Τα 4 καλύτερα εργαλεία για ασύγχρονη επικοινωνία

Η αρχιτεκτονική επικοινωνίας του οργανισμού σας επηρεάζει τη συνολική του αποτελεσματικότητα. Αν το παραμελήσετε, μπορεί να καταλήξετε με κακές μεθόδους και εργαλεία επικοινωνίας που δημιουργούν εμπόδια στις ροές εργασίας σας.

Οι υπερβολικές βιντεοκλήσεις Zoom, οι τηλεφωνικές κλήσεις και οι αυξανόμενες προσδοκίες για άμεσες απαντήσεις μπορούν να σας εμποδίσουν να λάβετε την ποιοτική απόδοση που προσπαθείτε. Ωστόσο, τα ασύγχρονα εργαλεία επικοινωνίας μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.

Ας εξερευνήσουμε τι είναι η ασύγχρονη επικοινωνία και μερικά από τα καλύτερα εργαλεία για εσάς.

Τι είναι η Ασύγχρονη Επικοινωνία;

Ασύγχρονη επικοινωνία συμβαίνει όταν δύο ή περισσότερα άτομα δεν χρειάζεται να είναι διαθέσιμα ταυτόχρονα για να πραγματοποιηθεί μια συνομιλία - δεν συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σας επιτρέπει να επικοινωνείτε στον δικό σας χρόνο χωρίς την πίεση των άμεσων απαντήσεων, για παράδειγμα, email.

Με τόσες διακοπές στο χώρο εργασίας που οδηγούν σε

αλλαγή πλαισίου και μειωμένη παραγωγικότητα, η ασύγχρονη επικοινωνία είναι μια αποτελεσματική στρατηγική, ιδιαίτερα για υβριδικές και απομακρυσμένες ομάδες. Σας δίνει τη δυνατότητα να απαντάτε σε μηνύματα στον δικό σας χρόνο, να απολαμβάνετε μια εστίαση με λέιζερ στην εργασία σας.

Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι επωφελής για εσάς και την απομακρυσμένη ομάδα σας, επειδή παρέχει καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, επιτρέποντάς σας να διαχειρίζεστε τον πάντα ενεργό χαρακτήρα των απομακρυσμένων εργασιών. Επιπλέον, τα ασύγχρονα μηνύματα είναι γενικά πιο προσεκτικά και καλοφτιαγμένα, δίνοντας προτεραιότητα στην ποιότητα έναντι της ταχύτητας και των σπασμωδικών απαντήσεων.

Κατά συνέπεια, τα ασύγχρονα εργαλεία διευκολύνουν την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ ατόμων ή ομάδων κατά την άνεσή τους. Αυτές οι λύσεις λογισμικού σάς επιτρέπουν να ορίσετε τη διαθεσιμότητά σας και να ορίσετε τις ώρες εργασίας σας, δίνοντάς σας περισσότερο έλεγχο των επικοινωνιών και του χρόνου σας.

Αν και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα περισσότερα εργαλεία επικοινωνίας ασύγχρονα, δηλαδή, χωρίς να περιμένετε άμεσες αποκρίσεις, ορισμένα διαθέτουν χαρακτηριστικά ειδικά σχεδιασμένα για ασύγχρονη επικοινωνία. Εδώ είναι οι κορυφαίες επιλογές μας:

δεν θα μπορέσεις να εισέλθει σε κατάσταση ροής και κάντε το καλύτερο δυνατό όταν αποσπάτε συνεχώς την προσοχή σας από τις επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις από τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων και τις ατελείωτες συσκέψεις. Όλα αυτά δεν κάνουν απλώς την παραγωγικότητά σας να μειώσει τη μύτη, αλλά σας οδηγούν επίσης στο δρόμο ταχείας κυκλοφορίας σε εξάντληση—εκτός εάν χρησιμοποιείτε το Twist.

Το Twist είναι ένα καινοτόμο εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων που στοχεύει να διαταράξει το τρέχον status quo επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο στο χώρο εργασίας. Αυτό το εργαλείο ασύγχρονης επικοινωνίας σάς επιτρέπει να δίνετε προτεραιότητα στην παραγωγικότητα έναντι της ανταπόκρισης και της συνεχούς παρουσίας στις εφαρμογές επικοινωνίας.

Το Twist σάς δίνει τη δυνατότητα να έχετε τον απόλυτο έλεγχο των ειδοποιήσεών σας. τα λαμβάνετε πότε, πώς, πού και για ποια συγκεκριμένα μηνύματα θέλετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Twist για να δημιουργήσετε τα κανάλια (ομάδες) σας για να έχετε οργανωμένες συνομιλίες ανά θέματα, έργα ή τμήμα.

Με το Twist, δεν θα χρειάζεται να χάνετε χρόνο κάνοντας τυχαία συζήτηση για να βρείτε σχετικές πληροφορίες, καθώς οργανώνει τα εισερχόμενά σας σε συνομιλίες με νήματα με δυνατότητα αναζήτησης που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τη διαφορά σας ευκολία. Υπάρχει επίσης ένα Αποθηκευμένη καρτέλα που σας δίνει γρήγορη πρόσβαση στα νήματα που έχετε αποθηκεύσει.

Επιπλέον, ενσωματώνεται με άλλα δημοφιλή εργαλεία όπως το Asana, το GitLab, το Google Drive, το Slack και άλλα.

Τώρα μπορείτε να ξεπεράσετε την επικοινωνία πάντα και να προστατεύσετε τις πιο παραγωγικές σας ώρες για να εστιάσετε στην ολοκλήρωση της δουλειάς χρησιμοποιώντας το Twist.

Κατεβάστε: Twist για Android | iOS | Windows | macOS | Linux (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)

Ένα από τα πλεονεκτήματα της απομακρυσμένης εργασίας είναι ότι τώρα πρέπει να μετακινηθείτε μόνο από την κρεβατοκάμαρά σας στο γραφείο του σπιτιού σας, επιτρέποντάς σας να εξοικονομήσετε χρόνο. Αλλά φαίνεται ότι ξοδεύατε όλο αυτό το χρόνο σε ατελείωτες συναντήσεις Zoom αντί να εργάζεστε. Στο τέλος αυτών των διαδοχικών συναντήσεων, νιώθετε εξαντλημένοι, ανίκανοι να εστιάσετε σε οτιδήποτε άλλο. Μπορείτε να γράψετε ένα διαφορετικό τέλος με το Yac.

Το Yac είναι μια πλατφόρμα επικοινωνίας πρώτης ήχου που σας επιτρέπει να συνεργάζεστε πιο αποτελεσματικά σε έργα, μοιραστείτε τη γνώση και δημιουργήστε νέες ευκαιρίες για παραγωγικές συζητήσεις, χωρίς να πέφτετε θύματα του πάντα παγίδα.

Αντί να έχετε τα καθημερινά σας scrums στο Zoom, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Yac για να ηχογραφήσετε ένα γρήγορο φωνητικό μήνυμα για να διατηρήσετε τις ομάδες σας συγχρονισμένες. Θέλετε να εξηγήσετε κάτι πολύ περίπλοκο για να πληκτρολογήσετε; Διευκρινίστε το θέμα σας ηχογραφώντας τη φωνή και την οθόνη σας και στέλνοντάς το απευθείας στους συναδέλφους σας. Θέλετε να αποθηκεύσετε γρήγορα μια ιδέα που δεν θέλετε να ξεχάσετε; Η ομιλία είναι πιο γρήγορη από την πληκτρολόγηση. στείλτε στον εαυτό σας μια φωνητική σημείωση και ανατρέξτε σε αυτήν όταν χρειάζεται. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να κάνετε εγγραφή σε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο που μπορείτε να στείλετε σε οποιονδήποτε μέσω email ή Slack.

Το καλύτερο από όλα, το Yac είναι ανεξάρτητο από τη ζώνη ώρας. στείλτε τα φωνητικά σας μηνύματα όποτε θέλετε και αφήστε την ομάδα σας να απαντήσει όποτε μπορεί. Με το Yac, μπορείτε να εξατομικεύσετε το μήνυμά σας με τη φωνή σας, να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο πληκτρολογώντας μηνύματα και να παρακολουθείτε συσκέψεις και περισσότερο χρόνο εργασίας.

Κατεβάστε: Yac για Android | iOS | Windows | macOS (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)

Το email εξακολουθεί να είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Δυστυχώς, έχει ένα σημαντικό μειονέκτημα. πλημμυρίζετε από μηνύματα και χρειάζεται πάντα για να βρείτε τι είναι σχετικό και σημαντικό μέσα σε όλο αυτό το ανεπιθύμητο περιεχόμενο. Επιπλέον, με περισσότερα εργαλεία επικοινωνίας που υπάρχουν εκεί έξω, μπορεί να μην σας φαίνεται τόσο συναρπαστικό να χρησιμοποιείτε πια αυτό το παλιό μέσο.

Λοιπόν, μέχρι να δοκιμάσετε το Spike, μια συνεργατική πλατφόρμα email που μπορεί να αναθεωρήσει πλήρως το παλιό σας ροή εργασιών email και αυξήστε την παραγωγικότητά σας.

Το Spike σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε όλους τους λογαριασμούς email σας σε ένα μέρος, σας εισάγει σε απλούστερα νήματα που μοιάζουν με συνομιλίες και οργανώνει τα εισερχόμενά σας. Δεν είναι μόνο αυτό; έχει επίσης πολλά χαρακτηριστικά που κάνουν την ασύγχρονη επικοινωνία πολύ πιο αποτελεσματική.

Για παράδειγμα, μπορείτε να προγραμματίσετε την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ώρα που επιθυμείτε, να χρησιμοποιήσετε τις ηλεκτρονικές σημειώσεις του για να τεκμηριώσετε ενημερώσεις, να παρέχετε σχόλια και πολλά άλλα, επιτρέποντάς σας να αποφύγετε άλλη μια συνάντηση Zoom. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε τις λίστες υποχρεώσεων για να αναθέσετε εργασίες και να παρακολουθήσετε την πρόοδο.

Κατεβάστε: Ακίδα για Android | iOS | Windows | macOS (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)

Εάν χρησιμοποιείτε διάφορα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας, όλες οι πληροφορίες σας ενδέχεται να διασκορπιστούν σε διαφορετικά κανάλια. Για να ξεπεράσετε αυτό το ζήτημα, χρειάζεστε ένα εργαλείο που μπορεί να τα συγκεντρώσει όλα σε ένα μέρος.

Το Tettra είναι ένα τέτοιο εργαλείο. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας εσωτερική βάση γνώσεων της εταιρείας όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις επικοινωνίες, τις ροές εργασίας και τις πολιτικές του οργανισμού σας σε μια μορφή που είναι εύκολη στην πρόσβαση και την επεξεργασία. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να φιλοξενήσετε το εσωτερικό ιστολόγιο μιας εταιρείας και να μοιραστείτε πολύτιμες αναρτήσεις με την ομάδα σας.

Επιπλέον, επιτρέπει την ενσωμάτωση με άλλα δημοφιλή εργαλεία που μπορεί να χρησιμοποιείτε, όπως το Slack, το Microsoft Teams και τα Έγγραφα Google.

Εγγραφείτε στην επανάσταση της ασύγχρονης επικοινωνίας για καλύτερη παραγωγικότητα

Αν ο στόχος της επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο είναι να σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί, τότε είναι λογικό να φτάσετε σε ένα σημείο όπου κάνετε λιγότερα από αυτό και περισσότερη δουλειά. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εξαλείψετε εντελώς τη σύγχρονη επικοινωνία. Έχει ακόμα τη θέση του. ο στόχος είναι να βρεθεί μια υγιής ισορροπία.

Τα ασύγχρονα εργαλεία που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη συνεργασία παρέχοντας στα μέλη της ομάδας ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων. Προσθέστε ασύγχρονα εργαλεία στο ρεπερτόριό σας για να ενισχύσετε τη συνολική παραγωγικότητα στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας σας.

Πώς να ενισχύσετε τη συνεργασία και την παραγωγικότητα της ομάδας σας με σιωπηλές συναντήσεις

Ενώ οι συναντήσεις μπορεί να φράξουν τα χρονοδιαγράμματα και να διαταράξουν την παραγωγικότητα, η εξάλειψή τους δεν είναι η λύση. Να γιατί πρέπει να έχετε μια σιωπηλή συνάντηση.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα