Feature Fatigue: Πώς να αποφύγετε την υπερφόρτωση με το λογισμικό διαχείρισης έργου

Η εύρεση του κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης έργου μπορεί να είναι μια πρόκληση. Με κάθε επιλογή έρχεται μια μακρά λίστα χαρακτηριστικών και λειτουργιών με διαφορετικά ονόματα και μερικές φορές ασαφή σκοπό.

Όταν κάνετε μια σύγκριση, είναι εύκολο να συντριβείτε, αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε σε ορισμένες συμβουλές για τη μείωση της κόπωσης των χαρακτηριστικών όταν πρόκειται να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης έργου για εσάς.

1. Κάντε ένα σχέδιο για το λογισμικό διαχείρισης έργου σας πριν δοκιμάσετε ή αγοράσετε

Έχετε ήδη πάρει την απόφαση να δοκιμάσετε λογισμικό διαχείρισης έργου, ή τουλάχιστον το σκέφτεστε. Με τόσες πολλές εξαιρετικές επιλογές εκεί έξω, θα κάνετε στον εαυτό σας μια τεράστια χάρη περιγράφοντας τι θα θέλατε να κάνετε με αυτό πριν εξετάσετε τις δυνατότητες και τις δυνατότητες κάθε λογισμικού.

Αυτό όχι μόνο θα σας βοηθήσει να βρείτε το σωστό λογισμικό, αλλά θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να αποκλείσετε τα λάθος.

Σκεφτείτε τρόπους με τους οποίους εσείς και οι συνάδελφοί σας επικοινωνείτε τώρα τις εργασίες σας. Θέλετε το λογισμικό να αντικαταστήσει ορισμένους τύπους email, συσκέψεων και σημειώσεων; Ποιους τύπους λεπτομερειών συμπεριλαμβάνετε συνήθως και ποια είναι η διαδικασία κατά την οποία αναθέτετε εργασίες;

Ένα άλλο σημαντικό μέρος της περιγραφής του τρόπου με τον οποίο θα το χρησιμοποιήσετε είναι να προσδιορίσετε ποιος θα το χρησιμοποιήσει. Πόσα άτομα έχετε στην ομάδα σας; Τι είδους ρόλους και δικαιώματα θα χρειαστείτε για τον λογαριασμό κάθε μέλους της ομάδας; Θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε λογαριασμούς επισκεπτών για πελάτες ή εργολάβους;

Μπορεί επίσης να θέλετε να εξετάσετε εάν θα χρειαστείτε ιδιωτικούς χώρους εργασίας στο λογισμικό σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε τις λίστες που δημιουργείτε στους χώρους εργασίας ClickUp ως κοινόχρηστες ή ιδιωτικές από προεπιλογή και να κάνετε εναλλαγή ανά πάσα στιγμή. Η ιδέα είναι το αντίθετο, όπου οι σελίδες είναι ιδιωτικές έως ότου τις μοιραστείτε με τους επισκέπτες, εκτός και αν επιλέξετε τον λογαριασμό της ομάδας.

Αν και πολλά λογισμικά διαχείρισης έργων μπορεί να φαίνονται ίδια, η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιες δυνατότητες θα πρέπει να αναζητήσετε εντός του προϋπολογισμού σας.

2. Αποφασίστε ποιες δυνατότητες χρειάζεστε, με βάση αυτό που ήδη κάνετε

Εδώ είναι που τα πράγματα μπορεί να γίνουν λίγο δύσκολα. Υπάρχουν πολλές επιλογές στο λογισμικό διαχείρισης έργου, και μαζί με αυτό, κάθε λογισμικό έχει μια μακρά λίστα δυνατοτήτων.

Κάτι που πρέπει να θυμάστε εδώ είναι ότι το λιγότερο είναι περισσότερο. Μπορείτε ακόμη και περιγράψτε επαναλαμβανόμενες εργασίες ή ροές εργασιών μόνο με έναν πίνακα και μερικές λίστες ελέγχου, όπως φαίνεται στο παράδειγμα χρησιμοποιώντας το Έννοια παρακάτω. Όλα εξαρτώνται από το πώς συνεργάζεστε εσείς και η ομάδα σας.

Η χρήση της παρακολούθησης χρόνου ως παράδειγμα, μόνο και μόνο επειδή μπορείτε να το κάνετε αυτό σε κάποιο λογισμικό διαχείρισης έργων, δεν σημαίνει ότι πρέπει. Εάν διαθέτετε ήδη μια μέθοδο παρακολούθησης χρόνου που λειτουργεί ή δεν παρακολουθείτε αυτήν τη στιγμή τον χρόνο σας και δεν πειράζει, γιατί να προτιμήσετε αυτήν με την παρακολούθηση πάνω από μία χωρίς;

Το λογισμικό διαχείρισης του έργου σας δεν πρέπει να προσθέτει καμία τριβή στις καθημερινές σας εργασίες. Πρώτα και κύρια, είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικοινωνούν αποτελεσματικά τα έργα, επομένως σκεφτείτε τους τρόπους με τους οποίους το κάνετε αυτήν τη στιγμή και ποιες λειτουργίες θα ήταν πιο χρήσιμες.

Είναι εύκολο να αποσπαστείτε από πρόσθετες λειτουργίες, όχι μόνο επειδή ξοδεύετε χρόνο για να τις ρυθμίσετε και να μην τις χρησιμοποιήσετε, αλλά θα γεμίσουν τον χώρο εργασίας σας. Αυτό μας φέρνει στο επόμενο σημείο.

3. Αν είναι φανταχτερό, αποφασίστε εάν είναι βιώσιμο

Εάν ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό τραβήξει την προσοχή σας και αποφασίσετε ότι θέλετε να το χρησιμοποιήσετε, αναρωτηθείτε εάν είναι κάτι που θα συνεχίσετε μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, η φάρμα Llama και τα γραφικά στοιχεία μπαταρίας του Monday.com είναι πολύ διασκεδαστικές προσθήκες στο ταμπλό, καθώς κάνουν τους στόχους σας κάπως σαν παιχνίδι, αλλά ο ενθουσιασμός μπορεί εύκολα να εξαφανιστεί.

Στην πραγματικότητα, μπορεί να θέλετε να αποφύγετε να κοιτάξετε καθόλου τα γραφικά στοιχεία, καθώς τα Monday, ClickUp, Notion και Asana είναι εξαιρετικές επιλογές χωρίς αυτά. Η παρακάτω εικόνα είναι ένα απλό παράδειγμα α πίνακα αιτήσεων έργου χρησιμοποιώντας μόνο μερικές από τις πολλές δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στη μη πληρωμένη έκδοση του ClickUp.

Είναι καλύτερο να επιλέξετε το λογισμικό διαχείρισης έργου με βάση τη βάση του και όχι τις καμπάνες και τις σφυρίχτρες του—ειδικά εάν πρόκειται απλώς να αφαιρέσουν την παραγωγικότητά σας.

Ένα άλλο στοιχείο που πρέπει να σημειωθεί εδώ είναι οι ενσωματώσεις. Όπως τα γραφικά στοιχεία, είναι πιθανό να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό χωρίς αυτά. Ωστόσο, αν θέλετε να ενσωματωθεί με άλλο λογισμικό, εξετάστε ποιες εργασίες μπορεί να ολοκληρώσει προτού το αφήσετε να γίνει καθοριστικός παράγοντας. Η ενσωμάτωση μπορεί να είναι απλώς μια άλλη ειδοποίηση ή ένα βήμα που πρέπει να κάνετε.

4. Μερικές χρήσιμες βασικές λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε

Πριν μπούμε στα βασικά, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι όταν συγκρίνετε τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης έργων, επισκέπτεστε κάθε ιστότοπο ξεχωριστά. Κάθε λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιεί διαφορετικό σύστημα ονομασίας για το ίδιο χαρακτηριστικό, κάνοντάς το να φαίνεται ότι το άλλο δεν έχει συγκεκριμένη ικανότητα όταν κάνει μια άμεση σύγκριση. Ο ανταγωνισμός απλώς μπορεί να το ονομάσει κάτι διαφορετικό.

Το καλύτερο παράδειγμα αυτού είναι το Έννοια. Αν και δεν θα βρείτε μια τεράστια λίστα με κάθε κομμάτι περιεχομένου, μπορείτε να προσθέσετε εργασίες, καταστάσεις ή πίνακες στις σελίδες σας. Χρησιμοποιώντας μπλοκ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης έργου.

Ανεξάρτητα από το όνομα, μερικά χρήσιμα βασικά στοιχεία που θα θέλατε να προσέξετε είναι:

• Εργασίες, σελίδες ή παλμοί—όποια και αν είναι η ορολογία που χρησιμοποιεί το λογισμικό, αυτές είναι οι κενές κάρτες στο λογισμικό διαχείρισης έργου όπου μπορείτε να προσθέσετε την περιγραφή, την ημερομηνία λήξης, την προτεραιότητα, τον εκδοχέα και τα συνημμένα κατά τη δημιουργία ενός ΑΝΑΘΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ.
• Εργαλεία επικοινωνίας—αντί να μετακινείτε εμπρός και πίσω μεταξύ του λογισμικού διαχείρισης έργου και του email σας, έχοντας το Τα εργαλεία για να σχολιάσετε, να απαντήσετε και να προσθέσετε ετικέτες σε άλλους είναι εξαιρετικά χρήσιμα κατά τη συνεργασία ή την ανάθεση έργα.
• Καταστάσεις—μέρος αυτού που κάνει εξαιρετικά τα εργαλεία διαχείρισης έργου είναι ότι εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να πείτε ο ένας στον άλλον ότι εργάζεστε σε κάτι, χωρίς να κάνετε δημόσια ανακοίνωση.
• Υπενθυμίσεις— πιθανότατα θα θέλετε να τις προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας, αλλά θα είστε ευγνώμονες που θα έχετε υπενθυμίσεις στο λογισμικό διαχείρισης του έργου σας, ειδικά τις στιγμές που τις χρειάζεστε.
• Καθαρή διεπαφή—Ένας καθαρός, μινιμαλιστικός σχεδιασμός θα σας βοηθήσει να εστιάσετε στις πιο σημαντικές εργασίες.

Μην αφήνετε τα χαρακτηριστικά να παρεμποδίζουν τη λειτουργία τους

Το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί να φαίνεται τρομακτικό στην αρχή, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Εάν μπείτε με ένα σχέδιο και επιμείνετε σε αυτό, θα βρείτε το καλύτερο για εσάς και την ομάδα σας.

Το καλύτερο από όλα είναι ότι οι περισσότερες εταιρείες λογισμικού διαχείρισης έργων προσφέρουν μια δωρεάν δοκιμή, ώστε να μπορείτε να τη δοκιμάσετε πριν πληρώσετε οτιδήποτε. Γιατί να μην δοκιμάσετε μερικά δημιουργώντας έναν πίνακα έργου σε καθένα;

ClickUp vs. Asana: Τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργου;

Υπάρχουν πολλές επιλογές για λογισμικό διαχείρισης έργου, ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε μεταξύ Asana και ClickUp.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα