Πώς να εργαστείτε παραγωγικά με μια απομακρυσμένη ομάδα σε πολλές ζώνες ώρας

Η ύπαρξη μιας παγκόσμιας ομάδας μπορεί να είναι επωφελής, αλλά τι θα ήταν καλό για εσάς να αξιοποιήσετε μια πλούσια και ποικιλόμορφη δεξαμενή ταλέντων εάν δεν έχετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο για να αξιοποιήσετε αυτό το ταλέντο;

Πώς εργάζεστε σε συγχρονισμό με έναν απομακρυσμένο συνάδελφο που ετοιμάζεται για ύπνο στις Φιλιππίνες και έναν άλλο που μόλις ξεκινά τη μέρα του στο Ηνωμένο Βασίλειο; Ας δούμε μερικούς τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την απομακρυσμένη ομάδα σας.

Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της ύπαρξης μιας παγκόσμιας απομακρυσμένης ομάδας

Έχοντας μια παγκόσμια ομάδα θα σας δώσει την ευκαιρία να αποκτήσετε πλήθος γνώσεων και πολιτιστικών εμπειριών. Δουλεύοντας με ανθρώπους από όλο τον κόσμο, μπορείτε να αποκτήσετε μια ευρύτερη προοπτική και διορατικότητα που πυροδοτούν την καινοτομία στο χώρο εργασίας σας. Δεν είναι μόνο αυτό; η δυνατότητα υπέρβασης των ορίων σημαίνει επίσης ότι έχετε άτομα που εργάζονται όλο το εικοσιτετράωρο χωρίς να χρειάζονται μεταμεσονύκτιες βάρδιες.

Ωστόσο, ορισμένες προκλήσεις προκύπτουν από την ύπαρξη μιας ομάδας που εργάζεται εξ αποστάσεως σε πολλές ζώνες ώρας και είναι ζωτικής σημασίας να τις γνωρίζετε. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική απομακρυσμένης εργασίας και να βρείτε τα σωστά εργαλεία που θα αξιοποιήσουν στο έπακρο τα δυνατά σημεία της ομάδας σας. Μερικές από αυτές τις προκλήσεις περιλαμβάνουν:

• Περιορισμένες ευκαιρίες για να προγραμματίσετε συναντήσεις που λειτουργούν για όλους.
• Ελλειψη δέσμευση λόγω έλλειψης προσωπικής αλληλεπίδρασης.
• Απώλεια κινήτρων και εργασιακή ικανοποίηση λόγω μοναξιά εξ αποστάσεως εργασίας.
• Καθυστερημένες απαντήσεις σε email και άλλες επικοινωνίες.
• Περισσότεροι άνθρωποι που εργάζονται σε άβολες ώρες και αυξημένη προσδοκία να είναι διαθέσιμοι.

Παρόλο που οι παγκόσμιες ομάδες πρέπει να αντιμετωπίσουν μερικά εμπόδια, πιστεύουμε ότι τα πλεονεκτήματα υπερτερούν κατά πολύ των μειονεκτημάτων. Εάν συμφωνείτε, μπορεί να θέλετε να ρυθμίσετε ορισμένες διαδικασίες και να αξιοποιήσετε τα σωστά εργαλεία για να βοηθήσετε να ξεπεραστούν οι προκλήσεις της συνεργασίας με συναδέλφους πολλών ζωνών ώρας.

Πώς να εργαστείτε με μια απομακρυσμένη ομάδα σε διαφορετικές ζώνες ώρας

1. Αναθεωρήστε τη διαδικασία ενσωμάτωσης

Δεν υπάρχει μια ενιαία απάντηση για την ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων, αλλά δεν πρέπει να εστιάσετε μόνο στο ταλέντο όταν έχετε μια παγκόσμια ομάδα. Επενδύστε χρόνο σε βελτιώστε τη διαδικασία ενσωμάτωσης να προσλάβετε άτομα που είναι ήδη εξοικειωμένα με την κουλτούρα της απομακρυσμένης εργασίας ή αυτά που μπορείτε να εμπιστευτείτε να εργαστούν με ελάχιστη επίβλεψη.

Επιπλέον, σκεφτείτε να αφιερώσετε χρόνο εξηγώντας πώς λειτουργεί η απομακρυσμένη ομάδα σας και τις προσδοκίες που έχετε από αυτήν. Αυτό περιλαμβάνει τη λεπτομέρεια των διαδικασιών επικοινωνίας και τα εργαλεία που θα χρειαστούν για να κάνουν τη δουλειά τους. Θυμηθείτε να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τις ώρες εργασίας, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στην ίδια σελίδα από την αρχή.

Η εργασιακή αυτονομία, η προορατικότητα, η ευελιξία, η πρωτοβουλία και η άριστη επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας δεξιότητες που πρέπει να προσέχετε.

2. Χρησιμοποιήστε μετατροπείς ζώνης ώρας

Δεν χρειάζεται να σπαταλάτε τους γνωστικούς σας πόρους απομνημονεύοντας διαφορετικές ζώνες ώρας ή γυρίζοντας στο Google τι ώρα είναι την τοποθεσία του συναδέλφου κάθε φορά που θέλετε να προγραμματίσετε μια συνάντηση, καθώς υπάρχει μια καλή επιλογή διαδικτυακών εργαλείων που είναι διαθέσιμα για βοήθεια το κάνεις αυτό.

Αυτές οι ψηφιακές λύσεις σάς βοηθούν να μετατρέψετε τις ζώνες ώρας πριν προγραμματίσετε κλήσεις συνδιάσκεψης, συνομιλίες μέσω βίντεο ή άλλες ζωτικής σημασίας επικοινωνίες. Έτσι, όλοι θα γνωρίζουν τις χρονικές διαφορές και θα αποφεύγουν πιθανές συγκρούσεις.

Για παράδειγμα, η ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιήσει Timezone.io για να δείτε τι ώρα είναι ο ένας στην τοποθεσία του άλλου. Αυτό το εργαλείο εμφανίζει τη φωτογραφία προφίλ, το όνομα και την τρέχουσα ώρα όλων σε μία σελίδα, επιτρέποντάς σας να προσδιορίσετε γρήγορα σε ποια ζώνη ώρας βρίσκονται.

3. Ενθαρρύνετε την Ασύγχρονη Επικοινωνία

Ασύγχρονη επικοινωνία έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο λειτουργίας των απομακρυσμένων ομάδων. Αυτή η προσέγγιση δίνει τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να αξιοποιήσουν την ευελιξία του μοντέλου απομακρυσμένης εργασίας για να εργάζονται κατά τη διάρκεια της παραγωγικές ώρες της ημέρας χωρίς την πίεση να είσαι συνεχώς διαθέσιμος ή να απαντάς σε μηνύματα αμέσως.

Αυτή η προσέγγιση εξαλείφει τις προκλήσεις του συντονισμού των χρονοδιαγραμμάτων σε πολλές ζώνες ώρας. Επίσης, μειώνει σημαντικά τους περισπασμούς από τις ειδοποιήσεις ανταλλαγής μηνυμάτων κατά τη διάρκεια και εκτός των ωρών εργασίας, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να επικεντρωθούν στα καθήκοντά τους, να είναι πιο παραγωγικά και να επιτύχουν καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας σαν Βουντλ, Yac, ή Συστροφή να μείνετε σε επαφή με τους συναδέλφους σας χωρίς να διακόπτετε τις ροές εργασίας τους. Αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ανταλλάσσετε ιδέες, να δίνετε σχόλια, να εξηγείτε περίπλοκες έννοιες, να συνεργάζεστε σε έργα και να παρέχετε ενημερώσεις χωρίς να φωνάζετε συνεχώς ανθρώπους ή να προγραμματίζετε μεγάλες συναντήσεις.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή email όπως Ακίδα να προγραμματίζουν λιγότερο επείγοντα email σε συναδέλφους σε άλλες ζώνες ώρας εκτός των ωρών εργασίας τους. Επιπλέον, μπορείτε δημιουργήστε ένα εσωτερικό wiki για να αποθηκεύσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων σημειώσεων συσκέψεων, οδηγών, εταιρικών πολιτικών και άλλων. Αυτό επιτρέπει σε όλα τα μέλη της ομάδας σας, ανεξάρτητα από την τοποθεσία και την ώρα τους, να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν το καλύτερο δυνατό έργο.

Εργαλεία διαχείρισης έργου όπως Asana και Trello βοηθήστε τις ομάδες να παραμείνουν οργανωμένες, σε καλό δρόμο και υπεύθυνες όταν εργάζονται σε έργα με απομακρυσμένους συναδέλφους σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Αυτά τα εργαλεία είναι κατάλληλα για ασύγχρονη εργασία, καθώς σας επιτρέπουν να δημιουργείτε και να εκχωρείτε εργασίες, να ορίζετε προθεσμίες, να παρακολουθείτε την πρόοδο και να αποθηκεύετε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο σε ένα μέρος.

Διαθέτουν επίσης χαρακτηριστικά όπως το σχολιασμό για να διευκολύνουν τη συνεργασία και να διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας σε διαφορετικές χώρες και ζώνες ώρας μπορούν εύκολα να δουν τι εργάζονται οι άλλοι, να παρέχουν σχόλια, και να επιλύουν προβλήματα μόλις συνδεθούν στους λογαριασμούς τους χωρίς να επικοινωνούν συνεχώς μέσω email ή άλλων μηνυμάτων πλατφόρμες.

5. Αγκαλιάστε τα κοινόχρηστα ημερολόγια και τις εφαρμογές προγραμματισμού

Τα κοινόχρηστα ημερολόγια και οι εφαρμογές προγραμματισμού βοηθούν τις απομακρυσμένες ομάδες να συντονίζουν τα προγράμματά τους, να σχεδιάζουν για επερχόμενες εκδηλώσεις και να αποφεύγουν τα εμπρός και πίσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προσπαθούν να βρουν μια ώρα που να είναι κατάλληλη για όλους.

Για παράδειγμα, Calendly επιτρέπει σε απομακρυσμένους συναδέλφους να μοιράζονται τη διαθεσιμότητά τους και να προγραμματίζουν συναντήσεις μεταξύ τους χωρίς να χρειάζεται να συντονίζουν τα χρονοδιαγράμματα χειροκίνητα. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι μπορούν εύκολα να δουν πότε οι άλλοι είναι σε εθνική εορτή, απασχολημένοι ή ελεύθεροι για μια συνομιλία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να βρείτε αλληλεπικαλυπτόμενες ώρες για να προγραμματίσετε ομαδικές κλήσεις ή συναντήσεις με όλα τα μέλη της ομάδας σας όταν χρειάζεται.

Επιπλέον, το Calendly επιτρέπει την ενοποίηση με άλλα δημοφιλή εργαλεία όπως το Slack, το Microsoft Teams, το Webex και άλλα, καθιστώντας το ακόμη πιο εύκολο στη χρήση για απομακρυσμένες ομάδες.

Ξεπεράστε τις προκλήσεις της ζώνης ώρας για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Μερικά εμπόδια δεν θα πρέπει να σας αποτρέψουν από την επιδίωξη των πολλών πλεονεκτημάτων που προκύπτουν από την εργασία με μια απομακρυσμένη ομάδα σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Με τη σωστή προσέγγιση και τα παραπάνω εργαλεία, μπορείτε να ξεπεράσετε τις προκλήσεις της εργασίας με τηλεχειριστήριο ομάδα διασκορπίστηκε σε όλο τον κόσμο και αποκομίζει τα οφέλη της αυξημένης παραγωγικότητας, της δημιουργικότητας και καινοτομία.

Τα 5 καλύτερα εργαλεία για τη βελτίωση της απομακρυσμένης εμπειρίας στο χώρο εργασίας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα