5 Συμβουλές για τη σύνταξη μεγάλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να διαβάσουν οι παραλήπτες

Η αποστολή μεγάλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες και τους συναδέλφους σας είναι συνήθως αποκρουστική. Ωστόσο, υπάρχουν φορές που χρειάζεται απλώς να στείλετε μια εκτενή ενημέρωση ή επισκόπηση.

Σε αυτήν την περίπτωση, θα θελήσετε να κάνετε τη χάρη στον εαυτό σας και στον παραλήπτη, πηγαίνοντας κατευθείαν στο σημείο και διασφαλίζοντας ότι δεν χρειάζεται να σκάβουν μακροσκελείς παραγράφους για πληροφορίες.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε μερικές φορές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τα μεγαλύτερα email σας πιο ευανάγνωστα και ευκολότερα στην απόκριση.

1. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες για σύνοψη

Ένα από τα πιο κρίσιμα πράγματα που πρέπει να θυμάστε όταν γράφετε ένα μεγάλο email είναι ότι ο παραλήπτης πιθανότατα θα το ξεπεράσει. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να χάσουν σημαντικές πληροφορίες ή ερωτήσεις επειδή απλώς είχαν πάρα πολλά να διαβάσουν.

Όταν γράφετε ένα μεγάλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι διευκολύνετε τον παραλήπτη να ρίξει μια ματιά, αλλά να βρίσκει τα βασικά συμπεράσματα—με άλλα λόγια,

θέλετε να είστε ακριβείς στα email σας. Με αυτόν τον τρόπο, λαμβάνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται και είναι πιθανό να λάβετε μια πιο προσεκτική απάντηση.

Καθεμία από τις συμβουλές σε αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να επιτύχετε ένα πιο εύχρηστο, ακριβές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—ειδικά χρησιμοποιώντας κουκκίδες.

Το να γράψετε πληροφορίες σε μορφή σημείου δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να είστε συνομιλητές. Μπορείτε να βρίσκεστε σε άλλα μέρη του email σας, όπως ο χαιρετισμός και η αποσύνδεση. Ωστόσο, η σύνοψη των πληροφοριών σε σημεία θα μεταφέρει το μήνυμα γρήγορα και αποτελεσματικά.

Αντί να συμπεριλάβετε κάθε λεπτομέρεια, προσδιορίστε τις βασικές πληροφορίες από το μήνυμά σας και αποφύγετε να μιλάτε. Ο παραλήπτης δεν χρειάζεται play-by-play για κάθε θέμα, χρειάζεται μόνο τα κύρια σημεία.

2. Χρησιμοποιήστε έντονη γραφή για σημαντικά σημεία

Η χρήση όλων των κεφαλαίων σε ένα email δεν είναι επαγγελματική. Ωστόσο, μπορείτε να δώσετε στον αναγνώστη σας ένα νεύμα προς τη σωστή κατεύθυνση με κάποιο διακριτικό έντονο γράμμα. Φυσικά, δεν θέλετε να το κάνετε αυτό για τα πάντα, αλλά εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη πληροφορία που θέλετε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται όπως μια ημερομηνία, μια υπενθύμιση ή μια ενέργεια, κάντε έντονη γραφή.

Το παράδειγμα χρησιμοποιεί μόνο έντονη γραφή για τους τίτλους και δύο φράσεις, από τις οποίες ο αποστολέας θέλει τον αναγνώστη να αναλάβετε δράση—αναζητήστε περισσότερες πληροφορίες στα πρακτικά της συνεδρίασης και μην ξεχάσετε α συνάντηση. Αν κολλάει το email, είναι πιο πιθανό να τραβήξουν την προσοχή του και μπορεί να διαβάσει τα υπόλοιπα για το περιεχόμενο.

Δεδομένου ότι πρόκειται μόνο για μια ανεπαίσθητη αλλαγή στο κείμενο, είναι λιγότερο πιθανό ο παραλήπτης να αισθάνεται σαν να φωνάζετε, όπως μπορεί με όλα τα κεφαλαία.

3. Σπάστε το email σε θέματα με επικεφαλίδες

Η προσθήκη επικεφαλίδων στα email σας μπορεί να ακούγεται κάπως σαν να στέλνετε ένα μυθιστόρημα στον παραλήπτη σας, αλλά δεν σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει ένας τόνος πληροφοριών κάτω από το καθένα. Κάνοντας αυτό απλώς τους βοηθά να λάβουν το email πιο γρήγορα εάν υπάρχουν ορισμένες πληροφορίες που αναζητούν ή εάν πρέπει να ανατρέξουν αργότερα.

Βάζοντας την επικεφαλίδα με έντονους χαρακτήρες και χρησιμοποιώντας αλλαγές γραμμής μεταξύ κάθε ενότητας, μπορείτε να βάλετε κενό μεταξύ κάθε ενότητας, διευκολύνοντας την ανάγνωση—όπως και κάθε άλλο έγγραφο.

Η χρήση επικεφαλίδων είναι χρήσιμη εάν έχετε πολλά θέματα που θέλετε να καλύψετε και τα οποία δεν δικαιολογούν ξεχωριστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—για παράδειγμα, μια καθημερινή επισκόπηση ή μια ενημέρωση προόδου.

4. Χρησιμοποιήστε διαφορετική μορφοποίηση για εισαγωγικά

Εάν χρειάζεται να μεταδώσετε πληροφορίες ακριβώς όπως τις έγραψε κάποιος άλλος, κάντε μικρές αλλαγές στη μορφοποίηση για να τις διαχωρίσετε από τη δική σας αφήγηση. Με αυτόν τον τρόπο δεν υπάρχει σύγχυση ως προς το πού τελειώνει το μήνυμά σας και πού αρχίζει το άλλο.

Τα εισαγωγικά θα μπορούσαν να κάνουν το κόλπο, φυσικά, αλλά αν έχετε ήδη πολύ κείμενο πριν και μετά, θα μπορούσε δημιουργήστε μια μεγάλη παράγραφο που είναι λιγότερο επιθυμητή για ανάγνωση και πιο δύσκολη για να αντλήσετε πληροφορίες με μια ματιά.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν πρόκειται για τη μορφοποίηση κειμένου σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να θέλετε να αποφύγετε τη χρήση πολλαπλών γραμματοσειρών και χρωμάτων, καθώς αυτό μπορεί να κάνει ένα email να φαίνεται αντιεπαγγελματικό.

5. Αποθηκεύστε τις ερωτήσεις μέχρι το τέλος

Έχετε κάνει ποτέ πολλές ερωτήσεις σε ένα email και έχετε λάβει απαντήσεις ίσως στα μισά; Αυτό μπορεί να συμβεί ακόμα και με το συντομότερο email ή μηνύματα.

Προσπαθήστε να αποθηκεύσετε τις ερωτήσεις σας μέχρι το τέλος και να τις κρατήσετε σύντομες και επίκαιρες. Αυτό όχι μόνο θα βοηθήσει τον αναγνώστη να τα δει, αλλά επίσης δεν θα ξεχάσει αυτό που ζητήσατε στην πορεία, επειδή δεν θα παρουσιάσετε περισσότερες πληροφορίες στη συνέχεια.

Επιπλέον, μπορεί να σας στείλουν μια απάντηση που απαντά στις ερωτήσεις ξεκάθαρα με τη σειρά που τους κάνατε.

Μπορεί να ακούγεται ανόητο, αλλά σκεφτείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα κείμενα, τα μηνύματα και τα ψηφιακά μέσα που σας παρουσιάζονται καθημερινά. Είναι εύκολο να αποσπαστείτε με υπερφόρτωση email ή να έχετε μια πληροφορία να ξεχωρίζει από την άλλη.

Επιπλέον συμβουλή—Να είστε συγκεκριμένοι στη γραμμή θέματός σας

Αυτή η επιπλέον συμβουλή λειτουργεί για όλα τα email γενικά. Με το να είναι συγκεκριμένα στη γραμμή θέματός σας, βοηθάτε τον παραλήπτη με πολλούς τρόπους—θα ξέρουν ακριβώς περί τίνος πρόκειται, μπορούν να το δώσουν προτεραιότητα και μπορούν να το βρουν ξανά αργότερα, εάν χρειαστεί να ανατρέξουν σε αυτό.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λέξεις όπως ακολουθω, ερώτηση, υπενθύμιση, εκσυγχρονίζω, ή κανω ΑΝΑΦΟΡΑ για να τους ενημερώσετε για τον τύπο του email. Εάν πρόκειται για μια συγκεκριμένη συνάντηση ή έργο, δηλώστε το όνομα. Εάν πρόκειται για επαναλαμβανόμενο email, συμπεριλάβετε την ημερομηνία.

Αποστολή email με το θέμα ακολουθω από μόνο του δεν το κάνει να ακούγεται πολύ δυνατό ή σημαντικό, ειδικά όταν ο παραλήπτης σας μπορεί να έχει μερικά άλλα email με τον ίδιο τίτλο στα εισερχόμενά του.

Μπορείτε ακόμη και να ενημερώσετε τους άλλους στη γραμμή θέματος εάν το μήνυμά σας είναι επείγον, αλλά φροντίστε να το κρατήσετε για θέματα που πραγματικά είναι.

Η επικοινωνία είναι το κλειδί

Ενώ κάποιοι μπορεί να σας συμβουλεύουν να μην στέλνετε μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικές φορές απλά χρειάζεται. Το καλύτερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για τον παραλήπτη σας είναι να εμμείνετε στο σημείο και να βεβαιωθείτε ότι μπορεί να το ξεπεράσει. Όχι μόνο θα τους βοηθήσει να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται αρχικά, αλλά θα τους βοηθήσει επίσης να ανατρέξουν σε αυτές ξανά αργότερα.

Την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να στείλετε ένα μεγάλο email, γιατί να μην δοκιμάσετε μία ή περισσότερες από αυτές τις συμβουλές και να δείτε πώς θα πάει.

5 Συμβουλές και εργαλεία αυτο-επεξεργασίας για να βελτιώσετε τη γραφή σας

Πολλοί συγγραφείς παλεύουν με τη διαδικασία επεξεργασίας. Αλλά, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ποιοτικό περιεχόμενο, είναι λογικό να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στο μοντάζ. Δείτε πώς.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα