Πώς να αποφύγετε την υπερβολική χρήση των εργαλείων επικοινωνίας και συνεργασίας

Τα εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία οποιουδήποτε έργου, ιδιαίτερα για απομακρυσμένες ομάδες. Βοηθούν στην αύξηση της παραγωγικότητας και των συνδέσεων μεταξύ των εργαζομένων, ενώ τους επιτρέπουν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Ωστόσο, πάρα πολλές επιλογές μπορεί να γίνουν αγχωτικές, ειδικά όταν πρέπει να ξεκινήσετε κάθε εργάσιμη μέρα κάνοντας ταχυδακτυλουργίες ανάμεσα σε διάφορα εργαλεία για να παραμείνετε ενήμεροι. Αυτό το άρθρο θα διερευνήσει ορισμένες συμβουλές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία συνεργασίας πιο αποτελεσματικά.

Υπερφόρτωση της ομάδας σας με τη συνεργασία Τα εργαλεία δεν είναι η λύση για καλύτερη παραγωγικότητα. Αντίθετα, μπορεί να οδηγήσει σε:

• Χαμηλότερη παραγωγικότητα επειδή η ομάδα σας αφιερώνει περισσότερο χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών σε πολλές πλατφόρμες παρά στην εκτέλεση εργασιών.
• Καθυστερημένα έργα επειδή η επικοινωνία πέφτει μεταξύ των ρωγμών.
• Μειώθηκε η συνεργασία επειδή μερικοί άνθρωποι μπορεί να δυσκολευτούν να εξοικειωθούν με πολλαπλές πλατφόρμες συνεργασίας.
  instagram viewer
• Δύσκολη πρόσβαση σε πληροφορίες όταν τις χρειάζεστε.
• Η ταχυδακτυλουργία μεταξύ πολλών εφαρμογών συνεργασίας μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγή πλαισίου και χαμηλότερη αποτελεσματικότητα.
• Σπάταλη δαπάνη, καθώς πολλές από αυτές τις λύσεις λογισμικού έχουν αλληλεπικαλυπτόμενες δυνατότητες και απαιτούν χρέωση συνδρομής.

Έτσι, εάν τα εργαλεία συνεργασίας είναι ζωτικής σημασίας για την ομαδική εργασία, πώς μπορείτε να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα;

1. Δώστε προτεραιότητα στις ανάγκες της ομάδας και της εταιρείας σας

Είναι σημαντικό να ξεκινήσετε συνειδητοποιώντας ότι η αποτελεσματική συνεργασία δεν αφορά την τεχνολογία - αφορά τους ανθρώπους σας και τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούν για την επίτευξη κοινών στόχων. Τα εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας έρχονται για να το επιτρέψουν και να το διευκολύνουν.

Επομένως, θα πρέπει να ξεκινήσετε αξιολογώντας τις ανάγκες της εταιρείας σας και τι είδους κουλτούρα θέλετε να οικοδομήσετε για την ομάδα σας. Επιπλέον, αποκτήστε μια σαφή εικόνα του είδους των εργασιών που εκτελεί η ομάδα σας σε καθημερινή βάση και τους καλύτερους τρόπους αλληλεπίδρασης μεταξύ τους.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προωθήσετε την εμπιστοσύνη και την ελευθερία να εργάζεστε σε ευέλικτα ωράρια, επιλέξτε ψηφιακές λύσεις που επιτρέπουν την ασύγχρονη επικοινωνία και συνεργασία, όπως Συστροφή και Yac, θα μπορούσε να λειτουργήσει καλύτερα. Αυτά τα εργαλεία δίνουν τη δυνατότητα στους ανθρώπους σας να παραμείνουν συγκεντρωμένοι κατά τη διάρκεια του πιο παραγωγικού τους χρονοδιαγράμματος.

Από την άλλη πλευρά, εάν η ομάδα σας είναι κυρίως εν κινήσει και εκτιμάτε την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, εργαλεία που διευκολύνουν τη σύγχρονη επικοινωνία και προσφέρουν πρόσβαση τόσο σε επιτραπέζιους όσο και σε φορητές συσκευές, όπως Χαλαρότητα, μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή σας.

Μόλις έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για τις ανάγκες σας και το είδος της κουλτούρας που θέλετε να προωθήσετε, είναι ευκολότερο να περιορίσετε τον αριθμό των επιλογών που ευθυγραμμίζονται με την εργασιακή σας προσέγγιση. Η επιλογή ενός εργαλείου μόνο επειδή είναι δημοφιλές μπορεί να αλλάξει ακούσια την κουλτούρα και το λειτουργικό σύστημα της εταιρείας σας, οδηγώντας σε μη παραγωγικά αποτελέσματα.

2. Αξιοποιήστε τις σουίτες του χώρου εργασίας

Έχοντας αξιολογήσει τις ανάγκες της εταιρείας σας και σε μια προσπάθεια να περιορίσετε τον αριθμό των εργαλείων συνεργασίας που χρησιμοποιείτε, θα μπορούσε να ξεκινήσει κοιτάζοντας τις all-in-one ή τις ευέλικτες πλατφόρμες που προσφέρουν μια σειρά από λειτουργίες που απαιτούνται για τη λειτουργία σας επιχείρηση.

Αυτές οι λύσεις έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να συνδυάζουν τα πάντα συνδυάζοντας βασικά χαρακτηριστικά και λειτουργίες από πολλές εφαρμογές σε μια ενιαία πλατφόρμα, καταργώντας την ταλαιπωρία του ανοίγματος πολλών προγραμμάτων για πρόσβαση πληροφορίες.

Με αυτόν τον τρόπο, βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων, ενώ διευκολύνουν όλους να κάνουν τα πράγματα χωρίς να χάνουν τυχόν ενημερώσεις. Είναι ιδανικά για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που δεν χρειάζονται απαραίτητα τις πιο πρόσφατες καμπάνες και σφυρίχτρες, αλλά μάλλον μια απλή, απλή λύση που τις βοηθά να λειτουργούν ομαλά.

Αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ανταλλάσσετε μηνύματα, να καλείτε, να κρατάτε σημειώσεις, να αναθέτετε εργασίες και ακόμη και να σχεδιάζετε έργα – όλα από ένα μόνο μέρος. Μερικά παραδείγματα του καλύτερες σουίτες χώρων εργασίας που παρέχουν πολλαπλές δυνατότητες για τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας Ακίδα ή Ίδια σελίδα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από αυτά τα εργαλεία για να συγκεντρώσετε όλες τις δραστηριότητές σας.

Ας υποθέσουμε ότι ο οργανισμός σας ειδικεύεται σε μια συγκεκριμένη γραμμή εργασίας και η πλατφόρμα πολλαπλών χρήσεών σας φαίνεται να είναι "Jack of all trades, master of κανένας." Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να βρείτε τις καλύτερες κατάλληλες λύσεις για μεμονωμένες λειτουργίες που μπορούν εύκολα να ενσωματωθούν με την καθεμία άλλα.

Εάν η διαχείριση έργου είναι η κύρια εστίασή σας, ίσως θελήσετε να αναζητήσετε εργαλεία με δυνατότητες όπως η δημιουργία εργασιών και ανάθεση, ισχυρές λειτουργίες αναζήτησης, πολλαπλές προβολές πίνακα εργαλείων, αναφορά κατάστασης έργου και έργο πρότυπα.

Σχετιζομαι με: Ενσωματώσεις Zapier που θα αυτοματοποιήσουν τη ροή εργασιών διαχείρισης εργασιών σας

Ωστόσο, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε λύσεις διαχείρισης έργων που προσφέρουν ευκαιρίες ενοποίησης με άλλα εργαλεία, για παράδειγμα, Κυψέλη, monday.com, ή Wrike. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικά εργαλεία κατάλληλα για συγκεκριμένους σκοπούς και να τα συνδέσετε για να επιτύχετε ακόμα καλύτερα αποτελέσματα.

Επιπλέον, αυτά τα εργαλεία είναι φιλικά προς τον χρήστη, καθιστώντας ευκολότερο για όλους να μάθουν και να τα χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά.

4. Δημιουργία Κεντρικού Αποθετηρίου Γνώσης

Όπως αναφέραμε παραπάνω, ένα από τα κύρια μειονεκτήματα της χρήσης πάρα πολλών εργαλείων συνεργασίας είναι ότι οι εργαζόμενοι σπαταλούν πολύτιμο χρόνο πηδώντας από τη μια πλατφόρμα στην άλλη για να αποκτήσετε πρόσβαση σε πληροφορίες ή ενοχλώντας άλλους συναδέλφους με ερωτήσεις που έχουν απαντηθεί πολλές φορές.

Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις βασικές πληροφορίες σε μια κεντρική βάση γνώσεων που είναι εύκολα προσβάσιμη από οπουδήποτε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα wiki εσωτερικής εταιρείας σαν εργαλείο Tettra για να διατηρήσετε οτιδήποτε, από τις πολιτικές σε όλη την εταιρεία και τα εκπαιδευτικά σεμινάρια μέχρι συγκεκριμένες πληροφορίες προϊόντων. Οποιοσδήποτε έχει άδεια μπορεί να προσθέσει και να επεξεργαστεί αρχεία, δημιουργώντας μια διαισθητική πλατφόρμα συνεργασίας που βοηθά τους υπαλλήλους να μοιράζονται πληροφορίες μεταξύ τους.

Η ιδέα είναι ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να κατευθυνθεί κατευθείαν σε αυτήν τη βάση γνώσεων για να βρει πληροφορίες και να λάβει απαντήσεις σε τυχόν ερωτήσεις ή ζητήματα που μπορεί να έχει.

Ξεκινήστε το ταξίδι σας προς την αποτελεσματική επικοινωνία και τη συνεργασία τώρα

Εάν αυτή τη στιγμή αντιμετωπίζετε υπερβολική ακαταστασία όσον αφορά τα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας, σκεφτείτε να εφαρμόσετε τις παραπάνω λύσεις.

Χρησιμοποιώντας τις καλύτερες δυνατές ψηφιακές λύσεις και στρατηγικές συνεργασίας για την επιχείρησή σας, αποδέχεστε ένα μεγάλο βήμα για να γίνετε πιο παραγωγικοί, να εξοικονομήσετε χρήματα μακροπρόθεσμα και να βελτιώσετε τη συνολική απόδοση.

Καθώς μεγαλώνετε και η επιχείρησή σας γίνεται πιο απαιτητική, μπορείτε πάντα να αναθεωρήσετε τις διαδικασίες σας για να ανταποκριθείτε στις μεταβαλλόμενες ανάγκες σας.

Πώς να ενισχύσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας σας με την ανταλλαγή γνώσεων

Η ανταλλαγή γνώσεων στο χώρο εργασίας μπορεί να είναι ισχυρή, αλλά μόνο εάν δημιουργήσετε ένα περιβάλλον που την ενθαρρύνει. Ακολουθούν ορισμένα εργαλεία και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα