Οι καλύτερες χρήσεις για το πλαίσιο αναζήτησης του Microsoft 365

Το πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft είναι πιο ισχυρό από όσο νομίζετε. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εντοπίσετε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες, αρχεία και συμβουλές στην εφαρμογή Microsoft 365 στην οποία εργάζεστε ήδη.

Υπάρχουν πολλές λειτουργίες πλαισίου αναζήτησης που μοιράζονται μεταξύ των εφαρμογών του Microsoft 365. Άλλα χαρακτηριστικά είναι πιο μοναδικά για μεμονωμένες εφαρμογές. Η κατανόηση των κορυφαίων λειτουργιών μπορεί μόνο να επιταχύνει τη ροή εργασίας σας, όπως θα συζητήσουμε σήμερα.

Τι είναι το πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft;

Χάρη στο Διαδίκτυο, ο όγκος των πληροφοριών που έχετε στα χέρια σας είναι απεριόριστος. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να βρείτε αυτό που θέλετε. Αυτή η αρχή είναι που κάνει το πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft τόσο χρήσιμο.

Το πλαίσιο αναζήτησης σάς μεταφέρει στις πληροφορίες, το αρχείο, τη φωτογραφία ή το άτομο που θέλετε πιο γρήγορα και με λιγότερη εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών και φακέλων.

Το πλαίσιο αναζήτησης είναι διαθέσιμο σε όλες τις εφαρμογές του Microsoft 365. Βρίσκετε το κουτί πάνω από το

ταινία, με τη λέξη Αναζήτηση προσκαλώντας σας μέσα. Ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να δουν μόνο α μεγεθυντικός φακός που επεκτείνεται στο πλαίσιο όταν κάνετε κλικ, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας. Ανάλογα με την έκδοση του Microsoft 365, ενδέχεται να καλείται το πλαίσιο αναζήτησης Πες μου και έχουν α λάμπα αντί για μεγεθυντικό φακό.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης και οι πρόσφατες αναζητήσεις και προτάσεις θα συμπληρωθούν σε ένα αναπτυσσόμενο μενού. Πληκτρολογήστε ένα μόνο γράμμα και οι προτάσεις θα συμπληρωθούν αναλόγως.

Ο καλύτερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο αναζήτησης είναι να πληκτρολογήσετε μια μεμονωμένη λέξη ή φράση. Για παράδειγμα, Συγκεντρωτικός πίνακας στο Excel ή Προβολή στο Word. Αυτό θα συμπληρώσει πιο σχετικά αποτελέσματα.

Εάν δεν βλέπετε αυτό που ψάχνετε, κάντε κλικ στο Περισσότερα αποτελέσματα αναζήτησης. Είναι πιθανό να δείτε αυτό που θέλετε εκεί.

Σχετιζομαι με: Τρόπος δημιουργίας ευρετηρίου των Windows 11 για ταχύτερα αποτελέσματα αναζήτησης

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft;

Απορρίψτε αυτή την ικανότητα; Με μερικά μόνο αγγίγματα, μπορείτε να κάνετε κλικ στον σχετικό φάκελο και να ανοίξετε το αρχείο που θέλετε. Ομοίως, μερικά πατήματα μπορούν να ανοίξουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε από μια μηχανή αναζήτησης που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης.

Ίσως αυτό είναι αλήθεια.

Πότε ήταν όμως η τελευταία φορά που σκεφτήκατε πόσος χρόνος σας παίρνει για να φτάσετε σε ένα αρχείο ή μια πληροφορία; Πόσα δευτερόλεπτα ή πόσα κλικ; Πόσο χρόνο αφαιρεί η αναζήτηση αρχείων ή πληροφοριών εστιασμένη εργασία σε ένα περιβάλλον εργασίας που ήδη αποσπά την προσοχή?

Είναι πιθανώς περισσότερος χρόνος από ό, τι νομίζατε αρχικά, ειδικά όταν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πολύ προσιτή εναλλακτική: να μεταβείτε στο πλαίσιο αναζήτησης, να πατήσετε μια ή δύο λέξεις και να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.

Η μηχανή αναζήτησης στο Microsoft 365 αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης τάσης προς τους υπολογιστές που χρησιμοποιούν καλύτερα αυτά που γνωρίζουν για εσάς. Οι δυνατότητες αναζήτησης στο Microsoft 365 και στο Google Workspace είναι πλέον τόσο ισχυρές που περισσότερα από ένα ρηχό επίπεδο φακέλων για την αποθήκευση αρχείων μπορεί να φαίνονται παλιομοδίτικα.

Σχετιζομαι με: Πώς να εμφανίσετε κρυφά αρχεία και φακέλους στα Windows 11

Λειτουργίες πλαισίου αναζήτησης της Microsoft

Το πλαίσιο αναζήτησης έχει πολλές βασικές λειτουργίες που λειτουργούν με συνέπεια στις εφαρμογές του Microsoft 365.

1. Τοποθεσία. Θα βρείτε το πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος της εφαρμογής, πάνω από το ταινία, αν και μπορεί να ελαχιστοποιηθεί με τη μορφή μεγεθυντικού φακού, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας. Η συντόμευση πληκτρολογίου των Windows είναι Alt+Q.
2. Λέξεις ή φράσεις. Μπορείτε να εισαγάγετε είτε μια μεμονωμένη λέξη είτε μια φράση στο πλαίσιο αναζήτησης και να λάβετε μια σειρά αποτελεσμάτων που αφορούν συγκεκριμένα τα συμφραζόμενα. Για παράδειγμα, όταν βρίσκεστε στο Outlook, το πλαίσιο θα εμφανίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τα έγγραφα του Word.
3. Μνήμη. Το πλαίσιο αναζήτησης θα μάθει τις συμπεριφορές σας και θα εμφανίσει πιο έξυπνα πληροφορίες για εσάς. Οι πιο πρόσφατες αναζητήσεις σας αποθηκεύονται, ώστε να μπορείτε να τις έχετε ξανά γρήγορα.
4. Συμβουλές. Εάν πρέπει να αναζητήσετε πώς να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη εργασία σε μια εφαρμογή, απλώς πληκτρολογήστε μια λέξη που σχετίζεται με την εργασία στο πλαίσιο. Θα βρείτε ένα έγγραφο βοήθειας ή ένα βίντεο για να σας βοηθήσει.
5. Διαδικτυακή αναζήτηση. Εάν θέλετε να κάνετε περισσότερη έρευνα για ένα θέμα, εισαγάγετε το στο πλαίσιο αναζήτησης και οι βασικές πληροφορίες θα συμπληρωθούν στην εφαρμογή, μαζί με τα αποτελέσματα αναζήτησης Bing που θα ανοίξουν σε ένα πρόγραμμα περιήγησης όταν κάνετε κλικ.
6. Ορισμοί. Θέλετε να πάρετε γρήγορα τον ορισμό μιας λέξης; Απλά πληκτρολογήστε το και θα λάβετε απάντηση.
7. Πρόσβαση σε αρχεία. Πληκτρολογήστε το όνομα ενός αρχείου και η συσκευή σας θα το βρει. Μπορείτε να εισαγάγετε το αρχείο όπου κι αν εργάζεστε αυτήν τη στιγμή ή να επιλέξετε πληροφορίες από αυτό στις οποίες αντιγράφετε.
8. Μοιρασιά. Τύπος Μοιρασιά στο πλαίσιο αναζήτησης και θα μπορείτε να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο προς το τρέχον αρχείο σας με τους συνεργάτες.
9. Προτεινόμενες ενέργειες. Αυτές οι ειδικές συντομεύσεις περιβάλλοντος σάς βοηθούν να εκτελείτε τις προτεινόμενες ενέργειες πιο γρήγορα. Εμφανίζονται όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης.
10. Γρήγορη πρόσβαση στις ρυθμίσεις. Απλώς πληκτρολογήστε ένα γράμμα στο πλαίσιο αναζήτησης και μπορείτε να φτάσετε γρήγορα σε μια ρύθμιση ή ένα εργαλείο που διαφορετικά μπορεί να περάσετε μερικά πάρα πολλά δευτερόλεπτα αναζητώντας. Για παράδειγμα, θέλετε να φτάσετε στις ρυθμίσεις παραγράφου στο Word, αλλά δεν θυμάστε πού ακριβώς βρίσκονται; Βάλτε στο P και Ρυθμίσεις παραγράφου θα εμφανιστεί.

Λειτουργίες πλαισίου αναζήτησης της Microsoft ανά εφαρμογή

Το πλαίσιο αναζήτησης έχει ορισμένες μοναδικές δυνατότητες σε καθεμία από τις εφαρμογές του Microsoft 365. Παρακάτω είναι μερικά παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

Αποψη

• BCC. Θέλετε να προσθέσετε γρήγορα ένα BCC σε ένα email; Εάν δεν έχετε ενεργοποιήσει αυτή τη δυνατότητα να είναι πάντα ενεργοποιημένη, πληκτρολογήστε BCC στο πλαίσιο αναζήτησης. Μια γραμμή για BCC θα προστεθεί στο email.
• Γρήγορα Βήματα. Έχετε ρυθμίσει τα Quick Steps για καλύτερη διαχείριση των Εισερχομένων σας; Πληκτρολογήστε το γράμμα Q στο πλαίσιο αναζήτησης και θα εμφανιστούν οι επιλογές Quick Step.
• Εισαγάγετε μια δημοσκόπηση. Θέλετε να κάνετε γρήγορα δημοσκόπηση σε μια ομάδα συναδέλφων; Ανοίξτε ένα νέο email, πληκτρολογήστε Vote στο πλαίσιο αναζήτησης, χρησιμοποιήστε το κουμπί ψηφοφορίας και επιλέξτε το στυλ δημοσκόπησης που προτιμάτε.

Λέξη

• Επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου. Η δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης περιεχομένου από ένα συγκεκριμένο αρχείο ξεχωρίζει πραγματικά στο Word. Ενώ εργάζεστε σε ένα έγγραφο, μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε ένα κομμάτι κειμένου από ένα άλλο. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε το αρχείο και ανοίξτε το στο παράθυρο αναζήτησης. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα δεξιά του αρχείου, πριν πατήσετε Επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου. Στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο που χρειάζεστε στο τρέχον έγγραφό σας.
• Προβολές. Μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα προβολές. Πληκτρολογήστε "Προβολή" στο πλαίσιο αναζήτησης και θα δείτε επιλογές για Προβολή πλέγματος, Ολόκληρη σελίδα, Προβολή Γραμμών Πλέγματος, Προβολή γραμμών πλέγματος πίνακα, και Προβολή περίγραμμα.

Προέχω

• Πάγωμα τζαμιών. Πληκτρολογήστε F στο πλαίσιο αναζήτησης > Πάγωμα τζαμιών. Θα διατηρήσετε ορατές τις τρέχουσες επιλεγμένες σειρές και στήλες ενώ το υπόλοιπο φύλλο θα κυλά.
• Μιλώ. Πληκτρολογήστε Speak και έχετε επιλογές για Εκφώνηση των κελιών ανά γραμμές ή στήλες.

PowerPoint

• Προπονητής ομιλητών. Πληκτρολογήστε "Προπονητής" και θα δείτε μια ενέργεια για μετάβαση σε μια περίοδο σύνδεσης με Speaker Coach, που μπορεί να βελτιώσει τις δεξιότητές σας στην παρουσίαση.
• Slide Master. Πληκτρολογήστε S στο πλαίσιο αναζήτησης > Slide Master και είστε έτοιμοι να αρχίσετε να επεξεργάζεστε τις κύριες διαφάνειες, μια εξαιρετικά δύσκολη δυνατότητα να την βρουν οι παράτυποι χρήστες του PowerPoint.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft για να δουλέψετε πιο γρήγορα

Εξοικονομήστε λίγο χρόνο και σταματήστε να ψάχνετε την κορδέλα για τη σωστή ρύθμιση ή να ψάχνετε σε φακέλους για συγκεκριμένα αρχεία. Αντίθετα, παραμείνετε στην εφαρμογή Microsoft 365 στην οποία εργάζεστε και πληκτρολογήστε μερικές λέξεις στο πλαίσιο αναζήτησης της Microsoft για συγκεκριμένα αποτελέσματα. Θα βρείτε αυτό που ψάχνετε πολύ πιο γρήγορα.

Πώς να βρείτε χαμένα ή λανθασμένα αρχεία και έγγραφα στα Windows

Όταν κατά λάθος χάσετε ή τοποθετήσετε λάθος ένα αρχείο, έγγραφο ή οτιδήποτε άλλο, ακολουθούν διάφορες λύσεις που μπορείτε να δοκιμάσετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα