργαλεία που μπορούν να επιταχύνουν και να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες απομακρυσμένης εργασίας σας και να βοηθήσουν να κολλήσετε την ομάδα για να επιτύχει μια καλύτερη κουλτούρα στο χώρο εργασίας για την εταιρεία σας.

8 Συμβουλές για να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό περιβάλλον γραφείου απομακρυσμένης εργασίας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα