Πώς να ορίσετε ορόσημα έργου για αυξημένη παραγωγικότητα

Το να ξεκινάς ένα έργο χωρίς ορόσημα είναι σαν να δουλεύεις όλη μέρα χωρίς διαλείμματα. Εκτός από την εξάντληση, θα βαρεθείτε και από το μυαλό σας.

Τα ορόσημα του έργου σάς δίνουν λόγους να είστε ενθουσιασμένοι με το έργο σας, ακόμα και όταν το τέλος του έργου είναι πολύ μακριά. Σου δείχνουν τις ανταμοιβές των προσπαθειών σου και σε εμπνέουν να δουλέψεις πιο σκληρά.

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τη σημασία των ορόσημων του έργου και πώς να ορίσετε αποτελεσματικά ορόσημα για την επιτυχία του έργου.

Τι είναι ένα ορόσημο έργου;

Τα ορόσημα έργου είναι συγκεκριμένα σημεία που υποδεικνύουν πότε ένα γεγονός, μια φάση ή ένας στόχος ολοκληρώνεται σε ένα έργο. Τα αποτελεσματικά ορόσημα σάς βοηθούν να παρακολουθείτε ένα έργο και τα πράγματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή του.

Τα ορόσημα του έργου εκτείνονται σε όλη τη διάρκεια ζωής ενός έργου, από την αρχή μέχρι το τέλος. Ακριβώς όπως οι πινακίδες στο δρόμο, σε παρακινούν να ολοκληρώσεις ένα έργο.

Μερικά κοινά παραδείγματα ορόσημων έργου είναι η έγκριση έργου, η χρηματοδότηση έργου και η συγκέντρωση των μελών της ομάδας έργου.

Γιατί είναι σημαντικά τα ορόσημα του έργου;

Τα ορόσημα είναι οι πυλώνες που κρατούν ένα επιτυχημένο έργο. Χωρίς ορόσημα του έργου, το έργο σας μπορεί να αρχίσει να αισθάνεται κουραστικό ή βαρετό. Αυτό συμβαίνει, ειδικά με μεγάλα έργα που χρειάζονται πολύ χρόνο για να εκτελεστούν. Τα ορόσημα του έργου είναι από τα πράγματα που κρατούν την ομάδα σας παρακινημένη καθ' όλη τη διάρκεια του ταξιδιού.

Ακολουθούν ορισμένες από τη σημασία των ορόσημων του έργου.

1. Αποτελεσματική Συνεργασία

Η ύπαρξη ορόσημων σε ένα έργο σάς βοηθά να αναθέσετε εργασίες για να σημειώσετε τα ορόσημα. Αντί να έχουν τα μέλη της ομάδας να μένουν σε αδράνεια, θα συμμετέχουν συνεχώς, συμβάλλοντας θετικά στο έργο.

Θα υπάρξει αύξηση της παραγωγικότητας όταν υπάρξει συνεργασία μέσα στην ομάδα, και όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν σε κάθε σημείο. Τα αποτελέσματα θα φανούν στις εμφανίσεις τους.

Ορόσημα που περιλαμβάνουν δοκιμές και επιθεωρήσεις θα ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να χειριστούν σωστά τα καθήκοντά τους για να περάσουν το τεστ.

2. Διατήρηση Υψηλών Προτύπων

Ποιο πρότυπο θέλετε να επιτύχετε στο έργο σας; Η επιδίωξη ενός συγκεκριμένου προτύπου στο τελικό αποτέλεσμα του έργου σας χωρίς ορόσημα δεν είναι εφικτή. Είναι ευκολότερο να πληροίτε τα πρότυπα που έχουν συμφωνηθεί όταν τα μετράτε σε διαφορετικά ορόσημα.

Βεβαιωθείτε ότι τα ορόσημα φτάνουν τα καθορισμένα πρότυπα προτού τα χαρακτηρίσετε ως ολοκληρωμένα. Δεν μπορείτε να επιτύχετε τα καθορισμένα πρότυπα όταν η ποιότητα οποιωνδήποτε ορόσημων είναι κατώτερη των προσδοκιών.

3. Λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων διαχείρισης

Ο καθορισμός ορόσημων σας βοηθά να λήψη καλύτερων ομαδικών αποφάσεων για να ολοκληρώσετε έγκαιρα το έργο σας. Θα γνωρίζετε τα βήματα που πρέπει να κάνετε, τους πόρους που απαιτούνται και το χρόνο που χρειάζεστε για το έργο. Η επίγνωση αυτών των σημαντικών παραγόντων θα μειώσει την τεμπελιά και τη σπατάλη χρόνου.

Η ομάδα σας μπορεί να προχωρήσει σε ένα έργο ακόμα και εν απουσία σας, επειδή γνωρίζει ότι έχει τους πόρους για να λάβει τις σωστές αποφάσεις. Αυτό θα ενισχύσει επίσης την παραγωγικότητα και θα κάνει την ομάδα σας πιο προσανατολισμένη στη δράση.

4. Προσδιορίστε Πιθανές Προκλήσεις

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να λύσετε ένα πρόβλημα είναι να προσδιορίσετε το πρόβλημα εκ των προτέρων και τα ορόσημα σας βοηθούν να το κάνετε αυτό. Οι προκλήσεις στο έργο σας μπορεί να είναι ο ανεπαρκής προϋπολογισμός, η έλλειψη πόρων ή τα μέλη της ομάδας.

Μπορείτε να πείτε τις προκλήσεις που μπορεί να εμποδίσουν την επιτυχή ολοκλήρωση ενός ορόσημου και να τις αντιμετωπίσετε αμέσως. Εάν παραμελήσετε αυτές τις προκλήσεις, οι συνέπειες μπορεί να ξεπηδήσουν εκεί που δεν τις περιμένεις.

5. Δώστε κίνητρο στην ομάδα

Το κίνητρο της ομάδας είναι απαραίτητο για την επιτυχία ενός έργου. Ως διαχειριστής έργου, πρέπει παρακινήστε την ομάδα σας να συνεχίσετε να πιέζετε, και μπορείτε να το κάνετε αυτό με ορόσημα.

Τα ορόσημα αποκαλύπτουν το τρέχον στάδιο ενός έργου και ενθαρρύνουν την ομάδα να καταβάλει περισσότερη προσπάθεια για να το ολοκληρώσει. Ελλείψει ορόσημων, η ομάδα σας δεν μπορεί να μετρήσει την απόδοσή της.

6. Παρακολούθηση προθεσμιών

Θέλετε να έχετε τον έλεγχο των προθεσμιών του έργου σας; Τα ορόσημα σάς ενημερώνουν πότε πρέπει να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Η παρακολούθηση του έργου σας θα σας επιτρέψει να το κάνετε τηρήστε την προθεσμία και ολοκληρώστε τις εργασίες χωρίς περιττή πίεση.

Το να μην ελέγχετε τις προθεσμίες σας μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλή παραγωγικότητα και θα καταλήξετε να μην ολοκληρώσετε το έργο.

5 Συμβουλές για τον καθορισμό αποτελεσματικών ορόσημων έργου

Πριν ολοκληρώσετε τα ορόσημα του έργου σας, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι ρεαλιστικά και εφικτά. Το να θέτεις ορόσημα για να ενθουσιάσεις τον εαυτό σου είναι αντιπαραγωγικό. Θα απογοητευτείτε όταν δεν μπορείτε να επιτύχετε τα ορόσημα και αυτό θα επηρεάσει τη στάση σας απέναντι σε ολόκληρο το έργο.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τον καθορισμό αποτελεσματικών ορόσημων έργου.

1. Επιλέξτε τον σωστό χρόνο

Το να έχετε τα ορόσημα σας πολύ κοντά ο ένας στον άλλο δημιουργεί μια λανθασμένη αίσθηση προόδου. Διαχωρίστε τα ορόσημα σας αρκετά καλά, ώστε τα αποτελέσματα να είναι σημαντικά για ολόκληρο το έργο.

Βεβαιωθείτε ότι τα ορόσημα σας είναι προκλητικά και θα χρειαστείτε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να τα ολοκληρώσετε. Ωστόσο, μην τα κρατάτε πολύ μακριά γιατί θα μπορούσε να οδηγήσει σε απώλεια κινήτρων.

Δεν είστε σίγουροι για το πώς να τοποθετήσετε χώρο στο έργο σας; Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως ProofHub για να σπάσετε το έργο σας σε πολλά ορόσημα και να παρακολουθήσετε το χρόνο εκτέλεσης.

2. Στόχος η Πρόοδος

Για να είναι αποτελεσματικά τα ορόσημα σας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι θα σας πάνε αρκετά βήματα πιο κοντά στο τέλος του έργου σας. Ένα καλό ορόσημο σας μεταφέρει από το σημείο Α στο σημείο Β. Εάν ένα ορόσημο σας αφήνει στο ίδιο σημείο, δεν είναι προοδευτικό.

Για να κάνετε τα ορόσημα σας προοδευτικά, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν αλληλεπικαλύπτονται. Κάθε ορόσημο πρέπει να είναι ανεξάρτητο από ένα άλλο. Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης έργου όπως Brightpod για να διασφαλίσετε ότι τα ορόσημα σας δεν αλληλεπικαλύπτονται για να διατηρήσετε τη ροή εργασίας σε κίνηση.

3. Απλοποιήστε τα ορόσημα

Τα πιο αποτελεσματικά ορόσημα είναι απλά και εύκολα κατανοητά από όλους στην ομάδα. Εάν τα μέλη της ομάδας δεν κατανοούν τα στοιχεία ενός ορόσημου και πώς να το επιτύχουν, θα δυσκολευτούν να το κάνουν.

Μπορείτε να αξιοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης έργου όπως π.χ Milestone Planner για να απλοποιήσετε τα ορόσημα σας σε ολοκληρωμένα κομμάτια για εύκολη κατανόηση.

4. Δημιουργία εύκολης προσβασιμότητας

Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει πάντα να διαθέτετε τα ορόσημα του έργου σας στα μέλη της ομάδας σας. Η απόκρυψη οποιουδήποτε μέρους του ορόσημου θα προκαλέσει καθυστέρηση στη ροή εργασίας. Αν δεν πρόκειται για ιδιωτικό έργο, κρατήστε τα ορόσημα σας ανοιχτά, ώστε τα μέλη της ομάδας να ακολουθήσουν την εξέλιξη. Θα ασκήσουν μεγαλύτερη πίεση για να πετύχουν κοντινά ορόσημα.

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου όπως Kissflow για να κάνετε τα ορόσημα του έργου σας διαθέσιμα στα μέλη της ομάδας σας. Μπορούν να έχουν πρόσβαση στον πίνακα εργαλείων του έργου σας από απόσταση ανά πάσα στιγμή στον αποθηκευτικό χώρο που βασίζεται σε σύννεφο.

Τα ορόσημα του έργου σας δεν θα είναι αποτελεσματικά εάν κανείς δεν τα πάρει στα σοβαρά. Κάντε τα μέλη της ομάδας σας να κατανοήσουν τη σημασία της επίτευξης κάθε ορόσημου, θεωρώντας τα υπεύθυνα.

Εάν η ομάδα αποτύχει να επιτύχει ένα ορόσημο, κάποιος ή μια ομάδα ανθρώπων πρέπει να λογοδοτήσει γι' αυτό. Διαφορετικά, οι υπάλληλοί σας θα είναι απρόθυμοι να ολοκληρώσουν τη δουλειά.

Μείνετε παρακινημένοι με τα ορόσημα του έργου

Η ικανοποίηση που έρχεται με την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου είναι ανεκτίμητη. Τα μέλη της ομάδας θα αισθάνονται τόσο περήφανα για τον εαυτό τους που κάνουν εξαιρετική δουλειά.

Τα ορόσημα του έργου είναι δείκτες ότι εσείς και η ομάδα σας είστε στο σωστό δρόμο. Όταν το έργο γίνεται δύσκολο και νιώθετε ότι θέλετε να τα παρατήσετε, τα ορόσημα που έχετε ολοκληρώσει θα σας παρακινήσουν να συνεχίσετε. Εάν μπορείτε να επιτύχετε αυτά τα ορόσημα, μπορείτε να επιτύχετε και αυτά που έχετε μπροστά σας.

5 Οφέλη που εξοικονομούν χρόνο από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου

Χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να κρατάτε τα πάντα οργανωμένα σε ένα μέρος, εξοικονομώντας χρόνο. Εδώ είναι μερικά από τα οφέλη που εξοικονομεί χρόνο.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα