5 εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν καθυστερείτε στη δουλειά

Σας κυριεύει ο αριθμός των εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε σε σύντομο χρονικό διάστημα;

Εάν ναι, τότε το πιθανότερο είναι ότι έχετε κολλήσει σε μια θέση όπου όλα είναι σημαντικά και όλα πρέπει να γίνουν τώρα. Και ίσως έχετε αρχίσει να σκέφτεστε ότι το να ζεις με καφέ, να ξενυχτάς και να τελειώνεις τη δουλειά είναι η μόνη επιλογή που απομένει.

Ευτυχώς δεν είναι έτσι. Εδώ, θα απαριθμήσουμε τα κορυφαία πέντε πράγματα που πρέπει να κάνετε όταν υστερείτε στη δουλειά. και το να συντρίβεις τον εαυτό σου δεν είναι ένα από αυτά. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε.

1. Επικοινωνήστε ανοιχτά και λάβετε βοήθεια από Μαγεία

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι επικοινωνούν ανοιχτά με το αφεντικό και τους συναδέλφους σας. Εάν το αφεντικό σας συνεχίζει να σας αναθέτει νέες εργασίες, τότε είναι ώρα να συναντηθείτε μαζί τους και να συζητήσετε το θέμα που αντιμετωπίζετε αυτήν τη στιγμή.

Ωστόσο, αντί να τους πείτε αμέσως ότι έχετε πολλά στο πιάτο σας και δεν μπορείτε να αναλάβετε άλλη δουλειά, συζητήστε μαζί τους τα έργα στα οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Ζητήστε τους να σας βοηθήσουν να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στις οποίες θέλουν να δουλέψετε πρώτα.

Γνωρίζοντας αυτό, το αφεντικό σας θα καταλάβει την κατάσταση. Οι πιθανότητες είναι ότι θα αναθέσουν τις νέες εργασίες σε κάποιον άλλο. Και αν είστε τυχεροί, μπορεί επίσης να παρατείνουν τις προθεσμίες για αυτές στις οποίες εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Εκτός από αυτό, θα πρέπει να μιλήσετε με τους συναδέλφους σας για τον φόρτο εργασίας σας και θα μπορέσουν να καταλήξουν σε ένα σχέδιο δράσης για να ολοκληρώσετε την εργασία εγκαίρως.

Τέλος, λάβετε βοήθεια. Η διαδικτυακή πλατφόρμα, Magic, σας βοηθά να βρείτε έναν εικονικό βοηθό, τον οποίο θα πρέπει να πληρώνετε ανά λεπτό. Μπορείτε να αναθέσετε όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε σε αυτόν τον βοηθό, αλλά δεν απαιτεί την εξειδίκευσή σας. Για παράδειγμα, να κλείσετε ραντεβού, να ερευνήσετε κάτι ή ακόμα και να παραγγείλετε φαγητό και καφέ.

Εκτός από αυτό, μπορείτε να προσλάβετε βοηθούς σε πολύ φτηνές τιμές από ιστότοπους όπως Upwork ή Fiverr για πιο σύνθετες εργασίες. Μπορούν να σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε ορισμένες από τις δευτερεύουσες εργασίες του έργου που μπορείτε εύκολα να αναθέσετε — για παράδειγμα, να επεξεργαστείτε ή να διορθώσετε ένα κομμάτι περιεχομένου.

2. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες με Trello

Όταν δεν έχετε χρόνο και όλα φαίνονται επείγοντα, η ιεράρχηση προτεραιοτήτων είναι το κλειδί.

Ετσι, ιεραρχήστε τις εργασίες βάσει των προθεσμιών και του χρόνου που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωσή τους. Για παράδειγμα, αν σας απομένουν τέσσερις ημέρες για να υποβάλετε μια εργασία που θα χρειαζόταν 4-5 ώρες για να ολοκληρωθεί και μια προθεσμία μιας εβδομάδας για ένα άλλο έργο που μπορεί να σας πάρει 18-20 ώρες για να ολοκληρώσετε, δώστε προτεραιότητα στο πρώην. Μπορείτε επίσης να διαιρέσετε τη μεγαλύτερη εργασία σε πολλές δευτερεύουσες εργασίες για να σας διευκολύνει.

Μόλις ολοκληρώσετε την ιεράρχηση προτεραιοτήτων, χρησιμοποιήστε το Trello για να συμπεριλάβετε αυτές τις δευτερεύουσες εργασίες και εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων με μια ημερομηνία λήξης που έχετε ορίσει για καθεμία από αυτές.

Η πλατφόρμα είναι δωρεάν για ατομική χρήση και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε πολλαπλούς πίνακες και κάρτες και να αναφέρετε τις εργασίες σας κάτω από αυτές. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να υποβάλετε ένα έργο X μέχρι αυτή την εβδομάδα και το έργο Y μέχρι την επόμενη, σκεφτείτε να δημιουργήσετε δύο κάρτες στο στον πίνακα Kanban του Trello και απαριθμήστε όλες τις δευτερεύουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε με ημερομηνίες λήξης πριν από την τελική υποβολή ημερομηνία.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλα μέλη της ομάδας στη λίστα. Αναφέρετέ τους, αναθέστε εργασίες και συζητήστε πράγματα στην ενότητα σχολίων εάν χρειάζεται. Αν εσύ προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό, μπορείτε να τους αναθέσετε απευθείας εργασίες από το Trello και να γνωρίζετε εάν τα πράγματα εκτελούνται στην ώρα τους.

3. Επαναφέρετε τον εγκέφαλό σας με καθοδηγούμενο διαλογισμό

Όταν καθυστερείτε στη δουλειά, το να μένετε ξύπνιοι αργά το βράδυ, να καταβροχθίζετε τον έναν καφέ μετά τον άλλο και να εργάζεστε έως ότου τα μάτια σας απλά δεν μπορούν να ανταποκριθούν, μπορεί να σας ιντριγκάρει. Αλλά σκεφτείτε ξανά. ο εγκέφαλος και το σώμα μας πρέπει να ανεφοδιαστούν με καύσιμα. Λαμβάνοντας ένα ύπνος όλης της νύχτας θα σας βοηθήσει να ανανεωθείτε και να εργαστείτε με την καλύτερη ταχύτητα. Από την άλλη πλευρά, αν δεν το κάνετε αυτό, μπορεί να έχετε μέτριες επιδόσεις.

Ωστόσο, όταν υστερείτε στη δουλειά, το άγχος και το να μην μπορείτε να κοιμηθείτε φαίνεται δικαιολογημένο. Αλλά μπορείτε να το διορθώσετε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να φτάσετε στο γραφείο δύο ώρες νωρίτερα την επόμενη μέρα για να ολοκληρώσετε την εκκρεμή εργασία σας. Επίσης, κρατήστε μερικές ώρες τα Σαββατοκύριακα για να ολοκληρώσετε την εργασία.

Έχοντας αυτό κατά νου, ο ύπνος χωρίς κανένα άγχος είναι δυνατός. Για να το κάνετε πιο απλό, εκτελέστε καθοδηγούμενο διαλογισμό. Κατεβάστε την εφαρμογή Calm ή αποθηκεύστε το παρακάτω βίντεο YouTube και παίξτε το όταν είστε στο κρεβάτι σας.

Κατεβάστε: Ηρεμία για Android | iOS (Δωρεάν, διαθέσιμη αγορά εντός εφαρμογής)

4. Αναβολή παραγωγικά με FocusMe

Όταν είσαι καταβεβλημένος, αναβάλλεις. Είναι η πιο εύκολη απόδραση από όλα τα προβλήματα του κόσμου. Αλλά έρχεται με ένα μεγαλύτερο τίμημα. Τι θα γινόταν όμως αν μπορούσατε να χρονοτριβείτε και να εξακολουθείτε να μπορείτε να διαγράφετε πράγματα από τη λίστα υποχρεώσεων σας;

Απλώς αντιστρέψτε το πώς λειτουργεί η αναβλητικότητα. Ξεκινήστε μπλοκάροντας περιττά πράγματα που μπορεί να σας βάλουν σε πειρασμό ενώ καθυστερείτε και εργαστείτε στις μικρότερες δευτερεύουσες εργασίες που πρέπει να κάνετε. Η πλατφόρμα FocusMe μπορεί να σας βοηθήσει να αποκλείσετε περιττά πράγματα από τον επιτραπέζιο υπολογιστή ή το Mac σας και το Trello μπορεί να σας βοηθήσει με την καταχώριση των στοιχείων που πρέπει να κάνετε για παραγωγική αναβλητικότητα.

Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε παραγωγικοί και θα ολοκληρώσετε τα πράγματα, ακόμη και αν καθυστερείτε. Το κίνητρο προέρχεται από τη δράση, και δεν συμβαίνει ποτέ το αντίστροφο. Με αυτόν τον τρόπο, όταν αρχίσετε να αισθάνεστε λίγο περίεργα εργάζεστε σε εργασίες χαμηλής προτεραιότητας, θα νιώσετε τη φαγούρα να επιστρέψετε στις πιο σημαντικές.

5. Κάντε παραγωγικά διαλείμματα

Εκτός από τις επιπλέον ώρες εργασίας και την αναβολή, το να κάνεις παραγωγικά διαλείμματα είναι εξίσου σημαντικό. Μπορείτε είτε να κάνετε ένα διάλειμμα κάθε 90 λεπτά εργασίας είτε αφού ολοκληρώσετε πλήρως μία εργασία.

Κατά τη διάρκεια αυτών των διαλειμμάτων, σκεφτείτε να φάτε κάτι υγιεινό, να κάνετε κάτι που σας χαλαρώνει, όπως να ακούτε μουσική ή να πηγαίνετε μια βόλτα.

Ωστόσο, πρέπει να αποφύγετε να σπαταλάτε αυτά τα διαλείμματα ελέγχοντας τα email σας ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Για να λειτουργήσει, σκεφτείτε να αφιερώσετε 20-30 λεπτά απαντώντας σε κάθε απαραίτητη συνομιλία πριν ξεκινήσετε την εργασία σας. Στη συνέχεια, απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις.

Επίσης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τον χρόνο ενώ βρίσκεστε στο διάλειμμά σας. Έτσι, ρυθμίστε ένα χρονόμετρο στην κανονική εφαρμογή Ρολόι του τηλεφώνου σας και επιστρέψτε στο γραφείο σας μόλις τελειώσει ο ελεύθερος χρόνος σας.

Σχετιζομαι με: Πώς να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο εφαρμογής στο Android για να ελέγχετε τον χρόνο στην οθόνη σας

Μην αγχώνεστε για το να μείνετε πίσω στη δουλειά

Μέχρι τώρα, θα πρέπει να έχετε καταλάβει ότι είναι δυνατό να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας χωρίς να καταπονεθείτε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επικοινωνήσετε ανοιχτά, να ιεραρχήσετε τις εργασίες σας, να βεβαιωθείτε ότι κοιμάστε σωστά και διαλείμματα και να επωφεληθείτε από την αναβλητικότητα.

Αυτές μπορεί να φαίνονται μικρές συμβουλές, αλλά μπορούν να κάνουν θαύματα όταν τις ακολουθήσετε σωστά.

Οι 7 καλύτερες εφαρμογές για να κάνετε τα έργα σας πιο γρήγορα

Εάν θέλετε να επιταχύνετε τη ροή εργασίας σας και να ολοκληρώσετε τα έργα εγκαίρως, εδώ είναι μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα