Οι 4 καλύτερες συμβουλές για να μειώσετε την υπερφόρτωση email

Ως επί το πλείστον, το να ξοδεύετε ώρες της εργάσιμης ημέρας σας στην επικοινωνία δεν είναι η πιο παραγωγική χρήση του χρόνου σας. Στην ιδανική περίπτωση, τα εργαλεία επικοινωνίας όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα πρέπει να σας δίνουν τη δυνατότητα να κάνετε το καλύτερο δυνατό έργο, όχι το αντίθετο.

Δυστυχώς, το email έχει γίνει μια ολοκληρωμένη μορφή επικοινωνίας που μπορεί εύκολα να ρουφήξει τη μέρα σας, κλέβοντας τον χρόνο και την παραγωγικότητά σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε ορισμένες πρακτικές στρατηγικές και εργαλεία για την καταπολέμηση της υπερφόρτωσης email.

Τι είναι η υπερφόρτωση email και πώς επηρεάζει την παραγωγικότητά σας;

Η υπερφόρτωση email είναι η αδυναμία παρακολούθησης του αριθμού των email που λαμβάνετε ή στέλνετε. Συμβαίνει όταν έχετε περισσότερα μηνύματα στα εισερχόμενά σας από όσα μπορείτε εύλογα να αντιμετωπίσετε.

Λοιπόν, ποια είναι τα σημάδια ότι παλεύετε με την υπερφόρτωση email;

• Νιώθετε ότι είστε συνεχώς πίσω στο email σας και δεν φαίνεται να προλαβαίνετε ποτέ.
instagram viewer
• Είστε αγχωμένοι κάθε φορά που ελέγχετε το email σας επειδή έχετε πολλά μηνύματα να αντιμετωπίσετε.
• Λαμβάνετε πάρα πολλά επακόλουθα email επειδή δυσκολεύεστε να συμβαδίσετε με τα μηνύματά σας.
• Έχετε μια έντονη επιθυμία να ελέγχετε συνεχώς το email σας, ακόμα και όταν είστε απασχολημένοι με άλλες εργασίες ή ακόμα και όταν προσπαθείτε να χαλαρώσετε στο σπίτι.

Δεν είστε μόνοι εάν αντιμετωπίζετε μερικά από αυτά τα συμπτώματα. Η υπερφόρτωση email είναι ένα κοινό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν πολλοί άνθρωποι, αλλά πώς φτάσαμε εδώ; Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους η υπερφόρτωση email έχει γίνει τόσο ανησυχητικό, κυρίως η εκτεταμένη υιοθέτηση του email ως το κύριο μέσο εσωτερική επικοινωνία στον εργασιακό χώρο.

Αυτό έγινε χειρότερο με την επέκταση του απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού, καθώς οι προσωπικές αλληλεπιδράσεις έχουν μετατραπεί σε επικοινωνία μέσω email. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, η κουλτούρα εργασίας σε πραγματικό χρόνο και πάντα σε λειτουργία σημαίνει ότι οι άνθρωποι αναμένεται να είναι πάντα διαθέσιμοι να απαντούν στα email, ακόμη και εκτός των ωρών εργασίας.

Όλοι αυτοί οι παράγοντες οδήγησαν σε μια κατάσταση όπου οι άνθρωποι ξοδεύουν όλο και περισσότερο χρόνο στο email, οδηγώντας σε πολλές αρνητικές συνέπειες, όπως:

• Αυξημένα επίπεδα στρες
• Δυσκολία παραμονής συγκεντρωμένος
• Δυσκολία τήρησης προθεσμιών
• Αυξημένα συναισθήματα κατάνυξης
• Μειώθηκε παραγωγικότητα λόγω αλλαγής περιβάλλοντος.

Αυτές οι συνέπειες δεν περιορίζονται σε μεμονωμένα άτομα, καθώς μπορούν να επηρεάσουν την ομάδα ή την εταιρεία. Λοιπόν, πώς μπορείτε να καταπολεμήσετε την υπερφόρτωση email και να ανακτήσετε τον έλεγχο του χρόνου και της παραγωγικότητάς σας;

Οι καλύτερες συμβουλές για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης email

1. Μαζική δραστηριότητα email

Η ομαδοποίηση εργασιών είναι μια αποτελεσματική τεχνική παραγωγικότητας που περιλαμβάνει την ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών και την ολοκλήρωσή τους εντός καθορισμένου χρόνου. Μπορείτε να εφαρμόσετε αυτήν την προσέγγιση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ομαδοποιώντας όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε συγκεκριμένες χρονοθυρίδες.

Δεδομένου ότι η ανάγνωση ή η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι απαραίτητα μια διανοητικά απαιτητική εργασία, μπορείτε να ορίσετε χρόνο έξω από τις παραγωγικές σας ώρες για να το κάνετε αυτό, για παράδειγμα, νωρίς το πρωί ή αργά το απόγευμα, ανάλογα με τον χρονότυπο σας. Αυτή η στρατηγική μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τον πειρασμό να ελέγχετε συνεχώς το email σας και να παρασύρεστε σε μια δίνη email.

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις εφαρμογές δέσμευσης χρόνου σαν Ημερολόγιο Google για να αποκλείσετε χρόνο για δραστηριότητες που σχετίζονται με email. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις email σας, ώστε να γίνονται μόνο κατά τη διάρκεια των χρονοθυρίδων της δραστηριότητας email σας.

2. Κατάργηση εγγραφής από περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όλα αυτά τα ενοχλητικά ενημερωτικά δελτία και τα διαφημιστικά email στα οποία εγγραφήκατε πριν από χρόνια αλλά δεν τα διαβάσατε ποτέ, μπορεί να είναι μια σημαντική πηγή υπερφόρτωσης email. Η κατάργηση της εγγραφής από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να καταστρέψει τα εισερχόμενά σας.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να καταργήσετε την εγγραφή σας από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ο πιο συνηθισμένος είναι να βρείτε έναν σύνδεσμο "κατάργηση εγγραφής" στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν έχετε εγγραφεί σε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η απεγγραφή ενός κάθε φορά μπορεί να είναι μια τρομακτική εργασία. Αν ισχύει αυτό, είναι πολλά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα email σας, συμπεριλαμβανομένου Unroll.me, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να διαγραφείτε μαζικά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λίγα μόνο κλικ.

Τέλος, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό λογαριασμό email για διαφημιστικά μηνύματα, ώστε να αποφορτώνετε τα κύρια εισερχόμενά σας. Με αυτόν τον τρόπο, περιορίζετε την πρόσβαση στην κύρια/διεύθυνση email εργασίας σας μόνο σε σημαντικά μηνύματα.

3. Ρύθμιση φίλτρων email

Τα φίλτρα διαχειρίζονται αποτελεσματικά το email σας ταξινομώντας αυτόματα τα μηνύματά σας σε συγκεκριμένους φακέλους με βάση ορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο για να διαγράφει αυτόματα τα email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα προτού φτάσει στα εισερχόμενά σας.

Τα φίλτρα μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα email σας πιο αποτελεσματικά με:

• Σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι.
• Αποτροπή άσχετων email από το να γεμίσουν τα εισερχόμενά σας.
• Σας επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα email με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.

Μπορείτε να ρυθμίσετε φίλτρα στο πρόγραμμα-πελάτη email σας. για παράδειγμα, μπορείτε να τα αξιοποιήσετε έξυπνα φίλτρα Gmail ή χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία φιλτραρίσματος email όπως SaneBox.

Ιδανικά, το email δεν θα πρέπει να είναι το μόνο μέσο επικοινωνίας στον χώρο εργασίας σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το email για συγκεκριμένους σκοπούς, για παράδειγμα, για να ενημερώσετε έναν πελάτη σε ένα έργο ή για να παραδώσετε περιεχόμενο μεγάλης μορφής.

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας, όπως:

• Χαλαρότητα είναι μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων εργασίας που σας επιτρέπει να επικοινωνείτε με συναδέλφους και ομάδες. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για διάφορους σκοπούς, όπως κοινή χρήση αρχείων, ομαδικές συνομιλίες και δημιουργία καναλιών για συγκεκριμένα έργα.
• Συστροφή είναι ένα εργαλείο ασύγχρονης επικοινωνίας που δίνει τη δυνατότητα στους συναδέλφους να ανταλλάσσουν μηνύματα χωρίς την πίεση ή την προσδοκία για μια άμεση απάντηση. Είναι ιδανικό για ομάδες που θέλουν να ξεπερνούν τις συνεχείς διακοπές από ειδοποιήσεις και να έχουν περισσότερο έλεγχο στον χρόνο τους.
• Asana είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την πρόοδο σε εργασίες, να μοιράζεστε αρχεία και να επικοινωνείτε με τα μέλη της ομάδας. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για εργασίες που βασίζονται σε έργα ή ομάδες που πρέπει να συνεργαστούν σε εργασίες.
• Ακίδα είναι μια λύση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου all-in-one που μπορεί να σας βοηθήσει ξεπεράστε την υπερφόρτωση email και ενισχύστε την παραγωγικότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Spike για να ενσωματώσετε όλους τους υπάρχοντες λογαριασμούς email σας, να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, να συνεργαστείτε με συναδέλφους και πολλά άλλα.

Ανακτήστε τον έλεγχο στα Εισερχόμενα του email σας για να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας

Η υπερφόρτωση email μπορεί να είναι ένας σημαντικός δολοφόνος παραγωγικότητας. Ωστόσο, αξιοποιώντας τις στρατηγικές και τα εργαλεία που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να μειώσετε την ακαταστασία στο τα εισερχόμενά σας και ανακτήστε τον έλεγχο των επικοινωνιών σας μέσω email, ενισχύοντας την παραγωγικότητά σας στη διαδικασία.

Πώς να αποτρέψετε τη μετάβαση των email σας στα ανεπιθύμητα: 6 συμβουλές

Τα email σας ενδέχεται να μην φτάνουν τακτικά στα εισερχόμενα των παραληπτών σας, εάν τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας τους εμποδίζουν. Δείτε πώς μπορείτε να το αποτρέψετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα