Τα 6 καλύτερα πρόσθετα Gmail για αύξηση της παραγωγικότητας

Δεν είναι μυστικό ότι το Gmail είναι μια απόλυτη δύναμη. Το Gmail που χρησιμοποιείται από έναν πραγματικά συντριπτικό αριθμό ανθρώπων, είναι, για πολλούς ανθρώπους, ο κύριος τρόπος αλληλεπίδρασης με πελάτες, συναδέλφους και πολλά άλλα.

Επομένως, δεν πρέπει να προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι το Gmail είναι εκεί όπου πολλοί βρίσκουν ότι η παραγωγικότητά τους αρχίζει να υποφέρει. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά πρόσθετα διαθέσιμα από το Google Workspace Marketplace, τα οποία μπορούν να βοηθήσουν. Εδώ είναι έξι από τα καλύτερα για να σας κρατήσουν σε καλό δρόμο.

Πρώτη θέση σε αυτήν τη λίστα έρχεται το Yet Another Mail Merge. Παρά το μεγάλο όνομά του, είναι στην πραγματικότητα ένα σχετικά απλό εργαλείο στη χρήση. Αυτό σημαίνει, στην ουσία, ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να στέλνετε μαζικά email γρήγορα και εύκολα.

Το Yet Another Mail Merge σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό με εξατομικευμένα email. Οι πληροφορίες λαμβάνονται απευθείας από τα Φύλλα Google και το ίδιο το Gmail.

Σχετιζομαι με: Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο Gmail

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο είναι να δημιουργήσετε ένα πρότυπο απευθείας στο Gmail χρησιμοποιώντας το εργαλείο σύνταξης του. Στη συνέχεια, πρέπει απλώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο των Φύλλων Google και να το συμπληρώσετε με τα εξατομικευμένα δεδομένα που θέλετε να συμπληρώσετε στο προσχέδιο. Ονόματα, ρόλοι, επιχειρήσεις κ.λπ.

Μπορείτε να στείλετε ένα δοκιμαστικό email στον εαυτό σας πρώτα για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν σωστά και μετά από αυτό, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να στείλετε αυτό το email σε όλους όσους θέλετε.

Αυτό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για το Yet Another Mail Merge είναι ότι παρακολουθεί μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Για παράδειγμα, το Yet Another Mail Merge παρακολουθεί πόσοι από τους πελάτες των email σας έχουν ανοίξει, πόσες απαντήσεις λαμβάνετε, πόσα email αναπηδούν και πολλά άλλα. Στη συνέχεια, λαμβάνει αυτές τις πληροφορίες και τις εισάγει απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο των Φύλλων Google, ώστε να μπορείτε να τις παρακολουθείτε.

Επόμενο είναι το DocuSign. Το DocuSign είναι ένα πρόσθετο Gmail που λειτουργεί για να απομακρύνει το άγχος από τις ψηφιακές υπογραφές. Ουσιαστικά, το DocuSign λειτουργεί ως κέντρο ελέγχου ψηφιακών υπογραφών. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εγκαταστήσετε το πρόσθετο και να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό που περιέχει την υπογραφή και τα στοιχεία σας.

Από εκεί, μπορείτε γρήγορα και εύκολα να υπογράψετε ψηφιακές συμφωνίες ή να συλλέξετε υπογραφές. Αυτό το πρόσθετο λειτουργεί επίσης για το Google Drive, επομένως εάν έχετε υπάρχοντα έγγραφα που θέλετε να υπογράψετε ή να υπογράψουν άλλοι, λειτουργεί καλά και για αυτό.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το DocuSign έχει κάπως περιορισμένες δυνατότητες για δωρεάν χρήστες. Εάν δεν εγγραφείτε για ένα πρόγραμμα premium, τότε μπορεί να περιοριστείτε στο πόσα έγγραφα μπορείτε να ζητήσετε από άλλους να υπογράψουν, μεταξύ άλλων. Αν και θα μπορείτε πάντα να υπογράφετε όσα χρειάζεστε.

Εάν αλληλεπιδράτε τακτικά με αρχεία PDF, τότε το DocHub μπορεί να είναι σε θέση να μειώσει ορισμένους από τους φόρτους εργασίας σας.

Σχετιζομαι με: Πόσο χρονών είναι ο λογαριασμός σας στο Gmail; Ελέγξτε την ακριβή ημερομηνία δημιουργίας

Το DocHub σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε, να απαντάτε και να υπογράφετε οποιοδήποτε έγγραφο PDF στα εισερχόμενά σας στο Gmail χωρίς να χρειάζεται να βγείτε σε εξωτερικό πρόγραμμα.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε οποιοδήποτε συνημμένο από το Gmail και από εκεί μπορείτε να το επεξεργαστείτε με το DocHub. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια απάντηση στο email με συνημμένο επίσης το επεξεργασμένο έγγραφό σας.

Το ίδιο το DocHub έχει σχεδόν οποιαδήποτε λειτουργία θέλετε από αυτό. Μπορείτε να υπογράψετε, να διαγράψετε κείμενο, να εισαγάγετε εικόνες, κείμενο και πολλά άλλα. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το PDF στο σύνολό του με τη συγχώνευση εγγράφων ή την αναδιάρθρωση σελίδων.

Στη συνέχεια σε αυτήν τη λίστα έρχεται το Sortd. Το Sortd είναι μια λύση all-in-one για ομάδες που θέλουν να μεγιστοποιήσουν την απόδοσή τους στο Gmail. Το Sortd το κάνει αυτό φέρνοντας επανάσταση στον τρόπο χρήσης του Gmail. Το πρόσθετο εφαρμόζει νέους πίνακες Kanban τύπου Trello στο Gmail, έτσι ώστε εσείς και η ομάδα σας να μπορείτε να βλέπετε κοινά γραμματοκιβώτια με μια ματιά και να αποτρέπετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να χαθούν μέσα στην αναταραχή.

Υπάρχει ομαδική συνομιλία που προστίθεται στα νήματα email, καθώς και κοινή χρήση γραμματοκιβωτίων και επαφών. Οι επακόλουθες σημαίες βοηθούν να παρακολουθείτε τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία λείπουν απαντήσεις. Εάν θέλετε να μάθετε πότε οι παραλήπτες σας ανοίγουν τα email τους, μπορείτε να ενεργοποιήσετε και αυτήν την παρακολούθηση.

Αυτές οι προσθήκες επιτρέπουν σε μια ομάδα να βλέπει εύκολα ποιος εργάζεται σε τι χωρίς να χρειάζεται να ανησυχεί για πιο περίπλοκες λύσεις που είναι λιγότερο αποτελεσματικές.

Εάν είστε ο τύπος του ατόμου που αποσπάται εύκολα η προσοχή και συχνά ξεχνά τι είναι αυτό που προσπαθούν να επιτύχουν, τότε το Todoist μπορεί απλώς να είναι το πρόσθετο που τελικά το αλλάζει.

Σχετιζομαι με: Πώς να ταξινομήσετε τα Εισερχόμενα του Gmail κατά αποστολέα, θέμα και ετικέτα

Το Todoist είναι, όπως μπορείτε να μαντέψετε από το όνομα, ένα πρόσθετο στη λίστα υποχρεώσεων που σας βοηθά να διαχειριστείτε τα email σας. Σας επιτρέπει να προσθέτετε email από τα εισερχόμενά σας στη λίστα υποχρεώσεων που παρέχει το Todoist, ώστε να γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε.

Ωστόσο, το Todoist είναι κάτι περισσότερο από μια βασική λίστα υποχρεώσεων. Το πρόσθετο διαθέτει μια ποικιλία λειτουργιών που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τα email σας, όπως ημερομηνίες λήξης, υπενθυμίσεις και σύστημα προτεραιότητας, ώστε να μην χάνεστε ποτέ στη δική σας λίστα υποχρεώσεων.

Τέλος, έχουμε το MeisterTask. Το MeisterTask είναι ένα πρόσθετο για το Gmail το οποίο οργανώνει κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε μετατρέποντας τα email σας σε εργασίες που μπορείτε να ολοκληρώσετε.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό MeisterTask και από εκεί, οποιοδήποτε email που ανοίγετε θα σας δίνει αυτόματα την επιλογή να το προσθέσετε ως εργασία σε οποιοδήποτε από τα έργα σας στο MeisterTask.

Η γραμμή θέματος γίνεται αυτόματα ο τίτλος της εργασίας, ενώ το σώμα γίνεται οι σημειώσεις. Ωστόσο, αυτό είναι προφανές ότι πρέπει να το επεξεργαστείτε εάν δεν σας αρέσει.

Χρησιμοποιήστε το Gmail σαν επαγγελματίας

Ας ελπίσουμε ότι κάπου σε αυτήν τη λίστα, έχετε βρει κάτι που θα σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε το Gmail και ενδεχομένως να φτάσετε ακόμη και στο μηδέν των εισερχομένων.

Ανεξάρτητα από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα αυτά τα πρόσθετα για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας και αν είστε ο τύπος του ατόμου που αισθάνεται ότι ξοδεύει τον μισό χρόνο του απαντώντας σε email, τότε αυτό είναι σημαντικό πράγμα.

Αλλά τα πρόσθετα είναι μόνο η μισή μάχη. Μπορείτε να πετύχετε πολλά περισσότερα μόνο με τη λειτουργικότητα που παρέχει εγγενώς το Gmail, αρκεί να γνωρίζετε πώς να τη χρησιμοποιείτε.

9 κρυφές λειτουργίες του Gmail που πιθανότατα δεν γνωρίζατε

Είτε είστε νέος χρήστης του Gmail είτε είστε ισχυρός χρήστης, μπορεί να υπάρχει μια ή δύο λειτουργίες που δεν γνωρίζετε. Λοιπόν, εδώ είναι εννέα κρυφές λειτουργίες του Gmail.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα