5 λόγοι για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft

Το Microsoft To Do είναι μια ισχυρή εφαρμογή που συχνά παραβλέπεται υπέρ των πιο εντυπωσιακών λύσεων διαχείρισης εργασιών. Το To Do είναι, στην πραγματικότητα, μια ισχυρή εφαρμογή που αξίζει να εξετάσετε, ειδικά εάν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας ενώ χρησιμοποιείτε το Microsoft 365.

Η καθημερινή χρήση του To Do για να ιεραρχήσετε τι πρέπει να κάνετε τη συγκεκριμένη ημέρα και ως κέντρο για όλες τις εργασίες σας είναι μερικοί ισχυροί τρόποι για να αρχίσετε να εκμεταλλεύεστε αυτήν την εφαρμογή.

Τι πρέπει να κάνει η Microsoft;

Microsoft To Do είναι ένας διαχειριστής εργασιών που περιλαμβάνεται στο Microsoft 365. Ενώ όλα τα χαρακτηριστικά του θα μπορούσαν να γεμίσουν έναν πλήρη οδηγό για αρχάριους, η ουσία με το Microsoft To Do είναι ότι μπορείτε να εισάγετε εργασίες στον ιστό, σε επιτραπέζιους υπολογιστές και σε εφαρμογές για κινητά. Τα δεδομένα συγχρονίζονται απρόσκοπτα μέσω του λογαριασμού σας Microsoft.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες και λίστες εργασιών. Αυτό διευκολύνει την κοινή χρήση μιας λίστας εργασιών έργου με συναδέλφους, μιας λίστας ειδών παντοπωλείου με μέλη της οικογένειας και μιας λίστας εργαλείων κατασκήνωσης με φίλους, για παράδειγμα. Η εφαρμογή είναι αρκετά απλή ώστε να μπορεί εύκολα να χρησιμοποιηθεί από άτομα που δεν γνωρίζουν την ψηφιακή τεχνολογία.

Κατεβάστε: Microsoft To Do για Android | iOS | Windows | Μακ (Ελεύθερος)

5 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το Microsoft To Do

1. Φέρτε το ημερολόγιο και τις λίστες εργασιών μαζί.

Πολλές εφαρμογές ημερολογίων και λιστών εργασιών είναι ξεχωριστές. Αυτό μπορεί να προκαλέσει πονοκεφάλους. Τι συμβαίνει όταν ορίζετε την υπενθύμιση μιας εργασίας για τις 7 μ.μ. και έχετε ένα συμβάν ημερολογίου ταυτόχρονα; Είτε θα χάσετε ένα είτε θα κάνετε συνεχώς εναλλαγή μεταξύ του ημερολογίου και της εφαρμογής εργασιών για να ελέγχετε τη διαθεσιμότητα της ώρας.

Το Microsoft To Do επιλύει αυτό το πρόβλημα μέσω της στενής ενσωμάτωσής του με το Ημερολόγιο στο Microsoft 365.

• Στην εφαρμογή για υπολογιστές Outlook, μπορείτε εύκολα να κάνετε κλικ μεταξύ Ημερολογίου και Εκκρεμοτήτων, το οποίο περιλαμβάνεται στο γραμμή εργασιών.
• Η εφαρμογή Outlook για κινητά περιλαμβάνει επίσης Ημερολόγιο και Εκκρεμότητες. Θα δείτε τις εργασίες To Do στο καρτέλα αναζήτησης παρακάτω πρόσφατα έλαβε και έστειλε αρχεία. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο To Do στο Outlook και η εφαρμογή θα ανοίξει.
• Στον ιστό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Προβολή πίνακα του Ημερολογίου για να δείτε τις Εκκρεμότητες και το Ημερολόγιο δίπλα δίπλα.

2. Δημιουργήστε εργασίες από το email σας

Τα πάντα, από αναθέσεις εργασίας μέχρι φίλους που ζητούν μια χάρη, πολλές εργασίες φτάνουν μέσω email. Ευτυχώς, το To Do και το Outlook στον Ιστό είναι ένας ιδιαίτερα ισχυρός συνδυασμός παραγωγικότητας.

Το Microsoft 365 σάς επιτρέπει να μεταφέρετε ένα email από τα Εισερχόμενά σας στο To Do, το οποίο θα βρείτε κάτω από το Ημέρα μου κουμπί στην κορδέλα. Απλώς ρίχνοντας το email στο Ενότητα Εκκρεμότητες, θα δημιουργήσετε μια νέα εργασία.

Η εργασία είναι ανεξάρτητη από το email, το οποίο μπορείτε να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε.

3. Παρακολουθήστε τις εργασίες σας εντός ομάδων

Η Microsoft ενθαρρύνει τους χρήστες να κάνουν όσο το δυνατόν περισσότερη δουλειά στο Teams. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το Teams and To Do έχουν επίσης μια πιο στενή ενοποίηση. Μπορείτε να προσθέσετε Εκκρεμότητες στην εφαρμογή Teams κάνοντας τα εξής:

1. Παω σε Microsoft Teams > Εφαρμογές.
2. Αναζήτηση > Εκκρεμότητες.
3. Προσθήκη > Tasks by Planner and To Do.
4. Κάντε κλικ Ανοιξε.

Εργασίες από τον Σχεδιαστή και να Κάνετε στη συνέχεια θα προστεθεί στο πλαϊνή μπάρα σε Ομάδες. Μπορείτε να προβάλετε και να δημιουργήσετε εργασίες στο Teams και θα εμφανίζονται στο To Do και αντίστροφα.

• Η ενσωμάτωση σάς επιτρέπει να συνεχίσετε να συνομιλείτε με συναδέλφους ενώ ελέγχετε τις εργασίες σας στο ίδιο μέρος, κάτι που είναι εξαιρετικό για τη διαχείριση έργου.
• Εάν ένας συνάδελφος σας ενημερώσει μέσω συνομιλίας ότι μια από τις εργασίες στη λίστα εκκρεμών εργασιών σας έχει ολοκληρωθεί, μπορείτε να την επισημάνετε ως ολοκληρωμένη απευθείας στο Teams.

Σχετιζομαι με: Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Power Automate για παρακολούθηση Twitter

Οι εργασίες θα συσσωρευτούν γρήγορα στο To Do. Όταν χρειάζεται να εντοπίσετε γρήγορα μια εργασία, γιατί να μην παραλείψετε την κύλιση και ενδεχομένως να τη χάσετε; Μπορείτε να το κάνετε καλύτερα προσθέτοντας ένα hashtag είτε στον τίτλο της εργασίας σας είτε στο Προσθήκη σημείωσης Ενότητα.

Στη συνέχεια, μπορείτε απλώς να αναζητήσετε το hashtag και να δείτε όλες τις σχετικές εργασίες. Αυτός είναι επίσης ένας γρήγορος τρόπος για να ξεκινήσετε την αναδιάταξη των εργασιών σας εάν, για παράδειγμα, αλλάξει η ημερομηνία λήξης ενός άρθρου που σας έχει ανατεθεί να γράψετε. Μπορείτε να ανακτήσετε όλες τις εργασίες σας με το hashtag #writing και να ενημερώσετε όταν σκοπεύετε να εργαστείτε σε καθεμία από αυτές.

Η δυνατότητα χρήσης hashtag δεν είναι μοναδική μεταξύ των εργαλείων διαχείρισης εργασιών. Η εφαρμογή Υπενθυμίσεις της Apple και το OmniFocus τα χρησιμοποιούν καλά και αποτελούν επίσης σημαντικό μέρος του To Do.

Σχετιζομαι με: Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για ανάλυση συναισθήματος

5. Εστιάστε χρησιμοποιώντας τη Λίστα της Ημέρας μου

Είναι πιθανό να αφιερώσετε τουλάχιστον λίγο χρόνο στην αρχή της ημέρας σας σκεφτόμενοι τι πρέπει να κάνετε. Εάν είστε όπως πολλοί άνθρωποι, μπορείτε να σημειώσετε μια λίστα εργασιών. Αυτό το κάνετε για να τα κρατήσετε χωριστά από το σωρό άλλων εργασιών που πρέπει να κάνετε αύριο, την επόμενη εβδομάδα και τον επόμενο μήνα.

Το To Do μπορεί να αντικαταστήσει το πρωινό σας σκαρίφημα και να σας βοηθήσει έξυπνα να συγκεντρωθείτε σε αυτά που πρέπει να κάνετε σήμερα.

• ο Η λίστα της ημέρας μου είναι έτοιμο να πάει στο To Do. Θα σας προτείνει εργασίες που μπορεί να θέλετε να ολοκληρώσετε σήμερα. Αυτές περιλαμβάνουν εργασίες που δημιουργήσατε τόσο στην εκκρεμότητα όσο και σε άλλες συνδεδεμένες εφαρμογές όπως το Ημερολόγιο, το Outlook ή το Teams.
• Μπορείτε επίσης να σύρετε χειροκίνητα εργασίες στο Η λίστα της ημέρας μου ή πληκτρολογήστε νέες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε.
• Αντικείμενα στα οποία τραβάτε Ημέρα μου παραμένουν στην αρχική τους λίστα, φροντίζοντας να μην χάσετε τίποτα.
• Στο τέλος κάθε ημέρας, οι εργασίες που δεν έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες απορρίπτονται αυτόματα Η λίστα της ημέρας μου. Η λειτουργία σάς επιτρέπει να ξεκινάτε κάθε μέρα με καθαρό πλάνο, ακόμα κι αν οι αυτοματοποιημένες προτάσεις θα είναι εκεί για να σας βοηθήσουν να φτιάξετε ξανά την ημέρα σας το πρωί.

Όπως λέει η Microsoft για το To Do: «Κάθε μέρα είναι μια νέα αρχή».

Το Microsoft To Do είναι ένα ισχυρό Tasks Hub

Η εφαρμογή To Do της Microsoft είναι πιο ισχυρή από ό, τι της αποδίδουν πολλοί άνθρωποι. Ειδικά αν είστε ήδη βυθισμένοι στο οικοσύστημα Microsoft 365, αξίζει τον κόπο να το κάνετε ως κέντρο διαχείρισης εργασιών σας.

Οι 8 καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στην εργασία

Θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στη δουλειά και να κάνετε περισσότερα εστιάζοντας στις εργασίες σας; Ακολουθούν ορισμένες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα